論高校教學(xué)秘書的“專”與“能”

付琳

摘 要 隨著高等教育改革的不斷深入，提高教學(xué)質(zhì)量的同時必須加強教學(xué)秘書專業(yè)能力的培養(yǎng)。教學(xué)秘書的專業(yè)化與工作勝任能力，是提高高校教學(xué)質(zhì)量的有力保障。本文根據(jù)教學(xué)秘書的工作特點，從教學(xué)秘書的“專”與“能”兩個方面進行闡述。

關(guān)鍵詞 高校教學(xué)秘書 管理 協(xié)調(diào) 溝通 專業(yè)化

高校教學(xué)秘書作為學(xué)院、課部教學(xué)管理人員，在貫徹學(xué)校、課部的教學(xué)計劃，組織安排教學(xué)活動，連接學(xué)校教務(wù)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測與評估中心、課部教學(xué)工作中發(fā)揮著重要作用，教學(xué)秘書專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力，直接影響學(xué)校的教學(xué)運行和教學(xué)質(zhì)量。如何打造一支素質(zhì)高、能力強、可持續(xù)發(fā)展的教學(xué)秘書隊伍，是當前各高校必須認真研究的課題。

一、教學(xué)秘書工作特點

（一）復(fù)雜性

教學(xué)秘書工作涉及學(xué)院、課部教學(xué)管理的各方面，包括修訂教學(xué)計劃、預(yù)訂教材、編排課表、教師調(diào)停課、管理教學(xué)檔案工作等，還包括處理公文、傳遞信息等，工作內(nèi)容繁雜、瑣碎、工作量大，教學(xué)秘書在工作中必須認真細致、有條不紊，才能保障工作順利進行。如果有一點遺漏或者混淆，會使工作出現(xiàn)很大的紕漏，導(dǎo)致級別不小的教學(xué)事故。

（二）時效性

教學(xué)秘書工作性質(zhì)決定了教學(xué)管理工作的時效性，其工作責(zé)任重大，應(yīng)當分清每項工作的輕重緩急，有計劃、有條理、有步驟的進行。為了教學(xué)工作有條不紊的進行，有時需要加班加點，比如：排課，稍有延誤就會影響教學(xué)運行的連續(xù)性，造成下一項工作的拖沓。

（三）原則性

教學(xué)秘書置身于繁雜的工作環(huán)境中，難免會遇到各種疑難問題和矛盾，處理時既要維護“學(xué)校的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴肅性，又不失公允、靈活的處理方式”，這時教學(xué)秘書的責(zé)任心與教學(xué)原則性必須統(tǒng)一。嚴格按照學(xué)校規(guī)章制度辦事，實事求是，妥善的解決各類問題，做到有章可循，有法必依。

二、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的“專”

鑒于教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的復(fù)雜性、時效性、原則性，勢必對教學(xué)秘書在教學(xué)管理中專業(yè)化提出了更高的要求，如何更好的發(fā)揮教學(xué)秘書的“專”，我的理解有三點：

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

在高校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書的作用無可替代。好的高等院校不僅要有優(yōu)質(zhì)的教師隊伍，也需要有一支熟練使用現(xiàn)代教育管理方式的教學(xué)秘書隊伍，所以更加迫切地需要領(lǐng)導(dǎo)們充分轉(zhuǎn)變思想觀念，將教學(xué)秘書提升到和教師同樣重要的位置，建立和教師隊伍相匹配的教學(xué)秘書隊伍，把培養(yǎng)教學(xué)秘書的工作當成重要的事情來抓。

（二）優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)

高等院校要將教學(xué)秘書的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、職稱以及進修納入到學(xué)校規(guī)劃中，循序漸進地對教學(xué)秘書進行系統(tǒng)的教育管理知識、業(yè)務(wù)能力等方面的專業(yè)培訓(xùn)。鼓勵教學(xué)秘書積極申報職稱，給予他們在這方面的幫助，并將有職稱的教學(xué)秘書進行聘任，更有助于促進教學(xué)秘書對自身有更高追求的積極性。

