建設(shè)工程監(jiān)理檔案常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策探討

蘇鈺婷

監(jiān)理資料是建設(shè)工程整體檔案的重要組成部分，在工程建設(shè)、進(jìn)度檢查、質(zhì)量檢查、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)具有不可或缺的作用。文章結(jié)合檔案管理實(shí)踐工作，分析了監(jiān)理檔案管理工作存在的問(wèn)題，并從完善制度、提高意識(shí)和能力、合同管理、確定責(zé)任和范圍、原始資料管理、加強(qiáng)培訓(xùn)等角度對(duì)完善監(jiān)理檔案管理工作的對(duì)策進(jìn)行了探討。

建設(shè)工程;監(jiān)理檔案;問(wèn)題;對(duì)策;管理

0?引言

監(jiān)理資料是建設(shè)工程檔案的重要組成部分，發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備和憑證依據(jù)等作用，能夠真實(shí)有效地反映工程建設(shè)監(jiān)理工作的管理水平，是工程建設(shè)、進(jìn)度檢查、質(zhì)量檢查、驗(yàn)收的重要資料之一。當(dāng)前，建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理還存在制度不完善、意識(shí)不足、歸檔范圍和職責(zé)不清、資料歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，監(jiān)理檔案管理工作還較混亂。本文結(jié)合建設(shè)工程檔案管理實(shí)踐工作，對(duì)建設(shè)工程監(jiān)理資料歸檔管理現(xiàn)狀常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行梳理和分析，提出完善監(jiān)理檔案管理工作的相應(yīng)措施，以期提高監(jiān)理檔案質(zhì)量，確保監(jiān)理檔案完整、準(zhǔn)確和有效，促進(jìn)提升工程監(jiān)理的管理和服務(wù)工作，為建設(shè)單位檔案管理提供有力保障。

1?建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

工程建設(shè)過(guò)程中，監(jiān)理與勘察設(shè)計(jì)、施工等環(huán)節(jié)不一樣，不能夠通過(guò)實(shí)物形式反映成果，而是為建設(shè)單位提供技術(shù)服務(wù)。當(dāng)前，無(wú)論是建設(shè)單位還是監(jiān)理單位，都非常關(guān)注監(jiān)理與工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)工作，監(jiān)理質(zhì)量的體現(xiàn)除了旁站、記錄、簽證、報(bào)告等內(nèi)容以外，監(jiān)理檔案也是衡量監(jiān)理服務(wù)水平的一個(gè)重要指標(biāo)。監(jiān)理檔案如實(shí)、全面地記錄了工程建設(shè)進(jìn)展情況，能夠?yàn)楣こ藤|(zhì)量提供可靠依據(jù)，在監(jiān)理工作考核中發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前，建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題，致使監(jiān)理檔案存在一些質(zhì)量瑕疵。

1.1?監(jiān)理檔案管理制度不完善

在制度規(guī)范方面，監(jiān)理單位一般只是在監(jiān)理工作內(nèi)容中對(duì)檔案管理點(diǎn)到為止，忽視建立完善、詳細(xì)可操作的監(jiān)理檔案管理制度。這主要體現(xiàn)在未制定檔案工作細(xì)則，未設(shè)置檔案專職崗位。由于沒(méi)有完善的制度可執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理工作人員在工作中操作不規(guī)范，同時(shí)在監(jiān)理檔案資源的使用上也存在一定的隨意性，以致監(jiān)理檔案在形成、收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)上無(wú)章可循，使監(jiān)理檔案管理工作不夠規(guī)范[1]。

1.2?檔案工作人員意識(shí)和能力不強(qiáng)

監(jiān)理單位及項(xiàng)目監(jiān)理部檔案工作人員一般由文職人員兼職，他們沒(méi)有專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，也鮮有機(jī)會(huì)參加檔案管理培訓(xùn)，對(duì)監(jiān)理檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理意識(shí)淡薄，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，缺乏工作責(zé)任心，檔案工作能力也不足。兼職人員一般都是收發(fā)登記資料文件，簡(jiǎn)單造冊(cè)，未能嚴(yán)格按照科技檔案歸檔要求對(duì)資料進(jìn)行整理、歸檔。值得注意的是，他們常忽視監(jiān)理檔案的原始憑證，不重視原始資料的收集、整理和歸檔，使得檔案不完整。

1.3?監(jiān)理檔案歸檔范圍與責(zé)任不清

監(jiān)理檔案與項(xiàng)目建設(shè)單位檔案、勘察設(shè)計(jì)檔案、工程施工檔案有著密切關(guān)系，它們之間相互交叉、互相印證、相互關(guān)聯(lián)、互為補(bǔ)充。特別是工程變更、簽證等資料，各參建單位均需審批和存檔，各自都需要?dú)w檔。由于監(jiān)理檔案歸檔責(zé)任不清，在有關(guān)資料移交時(shí)，因需移交的資料范圍不明確，監(jiān)理單位所提交的檔案有部分資料就會(huì)重復(fù)。

