探討醫院人事檔案信息化管理

摘 要：信息化技術的發展，各行業將網絡技術引入到管理工作中，能夠有效提升管理工作效率。目前傳統醫院人事檔案管理工作已經無法適應當前發展需求，因此要加強醫院人事檔案信息化管理建設，提升人事檔案管理工作質量和水平。本文通過對醫院傳統人事檔案管理模式存在的問題進行分析，探究醫院人事檔案管理信息化管理的優化路徑，并對具體可行性實施策略進行論述。進而實現醫院人事檔案管理工作的科學性和時效性發展的研究目的。

關鍵詞：醫院;人事檔案;信息化管理

目前我國醫療事業發展迅速，醫院人事檔案管理工作是對醫院全體員工個人經歷和工作實踐記錄，也是醫院每位工作人員工作業績和業務能力的反映，是醫院重要的信息資源。醫院作為服務機構，建立時間越長檔案信息就會越多，人事檔案管理工作中出現的問題也日益突出，因此要對人事檔案管理工作進行改革，重視人事檔案信息化管理實施，通過在管理工作中合理運用網絡技術，不僅能保障檔案準確性和科學性，還能提升檔案管理工作效率，方便查閱人員查閱檔案和歸檔，提高檔案使用效率。所以電子信息化人事檔案管理改革必不可免，符合社會經濟發展和醫院可持續發展要求。

一、醫院傳統人事檔案管理模式存在的問題

1.人事檔案管理模式和手段相對落后

由于部分醫院現代化設備建設不完善，目前我國大部分醫院人事檔案管理工作，仍然采用傳統的管理模式，檔案管理工作側重記錄和描述靜態資料，工作效率較低，無法適應現代人事檔案管理發展需求。傳統人事檔案管理模式，沒有設立專門的人事檔案存放室，檔案存放缺少保密性，對檔案的保存安全性存在一定威脅。傳統人事檔案管理工作人員，缺少專業管理工作培訓，對人事檔案管理的重要性認識不足。由于檔案管理工作強度大，檔案查詢和歸檔工作缺少科學性，大部分由工作人員手動檢索。一方面對于檔案會造成一定程度的損壞，另一方面查閱后要對檔案進行頁碼核對，使人事檔案管理工作效率較低，管理工作缺乏規范性。傳統人事檔案管理模式，造成了醫院人力與物力的浪費，加重了檔案管理工作人員的負擔，同時，隨著醫院不斷發展，每天都會生成較多的檔案信息，由于人事檔案管理手段落后，檔案信息更新會存在速度延緩的問題，導致出現無法及時查詢使用檔案信息，降低了人事檔案的使用效率。綜上所述，傳統人事檔案管理模式制約著醫院人事檔案管理工作發展，使檔案管理工作效率很難得到提升。

2.人事檔案管理人員業務水平較低

人事檔案管理工作記錄著醫院不同時期不同階段工作經歷，反映了個人經歷、社會關系以及家庭情況。人事檔案工作是一項專業性和機密性很強的工作，需要專業人員進行管理和存放。檔案管理人員業務水平影響著醫院人事檔案管理的質量，但是由于醫院人事管理人員編制不足，檔案管理工作內容繁雜，工作量較大，部分醫院存在非專業人員或兼職人員負責管理，使檔案管理人員變動較大，對檔案工作投入精力不足，使管理工作容易出現應付的現象，影響了檔案管理質量。由于人事檔案管理缺乏專業管理人員，使人事檔案資料不能較好的統計與整理，加上管理部門相關設備不夠完善，在進行檔案資料收集過程中，缺少資料鑒定，導致人事檔案資料缺少真實性。與此同時，部分檔案管理人員缺乏信息應用能力，對現代化管理技術手段了解不足，制約了檔案管理工作創新和發展。在人事檔案管理工作中，醫院管理層領導對于檔案管理工作存在誤區，認為檔案管理就是保存檔案，忽視檔案管理工作重要性，使檔案管理人員問題得不到有效解決，導致了醫院人事檔案管理人員專業水平和業務能力較低。

3.人事檔案管理安全得不到保障

傳統人事檔案管理工作，較多采用人為手動管理，在管理工作過程中，容易出現檔案內容造假現象，使檔案管理安全得不到保障。由于管理人員對于檔案管理工作重視不足，傳統管理工作模式缺少專業設備和技術，使人事檔案收集缺乏準確性和完整性。在工作中管理工作人員整理能力不足，查詢人員能夠對檔案進行涂改或者銷毀，使檔案資料出現大量虛假信息，在檔案使用過程中，容易出現檔案失真的現象，檔案管理人員對于查詢人員對檔案做出的不良行為，很難做到有效防止，降低了檔案管理工作的有效性。除此之外，傳統人事檔案管理工作模式，對檔案資料缺少備份，如果出現人事檔案銷毀現象，無從恢復和查詢，無法保障醫院人事檔案的安全性。

