淺析新時期檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用

摘 要：近年來，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理越來越受歡迎。檔案的數(shù)字化管理具有諸多優(yōu)勢，如提高經(jīng)濟效率，提高辦公效率，加強對原始文件的保護。本文分析了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，探討了新時期檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，分析了做好檔案保管問題，并提出了相應(yīng)的措施。作為文檔管理的一種創(chuàng)新，數(shù)字文件管理已成為文檔現(xiàn)代化的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新型管理;檔案數(shù)字化

一、前言

檔案信息是一份豐富而有價值的歷史文獻。它的記錄載體有各種表達方式，例如文本表圖像，它記錄有關(guān)組織，個人的學習，生活和工作的有價值的信息。在新時代，計算機技術(shù)的發(fā)展也導致了電子檔案的發(fā)展，檔案的數(shù)字化管理是必然趨勢。檔案數(shù)字化管理極大地提高了檔案信息檢索的效率，其強大的功能已在各種社會群體中得到廣泛應(yīng)用。

二、檔案數(shù)字化意義

對檔案進行數(shù)字化管理的過程可以有效的避免人工操作存在的誤差，并提高工作的效率。

1.提高辦公效率

原始文件信息的主要功能是為政府機構(gòu)服務(wù)等，而檔案館主要收集和存儲來自這些單位和組織的不同信息。人們對檔案信息的需求是文明的，并且正在逐步增加。傳統(tǒng)的文件信息和文件管理方法無法有效解決供需矛盾，歸檔部門只有盡快數(shù)字化文件，做好收集歸檔信息，才能管理和更好地為社會各級企業(yè)和機構(gòu)提供有針對性的數(shù)字信息數(shù)據(jù)，以提高公眾滿意度更為方便。

隨著新時代信息技術(shù)的快速發(fā)展，文本和視頻等傳統(tǒng)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)化為基于計算機多媒體的多媒體電子信息資料，有效地實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理。這大大減少了文件管理，使您可以輕松訪問所需的數(shù)據(jù)，并啟用共享數(shù)據(jù)資源。這消除了材料再利用造成的財務(wù)，勞動力和時間浪費，并提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理有效實現(xiàn)了物資的及時存檔，有利于保存和方便再利用。檔案的數(shù)字化管理可以快速傳輸和傳播相關(guān)信息，使員工可以自由訪問自己辦公室所需的信息。最后，檔案的數(shù)字化管理有利于信息和資料的管理，并利用計算機多媒體來保護重要信息的安全性并控制重要信息。

2.提高交流速度

新時期電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案數(shù)字化管理提供了良好的實驗平臺，為公共檔案信息工作提供了良好的環(huán)境。文檔的生成幾乎與搜索工具的編寫相同。可以使用相同的系統(tǒng)軟件來管理文件的創(chuàng)建和存檔。文檔數(shù)字化管理的原則是將文檔中包含的信息作為基本工作平臺和文檔進行數(shù)字化管理。例如，根據(jù)不同的格式（例如，關(guān)鍵詞主題時間）固定對應(yīng)于信息檢索的字節(jié)，然后與文件管理量組合以形成各種類型的搜索工具。作為用于文件數(shù)字管理的WEB服務(wù)器，計算機是存檔部門在Internet上存檔文件的主要工具。它通過局域網(wǎng)等進行文件的電子檢索，實現(xiàn)部門之間的信息傳遞和交換。

3.順應(yīng)市場需求

在電子技術(shù)的新時代，數(shù)字檔案管理的實現(xiàn)不僅是信息技術(shù)全面發(fā)展的需要，也是政府部門和其他政府部門檔案管理的必然要求。原始文件管理是對檔案的簡單安排和監(jiān)督。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文檔管理正朝著統(tǒng)一，全面的信息資源管理方向發(fā)展。檔案信息的開放性逐步擴大，其功能也發(fā)生了變化，以社會綜合服務(wù)為核心，不應(yīng)忽視檔案館的服務(wù)職能正在從傳統(tǒng)的權(quán)力下放轉(zhuǎn)向區(qū)域性轉(zhuǎn)向全球性。

市場經(jīng)濟的快速發(fā)展促使人們不斷提高工作效率，快節(jié)奏的工作帶給人們更強烈的時間感。企業(yè)中的每個人都應(yīng)該是這樣的。例如，部門負責人應(yīng)做出決定性和準確的決策，特別是面對重大事件和變化。此時，有必要調(diào)動相關(guān)信息并及時獲取;在進行工作檢查時，有必要提高信息的速度和準確性;對文件信息的需求正在增長。此外，社會信息不斷變化，復雜和信息豐富。原始文件管理不處理這些情況。檔案的強制存儲和信息供應(yīng)必須盡快改革檔案管理，利用新時代的信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化，全面的服務(wù)功能，實現(xiàn)客戶信息需求的及時性和便利性。

三、數(shù)字文件管理中的當前問題

在數(shù)字文件管理過程中，由于人員素質(zhì)等問題，管理效率可能較低。

1.硬件跟不上

數(shù)字化文檔的關(guān)鍵是硬件是否先進。高性能硬件設(shè)備的改進是數(shù)字文件管理的基礎(chǔ)。由于各種條件，許多單位和機構(gòu)不重視文件硬件的建設(shè)和投資，導致文件硬件設(shè)備建設(shè)水平低。據(jù)相關(guān)人員調(diào)查，部分單位尚未及時更新模型，PI系列老式微電腦仍在運行。由于資金不足或缺乏對檔案管理的投資激勵，部分單位及時購買了相關(guān)設(shè)備，但數(shù)量和質(zhì)量可能達不到標準。為了改善計算機房的結(jié)構(gòu)和安全，仍然存在許多缺點。因此，文件管理跟不上時代的步伐而不能與現(xiàn)代技術(shù)同步，從而在一定程度上影響了文件的數(shù)字化管理。

