對(duì)新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新

張宇芳

摘?要：檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，是一種基礎(chǔ)性信息資源，這對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非比尋常的意義，對(duì)企業(yè)管理等各方面也有著非常重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)化管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不影響企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的作用。本文基于對(duì)新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：對(duì)新形勢(shì)下;做好企業(yè)檔案管理;研究與創(chuàng)新

企業(yè)文件是非常重要的信息資源，是企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)資產(chǎn)，是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累和證詞。檔案工作是企業(yè)生存和發(fā)展的管理基礎(chǔ)，為了提高檔案管理科學(xué)化水平，必須充分掌握其發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)存在的不足，采取有針對(duì)性的措施完成。要落實(shí)管理規(guī)章制度，明確管理者的責(zé)任，提高管理者的綜合素質(zhì)。有效地響應(yīng)文件管理需求，防止文件數(shù)據(jù)丟失，更好地滿足用戶需求，并促進(jìn)文件管理級(jí)別和文件服務(wù)質(zhì)量的提高。

一、企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理對(duì)企業(yè)有著新的重要意義，但檔案管理工作長(zhǎng)期滯后，在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中未能有效提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。我國(guó)企業(yè)文件管理水平的參差不齊的發(fā)展主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。國(guó)有企業(yè)的檔案管理一般優(yōu)于私營(yíng)企業(yè)，國(guó)有企業(yè)的良好基礎(chǔ)，在一定程度上參考了國(guó)家機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)單位的管理模式，一般可以得到檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)，私營(yíng)企業(yè)大多數(shù)處于初級(jí)階段，有些甚至不進(jìn)行真正意義上的檔案工作。企業(yè)文件管理領(lǐng)先的民間企業(yè)文件工作也不少。國(guó)有企業(yè)在主導(dǎo)權(quán)、制度、創(chuàng)新方面仍亟待完善。各種行業(yè)參差不齊的開(kāi)發(fā)水平，通常對(duì)比制造業(yè)和建筑業(yè)、制造企業(yè)文件的認(rèn)識(shí)弱，決策者通常意識(shí)不到文件的重要性，也意識(shí)不到文件利用的好處，沒(méi)有主導(dǎo)文件管理，而建筑企業(yè)由于文件歸檔按照國(guó)家檔案管理法律規(guī)范的要求，文件管理現(xiàn)在具有一定的管理水平。

二、檔案管理的意義

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中，檔案管理工作雖然不產(chǎn)生直接的效益，但對(duì)提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率大有裨益，是梳理企業(yè)歷程、反映發(fā)展規(guī)劃的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、必要性工作。從企業(yè)檔案管理可以大致看出一個(gè)企業(yè)的業(yè)績(jī)與管理水平。檔案記載了企業(yè)發(fā)展走過(guò)的每一步，從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重大轉(zhuǎn)折，到產(chǎn)品的改進(jìn)創(chuàng)新，是研究企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展軌跡的第一手資料，是企業(yè)認(rèn)清自我、科學(xué)分析、揚(yáng)長(zhǎng)避短、未來(lái)規(guī)劃的參照。檔案管理工作是一項(xiàng)平凡重要、瑣碎且高度信息化的工作。近年來(lái)，OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP、PDM、HEC等信息網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)成為人們工作中必不可少的工具。在爆炸性的信息化時(shí)代，涌現(xiàn)出許多新系統(tǒng)、新觀念、新方式，給檔案管理工作者帶來(lái)了很多挑戰(zhàn)。目前，在信息化、互聯(lián)網(wǎng)的浪潮帶動(dòng)下，企業(yè)已進(jìn)入快速擴(kuò)張發(fā)展時(shí)期，不僅產(chǎn)生了爆炸性的數(shù)據(jù)，給檔案管理工作帶來(lái)了難題，還有移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)給企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)單元帶來(lái)了變化，也對(duì)傳統(tǒng)檔案分類造成了困難。檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中不可忽視的一環(huán)，是企業(yè)工作的重要組成部分，對(duì)提高企業(yè)工作質(zhì)量、效率有著積極的促進(jìn)作用。科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，是企業(yè)高層管理人員了解企業(yè)狀況，制定和調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略的重要依據(jù);同時(shí)也有利于向社會(huì)各方進(jìn)行推介，為企業(yè)爭(zhēng)取更多的有益資源。現(xiàn)代企業(yè)大多實(shí)現(xiàn)了信息化，打造了自動(dòng)化、智能化的辦公系統(tǒng)。相對(duì)于目前日益電子化、數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境，檔案管理較為落后，不能同步跟上信息化的發(fā)展，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要，需要與時(shí)俱進(jìn)地升級(jí)調(diào)整，可以參考制造業(yè)的質(zhì)量品控流程，對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。

