房產檔案保密和利用工作存在的問題及對策

李莉

摘?要：房產檔案的保密工作是一項十分重要的任務，但是目前還存在一定的問題，不僅容易引發房產信息的泄露，對利用信息也有很大的壞處。因此，必須要采取合理的對策，解決當前存在的問題。本文研究了房產檔案的保密和開發，首先研究房產檔案具有哪些特點，然后分析目前房產檔案在保密和開發上存在的問題，最后研究如何做好相關工作。

關鍵詞：房產檔案;保密;利用;問題和對策

一、房產檔案的特點

（一）真實性

房產檔案最大的特點就是真實性，房產檔案是對房產登記過程中的記錄，有著一定的法律效益，所以在歸檔之后任何部門都是不能更改的。是這種真實性也保證了房產檔案的價值，尤其是在法律糾紛上有著重要的作用。

（二） 法律性

房產檔案是房產所有人的證明材料，并且是房產所有人在法律上的證明，這就讓房產檔案具有了法律性的特點[1]。并且，房產檔案的制作中，無論是格式還是保存方式都有法律上的明確規定，必須要根據法律的要求來登記。因此，房產檔案是對房屋的客觀物理狀況的記錄，法院也會使用房產檔案作為審理工作的證據。

（三） 動態性

房產的產權狀態是在變化的，尤其是在目前房產交易比較發達的情況下。房產在完成初始登記之后，還需要對房屋在產權上的變更過進行處理，這就導致房產檔案發生了變化，會有新資料加入進去，體現了房產的動態性[2]。

二、房產檔案在保密和利用方面的問題

（一） 開發方式單一

國內對于房產檔案的利用是比較少的，知識在房屋產權出現變更或者需要抵押、查封時會發揮作用，并沒有對房產檔案進行充分的開發。一定程度上而言，房產檔案在國內的作用只是法律上的證明，或者說僅僅在產權管理是工作中會發揮作用，導致房產檔案的價值并沒有被完全的挖掘和發現，降低了房產檔案的利用率。

（二） 管理工作的規范化不足

房產檔案的管理工作需要符合法律上的需求，比如需要根據法律要求來進行儲存，在庫房等硬件設施上都是有明確規定的。但是由于目前很多房產在保存管理上并沒有符合要求，導致保密工作很難實現。比如由于辦公條件的限制，造成庫房和辦公的區域之間缺少明確的劃分，于是管理人員很難限制人流，造成難以對房產檔案進行有效的控制[3]。并且，由于很多檔案儲存環境并沒有控制好濕度、溫度和酸堿度等等，于是檔案出現老化和損壞。一些檔案檔案架也出現了老化的情況，并不能滿足在檔案數量上的要求，難以保證檔案不會受到蟲嗑等方面的破壞，在檔案受到破壞之后，檔案的保密工作就很難進行了。

（三） 檔案的管理人員素質不足

在帶花的檔案管理工作當中，檔案管理工作人員的要求很高，但是目前很多檔案管理人員并不能滿足實際需求。比如，目前要求檔案管理人員需要具備專業的檔案管理知識，而且在計算機被大量使用的背景下，檔案管理人員還需要能夠使用計算機知識，房產的檔案也是具備一定專業性的，房產檔案的管理人員也需要了解房產相面的知識。由于知識具有很大的綜合性，所以目前很多房產管理人員并不能滿足這方面的需求。很多管理人員只是根據單一的知識來進行管理，導致房產檔案的管理工作難以實現現代化，對于檔案的開發也有很大的阻礙。目前，很多檔案管理人員對于學習新知識的渴望也很低，在知識結構不斷更新的情況下，依然只是使用陳舊的思想開展工作，并沒有提升他們的文化素質，所以很難為現代化的房產檔案管理工作服務。

三、加強對房產檔案的保密和開發的對策

（一） 做好庫房的建設工作

為了能夠提升檔案的保密水平，就需要加強庫房的建設，讓檔案能夠得到更為妥善的保存。為此，要正確處理檔案的保密和利用之間的聯系，完善保密工作的職能，并且方便需要使用檔案的人員的查閱，讓檔案能夠得到合理的利用。為此，必須要根據法律的要求，房地產檔案修建專門的建筑進行檔案管理工作，在建筑內必須要有做好不同檔案的分類，分別儲存在不同的庫房當中，完善庫房的技術設施，遵守相關的技術指標規定來進行庫房的建設[4]。利用控制好庫房內的溫度、濕度，避免檔案受到破壞，以及做好除蟲方面的工作。

（二） 加強房產檔案的管理工作

為了提升房產檔案的保密工作效果，方便房產檔案的利用，就需要以合理的方式進行房產檔案的管理。在日常管理工作當中，針對可能存在的檔案查閱、移出等等，必須要做好限制工作，明確檔案的使用要求，在滿足不同要求的情況下才允許進行查閱。同時，要做好審批工作，對檔案的使用情況、使用人員做好記錄。而且要定期對檔案進行排查，如果發現出現泄密的情況，需要及時處理問題，并且做好補救。

（三） 提高管理人員的素質

房產檔案的管理效果和管理人員的素質水平有著密切的關系，為此必須要提升管理人員的整體素質。在招聘管理人員時，必須要對人員的綜合水平進行考核，同時衡量人員是否具有足夠的責任感。在管理人員入職之前，還需要專門針對管理人員進行相關的業務培訓工作，讓管理人員能夠對房產、檔案管理、保密、計算機等方面具備綜合性的了解。還需要通過加強學習和宣傳，提升管理人員的保密思想，不斷更新管理人員的知識，使其能夠更好地為房產檔案管理工作服務。

（四） 建立安全管理系統

在構建房產檔案的安全管理系統時，需要根據國家在保密上的相關法律，構建系統的管理系統方案。而且，管理工作必須要保證設施齊全，保證數據庫的安全性，避免檔案信息出現泄露的問題。隨著檔案信息的建設速度加快，還需要注重檔案管理系統在軟硬件上的配合，通過建立數據庫來提高安全水平。系統需要定期殺毒，建立防火墻，避免檔案受到破壞和竊取。

四、結語

房產檔案對于我國房地產行業的發展十分重要，為了保證房地產檔案的保密和應用，就需要做好檔案的管理工作，通過提高管理人員水平、加強硬件方面的建設、監理專門的安全系統，避免檔案的泄露，并且通過合理的管理制度，幫助房產檔案在利用上的開發。

參考文獻：

[1]馮曉蕾.房產檔案保密和利用工作存在的問題及具體對策[J].辦公室業務，2017（13）：134.

[2]馮雪鴻.房產檔案保密和利用工作存在的問題及具體對策[J].黑龍江史志，2014（15）：121.

[3]劉紅兵.房產檔案信息化管理存在問題及對策[J].檔案管理，2016（02）：89.

[4]鮑玲莉.房地產檔案開發利用研究[D].安徽大學，2015.