2.軟件差異

為了實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，促進檔案的現(xiàn)代化，先進的檔案管理軟件也是不可或缺的。為了滿足時代的要求，大多數(shù)單位已應(yīng)用開發(fā)文件管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)對自己文件的數(shù)字化管理。但是，文檔管理系統(tǒng)的質(zhì)量取決于開發(fā)公司的技術(shù)管理目標。某些產(chǎn)品的條目中有不同的條目，有些產(chǎn)品不靈活，不同的軟件按類型存儲文件數(shù)據(jù)。信息無法轉(zhuǎn)換，導致無法共享信息資源和浪費資源。

雖然檔案數(shù)字化管理比傳統(tǒng)管理模式有許多優(yōu)勢，但中國的數(shù)字化管理還不是很成熟，還存在一些基本問題。首先是信息管理工作的機密性，因為大量數(shù)據(jù)存儲在互聯(lián)網(wǎng)上，但小型社交網(wǎng)絡(luò)非常復雜，如某些媒體和計算機病毒的傳播，黑客可能導致系統(tǒng)崩潰，而不是提及數(shù)據(jù)。這些備份數(shù)字文件沒有紙質(zhì)文件，因此如果受到攻擊，后果是不可想象的。

3.人員素質(zhì)

檔案工作者最重要的是的是專業(yè)素質(zhì)，員工的專業(yè)知識技能和職業(yè)素質(zhì)的高低水平也決定著檔案的質(zhì)量，這要求檔案管理人員必須掌握一些基本的計算機技能以及收集和處理數(shù)據(jù)的能力。目前，很多單位檔案工作人員大多是兼職人員，不是專職人員，這樣就造成檔案工作人員除了要做好本職工作以外，還要處理好繁雜的檔案資料，這就必然容易造成人工操作存在的誤差，當然，專業(yè)知識和技能只是實踐技能培訓的一部分，但也是一個重要的環(huán)節(jié)，需要檔案工作者安排自己的時間，并有針對性地進行一些實踐培訓。

四、提高數(shù)字文件管理有效性的策略

鑒于目前數(shù)字化管理過程中存在的問題，可以采取有針對性的措施來加強管理效果。

1.做好數(shù)字化工作

面對新事物，意識是基礎(chǔ)，實施是關(guān)鍵。所有部門的領(lǐng)導者必須具有前瞻性，而且要對數(shù)字化工作高度重視，充分關(guān)注文檔，系統(tǒng)的數(shù)字化，并穩(wěn)步更新計算機硬件設(shè)施，軟件更新和安全設(shè)備。在軟件開發(fā)方面，可以劃撥一部分資金，與相關(guān)軟件開發(fā)單位開發(fā)出一套適合單位管理模式的檔案管理軟件，加快檔案管理的數(shù)字化。

2.做好信息化建設(shè)

根據(jù)《檔案法》及相關(guān)法制，制定相應(yīng)的法規(guī)制度。一是加強對電子檔案的管理，建立健全的工作機制，依法保持文件的原始真實性和憑證，采用電子文檔加密簽名，防漏，防火墻等新技保證文檔安全;二是加強對數(shù)字化的監(jiān)督和指導，監(jiān)督配套管理方法的制定，制定電子檔案和其他規(guī)范性文件的范圍和要求，并將其納入機構(gòu)檔案和檔案的重要內(nèi)容。

數(shù)字檔案是人們關(guān)心并愿意接受的新媒體，使人們擁有越來越多的文化生活，是檔案部門落實科學發(fā)展觀的要求。檔案工作部門應(yīng)掌握社會檔案信息的需求，充分利用檔案館藏，有效通過互聯(lián)網(wǎng)，報紙等媒體組織數(shù)字檔案館展覽。通過點擊鼠標進一步準備宣傳活動等，通過點擊鼠標，人們可以進入檔案工作，讓人們了解歷史，規(guī)劃未來，從而引起社會的廣泛關(guān)注。

3.引進高素質(zhì)人才

憑借不斷創(chuàng)新和發(fā)展的活力，單位在激烈的市場競爭中取得了良好的市場地位。創(chuàng)新的關(guān)鍵是人才，鼓勵使用新系統(tǒng)，積極提高文件管理人員素質(zhì)，積極引進國內(nèi)外先進人才，努力實現(xiàn)數(shù)字化管理。當然，專業(yè)知識和技能只是實踐技能培訓的一部分，但它也是一個重要的環(huán)節(jié)，要求檔案工作者安排自己的時間，并有針對性地進行一些實踐培訓，必須熟悉掌握計算機的操作技能以及收集和處理數(shù)據(jù)的能力。當然，單位也要定期培訓檔案管理員，以改善或更新他們的實際運營能力。檔案工作者最重要的是責任感。此外，公司和單位必須受到良好監(jiān)管，包括從上級到下級的監(jiān)管過程和從下級到上級的監(jiān)督過程。

五、結(jié)束語

現(xiàn)代數(shù)字檔案管理依靠信息技術(shù)的進步，依靠相關(guān)法律法規(guī)的建立和完善，依靠科學合理且執(zhí)行過程嚴格的管理制度，但是比起這些，更重要的是依靠知識和管理做好工作。數(shù)字檔案科學管理的各個方面都保持著原有的特色和價值觀，為社會發(fā)展提供了更好的服務(wù)，值得進一步研究和應(yīng)用。

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作者簡介：劉月星（1985-），女，漢族，本科，深圳市北部水源工程管理處，研究方向：檔案管理。