“大數據”時代公立醫院“智慧檔案”建設之思考

吳新宇

摘要：“大數據”時代背景下，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，“智慧檔案”建設是對時代要求的積極回應。文章以無錫市屬8家公立三級醫院為改革實踐背景，就“大數據”時代公立醫院檔案管理的數字化、信息化現狀進行分析，對加快建設醫院“智慧檔案”的必要性和主要思路提出了若干思考。

關鍵詞：大數據;公立醫院;信息化;智慧檔案;社會建設

互聯網技術和現代通信技術的快速發展大大方便了人們對信息的獲取和傳播，由此產生了龐大而復雜的數據，而云存儲、云計算技術的發展又為數據的快速存儲、高效處理、管理共享提供了強大技術支撐，這種前所未有的信息浪潮使我們真正感受到“大數據”時代的到來。“大數據”作為信息化時代的新特征，為檔案管理工作帶來了前所未有的機遇和挑戰，也把建設“智慧檔案”這一課題擺在了我們面前。

一、“大數據”時代對檔案工作提出的挑戰

1.“大數據”的內涵和特征

根據維基百科定義，“大數據”是指“無法在容許的時間內用常規軟件工具對其內容進行抓取、管理和處理的數據集合，大數據規模的標準是持續變化的，當前泛指單一數據集的大小在幾十TB和數PB之間”。它包括ABC三要素：大分析（Analytic）、高寬帶（Bandwidth）、大內容（Content）;具有5V特征：超量（Volume）、高速（Velocity）、變異（Variety）、價值（Value）、真實（Veracity）。

國內典型觀點認為，“大數據”是“由數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的數據集合，是基于云計算的數據處理與應用模式，通過數據的整合共享，交叉復用，形成的智力資源和知識服務能力。”

一般認為大數據具有四個方面特征：一是數據全，即包含所有樣本，體量巨大;二是數據類型繁多，包括網絡日志、文本、圖片、音視頻、地理位置信息等;三是價值密度低，即數據量劇增、結構多樣化導致有用數據淹沒其中，單位數據信息含量有限;四是處理速度快。

“大數據”的價值在于利用可靠數據，進行數據挖掘，從而提取有價值的信息，總結規律、預測未來。

2.“大數據”時代檔案管理面臨的挑戰

檔案是社會組織和個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。因此“原始記錄性”是檔案的本質屬性。在信息稀缺和保存信息代價巨大的紙質時代，甄選和保存對社會和個人具有明顯價值的檔案是合理的和必要的。然而，“大數據”時代的到來對傳統的檔案管理理念帶來了革命性沖擊。

首先，伴隨著“大數據”時代而來的是數據規模擴大、處理難度加大，傳統檔案采集方法不能確保所收集檔案信息的完整性與全面性。如果檔案部門仍然習慣于被動接收所移交的檔案信息而忽視對零散、復雜信息的收集和整合，忽視對動態數據流的前端控制和全程管理，將導致一些重要信息被瞬時淹沒。

其次，“大數據”時代注重數據收集和共享，若檔案部門依然固守保密思維模式和管理理念，不利于公民獲取信息權利實現，則難以增進社會互信，易引發信任危機。

再次，“大數據”時代在數據來源、數據處理方式和數據思維等方面都會帶來革命性變化，對檔案管理中便捷獲取信息、提高檔案信息的再利用水平，從而實現檔案服務模式跨越式發展，提出了新的挑戰。

二、從檔案數字化建設到“智慧檔案”建設

1.我國醫院檔案信息化建設的基本情況

我國的檔案信息化建設已近30年，檔案數字化、電子政務系統日臻完善。以醫院信息化建設為例，自20世紀90年代起，在全國500家大型綜合性醫院（三級甲等醫院）及1000多家縣市以上二級醫院中，有近900家大中小醫院已經實施或正在實施醫院信息系統。到2010年底，財政部新增27億元直接用于醫療信息化建設，提出了“十二五”期間衛生信息化建設總體框架，簡稱“3521工程”，即建設國家、省和地市三級衛生信息平臺，加強公共衛生、醫療服務、新農合、基本藥物制度和綜合管理等五項業務應用，建設居民電子健康檔案、電子病歷等兩個基礎數據庫和一個專用網絡。目前，二級以上醫院基本上都建設了以收費為中心的信息系統，發達鄉鎮的醫院也建設了同樣的系統。

與此同時，以文書檔案、科技（包含論文、科研成果、基本建設、醫療設備）檔案、病歷檔案、音像實物檔案、干部人事檔案、會計檔案等門類于一體的醫院檔案也步入了“電子化”時代。

