高校檔案信息化建設中的問題與對策思考

張曉培

摘 要：隨著科技的快速發展，信息化技術日趨成熟并廣泛的運用在人們生活的方方面面。對高校來說，檔案信息儲備量之大是需要注意的一個大問題，檔案信息化是高校檔案存儲中的一個大跨越，改變了舊的儲存檔案的方式，提高了檔案存取的安全和效率，降低了高校檔案存儲的成本，可以更加規范、方便對檔案進行管理。不過，新技術的投入使用，總會帶來一些新的問題，發現并且找出這些問題，想到對策，才能夠完善高校檔案信息化的建設，給高校師生帶來更高的便利，使得信息交互更加便利安全。

關鍵詞：高校檔案;信息化;建設

一、引言

高校中需要存檔的信息量十分多，像高校的建校和發展史、學校中任職的員工的信息檔案、學生的個人信息檔案、學生的學習和其他的檔案等都是需要記錄并保存下來的。如果這些檔案只用紙質方法來保存，就需要較大的空間，較多的人力，也會對檔案的存取帶來極大的不方便，對檔案的安全沒有保障。高校檔案信息化則極大地解決了紙質高校檔案需要的空間大、存取時間長、人力消耗和經費消耗大的問題。高校檔案信息化是指利用科技和互聯網的發展，將高校檔案采用數字化的方式建立電子檔案的過程，其包括檔案資料的數字化和網絡化、檔案管理的信息化和信息資源的共享三個方面。高校檔案信息化的項目建設不僅能方便檔案信息的管理、存儲問題，還方便不是本校師生的人員了解高校，高校中的師生對高校內部信息的讀取也更加便捷，但是許多高校在檔案信息化項目的建設中存在著不少的問題。

二、高校檔案信息化建設中存在的問題

1.基礎設施不完善。高校檔案信息化的建設是需要較高性能的現代化、快速的硬件和軟件設施的基礎支持的。一般來說，硬件設施包括計算機、打印機、掃描機、服務器等設備和一些相關的儀器，軟件設施則包括網絡圖書館、網上選課等師生具體的操作所依托的軟件系統。建設高校檔案信息化的目的就是方便信息的傳輸、儲存和共享，由于硬件設施的缺少或者質量不高，軟件設施的低配置，不能夠滿足信息量大的情況下的信息傳輸和交互所需速度和儲存的容量;另一方面，高校檔案信息化的建設不僅僅用于信息的儲存交互，更需要保證信息的安全，硬件設施和軟件設施的不完善極其容易導致信息的被盜取、竊用和丟失，阻礙高校檔案信息化建設。

2.管理體制不健全。（1）高校檔案信息化建設中管理要求不高。因為高校檔案信息化的管理與之前舊的檔案管理方式差距大，所以各大高校需要對高校檔案信息化重新制定管理體制。在制定新的管理體制過程中，具有相關技術和專業的人員必須參與其中，管理人員也需要掌握一定的使用技巧和技術操作，因為檔案信息化所需要的軟件設備具有一定使用的難度，而且他們在必要時還需要對受到損害的硬件設施進行一定的修復工作。管理人員的專業性要求決定了舊管理體制必須改變的現實，但是目前很多高校檔案信息化建設仍然使用舊的管理模式和制度，不能與時俱進。（2）資金投入不足。許多檔案信息化不健全的高校都是因為投入信息化建設的資金不足，導致檔案信息化項目沒有什么大的進展。目前，許多高校都以建立好幾個校區為目標，擴大學校規模，擴大招生，搶占生源，因此，學校的大部分資金都被用于學校擴展，信息化建設的項目資金問題就成為了一個十分嚴峻的現實問題。許多學校依舊在用比較舊的設備或者紙質儲備方式記載和管理學校的各種信息，這種落后的處理方式不僅僅耗費人力，而且降低了信息的分享、使用的效率，信息數字化的緩慢發展并不是學校在建設檔案信息化的過程中所希望看到的。（3）檔案信息化的建設跟不上信息的增加速度。面對學校的擴建，學生的大量增加，高校的信息資源量不斷增大，但是許多高校檔案的信息化建設速度卻跟不上信息量的爆發。高校信息量的增加導致了學校需要投入更多的人力對信息進行管理，然而檔案信息化的建設也需要相同的資源，這就導致了資源之間的斗爭情況發生，所以許多學校的信息化的設備比較落后，落后的設備對錄入大量的信息的效率也很低，面對這樣的困境，許多學校暫時停止了信息化建設，仍采用手工錄入的方式，效率低投入資源也多。

3.信息的安全存在較大的隱患。檔案信息化是指信息數字化的過程，但是數字化的信息在其安全性上并不容易掌控。軟硬件設施都必須及時更新，使用質量較好的軟硬件設施。（1）高校對檔案信息化建設的硬件設施的不重視。硬件設施對信息的重要性不言而喻。硬件設施對信息的承載是與其自身的存在相關聯的，硬件設施也是軟件設施的載體，組成硬件設施的零件都十分精細，如果保管和使用不妥當，會特別容易遭到損壞。然而一旦硬件設施遭到破壞，那么信息的安全性將受到很大的打擊。即使將硬件設備修復完成后，已經損壞的信息很難被修復。（2）網絡安全問題。高校檔案信息涉及面廣泛，有不少信息如果被盜取，則涉及到違法問題，這就要求學校對信息的處理和保管做到開放和保密相結合。信息數字化的輸入必須依靠特定的軟件，由于檔案信息化后信息的交互都是通過網絡進行的，目前對網絡的威脅因素有很多，比如黑客的惡意破壞、其他人員或地區的非法訪問，其中具有多變性和不可預測性的網絡病毒是最大的威脅。如果高校的軟件設施比較落后，導致網絡問題比較嚴重，那么信息的安全性就是一個勢必被放在首位的問題。