1.4?監(jiān)理原始資料歸檔不及時(shí)、散失嚴(yán)重

因工程建設(shè)周期長(zhǎng)，監(jiān)理檔案工作人員由于流動(dòng)變化或檔案意識(shí)教育不足，在工作交接方面不夠嚴(yán)謹(jǐn)，監(jiān)理原始資料沒(méi)有進(jìn)行交接或者交接不到位以及監(jiān)理資料歸檔不及時(shí)，加之原始資料存在缺失現(xiàn)象，造成原始資料到處散落、損壞甚至丟失等問(wèn)題，使得工程監(jiān)理檔案不夠齊全，對(duì)建立、提供工程監(jiān)理檔案造成嚴(yán)重影響[2]。

2?完善監(jiān)理檔案管理的措施

2.1?完善監(jiān)理檔案制度，確保工作有章可循

制度是基石，也是要求。要使監(jiān)理檔案管理工作更上一層樓，監(jiān)理單位必須在制度方面加以完善，要依據(jù)檔案法、建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范、電子文件歸檔與管理規(guī)范等文件要求制定詳細(xì)的監(jiān)理檔案管理工作細(xì)則，明確設(shè)置專職檔案管理崗位，確定歸檔范圍、歸檔技術(shù)要求、驗(yàn)收與移交規(guī)定以及保管期限、檔案應(yīng)用等[3]。其中歸檔范圍包括在監(jiān)理過(guò)程中形成的有利用價(jià)值的文字材料、圖紙、聲像等，技術(shù)要求按照科技檔案有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保管期限分為永久、30年和10年。檔案應(yīng)用方面規(guī)定借還登記、借用周期、損壞遺失處置等措施。檔案工作者按照監(jiān)理檔案制度落實(shí)資料收集、整理和歸檔等工作，進(jìn)行分門別類，立卷編目，確保監(jiān)理檔案管理工作按制度落到實(shí)處。

2.2?重視監(jiān)理檔案工作，提升檔案人員意識(shí)

監(jiān)理單位要充分意識(shí)到監(jiān)理檔案管理工作的重要性。項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)工時(shí)，應(yīng)成立以項(xiàng)目總監(jiān)為責(zé)任人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)置專職監(jiān)理檔案員，聘請(qǐng)檔案專業(yè)人員對(duì)監(jiān)理檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。制定監(jiān)理檔案工作計(jì)劃，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中不斷鞏固、完善、發(fā)展和提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。重視日常檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，從收發(fā)文件著手，做好分類存放，不遺漏、不重復(fù)、不丟失。將檔案工作納入工作責(zé)任制，與其他工作同部署、同考核、同獎(jiǎng)罰，切實(shí)解決檔案工作中所必須的人力、物力、財(cái)力等實(shí)際問(wèn)題。做到在思想上引起高度重視，在行動(dòng)上由被動(dòng)變成主動(dòng)，由應(yīng)付了事變?yōu)槌Ｒ?guī)工作，確保監(jiān)理檔案工作順利開(kāi)展。

2.3?完善監(jiān)理合同，做好監(jiān)理檔案管理工作

在監(jiān)理服務(wù)招標(biāo)過(guò)程中，建設(shè)單位應(yīng)將監(jiān)理檔案管理工作要求納入招標(biāo)文件和工程建設(shè)監(jiān)理合同中，明確監(jiān)理檔案的整理、質(zhì)量、移交要求，按照監(jiān)理單位投標(biāo)文件承諾審核監(jiān)理單位派駐進(jìn)場(chǎng)監(jiān)理人員的資質(zhì)。要求項(xiàng)目監(jiān)理部必須配置專職檔案員，制定檔案管理的獎(jiǎng)懲考核辦法，激勵(lì)監(jiān)理單位重視監(jiān)理過(guò)程檔案的收集、整理與歸檔工作。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，采取定期或不定期的方式對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部的檔案進(jìn)行抽檢，查找問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)，為建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收鋪平道路，并提供強(qiáng)有力的檔案支撐性文件。

2.4?落實(shí)歸檔主體責(zé)任，明確監(jiān)理檔案范圍

項(xiàng)目總監(jiān)要提高認(rèn)識(shí)，督促監(jiān)理工程師主動(dòng)參與原始檔案建成，規(guī)范監(jiān)理和檔案工作，并采取“誰(shuí)監(jiān)理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的措施，將監(jiān)理工程師在監(jiān)理文件上的收集、整理等職責(zé)確定下來(lái)。在分項(xiàng)、分部工程完成驗(yàn)收工作后，監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)向檔案員移交各項(xiàng)監(jiān)理原始檔案，便于其及時(shí)驗(yàn)收與存檔，建立相關(guān)檔案臺(tái)賬。檔案員應(yīng)及時(shí)與建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào)，盡快明確所需提交的詳細(xì)資料清單，根據(jù)項(xiàng)目明確監(jiān)理單位所需保存的檔案范圍，使監(jiān)理檔案保持系統(tǒng)性和完整性，對(duì)歸檔材料進(jìn)行有針對(duì)性的整理與組卷歸檔。在整理監(jiān)理檔案的過(guò)程中，應(yīng)該確保各項(xiàng)材料內(nèi)容的真實(shí)性與完備性，杜絕弄虛作假，對(duì)于存在的錯(cuò)誤要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并及時(shí)糾正與補(bǔ)充。

