高校校史檔案征集工作初探

摘要：校史檔案是高校檔案的重要組成部分，應(yīng)遵循校史檔案征集的原則，采取多種措施推動高校校史檔案工作的科學(xué)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案;校史檔案;征集

高校檔案是高校在從事招生、教學(xué)科研、黨政管理以及對外交流與合作等各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而校史文化是指學(xué)校在辦學(xué)的歷史實踐中創(chuàng)造的物質(zhì)財富和精神財富的總和，其研究對象包括了學(xué)校的歷史沿革、辦學(xué)理念、學(xué)校重大改革決策的實施情況、杰出師生員工的事跡、學(xué)校教學(xué)、科研、管理、服務(wù)的特色和學(xué)校的文化、傳統(tǒng)、精神等等。高校校史檔案是校史文化的重要載體，規(guī)范高校校史檔案的征集工作，為校史研究提供更豐富的素材、為高校構(gòu)建自己獨特的校史文化是高校檔案工作者的責(zé)任。

一、高校校史檔案的現(xiàn)狀

1.歸檔范圍模糊不清

目前，檔案法對校史檔案的歸檔范圍沒有明確規(guī)定，很多高校把校史檔案與實物檔案、聲像檔案和名人檔案并列，如我校的《校史類檔案管理實施細(xì)則》規(guī)定我校校史檔案的歸檔的主要內(nèi)容為校史材料、校友會工作、校慶工作等，校史檔案只有年鑒和校慶活動的紀(jì)念畫冊，其中周年校慶的兄弟院校贈送的大量字畫等歸入實物檔案，杰出教師等歸入名人檔案。校史檔案的歸檔范圍不清晰，不利于校史檔案的征集和管理。

2.重館藏輕利用

這是高校檔案管理工作的通病，而其中，校史檔案在開發(fā)利用方面尤其被輕視，甚至到忽視的地步，校史檔案的利用率偏低，大量校史資源被束之高閣。以我校為例，我校于2000年由原廣州師范學(xué)院（1958年創(chuàng)建，校史檔案424卷）、廣州大學(xué)（1983年創(chuàng)建，校史檔案302卷）、廣州高等師范專科學(xué)校（1953年創(chuàng)建，校史檔案183卷）、華南建設(shè)學(xué)院（西院）（1986年創(chuàng)建，校史檔案82卷）等4所學(xué)校合并組成新的廣州大學(xué)，新廣州大學(xué)合并至今，除了2005年的廣州大學(xué)五周年校慶需要編撰紀(jì)念畫冊查閱利用相關(guān)校史檔案外，并無利用校史資源的記錄，利用率低得可憐。

3.編研方式落后

高校校史檔案的編研長期停留在傳統(tǒng)的紀(jì)念畫冊，大量圖片配簡單文字說明的利用方式，方式落后，呆板滯后。相當(dāng)一部分高校只有在周年校慶和重大校史紀(jì)念活動，如名人誕辰紀(jì)念活動時才會利用館藏校史檔案資料編寫紀(jì)念畫冊或紀(jì)念文集，介紹學(xué)校沿革或名人事跡等。至于建立校史展覽室或利用新媒體手段開展校史文化專題網(wǎng)站、校史QQ群和校史微信等活動仍處于起步階段。

4.類型單一，載體不豐富

以我校為例，目前校史檔案除少量相片、錄像帶和實物外，大部分為文字資料，像口述校史檔案目前還在計劃籌備階段。

5.缺乏宣傳教育、認(rèn)識不統(tǒng)一

由于缺乏對外宣傳教育，很多部門對校史檔案沒有認(rèn)識，不知道那些資料具有檔案屬性，要不就不交，要不就不經(jīng)鑒別，把資料全扔給檔案館，造成校史檔案含金量不高，缺乏珍貴史料。以我校為例，因為征集手段落后，坐等檔案上門等落后的工作方式，沒有主動有意識地開展校史檔案征集工作，常年就是固定的幾個部門，如工會、黨辦、校辦交來的教職工參加省市組織的體育類獎杯和外事部門交來的校際交流禮品為主，大量有價值的校史資源沒有得到征集。

