醫院人事檔案管理的數字化實現過程探究

張永紅

摘 要：醫院人事檔案的數字化管理可以改變傳統人事檔案管理方式中存在缺陷和不足，提高人事檔案管理效率和管理質量。本文通過梳理醫院人事檔案管理當中存在的問題，闡述醫院人事檔案數字化管理的多重優勢，進而探究實現數字化管理的發展途徑。

關鍵詞：醫院;人事檔案管理;數字化

一、引言

醫院人事檔案管理是對醫院內部職工人事變動、考核、晉升、薪酬等人事工作所產生的文字、圖像等記錄的資料進行采集、分類、整理和利用的過程。隨著人們對于醫療服務需求的逐漸增大，醫院規模逐年擴大，醫護人員數量隨之逐年增加，加之人才流動加大、用工類型復雜等原因，人事檔案管理難度日益增加。因此，探索建立并健全醫院人事檔案管理數字化服務，是適應現代化醫院的管理模式，促進醫院管理更加全面、高效和便捷的必然選擇。

二、數字化在醫院人事檔案管理中的優勢

隨著醫療服務行業縱深發展，醫院人事檔案管理工作愈加復雜。檔案資料來源所涉及的部門多，涵蓋的內容廣，因此實現數字化管理對于醫院的人才資源發展意義重大。

一是提高管理效率和標準化水平。數字化管理模式下，數據存儲量大，運行速度快，便于查找和檢索。在人事信息數據錄入和查閱階段，通過先進的信息技術和設備管理，可以確保檔案資料的準確性，避免人為因素造成的失誤;在對人事信息數據運用階段，可以在更短時間內、更具針對性地，分析和整理出醫院所需的多元化人事資料。

二是提高人事檔案的利用率。醫院的發展主要依靠人才，而人事資料的完整性帶來的影響較大，數字化的實現，便于醫院人事檔案管理部門為醫院提供多樣化、全方位的數據資料，方便人事部門進行借鑒，可以節約大量的資料傳輸時間。這樣醫院管理部門可以最快查詢到自己所需的資料并進行閱讀，實現資源共享，這就提高了人事檔案的利用率。

三、醫院人事檔案管理中存在的主要問題

1.檔案材料參差不齊

大部分醫院由內部人員兼職開展人事檔案管理工作，缺乏專業的檔案管理人員，收集到的檔案資料信息不全、形式死板，形成的材料參差不齊，一般以人員姓名、年齡、學歷等基本情況為主，對于人員的詳細履歷信息的記錄較少，更新不及時，尤其是在當前醫院就職之前的履歷信息，基本很少見，這種情況給新時期人員的流動和引進帶來諸多不便。醫院本身難以從人事檔案中獲取某個人員的教育經歷、工作經驗、獲得的成就、專業知識水平等，也就無法準確評估人員的綜合素質，導致醫院與人員之間存在不適性，影響醫院對人員的合理安排，也影響醫院的長遠發展。

2.管理方法比較落后

一是管理風險增加。一方面，由于醫院辦公用房緊張，領導對人事檔案管理工作重視程度不夠，大多數醫院未能按照檔案管理要求設立單獨的人事檔案室，通常是與人事辦公室合在一起，也沒有專業的檔案管理人員對檔案資料接收處理、妥善保存，無法保障人事檔案管理的機密性和專業性。另一方面，由于缺乏人事檔案管理專業人員，從事人事檔案管理工作的在職人員又未能積極參與檔案專業繼續教育培訓，導致一些非專業人員或其他管理人員參與到人事檔案管理工作中。多重因素下，人事檔案的安全性大大降低，管理風險大大增加。

二是管理效率低下。管理效率低下主要表現在兩個方面。一個是缺乏統一的管理標準。雖然人事檔案管理工作有相應的法律法規支撐，但對醫院來說并沒有普遍的適用性管理標準，而針對醫院本身制定的標準往往又不夠科學和合理，無法根據醫院的人事工作實際使用管理標準，從而造成檔案管理標準不一。另一個是管理流程不嚴。醫院從事人事檔案管理人員的流動性大，隊伍不穩定，相關工作交接不到位，容易造成檔案信息丟失和遺漏;檔案管理人員缺乏保密意識，對紙質檔案管理不嚴，容易造成檔案損毀、丟失、發潮;進行檔案移交時沒有按照流程進行，容易出現信息泄露情況。

3.數字化人才缺乏

對醫院人事檔案進行數字化管理，對管理人員的綜合素質水平要求較高。不僅要有檔案管理相關專業知識和豐富的工作經驗，了解人事管理業務相關工作，還要掌握較高水平的數字化操作技術，熟練操控計算機進行檔案管理。但目前，醫院人事檔案數字化管理方面的人才極其匱乏。大多數管理人員都只具備單一的專業能力，管理部門缺乏復合型人才;部分人員的學歷水平較低，專業素質不高，管理理念比較落后，對于新的人事檔案管理不能及時更新管理理念;醫院沒有重視檔案及計算機專業知識和技能的培訓，人事檔案管理人員的管理意識比較薄弱，沒有進行知識更新，數字化管理模式無法積極推行。

