“零庫存”檔案館不可行性分析

孫大東　楊晴晴

摘要：《論“零庫存”檔案館》一文具有一定的啟發性和創新性，但也存在著認識偏頗和理想化傾向。文章針對二位作者關于“零庫存”檔案館可行性的分析和“零庫存”檔案館模式的設計，結合檔案管理的實際情況，從“零庫存”檔案館的設想不科學、“零庫存”檔案館的可行性依據不適用以及“零庫存”檔案館設計的不合理三個方面進行商榷，認為“零庫存”理念在檔案管理中不可行。

關鍵詞：零庫存;檔案館;職責

分類號：G270

《檔案與建設》雜志2019年第4期刊發了韓峰、管東成的《論“零庫存”檔案館》（以下簡稱“韓文”），文章分析了“零庫存”檔案館的可行性，并在此基礎上設計了“零庫存”檔案館的運行模式。在大數據時代背景下，該文引入了“零庫存”的理念，并對檔案館的運行模式進行了探索性和創新性研究，具有一定的啟發和借鑒意義。但是兩位作者對“零庫存”的內涵、檔案館的功能、檔案工作者的職責等的認知有失偏頗，導致其對“零庫存”檔案館的認識和分析存在片面性和理想化傾向。本文擬從“零庫存”檔案館的設想不科學、“零庫存”檔案館的可行性依據不適用及“零庫存”檔案館設計的不合理等三個方面與之進行商榷。

1“零庫存”檔案館的設想不科學

韓文認為“零庫存”檔案館可行的主要原因在于檔案保管對象的增加和檔案館面臨多元職責的社會需求兩個方面。“零庫存”的理念來源于工商業領域，它適用于供應鏈上的產品管理，目的在于實現倉儲管理的優化，以減少資源浪費和降低成本，而檔案與供應鏈條上的產品有著本質的區別。因此筆者認為，將“零庫存”理念應用到檔案管理中有失偏頗。

1.1“零庫存”的內涵

“零庫存”是指物料（包括原材料、半成品和成品等）在采購、生產、銷售、配送等一個或幾個經營環節中，不以倉庫存儲的形式存在，而是均處于周轉的狀態。它是在物質有充足社會儲備保障的前提下采用的一種特殊的供給形式。“零庫存”管理是企業物資管理的一種先進理念，是庫存的一種特殊概念，其目的是減少倉儲資源占用和提高物資周轉的經濟效益，縮短物資采購周期。從“零庫存”的內涵來看，其管理對象分別是原材料、半成品和成品等物料，三者的屬性、形態和功能等均存在較大差別，而且相應的管理者主要通過銷售相應物料以獲取利潤。在經營管理環節中，物料是非倉儲性的，它始終處于流轉的狀態，其狀態、性質及存儲地是不斷變化的，所以“零庫存”本質上是一種動態性管理。“零庫存”的目的是實現倉儲管理費用的最小化，從而最大限度地降低成本，并最終實現效益的最大化。此外，“零庫存”是有條件的，它是一種特殊的供給形式，是在保證庫藏儲備即原材料、半成品和成品能夠充分滿足社會需求的前提下采用的。

1.2“零庫存”檔案館的構想不合理

檔案館是否可以采用“零庫存”理念需要綜合考慮“零庫存”的內涵和檔案管理的實際情況。首先，從管理對象上看：“零庫存”的管理對象是用于買賣的原材料、半成品和成品等物料，而《檔案法》第三章第十七條明確規定“禁止出賣屬于國家所有的檔案”。由此可以看出，檔案館的管理對象——檔案與工商業中“零庫存”的管理對象——物料在性質上有很大的區別，即前者禁止出售，而后者允許買賣。此外，檔案管理中的“收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統計”八個環節的管理對象均是檔案，即檔案管理是對同一對象的管理，而“零庫存”管理中的采購、生產、銷售、配送等不同環節所管理的對象是不同的，即“零庫存”是對不同對象的管理。其次，從管理目的上看：“零庫存”管理的目的是盡量減少庫存從而降低成本，而檔案管理的目的是對檔案實行集中統一管理，保護檔案的齊全完整與真實安全，以方便開發利用，為社會服務。由此可見，“零庫存”管理側重的是經濟效益，而檔案管理側重的是社會效益，其目的是不同的。最后，從“零庫存”管理的實施條件上看：“零庫存”管理是一種特殊的供給形式，需保證倉儲能夠充分滿足社會需求才可以實施，而檔案館館藏的大部分檔案均是原件，只有少部分檔案有復印件，而且檔案是一種重要的稀缺資源，所以不存在庫藏儲備充裕的情況，因此不能通過減少庫存來實現提高效益的目的。綜合以上分析，筆者認為，兩位作者提出的“零庫存”檔案館的構想不符合檔案管理理念和工作實際。

