學士論文檔案的共享和利用研究

摘要：學士畢業論文是高校本科畢業生按照高校培養方案為了獲得學位而撰寫的論文，它是引導學生邁入研究領域的窗口。學士論文不僅能夠體現學生綜合知識水平，還能夠反映高校教學質量和科研引導水平。目前，學士論文管理中存在歸檔不及時、無法實現資源化和共享化、學士論文歸檔不規范、利用價值受到限制等問題。本文以西北民族大學本科生畢業論文管理為例，對學士論文的歸檔管理、共享化管理和提高利用率等方面存在的問題進行探討并提出解決構想。

關鍵詞：學士;論文;歸檔;共享化;利用率

目前，我國各大院校碩博論文資源的共享技術和手段已成熟，各大院校碩博論文數據庫與知名論文數據庫實現資源分享，初步形成龐大的論文共享、查詢、利用平臺。這對碩、博士生的科研、選題、撰寫學術論文等活動提供極大的便利，局部實現了優秀的碩博論文不僅僅是院校圖書館的資源，更是人類共同財富的宏偉目標。但學士論文能夠實現資源共享化仍需走很長一段路。目前，國內大部分院校普遍存在著學士論文未能夠共享化，學士論文檔案化管理不規范，學士論文質量不高，論文利用價值受到限制等問題。作為學位論文資源體系的重要組成部分，學士論文檔案管理應得到各大高校的高度重視。實現學士論文資源的共享化和檔案化，使它更好、更便捷地為教學和科研服務，確保其利用價值最大化，能夠確保學士論文不僅僅是本校的學術資源，而且是全國乃至是全世界的學術資源，能夠實現其不僅在本校范圍內有效利用，而且在全國高等教學領域內起到學術指導作用，是目前大部分高校學士論文體系解決的問題。在網絡化的現代社會，資源共享的必然趨勢，能夠實現學士論文資源共享化，也成為了各大高校需解決的問題。

目前，西北民族大學在校本科生達19842人，每年撰寫的學士論文數量高達5200篇左右，學校學士論文系統為完全封閉式系統，即應屆畢業生學士論文只對教務處、二級學院教學管理辦公室、學士論文指導教師以及學生本人開放，學生既不能查閱往年畢業生的學士論文，也不能查閱本年度畢業生的論文，學士論文系統論文歸檔期限為一年，過期后更不便查閱。這種封閉式管理系統不便于對往年的優秀、精品論文的查閱、借鑒、參考，更不能夠讓學士論文資源發揮出更好的綜合效用，進而導致學生無法掌握自己所學專業的發展動態、發展方向、研究成果和研究方法，撰寫論文時只能閉門造車，思路不清晰，論點不明確，觀點不新鮮，方法不科學，研究方向模糊，論文質量不高，研究效率不佳。另一方面，學校教學管理部門及論文指導教師也無法確定論文的抄襲率，不能夠有效的杜絕論文剽竊和重復選題，不能夠保證提高學士論文的質量和研究水平。

一、學士論文檔案管理存在的問題

1.學士論文歸檔不規范

筆者在西北民族大學進行實地考察，發現學士論文的收集、審核、歸檔、匯編等環節均存在不規范的現象。各二級學院教學管理存在差異、指導教師學術研究水平層次不齊、學士論文審核團隊標準不同、個人因素等原因，造成該校學士論文水平不齊、學士論文收集、審核、歸檔、匯編采用不大相同的方法，再加上部分特色專業（如少數民族語言文學專業）辦學特殊性，學士論文的歸檔難度較大。目前，西北民族大學各二級學院以學科或班級為單位匯編學士論文集，以二級學院為單位專題匯編的做法很少采用。論文指導教師將學士論文上交至學科教研室，教研室審核后上交至學院教學秘書處，由教學秘書統一收集、歸檔、匯編。由于各二級學院教學秘書不是科班出身、個人工作能力參差不齊，導致學士論文收集、審核、歸檔、匯編要求不統一、編目格式不規范、每屆畢業生論文裝訂形式不一致，嚴重影響本科畢業論文歸檔工作。

2.學士論文資源共享化程度不高

學士論文作為學位論文體系的重要部分，是一種重要的信息資源，建設有效、便捷的學士論文資源共享化系統，能夠提高教學管理部門的工作效率，也能夠提高本科生探索、研究能力。目前學士論文資源共享化基本停留在原始階段，只供為本校教學管理部門及論文指導教師閱讀參考，且只能查閱本年度學士論文，往年論文在線無法查閱，只能翻閱紙質版論文集。沒有相應的場所供師生利用學士論文。由于學士論文資源系統有權限限制，加上宣傳力度不夠，本科生撰寫學士論文時往往無法有效利用本校原有的學士論文資源。

