孤殘兒童檔案的規范化管理方式解析

摘 要：孤殘兒童檔案作為孤殘兒童救助、為其提供基本生活保證、展開福利服務的重要信息。為了能夠給孤殘兒童提供一個良好的社會環境、生活環境、學習環境，加強孤殘兒童檔案規范化管理有著重要意義。基于此，本文首先提出孤殘兒童檔案的含義與分類，分析加強孤殘兒童檔案管理的重要性，最紅探究孤殘兒童檔案規范化管理的方案。

關鍵詞：孤殘兒童檔案;規范化管理;重要性;方式

一、孤殘兒童檔案含義以及分類

1.孤殘兒童檔案含義。孤殘兒童并非是孤兒、殘疾兒童概念的相互疊加，社會上也并沒有對“孤殘兒童”給出明確的定義。按照《民政詞典》當中對“兒童福利院”注釋來看，孤殘兒童的含義為“生活在兒童福利機構的，并且其公民權利、生活、生存與受教育權受到法律保護的無人撫養雇人、棄嬰、殘疾兒童”。所以與之對應的孤殘兒童檔案就是：“孤殘兒童撫育、成長過程中具有保存價值形式的原始憑證與記錄”。

2.孤殘兒童檔案分類。為了能夠充分發揮孤殘兒童檔案的積極效用，要保障檔案信息和日常工作相結合，貫徹“科學分類”原則，采用清晰、適宜、明了扥原則對孤殘兒童檔案進行分類，這樣即可保證孤殘兒童檔案管理的科學化和規范化。通常情況下，兒童福利院都是通過孤殘兒童離院原因對檔案進行分類，大體上可以分為以下幾種：（1）兒童被國外收養。該類部分孤兒主要是國外收養人通過相應的方法收養部分孤兒。（2）國內收養孤殘兒童。也就是我國本土人士收養孤殘兒童。（3）認領、參工、轉院兒童檔案資料。兒童福利院中的部分孤殘兒童在生活當中，被父母、其他家屬認領，當年滿16周歲后回歸社會、回報社會。也有部分很多殘障兒童年滿16周歲后，由于個人身體原因無法進入社會中工作，而轉送到其他福利院。（4）生活在福利院中的孤殘兒童因病、意外去世的孤殘兒童檔案。其中，前三類檔案是永久性檔案;第四類檔案的保存期限為長期。

二、加強孤殘兒童檔案規范化管理的意義

1.有助于構建和諧社會。在經濟日益發展、國力不斷增強的背景下，我國社會制度、經濟制度也愈加完善，但也在完善過程中發現了很多的潛在問題與隱患，所以提出了構建和諧社會的目標，實現社會經濟的可持續發展。在推動社會主義現代化建設當中，兒童福利院的重要性愈加凸顯，作為孤殘兒童的主要收容所，肩負著救死扶傷的社會職責，是構建和諧社會的重要因素之一。所以，只有對孤殘兒童檔案展開規范化管理，才能夠有效提升兒童福利院管理質量和水平，規范我國弱勢群體管理秩序。

2.有效落實社會保障。在開展社會保障工作中，兒童福利院是重要的組成部分，也是社會救濟、福利、安置的主要工作對象。在新社會形式下，福利院中的孤殘兒童已經成為了社會中巨大群體，加強孤殘兒童檔案規范化管理，可以為社會保障提供更具說服力、更加全面的依據。同時也能夠給孤殘兒童生存提供更好的保障，為相關制度措施構建、完善提供強有力的依據。檔案當中所反饋的信息能夠讓有關部門對相關制度、政策作出調整。所以，推動孤殘兒童檔案規范化管理，是落實社會保障工作的必然要求。

3.保障未成年人的基本權益。未成年人作為國家發展的未來，繼承國家棟梁之才，對實現“中國夢”有著重要意義。未成年人領域中就包含著孤殘兒童，更是未成年人保護法中的重要保護對象，具有法律所賦予的所有權利，任何機構、任何人都無法剝奪孤殘兒童的基本權益。實施孤殘兒童檔案規范化管理，有利于對孤殘兒童日常生活、經歷進行詳細跟蹤和檢查，是保護孤殘兒童合法權利的重要依據與記錄，更是對人類生命負責的表現。所以，必須加強孤殘兒童檔案規范化管理，為保護孤殘兒童合法權益提供強力保障。

三、孤殘兒童檔案的規范化管理方式

1.構建完善的檔案管理制度，統一保管。在社會、經濟不斷發展的背景下，我國社會、經濟發展制度也得到了完善，但依然存在著諸多不合理、不到位的環節，所以國家相關部門（福利部門、社會保障部門等）要積極和兒童福利院聯合，結合當今孤殘兒童檔案管理現狀、福利院檔案管理水平，有針對性的完善孤殘兒童檔案管理制度，相關部門、醫療部門也要積極配合，結合制度要求和標準，給予最大程度上的幫扶。

結合制度要求，在檔案移交檔案室前，保育科檔案人員需要日常所累積的孤殘兒童檔案信息進行整理、歸檔，妥善保管。一旦孤殘兒童離院，業務科要第一時間開展組卷、編目、編制檔案目錄等工作，按照制度標準進行檔案移交，并由檔案室統一進行管理。