二、高校校史檔案征集原則

加大校史征集力度，建立長期征集機(jī)制，結(jié)合精神獎勵為手段，推動校史檔案征集工作的科學(xué)發(fā)展。做好校史檔案征集工作，要做到“內(nèi)外兼收”“兩擴(kuò)大”和“四結(jié)合”的原則。

1.內(nèi)外兼收

主要指做好校內(nèi)和校外的校史檔案的征集工作。一是積極與校內(nèi)其他部門加強(qiáng)合作，拓展校史檔案征集工作。如我館在2017年紀(jì)念私立廣州大學(xué)成立80周年活動中，積極與學(xué)校校友會合作，向海內(nèi)外的老校友征集早年的畢業(yè)照片和畢業(yè)證書等;與統(tǒng)戰(zhàn)部合作，向關(guān)心我校發(fā)展的歷任老校長和對我校捐贈重大價值校史資料的社會友好人士開展口述校史檔案征集訪談工作，大大豐富了我校的館藏校史資源。二是積極加強(qiáng)與省市各圖書館、檔案館和兄弟院校檔案館的聯(lián)系，查找復(fù)印或拷貝與我校校史有關(guān)的資料，如此次私立廣州大學(xué)成立80周年，我館王老師數(shù)次不辭勞苦到廣東省中山圖書館、廣東省檔案館和中山大學(xué)檔案館等機(jī)構(gòu)查找到近300份與民國時期的私立廣州大學(xué)有關(guān)的校史資料，復(fù)印并將電子數(shù)據(jù)拷貝到光盤，整理并保存到庫房，極大地豐富了我館的校史資源。

2.兩擴(kuò)大

主要指擴(kuò)大征集的類別和內(nèi)容。一是擴(kuò)大征集的類別。不能僅限于文字、照片，實物等傳統(tǒng)類別，口述校史檔案等是發(fā)展的重點。很多高校在早期的辦學(xué)過程中，由于檔案保護(hù)意識薄弱、檔案收集制度不健全以及檔案保管技術(shù)的缺陷，導(dǎo)致部分重要檔案遺失或毀壞，現(xiàn)有的檔案館藏又無法連續(xù)、準(zhǔn)確反映學(xué)校的發(fā)展史。而口述檔案通過對學(xué)校歷史發(fā)展的見證人進(jìn)行有計劃采訪研究，并把按照嚴(yán)格規(guī)程制作的訪談錄音、錄像材料轉(zhuǎn)化成文字資料或其他載體材料，根據(jù)館藏情況制作全宗或分類目保存，使館藏檔案載體形態(tài)多樣化，豐富館藏結(jié)構(gòu)，彌補(bǔ)了文獻(xiàn)檔案未記錄的史實，充實了校史檔案內(nèi)容。征集口述檔案是搶救校史資源的重要方法。二是擴(kuò)大征集的內(nèi)容。在實物類方面，除各類證書、獎牌、交流禮品外，高校歷任校領(lǐng)導(dǎo)的手跡手稿、著名專家學(xué)者的書籍和著作;教學(xué)科研的模型、儀器;不同時期的畢業(yè)證書的樣本;周年校慶的領(lǐng)導(dǎo)講話的錄音錄像等也應(yīng)納入歸檔范圍。

