淺談工程竣工資料整理和編制的有效方法

姚惠

摘要：對現代工程而言，竣工資料的重要性已經越來越突出，其不但直接反映了工程建設情況，也為工程后續維護管理及其它工程的建設提供了數據支持。因此，加強竣工資料整理，規范編制，加強管理，最大化發揮竣工資料作用，已經成為廣受關注的內容。本文簡單概述工程竣工資料，研究整理和編制工程竣工資料的方法與要求，并就相應注意事項進行探討。

關鍵詞：工程竣工資料;整理;編制

隨著我國經濟的快速發展及建筑行業的不斷進步，我國工程項目數量越來越多，工程竣工資料的重要性也逐漸受到重視。近年來，竣工資料整理及編制中存在的文件不齊全、質量驗證文件不匹配、竣工圖編制不規范等問題，嚴重影響了竣工資料作用的有效發揮，對工程建設及后期維護管理造成了阻礙，更對建筑行業的發展十分不利，必須及時對竣工資料的整理及編制工作加以規范和完善。

一、工程竣工資料概述

（一）工程竣工資料的主要內容

工程竣工資料是指工程竣工后，整理所得的整個工程建設相關的所有資料，主要包括技術資料、質保資料及工序資料。其中，技術資料主要是指與施工活動直接相關的各種資料，主要包括施工質量管理資料、竣工驗收綜合資料、分項工程及檢驗批質量收資料、工程質量控制資料、工程安全的功能檢驗及主要功能抽查資料、竣工圖等;而質保資料則是質量保障相關資料，囊括了工程驗收、材料質量、竣工圖表等在內的所有內容。質保資料應當確保資料的自身性與原始性，要求負責人簽名并明確記錄日期，確保工程質量。而工序資料則主要是指各工序施工技術交底資料，是真實反映工程全套工序施工工藝的主要資料。

（二）工程竣工資料的重要性

工程竣工資料對現代建筑行業而言十分重要。首先，竣工資料真實反映了工程施工建設情況，同時也是制作工程歸檔文件的基礎。由于竣工資料包含的內容極多，全面覆蓋了整個工程建設施工的相關內容，對工程質量及施工企業的經濟效益有著明顯影響，是施工企業高度重視的內容。其次，竣工資料不但能夠真實反映工程建設情況，還能為工程后續的養護管理工作提供基礎支持，更能為其他工程的建設建造累積經驗，對施工企業的長遠運行發展有著積極意義。

（三）工程竣工資料整理和編制的方法與要求

工程竣工資料的整理與編制，通常需要分為三步。第一步，業主、監理單位及承包單位共同管理，承擔自身責任，落實資料整理及管理工作，為竣工資料的編制提供良好支持。在工程建設初始階段，單位及部門應當根據自身職責與權力，對工程相關的各種資料進行審批管理，從而工程得以順利進行，并為竣工資料的整體創造良好開端。其中，施工圖設計文件、審計意見、環境預測調查報告等均是需要審批管理的重要資料。第二步，制定統一的資料填寫表樣。在工程建設施工階段，涉及到各種資料文件的審批與管理。如果不能對這些資料進行統一處理和管理，不但會嚴重影響工程建設施工的正常進行，還會對后續竣工資料整理編制工作造成阻礙。對此，應當對各分項工程的文件資料管理加以規范，并且提供統一的填寫表揚，為竣工資料編制工作的開展提供科學、統一的標準。第三步，制定竣工文件編制辦法并落實資料編制工作。在統一資料填寫規范后，還需要以統一的方法進行編制，才能最大程度地保障竣工資料編制的科學性與有效性，減少此過程中的錯漏。其中，分類歸檔、紙張、字體、份數、排列次序、裝訂、封皮等相關細節都需要得到全面規范，才能充分保障竣工資料編制方法足夠科學合理。

