統籌規劃 協調推進 浦口檔案信息化建設邁上新高地

江雪晴

近年來，南京市浦口區按照創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，以深化數字檔案資源開發利用和服務民生為導向，以保障數字檔案資源的安全保存和有效利用為重點，以整合數字檔案資源為核心，大力推進檔案信息化建設，豐富數字檔案資源。依托政務信息網絡，運用數字技術，建立數字檔案資源跨區域共享，加強并完善檔案信息安全管理機制，加快推動檔案資源“存量數字化、增量電子化”進程，形成檔案信息資源豐富、管理有效、利用便捷的現代檔案管理體系，檔案信息化覆蓋全區。

一、夯實基礎，優化檔案信息化發展環境

依托浦口區信息基礎環境，建設滿足檔案信息化需求的網絡設備、應用軟件、基礎硬件、安全設施、終端及輔助設備等一系列現代化基礎設施。浦口區數字檔案館機房按照國家電子信息系統機房B級標準建設，面積80平方米，并建立單獨的中心機房，內部放置檔案館資源總庫系統。配備服務器、磁盤陣列、交換機、網絡存儲、藍光光盤庫、防火墻、安全審計、漏洞掃描、入侵檢測等設備，搭建了超融合系統平臺。機房安裝電子門禁和視頻監控設施安防系統、氣體滅火消防系統、自動控制溫濕度的專用精密空調設備，機房采用雙路供電并配備不間斷電源，確保數字檔案館系統不間斷運行和數據安全保管。

搭建全區統一的數字檔案管理平臺，管理平臺分兩個部分：一是基于局域網的檔案館館藏資源管理系統，開展數字檔案的收、管、存、用等各項業務，局域網與互聯網、政務網物理隔離，采用離線方式進行數據交換；二是基于政務網的館室一體化檔案管理系統，供全區各立檔單位使用，對電子文件產生、整理、歸檔、存儲、利用、移交進館進行網絡化、集成化管理，數字檔案系統與電子政務辦公系統無縫對接，檔案館在政務網上開展電子檔案接收、在線監督指導和共享利用等業務，實現全區數字檔案的集中管理和科學利用。

二、統籌規劃，推進數字檔案資源建設

檔案信息化的基礎工作就是檔案資源的數字化。按照檔案資源“存量數字化、增量電子化”的要求，推動檔案館（室）由傳統管理模式向現代管理方式轉變。一方面，積極開展檔案館（室）紙質檔案的數字化。2000年起，按照“利用優先、分步實施”的原則，首先開展檔案館目錄數據庫的建設，共建立各類目錄170余萬條，其中涉及民生的各類專題目錄70余萬條。2007年開始對館藏珍貴檔案和利用率相對較高的檔案進行全文數字化，并逐年全面推進，至2017年完成館藏全部非涉密紙質檔案的數字化，數字化量近500萬頁。為確保檔案數據的規范性、準確性和完整性，2017年至2019年，對館內電子檔案數據開展全面校核，目錄及全文數據比照實體檔案進行逐條、逐頁檢查。在積極推進館藏檔案數字化的同時，以全區各進館單位為對象，分步開展檔案目錄數據庫及全文數據庫建設。從2012年起，區財政逐年撥付專項經費，由浦口區檔案局統一安排，采用服務外包的方式，對列入檔案館接收范圍的各室藏檔案進行數字化，完成到期進館檔案實體、目錄數據、全文數據同步移交，實現存量檔案數字化。另一方面，積極推進電子文件歸檔和電子檔案移交與接收工作，推進文檔一體化、館室一體化建設，接入政務網的單位通過文檔一體化系統開展電子文件的在線歸檔，通過館室一體化系統進行到期電子檔案的在線移交，實現增量檔案電子化。

三、拓展渠道，創新檔案信息資源利用方式

檔案數字資源開發和利用是檔案信息化的出發點和最終歸宿。近年來，浦口區以服務民生為目標，大力推進民生檔案資源的整合。針對檔案利用需求的不同，建立了招工、任免、婚姻、獨生子女、知青、退伍等17個專題目錄數據庫，為社會各界查閱檔案提供了極大的便利。為加快推進便民惠民的檔案服務體系建設，進一步提升檔案資源的開發利用能力，利用先進的信息技術手段，建立區檔案資源共享平臺，將檔案信息資源整合起來，實現檔案資源社會共享。升級數字檔案管理系統，開發了檔案遠程利用模塊，在全區5個街道、部分社區及民政婚姻登記窗口設立了檔案遠程查閱服務點，將檔案館民生檔案數字資源與服務點共享，滿足人民群眾就近查檔的需要。連通省、市民生檔案異地查閱服務平臺，通過“跨館出證”，實現在本區即可查閱市內招工、知青、婚姻等民生檔案信息，查閱省內婚姻檔案信息，為廣大民眾提供了方便快捷的服務，大大提升了檔案公共服務能力。

四、多措并舉，強化檔案信息安全體系建設

浦口區一以貫之將檔案安全管理工作作為重中之重，緊抓不懈，筑牢安全防線。一是筑牢安全意識。通過人防、物防、技防等措施，確保檔案安全不出任何問題；同時通過檢查、指導、考核等方式，做好全區各部門各單位的檔案安全監督工作。二是加強制度建設。健全信息安全管理規范，建立信息安全責任制度，加強日常信息安全管理，組織實施應急處置演練，確保檔案信息系統的日常安全運維；加強對數字化外包服務安全和數字檔案利用服務的監管力度；加強電子文件歸檔、電子檔案移交的安全管理，消除數據流轉中的安全隱患。三是完善安防措施。檔案館庫房、機房引進了智能化環境監控系統，通過統一監控管理平臺達到對溫濕度監控、視頻監控、防盜報警、防火報警等多種數據的監測。采用統一的基礎設施管理平臺，實現對機房所有設施設備的運行狀態和各項運行數據的監測。同時建立了數據安全監控系統，建立檔案數據動態備份安全體系，實現電子檔案數據的實時檢測、實時預警、實時保全、實時修復，確保電子檔案數據的長久安全保存。四是落實備份機制。數據長期安全保存采用磁盤陣列、藍光光盤庫、移動硬盤等存儲介質進行三套異質備份，其中一套備份用于異地存儲，分別與省、市檔案館一起將湖南省檔案館和哈爾濱市檔案館作為異地備份基地，按照規定開展定期備份工作，檔案館數據在哈爾濱市檔案館進行異地備份，檔案室數據在湖南長沙市檔案館進行異地備份。多重保護機制，進一步提升了檔案信息資源安全保管和利用水平。

檔案管理日益信息化與智能化，推動著檔案信息化的深入發展。浦口區檔案信息化工作將緊跟時代，以新理念、新思維、新視角、新舉措把握和推動檔案信息化工作邁上新臺階，以創新、協調、綠色、開放、共享發展理念，實現檔案信息化工作的最大價值。