（三）樹立終身學(xué)習(xí)觀念

“活到老，學(xué)到老”應(yīng)該作為每位教學(xué)秘書的座右銘，應(yīng)重視自己的專業(yè)發(fā)展，從而提高學(xué)習(xí)的積極性與自主性。通過學(xué)習(xí)，有效的掌握科學(xué)的教學(xué)管理方法與技巧，有效的掌握新的教育模式下的教學(xué)成長規(guī)則，從而做到熟能生巧。通過工作反思，提高自我完善的能力，使教學(xué)秘書隊伍建設(shè)更具自覺性、長期性和專業(yè)性。

三、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的“能”

教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用越來越突出，對教學(xué)秘書能力的構(gòu)建提出了新的要求，只有不斷提升綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)高校教學(xué)管理的新變化和多樣性，具體有以下三點：

（一）協(xié)調(diào)溝通能力

教學(xué)秘書應(yīng)具有良好的協(xié)調(diào)與溝通能力，其語言能力和領(lǐng)悟能力在工作中能得到很好的體現(xiàn)。教學(xué)秘書承擔(dān)和院系、課部領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任，明確工作任務(wù)，及時反饋工作結(jié)果。承擔(dān)和教師的溝通，掌握課堂聽課的情況，以及課下老師們在工作中的需求。更為重要的是在協(xié)調(diào)過程中，擺正自己的位置，做到到位不越位，參與不干預(yù)。

（二）統(tǒng)籌管理能力

教學(xué)秘書有一種能力尤為重要——統(tǒng)籌管理能力。比如：排課。當教務(wù)處將教學(xué)任務(wù)書發(fā)下來后，教學(xué)秘書需要跟教研室聯(lián)系，根據(jù)人才培養(yǎng)方案制訂的學(xué)分、學(xué)時以及老師工作量，合理安排哪些老師上哪幾個課堂。上課時間上盡量按老師的要求，排課的過程中要先排兼職教師的時間、再專職教師的時間，其中專職教師要先滿足博士的時間，再其他教師，如跟其他學(xué)院兼職老師時間沖突再進行適當?shù)膮f(xié)調(diào)，且同一個課堂不能四節(jié)連排，一天之內(nèi)不能超過6節(jié)課。整個過程一環(huán)扣一環(huán)，缺一不可，需要統(tǒng)籌安排好各方面的工作，最終將紙質(zhì)版的排課計劃錄入系統(tǒng)，保證下學(xué)期正常開課。

（三）當好參謀助手

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中，應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。教學(xué)秘書應(yīng)第一時間領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理教學(xué)管理事務(wù)。在院系、課部會議后，教學(xué)秘書有查辦、督促、落實的責(zé)任和義務(wù)，按時完成各項工作任務(wù)。工作中要深思熟慮、多謀善斷，對教學(xué)工作中有用的、可行的、急需的信息或建議及時提供給院系、課部領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實可靠的依據(jù)。

（四）創(chuàng)新工作方式，講究工作藝術(shù)

簡單來說，要注意方式、方法，講求工作藝術(shù)。例如，與教師和學(xué)生溝通時，需對教師、學(xué)生的心理需求有較為清楚的認識，注重說話的語氣和語言的條理性，能夠以愉快的心情與之交流，避免出現(xiàn)言語生硬、態(tài)度冷漠的情況，為良好的溝通打下基礎(chǔ)，有助于各種矛盾的化解。

綜上所述，現(xiàn)在是知識的社會，信息的社會，各個領(lǐng)域出現(xiàn)了許多新手段、新方式以及新理念，需要打破固有的格局，突破限制、勇敢探索、不斷自我完善及更新。學(xué)習(xí)好的管理模式、管理經(jīng)驗，結(jié)合本課部的實際情況，在教學(xué)秘書工作崗位上求是、創(chuàng)新，努力朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

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