三、相關(guān)措施

（一）在企業(yè)檔案工作管理體制上創(chuàng)新

現(xiàn)階段，在開(kāi)展企業(yè)管理的時(shí)候，最為顯著的特征就是有明確的權(quán)利責(zé)任，有清晰的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)。隨著時(shí)代的發(fā)展社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)的檔案管理工作也要滿足市場(chǎng)的需要，不斷改進(jìn)創(chuàng)新檔案管理制度。想要使機(jī)構(gòu)更加完善，就需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行改進(jìn)，使其得到優(yōu)化，形成一體化的檔案情報(bào)信息中心，集成信息、情報(bào)、圖書(shū)、檔案為一體。隨著信息化的深入，情報(bào)可以作為檔案進(jìn)行保存，也可以來(lái)源于檔案，想要實(shí)現(xiàn)電子檔案，最為核心的就是信息技術(shù)。目前，在開(kāi)展工作的時(shí)候，一定要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，這樣就能夠更加便捷的查閱信息資料，使工作效率大大提高。

（二）做好開(kāi)發(fā)利用信息資源，保證優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案信息化的基礎(chǔ)是建立檔案的數(shù)字庫(kù)，通過(guò)數(shù)字化來(lái)對(duì)檔案的內(nèi)容存量進(jìn)行管理工作，在數(shù)字化過(guò)程中建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)有利于檔案的尋找，重視了檔案人員基礎(chǔ)信息，在互聯(lián)網(wǎng)加的時(shí)代下，智慧化的信息資源利用也是不容忽視的，在龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的融合與共通，在人員管理系統(tǒng)中可以自行查看自己的基礎(chǔ)檔案資料，如果是人為進(jìn)行收集，那時(shí)間和人工成本龐大，各部門(mén)之間沒(méi)有達(dá)到良好的溝通，實(shí)施起來(lái)困難，所以要建立相應(yīng)的信息化平臺(tái)，讓檔案與人們鏈接，針對(duì)中國(guó)現(xiàn)有的檔案管理模式和應(yīng)用層次，根據(jù)檔案管理現(xiàn)行辦法和法則等規(guī)章制度，結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化程度，如何提供準(zhǔn)確、完整、可用、安全的檔案資源信息，并使人們突破手工、技術(shù)、地理的限制，更好地利用信息資源管理系統(tǒng)。但是，許多企業(yè)往往出現(xiàn)信息資源重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題，他們脫離了實(shí)際的軌道，讓多個(gè)檔案共存，其最主要是因?yàn)槿狈y(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，版本內(nèi)容過(guò)多，存在多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法通過(guò)信息手段對(duì)平臺(tái)進(jìn)行整合，這不僅增加了企業(yè)的工作難度，還增加了企業(yè)的工作負(fù)擔(dān)，為了避免檔案的重復(fù)性，應(yīng)該重新對(duì)檔案進(jìn)行清理和處理，制定相應(yīng)的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，先對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、處理、編碼、再錄入到系統(tǒng)中去。

（三）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機(jī)制

檔案管理人員要積極探索新的檔案服務(wù)機(jī)制，對(duì)其不斷進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐，對(duì)服務(wù)手段要不斷進(jìn)行完善，使企業(yè)的檔案需求盡可能得到滿足，為領(lǐng)導(dǎo)提供更加準(zhǔn)確的決策信息，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。近些年，雖然檔案機(jī)構(gòu)取得了非常顯著的成果，但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)檔案工作也面臨更多的挑戰(zhàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著企業(yè)改革的不斷深化，國(guó)有企業(yè)的改革日見(jiàn)成效，已經(jīng)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)徹底轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，企業(yè)管理中的檔案工作起到非常重要的作用，已經(jīng)與傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制管理發(fā)生了根本性的改變，企業(yè)需要制定統(tǒng)一的目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。該階段做好檔案工作，就必須要具備與時(shí)俱進(jìn)和開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合市場(chǎng)的發(fā)展情況，找到檔案工作與企業(yè)的結(jié)合點(diǎn)，將檔案信息的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，打造檔案工作的新?tīng)顟B(tài)。

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