工程竣工資料的編制要求較多。首先，必須確保資料足夠真實、完整和準確，但凡文件材料數量未達到規定份數的，都應當依照要求補齊，而且需要對竣工資料加以核實，一旦發現問題需要進行修改或者備注，最大程度確保其可靠、有效。其次，工程竣工資料的裝訂應當按照規定順序執行，不得隨意變更。其中，技術資料需要以單位工程作為組卷依據，而竣工圖則需要依照專業、圖號進行合理排序，并需要和設計變成資料、隱蔽工程記錄進行核對，并且未變更的施工圖可以直接作為竣工圖。而存在變更的施工圖紙，則需要在進行修改后再作為竣工圖使用。之后是對于需要重新繪制的竣工圖，應當根據實際情況進行適當處理并進行編制。其中設計相關問題而導致的重新繪制竣工圖，需要由設計單位進行重新繪制;而由施工相關問題所導致的重新繪制要求，則需要由施工單位負責，至于其它問題，則需要委托設計單位或施工單位進行重繪。最后是對易褪色材料形成且需永久保存的文件而言，應當附加一份復制件，以免文件損毀。而且在進行竣工資料組卷工作時，需要對頁號、外封面、內封面、卷內目錄進行明確規范。竣工資料應當上交一正一副共兩份資料，并且由檔案室留存管理，當需要由其他政府職能機構備案管理時，則需要上交二正一副工三份，其中一正一副兩份資料依舊由建設單位檔案室留存，而另一正則由其他政府職能機構備案。

二、工程竣工資料整理和編制的注意事項

（一）全程落實管理工作

雖然竣工資料編制工作主要是在工程竣工之后展開的，但這并不意味著只需要在竣工后開始整理和編制資料即可。實際上在工程實施前期，相關人員就需要落實相應的資料整理及管理工作，為后續的編制工作提供基礎支持。因此在工程建設的起始階段，就需要構建完整的竣工資料整理及編制體系，明確資料管理要求，實事求是地開展資料收集、處理及保存、歸檔工作。在工程建設階段，需要以預制的管理要求為依據，嚴格進行管理。

（二）完善保管制度

竣工資料的整理及編制涉及到大量內容，文件資料數量多，類型雜，管理難度大，必須完善保管制度，才能防止因管理問題而導致的資料編制問題。對此，建設單位需要制定完善的資料保管制度，對保管資料的范圍、內容、要求、歸檔、分類、調用等進行明確規范，并且設置專門的資料室，將所有資料整理后放置在資料室中進行管理。而且還需要設置專門的資料管理崗位，安排專人負責竣工資料整理及管理工作，對各資料文件的原件進行核對與留存管理，并按照資料管理規范進行裝訂、立卷、建檔等，和檔案管理人員共同管理好竣工資料。

（三）加強對竣工資料的核實

竣工資料必須確保足夠真實、完整、準確，因而需要全面加強資料核對。在施工過程中，需要對原始數據進行真實記錄，并且不得隨意增刪、修改，相關人員必須對各試驗檢測報告、質量檢驗單等的可靠性進行嚴格校核。而且在編制竣工資料的過程中，不但需要對資料的格式規范進行密切關注，更要對資料內容的真實與否進行合理判斷，并在資料存在問題的情況下及時發現并解決問題，追究責任。

（四）嚴格依照規范編制竣工資料

竣工資料的編制需要做到科學、規范、高質，這就要求管理人員嚴格依照規范開展工作，不得出現違規操作等情況。不管是在整理資料還是在編制資料時，都需要依照流程和規范執行，重點做好細節處理，確保編制歸檔后的資料足夠清晰，能夠快速、方便地進行查閱。另外需要注意的是，還需要提高資料管理人員的專業素養，確保其能充分勝任工作，編制出滿足標準要求的竣工資料。

結束語：

綜合上述分析可知，工程竣工資料對現代工程的建設而言十分重要，同時關系著工程后期養護管理，并能為其它工程項目的開展提供一定經驗。因此對建設單位而言，一定要做好工程竣工資料的整理及編制工作，充分掌握竣工資料編制方法與要求，科學設置編制方案與規范，嚴格依照要求和規范開展編制工作。

參考文獻：

[1]劉敬闖.淺談工程技術資料管理及竣工資料編制[J].居業， 2017（2）：137-138.

[2]林志.淺談工程方案編制及專家論證應注意的幾個問題[J].建筑安全， 2013（9）：14-15.

[3]趙鴻宇.淺談工程資料整理[J].科學技術創新， 2015（10）.

[4]陳劍林.淺談工程竣工資料歸檔[J].現代物業（上旬刊）， 2015（5）：74-75.