醫學院學籍檔案管理工作的改進

王晨

摘 要：本文真實記錄了醫學院學籍檔案管理的各項工作重點和細節，從適應新形勢的制度完善到檔案管理人員的業務素質提高，都要符合現代醫學教育的改革、符合就業需要的變化;爭取實現醫學生學籍檔案管理的科學化、信息化、規范化。

關鍵詞：醫學院校;學籍檔案;制度保障

高等學校的學生學籍檔案管理是一項十分重要而嚴謹的工作，涉及到學校和院系的各個部門，并且影響到學生的就業和未來的工作。醫學院的檔案管理工作又有它自身的特點和需要改進的地方。綜合大學里的醫學院或者專門的醫學院校近年來都存在著學制的改革，從過去的五年制本科生為主伴有少量七年制研究生到現在的五加三碩士、八年制博士、三年制科學碩士、三年制專業碩士等各種學制的學生。為了配合醫學院校或院系的改革，檔案管理部門應該積極學習和掌握新的辦學政策，給不同學制的學生整理材料和分類歸檔。本文將探討醫學院的檔案管理部門應該從哪些方面改進工作以適應新時代下醫學生和就業單位的需要。

一、醫學院校/系的領導對檔案工作要足夠重視，提供制度保障

1.重視醫學生的檔案管理工作

隨著醫學教育改革的快速發展，醫學院校/系學籍檔案存在的諸多問題就逐漸暴露出來。為了提高醫學生學籍檔案管理的效率、避免檔案信息誤差對學生畢業后工作的影響，醫學院應重視學生學籍檔案管理工作的改革與進步。院系領導應重視學籍檔案管理工作，從檔案存儲、整理的房間和設備到參與檔案管理的人員都予以積極支持，將醫學生學籍檔案管理工作作為一項長期、基本的工作來執行。學籍檔案的完善不僅有利于學生就業，同時醫學院也可以從中提煉出一些規律性的素材反饋給決策部門有助于領導的管理工作。

2.統籌安排，增強各部門檔案意識

醫學生的檔案材料內容繁多、由各個不同的部門準備，從入學體檢部門到教學、科研、實踐、思政等各個相關部門的工作人員都要有強烈的檔案意識，如果檔案觀念淡泊、忘記把不同年級或不同學期學生的相應材料打印或復印交給檔案管理部門的工作人員，那么醫學生的學籍檔案中就會缺少材料。由于醫學生的學習分為在學校的部分和在醫院的部分，所以這些部門除了醫學院自身的招生部門、教務部門、年級輔導員，還包括學生實習的教學醫院、附屬醫院的分管教學的部門。這些不同單位的積極配合都需要醫學院領導的督促與重視，制度上規范、經濟上支持，使每一個規定部門在規定時間內必須把檔案內所需的材料準備好交給檔案管理員。

3.建立完整的檔案管理制度

由于每個學期的不同時間會產生不同的檔案內容，比如成績單、學籍卡、實習輪轉手冊、黨員材料等等，而各個部門又有各自的管理系統，有時會忽視檔案保存這一方面或者沒有按學號排序等等。各個附屬教學醫院的實習輪轉制度又不同，有的同學實習結束后就交給醫院而沒有復印一份給學籍檔案管理人員保存進檔案。另外，由于近年來學制的改革，使一些學生在整個八年或九年的學習期間有三個學號，本科階段學號、碩士階段學號、博士階段學號，期間還會更換班級和輔導員，這些問題都可能導致檔案管理工作出現混亂，所以需要醫學院要制定一套完整的檔案管理規章制度，明確歸檔內容與歸檔時間，明確責任與獎懲，做到有章可循、有據可依;要有專門的分管領導組織各部門定期開會或電話溝通，隨時補齊缺失的材料。

二、檔案管理隊伍要與時俱進、提高業務能力

1.檔案的收集與整理

檔案管理員不僅要具備良好的道德素養維護檔案的安全，更應該及時了解學院的各項教學改革內容、熟悉相關的計算機軟件使用，不斷提高收集檔案、整理的檔案的能力。具體來說，要根據醫學生的各階段學習內容制作一個工作流程圖，把每一年不同的月份里所要收集的不同年級的不同內容的材料寫出來，標注好由哪個部門提供，必要時去督促該部門提供完整的材料。不同年級的檔案袋要按學號有序擺放，貼上醒目的標簽便于查找;對于本科升碩士或碩士升博士的同學要及時在檔案袋上更換新的學號，如果長學制博士與三年制博士混合成班級還需要重新排序。

2.檔案的審核與調取

每年六月份畢業轉檔時工作量大，往往會有醫學院各行政部門的工作人員參與幫助審核與封檔，但是這種突擊幫忙的做法非常容易造成檔案內容的漏放或錯亂。因為幾百份檔案在短短幾天內放入各種材料還要逐項審核并蓋章， 非常容易出錯。所以檔案管理員要加強責任心、提高業務能力，該項工作應該以檔案管理員為中心按照檔案管理員的布置井然有序地完成。一個班級的檔案全部整理好封好再整理另一個班級，所缺的材料要匯總到檔案管理員那里備案。對于遲畢業或晚報道的同學，檔案管理員必須見到報到證或者調檔函才能調取檔案。為了保障學生學籍檔案管理質量，有條件的學校可以建立學生檔案電子平臺，除了檔案袋里的紙質材料以外，電子平臺還可以保存每位研究生的導師姓名、所發表的論文、綜述、個案、專利等信息，這樣需要了解或總結醫學院的辦學成效時只要登錄電子平臺即可找到所需信息，同時也有助于就業單位充分了解應聘學生的各項工作能力。