然而，以上檔案信息化建設只處于“數字化”建設為主的階段，尚不能算是“智慧檔案”（概念在下文中詳述）建設。

2.當前醫院檔案信息化建設存在的主要問題

在檔案信息化過程中，由于人們往往把檔案信息化等同于檔案數字化，加之管理理念更新不夠，導致目前醫院檔案信息化工作還不能全面適應“大數據”時代對檔案管理提出的新挑戰。當前公立醫院檔案信息化建設主要存在以下問題：

第一，管理手段欠先進，信息系統相互分割。近年來公立醫院檔案數字化水平雖有提高，但各個醫療機構相對獨立開展信息化管理，檔案資料保存在不同醫院中，相對封閉，信息分散，連續性和協調性差，檔案信息相互脫節，不能交換共享。一方面，臨床信息系統（HIS）、圖像存儲與傳輸系統（PACS）、檢驗信息系統（LIS）、電子病歷系統（EMR）等醫院信息系統的建設，大大提高了醫療質量和服務效率，但由于醫院區域信息化建設還不到位，使得這些診療信息產生的病歷檔案還不能全面兼容共享;另一方面，醫院檔案管理體系尚未與醫院信息化整體建設很好融合，導致“各自為政”。

第二，醫院檔案信息化設備功能與利用率均低。近年來雖然各市屬醫院加大了信息化建設投入，但基本都用于醫療服務日常基礎運行，從檔案管理專業角度的信息化開發建設還很不夠，檔案信息化設備功能相對單一，對數據等材料的保全、整理、挖掘、分析、干預、共享等功能與利用還沒有真正發揮作用。

第三，檔案專業意識淡薄，服務能力不強。醫院的各級管理層與普通員工對檔案服務重要性與緊迫性的觀念意識還相對淡薄，普遍重視程度不夠，醫院缺乏檔案與信息化兼具的專業技術人才和有針對性的常規業務技能培訓機制，專業隊伍的服務能力不強。往往采取“等客上門”“你來我查”等被動服務方式，很少進行檔案信息資源的主動開發，加之檔案管理制度跟進完善不夠，造成檔案材料不齊全，檔案內容的深層編研不夠，檔案綜合利用率低，對醫院改革發展的應有作用未得到充分發揮。

3.醫療領域“智慧檔案”建設由理念進入實踐

根據“大數據”時代的特征，我國檔案界對檔案信息化建設進一步提出了“智慧檔案”的概念。2011年南京市檔案局館完成的《南京市“智慧檔案”建設規劃》率先提出了“智慧檔案”的理念并探索在智慧城市框架下檔案信息化的發展趨勢;同年11月中國移動廣東公司完成的《“五全”實時智慧檔案管理系統（“FIRST—AMS”）研究與實踐》項目榮獲“國家檔案優秀科技成果二等獎”;2014年3月11日，國家檔案局和浙江省檔案局在杭州聯合召開“智慧檔案建設研討會”，首次在檔案行政部門層面就建設“智慧檔案”進行了前瞻性研討。與此同時，國內很多地方開始積極嘗試醫療領域的“智慧檔案”建設。2011年無錫市成功實施了以電子病歷為核心的市屬8家三級醫院區域信息化建設，并成為衛生部電子病歷試點示范城市;2013年又與衛生部統計信息中心聯合成立了醫療物聯網無錫研究院，有序開展了諸如“中醫古籍檔案資料”整理修復等的實踐。另外，國內一些大型綜合性醫院通過組織區域聯盟正在有序推進醫療領域檔案的共建共享。自此，“智慧檔案”內涵逐漸清晰，筆者對“智慧檔案”認同的一種觀點是：“通過檔案的物與物、物與人、人與人的互聯互通、相互感知以及檔案高效利用，來實現檔案館高效的檔案管理、便捷的檔案服務和持續的檔案事業發展”，其重點關注互聯互通、全面感知和高效利用。

三、對加快公立醫院“智慧檔案”建設的若干思考

公立醫院“智慧檔案”從理論到實踐時間都不長，內容涉及理念轉變、技術支持、體制機制改革等諸多方面，從公立醫院承擔以人民健康為中心的衛生與健康事業高質量發展使命的責任主體角度出發，加快建設“智慧檔案”需要進一步加強理論研究和實踐探索。

1.加快“智慧檔案”建設必須全面迅速轉變理念

首先，“智慧檔案”是一種全新的管理理念。有研究者指出，當前檔案管理需要進行“范式的轉換”，即由政府范式轉換為社會范式。具體而言，適應信息社會人們對檔案信息量和質的需求提升，檔案管理模式應當由檔案資料管理范式向檔案知識管理范式轉變;適應互聯網和現代通信技術的發展趨勢，檔案信息形成應當從事后收集范式向實時、共建共享范式轉變;適應社會管理創新的新要求，檔案管理的工作理念應當從“等客上門”范式向主動服務范式轉變。