三、對高校檔案信息化建設中存在的問題的建議

1.學校應該重視高校檔案信息化的建設。基礎設施的不完善、管理制度的不健全都是高校對于檔案信息化工程建設的不重視造成的。正是由于資金、技術和管理的不到位，高校檔案信息化建設才會面臨著諸多的難題。不論是技術人員的參與、管理人員的培訓，還是制度上的改革和創新，學校對于檔案信息化項目工程的建設都必須給予足夠的重視，才能夠保障信息化檔案的建立和生存空間。

高校檔案信息化建設需要能夠清楚認識到建設電子檔案的重要性，管理人員和建設人員不能只簡單的停留在對檔案的收集、整理和閱讀的使用，更要將眼光放置在檔案的傳播方面，只有信息傳播起來才更能夠體現出它的價值。所以，對檔案的管理必須摒棄舊的管理方式，放棄手工記錄的方式，加快建設檔案信息化的步伐，實現更高效的信息管理。學校的管理人員必須樹立起通過檔案信息化的管理過程以實現檔案的自動化管理的美好期望，檔案信息化能夠使檔案更加方便的傳播，更好地實現它的價值。

2.設計出更合理的制度。高校檔案信息化的建設中必須放棄舊的規章制度，制定出合適檔案信息化的合理制度。高校在制定新的規章制度中要結合自身發展的實際，對已經信息化的檔案管理、保密、傳輸等都進行具體的規定，使信息的每一步使用都標準、規范，避免出現對檔案信息使用不正確導致檔案信息出問題的情況發生。（1）使用專業化的工作人員。高校檔案信息化建設的專業性體現在使用的軟硬件設施的專業性上，所以具備專業知識的和專業技能的工作人員必須投入到高校檔案信息化的進程中來，這樣才能保證高校檔案信息的安全和正常使用。另外，檔案管理人員不僅僅需要具備相關基礎設施的相關知識，還需要具備一定的操作技術，所以檔案管理人員必須需要接受專業技術培訓。只有具有專業知識的人員加入，高校檔案信息化的建設才能進步。（2）注重檔案信息化的規范化建設。高校應該為檔案信息化建設設立專門的團隊管理，分撥出專項資金，此團隊不僅要負責檔案信息化建設工程所需資金和時間問題、檔案信息化的管理方案，而且，重要的是建設檔案信息化的安全保障機制，更重要的是發現解決檔案信息化建設中可能存在的問題。在建設檔案信息化前，高校應該參考一些政府出臺的文件，可以在檔案信息化建設完好的高校區進行實地調研，使得檔案信息化建設更加規范化，貼合自身高校的發展狀況。雖然資金問題是一個比較困難的問題，但是高校必須投入資金購買質量高，優秀的軟硬件設備，給檔案信息化建設提供一個最基礎的保證。

3.建立檔案信息化建設的安全保障制度。檔案的安全必須依靠強有力的軟硬件設備和專業化的管理措施來加以保障。高校要加強檔案信息化建設的安全保障，就必須投入專項資金和專業化人員，以保證電子檔案保存時的安全、有效、完整，對信息化后檔案的使用和傳播進行安全監督，不斷地提高信息化檔案管理對信息化檔案的處理和規范能力。學校可以通過組織培訓、學習等方式，使得管理人員的安全素養不斷提高，使用專業化手段面對信息化檔案可能遇到的安全問題，抵制網絡上的非法攻擊。管理人員必須定期對軟硬件設施進行檢查、更新和維護。

軟硬件設備的管理是十分重要的安全管理步驟。在信息化的檔案錄入的過程中，設備的傳輸實際上是將信息化的檔案轉化為網絡語言進行儲存，一般來說，在電子化的信息傳輸過程中需要用到專用的設備，因此，配備高質量的硬件設施對高校檔案信息化的建設來說，可以極大程度上避免安全問題的發生。

4.積極學習其他高校的檔案信息化建設的經驗。因為各個高校的發展水平不同，所以一些高校是檔案信息化的先鋒軍，而且建設的相當不錯，對正在進行檔案信息化建設的學校來說，經驗借取能夠使得檔案信息化建設更有效率的完成。高校之間的信息交流是必不可少的，不僅僅可以是經驗之間的交流，也可以是對在檔案信息化建設過程中需要的技術共享，幫助發展緩慢的高校建設。發展緩慢的高校可以因此減輕一部分的建設壓力，縮短工程建設時間，減輕一部分的資金壓力，使得在檔案信息化建設的道路中少走彎路。

綜上所述，在信息快速發展的時代，高校檔案信息化的建設是一項不能缺少的高校建設工程，是一項信息數字化進程中的一個不小的進步。但是，高校檔案信息化建設是一項十分復雜的工程，需要得到資金，技術上的全面支持，需要得到新的管理制度，吸納許許多多的技術人才。只有結合高校自身的實際發展，高校檔案信息化工程才能更完善，更好的為人民服務。

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