人事檔案數字化外包的風險防控

摘要：隨著數字化檔案館的建設，人事檔案的信息化已是大勢所趨，越來越多的高校將人事檔案的數字化提上了日程。檔案部門由于自身人力、技術等限制，大都選擇了專業的數字化外包公司開展人事檔案數字化。人事檔案由于其內容的涉密性和工作方式的特殊性，需要明確外包過程中可能產生的風險，并有針對性的做好防范和應對，確保數字化外包過程中檔案實體和信息的安全。

關鍵字：人事檔案;數字化外包;風險防控

人事檔案數字化是指通過規范整理、查缺、圖像掃描、圖像處理、掛接到人事檔案數據庫，實現人事檔案管理和利用的無紙化、檔案調閱的精準化以及分析統計自動化，從而提高人事檔案管理水平和利用效率。近年來，越來越多的高校將人事檔案的數字化提上了日程。受制于檔案部門自身人力、技術的限制，大都選擇了借用專業的數字化外包公司開展人事檔案數字化。選用外包公司開展數字化，可以充分發揮外包公司的資源、效率和專業優勢，節省檔案部門的人力、物力，加快人事檔案數字化的進程。然而，由于人事檔案內容的涉密性和工作方式的特殊性，采用外包方式開展數字化面臨著更多的風險。這也是人事檔案數字化進程落后于其他類檔案的原因。我們要充分利用外包的優勢，也要明確數字化外包的風險，有針對性的做好防范和應對，確保外包過程中檔案實體和信息的安全。

一、人事檔案數字化外包的風險及成因分析

1.檔案安全風險

（1）檔案實體安全。相比其他類檔案，人事檔案數字化因涉及到材料的查缺、補充、整理、流程更為復雜，加工工期長，出入庫頻繁，經手人多，任何一個環節的疏漏和現場監管不到位，都可能出現檔案實體的丟失、檔案材料的污損、破壞等，影響檔案實體安全。

（2）檔案信息安全。人事檔案信息涉及個人隱私，有很強的保密性。數字化加工過程中，部分項目人員隨意翻閱、拍照，隨意談論檔案內容，違反保密規定私下拷貝、復制檔案信息，或是對存儲介質保管不善，遭遇病毒感染、黑客攻擊等，都有可能造成人事檔案信息的泄露。

安全問題的出現，原因是多方面的。項目人員安全意識不強，對保密制度的不能嚴格執行，制度不健全，安全措施不到位，缺少相應的技術防范，現場監管不嚴格等，都可能導致檔案實體和信息安全風險。

2.檔案質量風險。人事檔案數字化外包的質量風險，主要表現在以下幾個方面。

（1）檔案整理不規范。比如分類、編碼不準確，金屬物沒有完全剔除，對材料的完整規范缺乏鑒定，編碼潦草，裝訂不合規范等。

（2）掃描質量差。圖像處理中，可能存在漏掃，對不同類別材料，分辨率一刀切，掃描質量不高，影響數字化成果的利用。

（3）圖像處理不到位。比如，對裁剪、糾偏、去污及色彩明暗調整處理不當。

（4）掛接不準確。比如，圖像與實物排列順序、數量不一致，目錄與檔案實體不對應等。

人事檔案的整理、圖像的掃描、處理、掛著錄等，不僅需要專業知識，也需要很強的責任心。外包公司作為勞動密集型企業，人員水平參差不齊， 項目組很多為臨時組建，對人事檔案的整理規則和數字化流程并不熟悉，加上外包公司追求利潤的天性，片面的強調速度和進度，很容易放松質量要求。

3.數字化進度風險。人事檔案數字化外包需要學校的經費支持，如果項目不能按期完成，必然影響到預算的執行以及后期經費的申請，也會影響數字化成果的利用。按質按時的完成數字化掃描，是對外包公司的基本要求。數字化進度風險主要表現在兩個方面。一是進度安排不合理，前松后緊，造成檔案部門后期的抽檢、驗收非常被動。二是外包公司從整理、掃描、高清處理、掛接，分別由不同的人員流水作業，如果不能合理控制進度和數量，會造成合同期滿時，遺留下大量半成品。

二、人事檔案數字化外包的風險控制

1.做好前期招投標準備，嚴審公司資質，優選外包公司。人事檔案數字化由檔案管理部門和外包公司共同實施。外包公司的資質，人員水平，管理能力，直接關系到數字化的安全和質量。

首先，嚴格審查公司資質和背景。2014 年，國家檔案局在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的解讀中指出：“這幾年，不少非檔案系統的中介機構、專業機構參與檔案事務，進行檔案保管、檔案編研、檔案整理與數字化掃描、檔案信息化系統維修或托管等，其中有些機構具有復雜背景，有些機構管理不嚴、違規操作，給我國檔案信息安全帶來很大隱患，有的甚至造成了失泄密事故”。從事檔案數字化的公司必須具備相應資質，不得有涉外背景，人事檔案由于其涉密性和特殊性，對公司資質有更高的要求，必須具備國家秘密載體印制資質證書。