2.5?及時(shí)處理原始資料，形成監(jiān)理檔案素材

監(jiān)理單位應(yīng)從制度上明確項(xiàng)目總監(jiān)、監(jiān)理工程師在建立原始資料方面的職責(zé)與義務(wù)。項(xiàng)目監(jiān)理部在工程建設(shè)過(guò)程落實(shí)監(jiān)理工作的同時(shí)，項(xiàng)目總監(jiān)和監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)對(duì)監(jiān)理工作情況建立紙質(zhì)、電子文件，包括旁站記錄、施工面貌聲像、設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理年報(bào)、監(jiān)理總結(jié)、單項(xiàng)驗(yàn)收、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等資料，形成監(jiān)理原始資料和檔案素材[4]。原始資料內(nèi)容應(yīng)該客觀、真實(shí)、完整，以備移交給檔案員，由其按照制度和規(guī)范規(guī)程要求進(jìn)行分類整理，造冊(cè)歸檔。

2.6?加強(qiáng)人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理能力

（1）檔案管理員和監(jiān)理人員到崗后，應(yīng)組織員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案法、檔案管理規(guī)程規(guī)范、管理制度、公司制度、監(jiān)理資料等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，了解崗位職責(zé)，明確工作任務(wù)和目標(biāo)，加深崗位職責(zé)認(rèn)知，倡導(dǎo)監(jiān)理團(tuán)隊(duì)合作與協(xié)作精神，共同創(chuàng)建優(yōu)秀工程監(jiān)理成果。（2）監(jiān)理單位應(yīng)做好檔案管理培訓(xùn)年度計(jì)劃，安排檔案員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)班，進(jìn)一步鞏固檔案收集、整理和歸檔等管理工作。（3）向檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，認(rèn)真交流，積極吸取有效經(jīng)驗(yàn)，精通檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，熟練掌握立卷、整理方法，在實(shí)踐工作過(guò)程中少走彎路，進(jìn)一步提升自身檔案管理能力[5]。

2.7?加強(qiáng)原始資料核查，提高監(jiān)理檔案質(zhì)量

為編制完整、準(zhǔn)確的工程監(jiān)理檔案，監(jiān)理檔案人員除了要有檔案管理意識(shí)和責(zé)任外，還必須深入實(shí)際，服務(wù)于整個(gè)工作過(guò)程，制定歸檔計(jì)劃，及時(shí)跟進(jìn)，主動(dòng)了解文件流轉(zhuǎn)情況，確保文件不滯留在個(gè)人手中。結(jié)合工程實(shí)踐中文件整理的經(jīng)驗(yàn)，檔案資料應(yīng)按分部分項(xiàng)工程編目進(jìn)行劃分和管理，監(jiān)理單位的信息應(yīng)當(dāng)與建設(shè)單位的信息編號(hào)相對(duì)應(yīng)。監(jiān)理單位在實(shí)施監(jiān)管服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)制定統(tǒng)一資料格式，及時(shí)填報(bào)資料，檢查數(shù)據(jù)是否完整，抽檢記錄和審批簽字是否填寫完備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)并跟蹤完善情況，采取有效的糾正措施予以補(bǔ)救，從而提高監(jiān)理原始資料的質(zhì)量，為工程質(zhì)量檢查、驗(yàn)收提供客觀真實(shí)的材料[6]。

3?結(jié)語(yǔ)

在建設(shè)工程監(jiān)理活動(dòng)中，會(huì)形成大量的工程監(jiān)理原始資料，這些資料不僅具有極高的保存與利用價(jià)值，還能還原工程建設(shè)過(guò)程，為建設(shè)工程竣工驗(yàn)收與運(yùn)營(yíng)維護(hù)提供基礎(chǔ)資料，而這些資料只有在得到系統(tǒng)的整理和歸檔后，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。鑒于當(dāng)前建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作還不夠充分，為更好地完善監(jiān)理檔案管理工作，監(jiān)理單位要進(jìn)一步提高意識(shí)，建立健全規(guī)章制度，不斷探索并提出行之有效的檔案管理舉措，提升建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理質(zhì)量，真正為建設(shè)工程提供更好的服務(wù)。

[1]劉保瑞.對(duì)監(jiān)理檔案管理的一點(diǎn)思考[J].山東檔案，2018（2）：38-39.

[2]曹映雪.交通工程監(jiān)理資料管理的創(chuàng)新思考[J].中國(guó)公路，2019（5）：110-111.

[3]GB/T 50328-2014，建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[S].

[4]趙新宇.監(jiān)理單位履行信息化建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理職責(zé)的機(jī)制和方法研究[J].云南檔案，2018（7）：59-62.

[5]史立軍.檔案人員在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的“掌”與“控”[J].蘭臺(tái)世界，2018（A1）：25-26.

[6]王瑞波.建設(shè)工程監(jiān)理的現(xiàn)狀分析及規(guī)范化研究[D].鄭州：鄭州大學(xué)，2013.