基于檔案利用主流方向視角下的職業院校檔案服務理念

摘 要：本文對職業院校檔案利用的主流方向進行摸索，主要體現在檔案服務社會化、促進院校改革以及提供查閱服務三個方面，然后立足于當前檔案服務中存在的些許不足，提出創新檔案服務理念的幾點措施，力求通過增強服務意識、改進服務理念、完善檔案服務制度、豐富檔案服務方式、強化檔案管理者綜合素質等，使檔案的利用效率得到顯著提升。

關鍵詞：檔案利用;職業院校;檔案服務

在我國職業院校改革不斷深入背景下，檔案管理工作轉型顯得十分迫切。當前檔案利用的主流方向為服務社會化、促進職業院校改革、記錄歷史信息等，在互聯網背景下，職業院校檔案服務理念也應積極創新，使院校開放度得到進一步擴大，使檔案內容更加完善，管理更加便利，為各項需求提供優質的檔案信息支持。

一、職業院校檔案利用的主流方向

1.檔案服務社會化突顯。職業院校作為職業人才培養的搖籃，與外界社會的聯系日益緊密，其中學校的檔案服務也將逐漸朝著社會化的方向轉變，在做好為學校教學服務的基礎上，增大為社會服務的功能。如，學生在就業時需要向用人單位提供學籍檔案等信息，職業院校也有責任幫助企業鑒別畢業生檔案的真偽;再如，職業院校是為整個社會培養職業技能人才的，必須與社會用人機構保持緊密的聯系，要求職業院校的開放度必須增大。在對外宣傳上，職業院校需將學校教學定位、專業特點、學生培養狀況，以及學校辦學特色等相關信息內容整合在一起，一方面樹立和展示學校良好的辦學形象，另一方面，可以向社會推介學校的專業特色及畢業生的技能水平，以此提高學校的影響力和競爭力;同時，職業院校還要面向全體師生提供檔案查詢和咨詢服務，尤其在需要提供開具檔案材料等服務時，學校的檔案管理應能夠快捷高效準確地做好檔案服務工作。

2.為職業院校改革發展提供服務。職業院校的發展必須順應社會對職業人才需求的變化，同時，又必須立足在自身的現狀基礎上，學校的教學發展、專業設置、師資及人力資源的配置等各個方面，均離不開檔案信息的支持。例如，在職業院校每年度的師資配置、人才培養計劃制定時，需要從歷年的檔案資源中獲取信息，使人才培養目標、學校發展計劃得以明確;再如，在學校的新專業開發時，需要從學校歷史及現有的教學資料數據中，尋找條件與基礎，這些都需要從檔案資料中獲取有價值的信息。由此可見，檔案管理在學校發展中有著不可替代的的重要地位，是職業院校進一步改革發展的重要基礎。

3.為各類查證提供資料參考。由于檔案資料是對歷史數據及信息的記錄記載，因而有著較強的真實性、權威性，能夠為現實需求提供較為可靠的信息參考。由于檔案資料的記載具有歷史性、連續性、系統性等特點，因而，學校以往的每項工作、每項活動、每個事件均可從中查證，從而為實際需求提供具有價值的參考信息。例如，本人所在學校在去年從屬關系變換時，調用了大量的檔案信息進行佐證，為順利完成此項工作的交接發揮了十分重要的作用。今年，學校名稱變更時也需要調用相關資料進行佐證，由此可見，檔案管理能夠對歷史記錄進行還原，憑借可靠性的信息提供各項查證服務，從而確保學校工作的有效發展。

二、職業院校檔案服務與利用存在的問題

1.檔案服務意識淡薄。現階段，許多職業院校檔案管理仍然存在傳統的觀念，缺乏創新、共享的理念，在服務意識方面也較為淡薄。通常情況下，檔案管理的服務對象主要為教師和學生，但由于觀念陳舊，服務工作單一，缺乏主動性，大多采用“姜太公釣魚”的管理模式，坐在辦公室中坐等客人上門，使檔案管理的模式仍然停留在“你要我給”“你交我收”的初級階段。

2.檔案服務方式老化。目前，許多學校檔案服務方式為線下查詢，由學校到檔案室中進行面對面交流獲取服務，且信息查詢方式復雜、效率較低，不便于使用。例如，要想對檔案信息進行查詢需要提供相應證件，如若需要跨部門查閱則需要審批，還要在查閱后對資料進行復印使用等。據調查，本科以上院校基本上已經普及檔案網站，能夠使檔案信息面向大眾公開，檢索渠道較為靈活多樣，且具有案卷級目錄檢索服務。但職業院校中沒有相應的服務，有些院校甚至尚未建立檔案網站。各校只利用網絡發布政策文件與通知，無法將檔案信息上傳到網絡中供師生查閱，如若借閱者要想查詢檔案信息，則需要事先在網上預約，二次到實地辦理才可完成，此時服務方式繁瑣復雜，與當前即時性、快速性需求背道而馳，落后于時代發展潮流。

3.檔案管理的信息化程度較低。這一問題主要體現在檔案保管、歸檔、利用等環節中：

檔案歸檔的信息化程度較低。在電子檔案建設方面，許多學校往往只注重辦公自動化方面的建設，而忽視檔案管理中電子檔案的建設。從而使檔案收集歸檔的效率得不到提升，面對海量數據信息，只能按照簡易常規的電腦操作方法進行存儲，而無法按照不同類別進行系統地、規范地、科學地劃分及管理。導致這些學校普遍存在檔案歸檔工作重復率高、效率低下的問題。