3.檔案的寄送與存檔

學生學籍檔案管理中，學生畢業后的檔案寄送并保存電子版信息工作是檔案管理中的一個重點。檔案管理工作者應重視學生就業后的檔案寄送工作，保障學生學籍檔案的安全和完整地寄送至對方檔案接受部門。首先，檔案管理員要與資質可靠的郵政快遞部門簽訂合同，寫清楚雙方的責任與義務。每一份檔案寄出都有兩份存根，一份在檔案管理員那里，一份在快遞員那里;同時檔案管理員電腦里要備份每位同學的檔案去向地址，有助于以后查詢。另外，檔案管理員要有充分的責任心，對寄出的檔案缺少什么材料都要做記錄，不要認為檔案寄走就不管了。比如有的同學畢業時文章還沒有發表、還沒有申請學位，所以檔案里就沒有學位申請書;但該同學已經找到工作單位并且有報到證或調檔函，那么檔案寄走以后過幾個月甚至幾年還要把學位申請書補寄過去放入他所在單位的檔案里。

三、建立用人單位了解畢業生所需的信息數據庫

1.建立數據庫的優點和可行性

學籍檔案關系到醫學生的升學以及就業等工作，傳統的學籍檔案管理模式都是紙質檔案袋保存紙質文件放在檔案室里，檔案袋封面寫的學號是檔案管理員查找檔案的主要方式。這樣的方式使得學生學籍檔案管理工作量大，對于一些改革后復雜長學制的學生或未能順利畢業并就業的學生來說極易出現錯誤;更重要的是查詢與統計比較麻煩，不利于用人單位快速找到自己需要的人才。隨著計算機技術的迅速發展，檔案的數字化管理已被一些高校應用，學生學籍檔案管理數字化的優勢也逐漸顯現出來。通過計算機軟件系統的使用能夠實現學籍檔案的快速查詢，并且可根據學生個體的特殊情況予以補充檔案信息，完善一些學生的優點和特點。計算機技術已經普及到學校的各個部門，所以檔案管理部門的數據庫建立也有較大的可行性，比如教務系統的軟件平臺已經十分完善，紙質版的成績單和學籍卡也是在教務平臺上輸入學號后打印出來的。所以檔案袋里的很多材料都是有電子版可尋的，有些必須手填的材料比如畢業生登記表、學位申請書可以掃描后輸入信息數據庫。

2.醫學生信息數據庫特點

在這里醫學生的學籍檔案又有自己的特點，因為長學制的醫學生和三年制的醫學生都存在不同的年份選導師然后發表論文或綜述、個案、專利等不同的具體情況。傳統紙質版的檔案往往沒有醫學生選導師換導師、發表論文情況、獲得證書情況等信息。有的同學在畢業時論文還沒有完全發表，有的同學又十分優秀、已經發表影響因子較高的SCI論文，有的同學畢業之前已經通過國家考試獲得執業醫師資格證或規培證，但傳統檔案里沒有這些內容，不能突出檔案的個性化。建立信息數據庫以后各個班級的輔導員應該及時把班上同學的選導師情況、發表論文情況和執業醫師資格證書等情況及時發給檔案管理員輸入數據庫，這樣在醫學生沒有找到滿意的單位之前，醫學院可以給用人單位提供學生的學術材料，實現學校與社會的銜接。

3.需要注意的問題

建立學籍檔案的信息數據庫需要注意的首要問題就是制定并嚴格遵守學籍檔案的信息安全條例，實現符合科學和倫理的數字化學籍檔案管理。數據庫所用電腦必須專門配備，電腦不可用于其他用途，至少由兩人共同掌握密碼、同時開機和關機，定期維護計算機的軟硬件安全。調檔人不僅要出示調檔函或者報到證，還需要出示本人身份證，如果是請人代辦還需要有代辦人的身份證復印件以及本人簽字的委托書留存。總之，檔案管理不管是紙質的還是電子的都需要十分謹慎認真地對待，確保手續齊全、程序合理合法。

四、結語

現階段醫學生學籍檔案管理中普遍存在著管理觀念落后、職責范圍混亂、檔案內容不豐富等問題，因此我們必須要建立健全規范的管理制度、提高學籍檔案管理人員素質、建立網絡化的檔案管理等解決對策。學籍檔案管理工作是一項繁瑣又細致的業務管理工作，把這項工作做好不僅需要責任心更需要博覽萬象的科學和人文知識，還應有較強的的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力。醫學院校和附屬醫院共同關注醫學生的檔案管理，加上檔案管理人員的綜合素質提高，最終會實現醫學生檔案質量的提高、社會效益的充分實現。

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