3.四結(jié)合

主要指征集校史檔案：一要結(jié)合當(dāng)?shù)氐奈幕兔袼罪L(fēng)情進(jìn)行征集。因南北文化差異和民俗風(fēng)情的不同，結(jié)合當(dāng)?shù)氐拿袂檎骷Ｊ窓n案，有利于形成特色檔案。如我校正征集私立廣州大學(xué)時期的校友當(dāng)年參加賽龍舟的圖片資料等。二是結(jié)合校園文化的熱點進(jìn)行征集。如現(xiàn)在學(xué)校正在推廣大學(xué)生自主創(chuàng)業(yè)，建立各種產(chǎn)學(xué)研基地等，結(jié)合校園文化的熱點征集，有利于與學(xué)校發(fā)展保持一致步調(diào)。三是結(jié)合校園專題活動進(jìn)行征集。主要是結(jié)合學(xué)校的大型活動，如周年校慶、本科教學(xué)評估、大學(xué)生運(yùn)動會等活動進(jìn)行征集，可以及時歸檔，避免有價值的校史檔案流失。成功的例子就是，在第16屆亞運(yùn)會舉辦期間，由于我校體育館作為擊劍場館比賽場館，我校檔案館工作人員對此次活動進(jìn)行檔案征集，征集了大量參加亞運(yùn)會志愿者工作的師生捐贈的徽章、服裝、相片等資料。四是結(jié)合校史編研內(nèi)容進(jìn)行征集。如我校舉辦私立廣州大學(xué)成立80周年紀(jì)念研討會，計劃編撰介紹私立廣州大學(xué)校史沿革的書籍，為此我館向私立廣州大學(xué)的老校友和社會人士專題征集私立廣州大學(xué)的圖片和資料。結(jié)合編研內(nèi)容進(jìn)行征集使校史征集工作更有目的性和主動性。

三、推動高校校史檔案工作科學(xué)發(fā)展

1.加大校史編研力度，是推動高校校史檔案工作科學(xué)發(fā)展的重要手段

通過校史編研工作，可以把館藏的大量的校史檔案進(jìn)行有目的的選材、整理、編輯和撰寫加工后形成更深層次的二次檔案資料，為服務(wù)教學(xué)科研、服務(wù)學(xué)校的決策提供更快、更全、更準(zhǔn)的利用模式，同時有效降低校史檔案原始材料的耗損，有利于校史檔案原件的完整保存，真正達(dá)到保管利用兩不誤。如我館為迎接私立廣州大學(xué)成立80周年，查閱利用合并前4所高校和合并后17年的校史資料，撰寫相關(guān)論文，召開學(xué)術(shù)研討會和編寫學(xué)校宣傳畫冊等，大力宣傳了學(xué)校的歷史傳承，增強(qiáng)校友對學(xué)校的名譽(yù)感。

2.完善校史宣傳教育工作，是推動高校校史檔案工作科學(xué)發(fā)展的新舉措

高校檔案部門應(yīng)采用多種宣傳教育手段，擴(kuò)大檔案館的影響，弘揚(yáng)校史文化。一是建立校史展覽室，打造校史文化育人平臺。二是借助校報、紀(jì)念畫冊、名人傳記、戲劇等傳統(tǒng)媒體手段，傳播校史文化。三是利用網(wǎng)絡(luò)等新媒體手段，建立網(wǎng)上校史館、校史QQ群、校史微信、校史博客等，擴(kuò)大宣傳校史的網(wǎng)絡(luò)平臺。通過這些宣傳教育手段，不僅可以引起校領(lǐng)導(dǎo)對校史工作的重視，同時呼喚廣大師生和校友對校史檔案征集的熱情。

3.加強(qiáng)檔案館與校內(nèi)各部門的協(xié)作，是推動高校校史檔案工作科學(xué)發(fā)展的有力保障

以我校為例，在此次紀(jì)念私立廣州大學(xué)成立80周年學(xué)術(shù)研討活動中，學(xué)校校友會協(xié)助我館聯(lián)系知名度高的校友和有價值校史資料的征集;宣傳部協(xié)助紀(jì)念畫冊的編輯、排版、印刷以及活動的報道工作;人文學(xué)院和圖書館協(xié)助此次學(xué)術(shù)研討會論文的征集工作。這一系列的協(xié)作活動，有效增強(qiáng)了檔案館與各部門的了解和合作，不僅擴(kuò)大了檔案館的影響力，同時大力推動了我校校史檔案工作的科學(xué)發(fā)展。

綜上所述，校史檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校校史文化的重要載體，高校校史檔案工作的科學(xué)發(fā)展，有利于高校歷史和文化的傳承，有利于高校形成自己獨特的文化魅力，并影響著每一位師生和校友，最終匯入時代的洪流，成為歷史的記錄。

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作者簡介：陳秀云（1978-），女，漢族，廣東從化人，廣州大學(xué)檔案館館員，研究方向：檔案管理。