其次，充分認識“大數據”時代加快公立醫院建設“智慧檔案”對推進“健康中國”戰略、提升醫院治理現代化具有的重要意義。《2006—2020年國家信息化發展戰略》指出：“信息化是充分利用信息技術，開發利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經濟增長質量，推動經濟社會發展轉型的歷史進程”，“智慧檔案”建設是“數字化”“數據化”基礎上對醫院信息化進程的再深化，對完善醫院治理體系和能力意義非凡。一方面，圍繞群眾看病就醫“難、繁、貴”等凸顯醫療服務不到位的問題，可通過加快“智慧檔案”中的病歷檔案建設，實現門診檢查檢驗、住院診療、既往病史、會診情況等信息實時共享，建成規范高效的門診與住院電子病歷檔案管理體系，為城鄉群眾提供便捷高效優質惠民服務;另一方面，引導醫院建立集文書、科技（包括科研成果、科技論文、醫療設備、基本建設）、會計、病歷、人事等門類檔案為主的綜合智慧檔案體系，充分挖掘這些檔案“大數據”，為醫學技術、醫療服務與管理、醫院文化的提升發展提供寶貴的內涵支撐。此外，通過醫院檔案強化社會化服務，如為保險公司、患病群體、健康人群等提供醫保依據、健康宣教等重要權威信息，對構建良好醫患關系、促進社會和諧具有積極意義。

2.加快“智慧檔案”建設必須注重政府層面頂層設計、統籌協調

“智慧檔案”建設屬于社會建設和社會管理創新的范疇，涉及技術標準的制定、相關法律政策的協調、資金的投入等方方面面，必須由各級政府牽頭，將管理行為統一納入地方信息化建設整體規劃（如部分地區已推出“智慧城市”規劃）之中。否則，任由各部門備行其是，各自建立起來的數據平臺依然因版本不同而不能兼容，形成了大量的檔案信息“煙囪”。而且這種整體規劃切忌一哄而上，必須結合學習貫徹黨的十八大以來習近平同志系列重要講話精神和中央兩辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神，集中相關領域的智庫進行前瞻性研究和可行性論證。

3.加快“智慧檔案”建設必須建立點面結合、統一開放的區域檔案信息管理平臺

條件成熟的地方可率先實踐，邊建設邊完善，后來者要及時吸取試驗者的經驗和教訓。從無錫市醫院管理中心所屬8家市級公立醫院智慧檔案建設情況來看，盡管醫院區域信息化建設起步較早，制定實施的“一網一卡一證、六大體系一個中心”的信息化建設“十二五”專項規劃正在有序推進，但從檔案角度衡量，醫院檔案職能部門與信息業務部門還沒有進入緊密型的協同，沒有深入地把各自目標進行全面有效的對接建設。除病歷檔案外，醫院文書、科技、會計、人事等門類檔案的信息化軟件功能單一、融合性差，而醫院以電子病歷為核心的區域信息化建設中包括的基于電子病歷的醫院信息平臺建設、醫院管理信息系統建設改造（HIS）、院級影像系統建設改造（PACS）、醫院全結構化電子病歷系統升級改造（EMR）、醫院資源計劃管理系統建設（HRP）、心電信息系統（ECG）、便民查詢系統等模塊，加上物聯網項目、醫療數據中心項目、就醫“一卡通”項目等均自成體系，缺乏檔案專業部門的參與。為此，現代化醫院系統構建多部門協同的大智慧檔案建設管理體系顯得極為重要，當務之急是要盡快建立完善統籌管理、點面結合、科學規范、分工明確的區域檔案信息管理平臺。

4.加快“智慧檔案”建設必須強化專業人才隊伍建設

“智慧檔案”建設涉及技術創新、管理創新、制度創新各個層面，要成功建設并良好運行，專業化人才隊伍培養建設不可或缺，尤其要建立專門培訓體系，絕不能把它當作“面子工程”，在實施過程中重硬件投入輕人才教育培養。培訓內容至少應包括：“大數據”時代檔案管理的新理念新知識、信息化建設方面的法規政策、“智慧檔案”建設的典型案例介紹、相關數據平臺管理方面的操作技能、需探索解決的專項難點熱點問題等。培訓對象包括政府和企事業單位從事信息化管理和檔案管理職能部門的主要負責人和業務骨干等。建立科學的培訓機制，將會有效促進我們檔案隊伍樹立強烈的使命感和責任感以及甘于奉獻的職業精神，將會切實增強檔案信息化等服務能力，營造各級對檔案工作統籌思維、協調各方、服務大局、科學發展的良好保障環境。