四、實現醫院人事檔案數字化發展的途徑

1.推進標準化和規范化管理

數字化管理模式的應用有助于提升檔案管理的標準化和規范化，這主要得益于借助信息技術和設備進行檔案管理，減少對人工的依賴，可以避免各種漏洞和問題的出現，這是數字時代醫院進行人事檔案管理的必然發展方向。因此醫院要充分認識到數字化管理手段應用在人事檔案管理中的重要性，轉變傳統觀念，樹立檔案管理數字化理念，強化檔案管理人員的責任意識，打造符合時代要求的開放式管理模式，從軟硬件上加大對人事檔案數字化建設的投入力度，營造數字化管理建設氛圍。同時還要結合相關法律法規與醫院人事檔案管理工作實際，探索建立相應的標準化、規范化制度，制定統一的數字化管理標準。醫院需要配置先進的數字化設備，應用更加便捷的智能化軟件，創新管理模式，引進先進的技術和方法，構建數字化人事檔案管理新模式，不斷提升檔案管理效率，為醫院長久、穩定的發展提供人力資源保障。

2.重視檔案數字化人才建設

大數據時代，醫院人事檔案管理工作與過去相比，無論是工作環境、服務對象，還是工作任務、管理模式，都發生了巨大變化，相應的，實現人事檔案數字化管理對于人員的需求也發生很大的變化。檔案管理者的角色，從過去的檔案資料收集、利用，轉變為檔案資料的信息收集者和服務者，從過去的檔案資料單純保管、整理，轉變為檔案資料的干預者和利用者。這些變化給人事檔案管理人員帶來新的挑戰。所以醫院要重視提高檔案管理人員的業務水平，能夠快速掌握和應用新的科技知識，優化知識結構配置，提高對數字時代的適應性。為此，醫院要加強人事檔案管理人員的繼續教育培訓，提高在職管理人員的業務能力，包括檔案管理理論和技能的掌握，以及對于數字化技術的掌握;根據管理人員的知識結構水平，制定并明確個人的培訓計劃和目標;定期按工作目標進行業務能力考核，考核結果與最終的績效管理相掛鉤;建立和完善與企業各個部門之間的技術交流平臺，從中發現、培養、儲備數字化檔案管理的人才，用和諧的環境，良好的待遇留住人才、吸引人才，建立先進的數字化檔案管理專業人才隊伍。

3.做好數據庫建設

根據醫院人事檔案管理規模，選擇實用性較強的人事檔案管理軟件系統，首先要進行人事檔案信息數據庫的建設，并不斷充實內容、完善數據，要使用先進的設施和設備，借助現代化技術進行信息錄入;并保證將職工隨時產生的個人檔案信息盡快更新和調整到數據庫的相應位置，使當前數據庫信息處于動態更新狀態，確保人事檔案管理的實用性和時效性。其次要重視網絡信息的安全性和機密性，采取對應的技術手段加密、存儲和備份，時刻防止網絡病毒侵害帶來的數據丟失和泄露;在資源共享的同時嚴格檔案查閱者的權限，做好檔案管理的安全和保密工作。

4.健全人事檔案數字化管理機制

醫院進行檔案管理數字化建設是一個系統的過程，需要參考相關法律法規規定，結合醫院實際情況，制定相應的規章制度和管理標準。一方面，醫院要從實際出發，在信息時代的要求下，按照現代檔案管理信息化的相關標準，提升檔案信息的安全性、完整性和時效性。另一方面，醫院要完善檔案管理監督制度，明確各自的崗位職責和權限，能夠及時發現檔案管理中存在的問題，并能及時解決，避免造成不利影響。要健全人事檔案管理制度，醫院管理層應不斷增強大局意識，重視檔案管理工作，在充分聽取檔案管理專業人員的意見后，在當前檔案管理基礎上，結合人事檔案資料的特殊性，整體把握人事檔案管理工作的特點，綜合研判，從而制定一系列符合本單位要求、具有針對性和可操作性的檔案管理制度并保證這些制度落地生根。同時，要以制度為指導，建立適用于本單位的檔案信息化管理系統，實現線上線下綜合管理，有效推進醫院檔案管理工作的順利開展。要保證所有人事檔案在加強紙質管理的同時都要進行電子備份，包括過去的檔案資料，重新錄入到中心的檔案數據庫中，并按照一定的規律進行分類規劃，建立有效的電子查詢途徑，方便各部門查詢相應的檔案信息，提升人事檔案管理的工作質量和效率。

五、結語

新時期，醫院在人事檔案資料的來源、載體、信息處理和存儲方面發生的巨變，以及目前醫院人事檔案管理過程中暴露出的問題，為我們研究數字化建設提供了研究方向。提升醫院人事檔案數字化發展水平，是充分發揮人事檔案重要作用的有效工具，是促進醫院全面、高效和便捷管理的有力抓手。

參考文獻：

[1]馬 蘭.醫院人事檔案管理的數字化實現過程[J].辦公室業務，2017

[2]胡世堂.醫院人事檔案管理的數字化實現過程[J].環球市場信息導報，2017