1.3檔案工作者的職責不可分割

韓文認為大數據時代檔案工作者的職責正朝著存儲職責和社會服務職責兩個不同的方向演進，在此背景下，兩位作者提出了“零庫存”檔案館的構想以解決兩者之間的分歧，實現兩者的剝離，從而形成物理空間上相互獨立的“檔案中心”和“檔案館”。2015年版的《職業分類大典》明確規定：“檔案工作人員的主要工作任務是接收或征集檔案資料;進行檔案資料分類、編號和組卷;進行檔案資料排架、入庫、移出及其登記、統計、清點、核對檔案資料;進行檔案庫房日常管理和檔案資料的安全監護，保護、修復檔案;編制檢索工具，建立數據庫;提供檔案資料借閱和咨詢服務;進行檔案資料考證研究與編纂。”從上述規定可以看出，存儲職責和社會服務職責是檔案工作者的兩個基本職責，且二者是有機統一的。此外，檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統計等八個環節，各環節之間環環相扣、相互影響，共同構成了完整的檔案管理程序，不可隨意將某一環節從中剝離。

2“零庫存”檔案館的可行性依據不適用

韓文在“檔案館面臨多元職責的社會需求”部分引用了后保管模式理念和檔案文化休閑理念，以此論證檔案的保管功能與社會服務功能脫離了共屬關系，從而為“零庫存”檔案館的可行性提供依據。筆者認為，這兩個依據的引用并不適用于“零庫存”檔案館的可行性分析。

2.1后保管模式理念

“后保管模式是一種以‘來源’為中心，以知識為中心的文件、檔案管理思想或管理理念，反映了檔案管理向知識管理方向發展的內在要求和必然趨勢。”后保管模式引入的新來源觀、宏觀鑒定等理念順應了數字時代文檔一體化管理的要求，有利于電子檔案的管理與保存，并為檔案工作提供了新思路。在后保管模式有關未來檔案事業關注焦點轉變的認知中，關于檔案館發展轉型的典型認識為：“從檔案館建筑作為文件保管基地轉變為一個便于利用數百個由形成者控制的系統內各種文件的中央信息中心”，由此可見，在“后保管模式”理念下，傳統的檔案館正在由“保管基地”向“信息中心”轉變。但深入研究“后保管模式”的三個基本內容即新來源觀、宏觀鑒定和知識服務，即可發現，這一轉變強調的是對檔案資源基礎性地位的重視，而非對保管工作本身的背離。其中的“后”是一種思維方式，它并不是對原有保管模式的否定，而是在原有基礎上對保管模式的繼承和發展。它是順應大數據時代電子文件的管理要求而產生和發展起來的，是管理模式由簡單向高級、由低水平向高水平發展的體現。所以，筆者認為，韓文由后保管模式理念導出的“完全背離了保管工作本身，徑直向另一方向發展”的觀點有失偏頗。

2.2檔案文化休閑理念

隨著社會的發展和人們日益增加的多元化需求，人們對檔案文化服務的需求愈發強烈，國內外眾多學者也對檔案館的文化休閑功能進行了一些探索和研究。但是檔案館不同于圖書館和博物館，因為其管理對象——檔案具有較強的政治性和機密性，而且很多檔案涉及到了個人隱私，因此在發揮檔案館文化休閑功能的過程中，必須充分考慮檔案的安全和保密。此外，不同國家檔案的內涵和外延亦有不同。在我國，文件歸檔即轉化為檔案，機關檔案室保管的檔案大多開始于半現行期，有的甚至還處于現行期就歸檔了。而在英美等國家，文件進入非現行期才可被稱為檔案。相對而言，非現行文件的保密要求較低，而半現行文件的保密性要求較高，一般不可用于文化休閑服務。再者，對檔案館而言，文化休閑功能只是其功能的次要方面，并不起主導作用，因此檔案館文化休閑服務的不可替代性也不能主導其發展成為提供利用服務與展覽休閑的基地。

3“零庫存”檔案館設計的不合理

韓文將檔案的保管和搶救工作與社會服務工作分開，分別對“檔案中心”和“檔案館”的運行模式進行了構想和設計。筆者認為，其設計不符合我國現行的檔案管理體制且存在資源浪費之嫌。