二、醫院人事檔案信息化管理優化路徑

1.構建完善醫院人事檔案信息化系統

管理人員要想改善傳統人事檔案管理工作中出現的問題，在分析醫院管理工作實際情況的基礎上，推動人事檔案信息化發展，提升信息化技術利用率，建立完善的醫院人事檔案管理系統，從而達到提升檔案管理工作效率的目的。由于醫院管理工作影響因素主要來源于醫院內部，所以首先要提升人事檔案管理者的重視程度，認識到檔案管理的重要性和必要性，轉變以往工作理念，提升服務意識，增強工作人員的積極性。在信息化背景下，人事檔案管理工作信息化發展已經成為主要發展方向，要想實現信息化管理目標，要對傳統管理模式進行創新，從而提升檔案管理工作有效性和科學性。首先要建立完善的信息化管理系統，該系統要將檔案室進行獨立，通過計算機進行內部聯系，檔案室要有防干擾設備，延長信息設備的運用壽命。其次設立科學的人事管理軟件系統，將人事檔案資料與信息進行分類管理，方便檔案收集與檔案歸檔工作，實現醫院工作人員對人事檔案信息的計算機檢索，保障醫院人員聘用和職位晉升等方面的公正性。最后建立醫院人事檔案信息數據庫，對全院員工姓名、出生年月、學歷、職務、工作簡歷、年度考核等完整信息資料進行存儲，將復雜的檔案資料通過計算機系統轉化為簡潔明了的數字表，為醫院人員發展與變動提供可靠的依據，充分發揮出人事檔案信息化系統的優勢。

2.建立專業信息化管理，提升服務水平

醫院人事檔案實現信息化管理，醫院在招收檔案管理工作人員時，要重視錄用人員信息化技術水平，不僅能招收計算機應用人員，還能提升醫院信息化服務水平。醫院對于管理人員可以進行劃分，內部形成互幫互助工作形態，計算機應用人才對其他員工傳授信息化管理技術，使管理工作人員能逐步掌握信息化管理內容，提升管理工作效率。

除此之外，醫院應對管理人員進行科學的信息化技術培訓，讓管理工作者熟練掌握管理理論和信息化技術，提升工作人員的計算機能力，培養人事檔案管理工作者良好的信息錄入習慣，保障檔案管理工作的真實性和科學性。同時，醫院要加強對人事檔案管理工作者的監督，提高檔案管理人員工作責任心，保障系統能及時進行維護和更新，對檔案進行及時的補充，保證檔案的時效性。除此之外，醫院可以引進優秀管理人才，提供豐厚的薪酬。讓優秀人才在崗位上能充分發揮自身價值，形成帶頭作用，進而增強檔案管理工作質量。

3.完善醫院人事檔案信息系統安全防范制度

由于信息化檔案容易受到環境影響，所以必須建立完善的人事檔案安全防范制度。相對于傳統檔案保存，信息化環境下電子文件保存更加重要，電子文件破壞和修改不留痕跡，從而無法確定檔案的真實性。所以醫院要重視電子文件保存，建立相關使用閱讀規章制度，只有通過領導審批才能閱讀，提升信息化檔案管理安全意識。還要做好網絡防護工作，定期進行數據防毒殺毒工作，防止病毒或黑客入侵網絡。禁止對有人事檔案資料的計算機進行聯網，對電子檔案進行定期維護和檢測，檢測一年進行兩次，采取抽樣方式進行。同時，對檔案資料進行備份，電子檔案備份應兩年進行一次，進行多重備份，以防數據損壞和丟失。對于重要檔案信息應進行加密，對已經處理好的檔案進行已讀格式設置，防止人為串改，全面提升人事檔案信息系統安全性。

三、結語

綜上所述，由于傳統人事檔案管理工作存在信息更新緩慢和管理手段落后的問題，檔案資料安全性很難保障，阻礙管理人員順利開展工作，對醫院發展容易產生不利影響。因此，要對醫院人事檔案管理工作進行信息化改革，轉變管理模式和管理方法，建立專業信息化管理模式，達到提升服務水平的目的。除此之外，還要建立健全信息化管理制度，增強檔案信息的保密性，提升工作人員操作的規范性。保障人事檔案管理資源利用率和檔案信息安全性，充分發揮出信息化技術管理的優勢和作用，促進醫院現代化發展，實現醫院人事檔案信息化管理目標。

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作者簡介：劉彤（1976-），女，漢族，山西絳縣人，山西大同大學附屬醫院，助理館員職稱，人事科人事檔案管理工作，本科學歷，研究方向：主要從事醫院人事檔案管理。