檔案保管的信息化程度較低。現階段，大部分職業院校的檔案狀態均為紙質，在查檔時需要到庫房中去翻取，這樣，既影響檔案的保存，經常翻閱還會導致檔案老化、破損。同時庫房設施較為簡陋，一些專業的先進設施設備未能得到配備。

檔案利用信息化程度較低。主要體現在：一是大多數職業院校當前的檔案管理信息化程度較低，仍然是以人工服務為主，未能通過各種網絡渠道獲取檔案信息;二是在信息化程度不高的背景下，檔案信息無法實現互聯、共享，使檔案利用功能得不到拓展。

三、職業院校檔案服務理念的更新

1.增強服務意識，改進服務理念。在新時期背景下，檔案管理者應不斷增強服務意識，改進服務理念，以更佳的工作成效為借閱者提供更好的服務，可從以下幾方面進行努力：一是應堅持以人為本的服務原則，全心全意為借閱者做好檔案服務。用戶體驗是衡量檔案服務的主要標準，而借閱者便是服務質量優劣的裁判;二是應樹立主動服務的工作理念。不但要為來訪者主動提供各項服務，還應深層挖掘，從一般服務向深層服務邁進，通過多元化服務為借閱者提供更廣闊、更良好的檔案服務體驗;三是應推進檔案資源的互聯共享。在大數據時代背景下，檔案資源的背后有許多有價值的深層信息等待挖掘，而開放式、共享式的服務模式已經成為檔案服務的發展趨勢，檔案管理者應充分發揮主觀能動性、開創性地開展檔案服務工作，突破原有模式。

2.建立完善的檔案服務制度。要想提高檔案服務質量，還應從制度層面進行規范，這也是職業院校檔案管理的一項重要工作。首先，應根據檔案服務的相關要求，堅持統一管理原則，立足學校自身實際，從檔案利用、安全、歸檔等各方面進行明確規定，實現檔案管理的標準化、規范化;同時，還應根據檔案服務利用工作的拓展推進，建立和完善配套管理制度。其次，應加大檔案管理人員做好服務的激勵力度，使考核獎懲制度更加完善，充分調動工作積極性。

3.豐富檔案服務方式方法。新時期背景下，應不斷豐富檔案服務方式，提高檔案服務成效，具體措施為：

引入先進的科學技術。現階段，各類科學技術層出不窮，新技術能夠有效解決疑難問題，實現檔案利用的新突破。例如，VR技術、二維碼技術、電子標簽技術等，均可使檔案服務質量得以提升，為用戶帶來更好的查閱體驗;

拓展新路徑。技術變革使檔案服務的速度、范圍、精準度得以提高，檔案服務路徑的拓展可增強媒體互動、用戶反饋，如微信、微博、社交媒體等，通過充分利用網絡平臺普及檔案知識，解決檔案服務與需求之間的矛盾。職業院校還可開設微信客戶端，定期推送各種資訊，滿足師生的需求;

構建檔案O2O服務模式。此種服務模式是在互聯網技術的支持下，使線上線下結合起來共同完成的檔案服務過程。用戶可在線上瀏覽、查閱檔案信息，與檔案機構展開互動，根據自身需求在線上平臺獲取相應服務。線上平臺設置自發觸動機制，當接到用戶請求后，立即應答并將該請求傳遞給線下工作者，轉入線下處理流程，通過線上線下的緊密結合，形成閉合鏈條，在O2O服務模式上為使用者提供相應的檔案服務。

4.強化檔案管理者綜合素質。為了提高院校檔案服務水平，應積極提高檔案管理者的專業能力與素質，為使用者提供優質的檔案服務。首先，應加強檔案管理人員的培訓與指導，通過培訓學習提高他們的專業知識、分析能力、溝通技巧，使其管理素質、專業素質得到提升;其次，應加強檔案管理人員新技術、新方法的學習培訓，特別是要著重提高檔案管理人員的信息化素養，以及計算機操作能力，使他們能夠以新的工作思維和新的工作方法，做好檔案管理與服務工作。在檔案管理人員素質提升上，要從兩個方面著手：一是檔案管理人員在信息技術學習后，不應只對信息化操作感興趣，必須在此基礎上不斷增強“互聯網+”的工作意識，并使“互聯網+檔案”在學校檔案管理服務中落地生根和開花結果;二是要學會利用先進的信息技術對用戶反饋進行分析和整理，充分了解用戶的反饋與實際需求，根據重要程度合理地安排檔案服務功能，這樣，既能夠充分滿足使用者的請求，又不會造成資源浪費，從而使檔案利用功能得到充分有效發揮。只有這樣，才能夠提高檔案管理整體水平，為利用者帶來更加良好貼心的服務體驗。

四、結論

綜上所述，我國職業院校檔案服務方面已經滯后于時代發展的步伐，要改變這個狀況，應根據檔案服務利用的主流方向，積極創新檔案服務理念、方式，制定和完善檔案服務制度，并充分發揮信息化等科學技術的作用，使檔案資源更加完善，檔案利用率得到更大提升。

參考文獻：

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[2]張兆紅.檔案利用主流方向視角下的高職院校檔案服務理念研究[J].蘭臺世界，2018（2）：71-73.

作者簡介：張秀慧（1971-），女，漢族，廣東潮州人，本科，檔案館員，廣東省交通運輸技師學院，研究方向：檔案的開發與利用。