3.1設計不符合檔案管理體制

其一，韓文認為既往的以行政區劃為標準的國家綜合檔案館不利于檔案的集中統一管理和資源整合，而“檔案中心”存在的重要意義在于減少服務項目以利于集中保管檔案，兩位作者提出通過實現跨地區、跨部門檔案中心的合并可解決這一問題。在筆者看來，實行跨地區、跨部門檔案中心的合并可能會造成如下問題：首先，它會打亂原有的檔案管理體制。《檔案法》規定：“檔案工作實行統一領導和分級管理的原則……縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”我國現行的檔案管理體制是由中央級、省級、市級、縣級等四級行政區劃為單位組成的一個完整的縱向管理體系，而韓文提出以省級行政區劃為單位整合省屬檔案資源實現跨地區檔案中心的合并，其一方面會打亂這一管理體系，很容易在市級和縣級層面的管理中引發混亂，另一方面，這種做法相當于將市級和縣級檔案行政機關的部分職責上移到省級檔案行政機關，而當前我國實行的是“局館分離”的管理模式，分開之后的檔案局由于編制所限其工作人員相對較少，如河南省檔案局目前只有8位工作人員，若將韓文所謂的跨地區檔案中心再納入到省檔案局的管轄范圍之內則會極大地增加他們的工作負擔，而與此同時也會部分削弱市、縣級檔案行政機構的職責。其次，跨地區、跨部門檔案中心的合并容易造成管理上職責不清、責任不明或互相推諉等情況。因為檔案中心的合并勢必會帶來檔案資源的整合與管理人員的重組，而新的領導班子和工作人員并非對每一個地區或部門的檔案和業務都有足夠的了解。比如各高校檔案館主要服務于其所在高校，而整合不同高校檔案館形成跨部門的檔案中心，其管理人員并不能對每一所高校的管理模式及利用需求有充分的了解，也就不能滿足各部門多樣化、個性化的要求，從而導致利用效率下降。并且，不同地區和部門的發展模式和管理理念存在差異，合并后的檔案中心很難確定一個單一的管理模式，管理過程也會比較復雜，在這種情況下，也很容易出現職責劃分不明及互相推諉的現象。最后，不同地區、不同部門檔案資源的整合會打破各地區或部門原有的管理機制和保密機制，再加上管理人員并不能全面地了解不同地區及部門的檔案管理要求及情況，泄密的風險較大。所以跨地區、跨部門的檔案中心合并有違“分級管理”的原則，不符合檔案管理體制，也不利于檔案的科學管理和有效利用。

其二，韓文提出將紙質檔案中心與電子檔案中心、數據庫檔案中心分開以分別用來存儲不同載體的檔案。國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）要求：“歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系;應區分不同價值，便于保管和利用;應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理;應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。”由此可見，應對紙質檔案、電子檔案和數據庫檔案進行統一協調管理，而非分開保管，分別設置不同的存儲空間對其進行保存有違檔案整理規則，尤其是不利于維護檔案的完整。此外，兩位作者引入了“二級空間概念”，但是在筆者看來，“二級空間”比較繁瑣，會加大檔案工作者的工作量。

其三，韓文在“檔案中心”的設計中提出了“參與檔案生成”的設想，筆者認為這一說法存在理想化傾向。根據文件生命周期理論，文件形成階段是由文書人員負責，現行階段由業務人員管理，半現行階段由檔案室或文件中心人員管理，非現行階段由檔案館專門人員管理。由此可見，文件在不同階段的管理主體和場所是不同的。我國檔案館所接收的是處于文件生命周期后兩個階段即半現行期和非現行期的文件，前兩個階段主要由文書人員或業務人員負責管理，并且當前我國檔案館對檔案的管理主要是載體管理，對于現行文件的生成和運用只能提供一些建議和指導，不可越俎代庖。此外，對文件從生成到歸檔保存的過程進行全程管理和前端控制固然有利于維護檔案的真實性、完整性，但是，前端控制的主要任務并不是直接參與檔案的生成，尤其是對于內容形成的干涉。“前端控制”主要針對的是電子文件的管理，要求對文件從形成一直到歸檔整個過程給予通盤規劃，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，并在文件形成和維護階段進行監督。其核心是一種“整體規劃、業務環節提前、全過程監控”的理念。前端控制強調的是把原來后端的某些行為移置前端，而非參與檔案的生成。

3.2設計存在浪費資源之嫌

我國檔案館的資金支出范圍較為廣泛，涉及到方方面面，但是檔案館經費畢竟有限且須專款專用，而“零庫存”檔案館的設計是一個非常龐大的工程，它的實現需要大量的人力、物力和財力投入，實現難度大。此外，該設計存在資源浪費之嫌，例如“零庫存”檔案館中“智慧檔案館聯動利用模式”的設計，需要館際、館室、館社等的資源整合，無論是在技術上還是具體工作上，都將花費很高的成本。再者，“檔案館”中“免費班車”的設計也較為浪費資源。為了便于提供利用，許多檔案館如上海浦東檔案館、廣東東莞市檔案館等均位于交通便利、人流量較大的城市中心地帶。在我國檔案館建設的選址中，交通因素是一個非常重要因素，由此一來，設置“免費班車”就顯得多此一舉了。

綜合以上分析，筆者認為，將工商業領域中的“零庫存”理念引入檔案管理領域不符合檔案管理理念和檔案管理體制，“零庫存”檔案館的設計存在一定的理想化傾向。筆者認為，在檔案學跨學科研究中，相關學者應對引用的理論、觀點和方法等進行全面的把握，在此基礎上，還應結合檔案事業的實際情況，深入分析所應用理念、觀點和方法的適用性。韓文的兩位作者將“零庫存”理念強行引入檔案領域，且并未對其進行深入分析，從而造成了“零庫存”檔案館設計的片面化和理想化。在大數據時代，雖然我國檔案事業應該緊隨時代的發展、適應時代的要求有所創新和改進，但是我國檔案管理要求與工商業中“零庫存”的管理理念畢竟存在較大差異，所以應用“零庫存”理念時需要慎重考慮。