3.學士論文利用率不高

雖然部分高校建設了學士論文查詢系統，但僅限于本校局域網，大部分高校未建設電子化的學士論文系統，僅提供紙質版論文集，導致學士論文檢索渠道不暢。西北民族大學學士論文系統也只提供給教學管理部門和論文指導教師的審核，談不上利用。這種封閉式的學士論文系統只有每屆畢業生、指導老師、管理員等幾種角色的人才能查閱，學士論文系統的管理手段和服務方式比較落后。各二級學院各自打印、裝訂本科生學士論文，做成學士論文集按年級、學科專業，集中打捆放置，沒有任何開發和處理。因為，往屆畢業生畢業論文沒有進行加工處理，導致應屆畢業生不能全部理解同一專業前幾屆畢業生的研究情況，查詢難度較大，浪費畢業生精力。

二、規范學士論文檔案化，實現共享化，提高利用率的做法

1.完善學士論文檔案管理制度

制定合理、有效的論文檔案管理制度是規范畢業論文檔案的前提條件。西北民族大學按照自身辦學條件、本科生教學特色，建立健全一套畢業論文檔案工作的各項規章制度，從學士論文的歸檔、借閱、保管、保密協議、學士論文檔案室的管理等方面入手建立健全符合本校教學實際的論文檔案管理體系;通過選出優秀論文等活動，提高學士論文質量的同時，規定所有學士論文提交電子、紙質版，按照學科分類、論文內容、論文質量分批歸檔保存。

2.加強檔案管理人員培訓，提高其綜合管理水平

西北民族大學為了確保學士論文資源共享系統的開發、成功上線、好運行，著手解決人力、物力、財力跟不上的問題。學校通過考察學習、交流等方式，收集人力、物力、財力方面需解決的棘手問題。我校為了解決以上矛盾，首先配備素質高、業務熟練的檔案管理人員和學士論文資源系統所需的局域網、計算機等設備設施，逐步完善高校論文檔案管理體系。學校選拔一批業務能力強、有上進心的年輕老師到兄弟單位參觀學習，同時，每年定期或不定期地組織檔案管理人員外出培訓，提高其計算機操作能力，引進先進理念，掌握最新的專業技能。

3.借鑒碩博論文系統，開發學士論文資源共享系統

隨著西北民族大學本科生數量的不斷增加，紙質版論文的借閱需求量也不斷提高，對人工借閱工作帶來極大困難和前所未有的挑戰，導致目前采用的紙質版論文借閱方式不能滿足廣大師生的需求，而有效、便捷的電子化學士論文檔案管理系統能夠緩解壓力。為了滿足廣大師生學士論文借閱需求，西北民族大學借鑒碩博論文系統建設經驗，組織人員開發了學士論文共享系統，該系統已調試成功，有望于2020年底上線，全面實現我校學士論文的共享化。

4.以閱覽室為載體，有效提高學士論文的利用率

西北民族大學組織教學管理部門及各二級學院學位論文評審組成員開展學士論文資源化利用實踐工作以來，以學士論文閱覽室為載體，不斷加大學士論文資源共享化系統的利用、普及的宣傳力度，明確學士論文收集管理和開發利用的綜合協調管理機構的職責，在教學管理部門和圖書館的相互配合下，為廣大師生的學士論文借閱提供了有效、快速、便捷的平臺。目前，西北民族大學圖書館收藏了20萬多份學士論文，在線優秀學士論文數量達2萬多份，每日借閱量達160人次。

三、結論

眾所周知，本科畢業生畢業論文是高等教育實踐教學的一個重要環節，學士論文能夠客觀的反映出高校本科生培養水平，教學科研水平，是評價本科教學改革的重要依據。西北民族大學越來越重視學士論文的檔案化，促進開發利用學士學位論文檔案資源，嚴抓學士論文的質量關，充實高層次、高質量的學士論文數據庫，為廣大師生的學習、研究提供快速、便捷的服務，不斷提高我校本科教學水平，為西部地區、為邊疆培養出一批批優秀的畢業生。

作者簡介：西仁娜依·玉素輔江，維吾爾族，甘肅蘭州人，中級職稱，研究方向：檔案管理。