其次，做好招投標前期準備，優選外包公司。近年來，開展檔案數字化的公司不少，但具有保密資質，能開展人事檔案數字化并有項目經驗的公司并不多。以四川地區為例，能開展人事檔案數字化的公司也就四、五家。要選擇到優質的外包公司，必須做好招投標及前期的準備工作。通過調研，充分了解外包公司的規模、資質、項目經驗等;結合學校檔案的實際情況及工作目標，制定詳細的數字化方案，擬寫招投標文件;同時，在招標前，要與符合條件的數字化公司加強溝通，避免因準備不足，出現流標，或是因參與投標公司不多，缺少選擇余地，無法遴選出滿意的外包公司。

另外，在外包公司的選擇中，項目經驗及口碑應作為重要的參考依據。人事檔案數字化與文書、學籍類檔案的數字化有較大區別。實踐中，有檔案部門將人事檔案和學籍、文書類檔案打包招標。部分外包公司有了相關資質，但沒有從事人事檔案數字化相關業務，對人事檔案的形成規律、特點、分類等缺少了解，影響了項目的順利實施。

2.構建全面的數字化安全體系，確保檔案實體和信息的安全。檔案安全是檔案工作的生命線。必須明確責任，建立制度并嚴格落實，完善數字化加工場所的技防、物防、人防措施，構建全面的數字化安全體系，確保數字化過程中檔案實體和信息的安全。

（1）明確責任，強化安全意識。檔案部門和數字化公司作為兩個獨立的主體，需要擔負起各自的責任，共同確保檔案安全。在數字化加工合同簽訂的同時，檔案部門要與數字化公司簽訂保密協議，數字化公司要與參與項目的人員簽訂保密協議，明確各自的保密責任和義務。數字化公司要負責審查參與數字化項目的人員信息和資質，并在檔案部門備案。加強對項目人員的保密教育，強化保密意識。

（2）規章制度的制定及嚴格執行

在數字化開始前，檔案部門與數字化公司一起，制定各項安全保密制度，包括檔案的出入庫登記制度，人員出入登記制度，工作現場保密安全制度等，并嚴格執行。

檔案的出入庫要逐一清點、核對，雙方簽字確認。人事檔案數字化過程中，人事檔案的借查閱、轉遞、材料的補充等工作也都在進行中，每一次檔案及材料的交接，都要進行細致的登記。數字化加工場所要有醒目的標記，相關安全制度上墻懸掛，無關人員不能隨意出入。工作人員的通訊設備、硬盤、U盤等不能帶入數字化辦公室。不得在數字化加工場所吃東西、飲水，避免對檔案實體造成損傷。不得擅自剔除重份和多余材料，產生的廢紙必須集中放置，不得隨意清理。

（3）數字化加工場所及設備的安全管理。根據部門實際情況，合理選擇數字化加工場所。條件許可的情況下，人事檔案數字化辦公室應該專用，相對封閉獨立，最好臨近檔案庫房，避免檔案出入庫的長途搬運和無關人員的干擾。房間需要配備空調、除濕設備，避免檔案存放過程中的損傷。安裝防盜門窗和監控設備，不得連接外網，配備密碼柜用于檔案的臨時存放。另外，購置正版的人事檔案管理信息系統，使用前請專業機構進行檢測;使用過程中，服務器和數字化加工的電腦，除了“必要的操作系統，殺毒軟件，數字化軟件和第三方安全管理軟件，禁止安裝任何無關的軟件”;數字化結束后，對硬盤進行格式化，進行安全檢測，確保檔案信息不泄露。

3.加強現場管理和過程監管，確保工作進度、安全和質量。檔案部門與數字化公司，作為兩個獨立的實體，彼此間是合同關系。雖然雙方有合同約定，但外包絕不能“一包了之”。檔案管理部門要履行好第一責任人的職責，把好過程監管，只有把過程監管做細、做實，才能確保人事檔案數字化的進度、安全和質量。2008年，在中央和國家機關檔案整理和數字化會上，時任國家檔案局局長楊冬權特別強調：“要做好檔案數字化的全程控制，注意全面的質量檢查，加強數據的全方位質量控制，對全過程進行管理，保證檔案數字化的質量?！?/p>

三、結語

外包加快了人事檔案數字化的進程，近年來出臺的《檔案數字化外包安全管理規范》《干部人事檔案數字化技術規范》為人事檔案數字化提供了指導。我們的數字化實踐證明，人事檔案外包風險是客觀存在的，但也是可防可控的。根據部門經費、人力、檔案基礎等情況，逐步開展人事檔案的數字化，將極大的改變人事檔案落后的手工管理模式，促進人事檔案工作的規范化和現代化，提升利用效率和服務水平。

參考文獻：

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[2]楊冬權.做好新形勢下檔案工作、建設檔案強國的綱領性指導文獻——學習《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》體會.中國檔案，2014，5：20

[3]戴玲.高校人事檔案數字化外包的工作機制研究.蘭臺世界，2017.18：44

基金項目：本文系四川高校檔案工作學會科研項目“高校人事檔案數字化實施方案的應用研究”的階段性成果 項目編號180201。

作者簡介：楊紅（1981-），女，湖北宜昌人，電子科技大學檔案館館員，碩士，研究方向為檔案管理，校史文化。