2.創新孤殘兒童檔案管理模式與方法。在新時期下，兒童福利院或檔案管理機構所采用的傳統檔案管理模式與方法已經無法滿足當代社會發展要求，顯露出諸多的不足之處。因此，兒童福利院要跟上時代發展潮流，更新檔案管理理念、創新檔案管理模式。特別是在互聯網廣泛普及的背景下，可以將互聯網技術融入到檔案規范化管理當中，通過我國孤殘兒童信息管理平臺，在更寬廣的網絡空間中對孤殘兒童檔案材料信息進行完善，同時也有利于家屬領養信息的篩選與查詢，提升檔案利用率和工作效率。

在當今國內外孤殘兒童收養檔案材料當中，很多檔案信息都是照片形式，包括兒童本人、收養家庭、辦理收養過程、新家庭健康成長等諸多照片。對于孤殘兒童以及福利院來說，這些照片都是非常珍貴的資源，需要注重日常生活中照片資源的收集與保管工作。檔案管理人員要克服照片、視頻等檔案資源管理困難，如照片、視頻資料多，拍攝時間跨度長，兒童身心變化大等，耐心的對這些檔案資料進行收集、歸類，避免產生張冠李戴的現象，也不能因為工作疏忽導致資源丟失，保證這部分電子檔案信息的連續性、完整性。利用互聯網孤殘兒童檔案管理平臺，按照時間、空間跨度注意存儲這些檔案信息，并傳輸到數據庫當中，以便于對檔案資料展開更好的管理工作。

3.規范孤殘兒童檔案建檔流程。在實踐工作當中可以發現，由于孤殘兒童檔案的特殊性，所以并不適用于傳統文書檔案建檔方式，需要按照規范化流程展開整理。

在孤殘兒童檔案建立當中，針對每個福利院的不同情況，采取針對性的建檔方法。我院主要是在孤殘兒童入院之后，即開展孤殘兒童建檔工作。結合孤殘兒童入院審批材料作為建檔依據。入院戶籍可以劃分為棄嬰和孤兒類，其中孤兒類由于來源地就已經建立了戶籍，結合我院當地孤殘兒童安置標準，孤殘兒童來院之后就無法進行戶籍遷移，只有出現了特殊情況才能遷移。棄嬰戶籍根據孤殘兒童入院時間展開工作。

在建檔初期，孤殘兒童相關材料由業務科收集并統一保管。由于每位孤殘兒童入院之后都有特定的編號。業務科便相應的按照入院編號為孤殘兒童構建個人檔案，檔案當中主要是包括入院基本情況、體檢信息、病史等材料。

在孤殘兒童確定離院之后，在福利院的戶籍也隨著孩子動向遷移，業務科按照孩子不同去向、離院時間順序對檔案材料進行編號，生成檔案編號，做到“一人一檔、一檔一號”，將檔案遷移到檔案室統一保存。

上述三個流程中，檔案均放在檔案袋當中，采用開放式建檔方法，方便后續向檔案袋中添加材料，檔案袋中的每一分材料，如文字材料、圖片材料、視頻材料都在網絡平臺上備份，以便于傳輸和使用。此外，在兒童離院之后，會生成相應的反饋信息，這部分信息要做到“隨到隨歸”，不斷的添加到孤殘兒童檔案當中。

4.提高檔案人員的綜合素養。提升檔案規范化管理意識。業務科在檔案管理前期負責收集孤殘兒童檔案信息，后期移交到檔案室。無論是專職檔案管理人員還是兼職檔案管理人員，都要明確不同檔案材料的歸檔范圍，保證檔案信息的完整性、連續性。要求檔案工作人員樹立嚴謹的工作態度，提升規范化管理意識，由被動工作朝向主動工作方向發展，加強與各個科室之間的溝通。

強化業務學習。檔案工作人員定期參加院內組織的培訓活動，一改傳統知識結構單一、封閉性的問題，朝向綜合型、開放型方向發展。

掌握信息技術手段。我院已經實現了孤殘兒童檔案信息化管理模式，提升了檔案材料收集、處理、轉移的效率與精度，保證了檔案信息利用率。我院在上級部門指導下積極引入了專業檔案管理軟件，結合實際需求編制管理程序。這就需要檔案管理人員熟練掌握軟件操作方法，提升信息交互功能，積極加強檔案信息開發、利用工作，保證檔案管理工作效率。

5.加強檔案管理的設施投入。“巧婦難為無米之炊”，加強孤殘兒童檔案管理規范化，除了要確保工作人員的專業素養，還必須要有基礎的硬件設施支持。近些年，我院良好的經營業績，社會保障部門、福利院都積極的加強檔案管理部門投入力度，無論是人力上還是財力上，都有了更高的投入，完善了福利院檔案管理設施體系。如檔案室、監控設備、計算機、打印機、文字錄入機、全國網絡管理系統等，不斷推動孤殘兒童檔案管理朝向規范化方向發展，保障了硬件基礎設施建設，從而不斷的發揮我院孤殘兒童檔案管理工作的作用與價值。

綜上所述，我院每年收養的孤殘兒童數量在逐年上漲，這些孤殘兒童需要福利機構、國家的關愛與溫暖。針對孤殘兒童檔案規范化管理方面。我院積極探索新的管理形式，不斷挖掘孤殘兒童檔案中的價值，旨在為孤殘兒童提供更好的生活和保障。可見，孤殘兒童檔案管理不僅僅是一份工作，更是一種崇高的事業。

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作者簡介：張立香（1982-），女，漢族，山西忻州人，本科，山西省忻州市社會福利院，研究方向：檔案管理。