人事檔案管理問題及改革方案

張海軍

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人力資源管理呈現(xiàn)出職業(yè)化的新趨勢，價(jià)值評價(jià)體系多元化，薪酬回報(bào)制度績效核心化。文章認(rèn)為，要加強(qiáng)人事檔案管理，使人才各盡其用。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;問題;改革;建議

事業(yè)單位人事檔案能夠反應(yīng)事業(yè)人員信息、個人經(jīng)歷、政治思想、道德作風(fēng)、工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力以及工作成績等內(nèi)容，是事業(yè)人事部門培訓(xùn)、選拔和選用人才的重要依據(jù)。事業(yè)單位可以通過人事檔案詳細(xì)的掌握事業(yè)單位人員的基本情況，并對其工作進(jìn)行合理的安排。因此必須采取科學(xué)有效的建議對其現(xiàn)狀進(jìn)行改革，切實(shí)提高人事檔案管理水平，保障事業(yè)單位健康持續(xù)的發(fā)展。

一、人事檔案管理的作用

（一）為選用干部人才提供參考

人事檔案管理是企業(yè)人事管理活動的重要內(nèi)容和對象，其較為全面的記錄了每個企業(yè)干部員工的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治思想、工作能力和業(yè)績以及興趣愛好等詳細(xì)情況。人事檔案管理是一項(xiàng)具有動態(tài)性、機(jī)密性、真實(shí)性、系統(tǒng)性等特征的文件材料，具有較強(qiáng)的使用和保存價(jià)值。人事檔案管理是事業(yè)單位考察任用干部時重要的參考資料，對事業(yè)單位干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與事業(yè)單位的發(fā)展有著密切的關(guān)系。

（二）為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持

事業(yè)單位制定科學(xué)的人力資源整合規(guī)劃，是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實(shí)反映事業(yè)單位全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學(xué)化的管理，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位科學(xué)合理的預(yù)測人才的需求數(shù)量級類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進(jìn)人力資源開發(fā)。

二、當(dāng)前人事檔案管理存在的問題分析

（一）人事檔案管理意識薄弱

第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理。目前部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，認(rèn)為檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部的小工作，對事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及模式、方法得不到有效的更新;第二，檔案管理部門的責(zé)任意識差。由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致了檔案管理部門對自身所肩負(fù)的責(zé)任認(rèn)識不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認(rèn)真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進(jìn)行兼任，極大地降低了檔案的權(quán)威性。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理員

人事檔案管理人員需具備較強(qiáng)的專業(yè)知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣以及連續(xù)性較強(qiáng)的工作，否則就會對檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進(jìn)行檔案資料的日常維護(hù)及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔(dān)負(fù)多方面的工作，例如事業(yè)單位文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負(fù)荷工作狀態(tài)，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

（三）人事檔案管理的科學(xué)信息化水平低

人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務(wù)重，僅就檔案信息管理信息化建設(shè)而言，諸如標(biāo)引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當(dāng)艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實(shí)際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進(jìn)行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進(jìn)行手工操作，導(dǎo)致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費(fèi)時間長，耗費(fèi)人力多，降低了檔案管理工作的效率。

三、改革人事檔案管理的建議

（一）強(qiáng)化人事檔案管理意識

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到人事檔案管理的意義，其是事業(yè)單位的一項(xiàng)隱形財(cái)富。各事業(yè)單位在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，提高管理人員的責(zé)任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治教育、專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)以及完善定期交流與培訓(xùn)進(jìn)修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任要明確，在管理工作過程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強(qiáng)定期、不定期的深入管檔工作進(jìn)行督查，同時強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責(zé)令迅速整改到位。

（二）規(guī)范、完善制度和程序

要進(jìn)一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準(zhǔn)確性、完整性以及及時性;檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作;檔案信息更新要嚴(yán)格落實(shí)制定的更新計(jì)劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動實(shí)況制定相關(guān)的每周、每月或者季度更新方案。

（三）信息化管理

時代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求企業(yè)人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)以及結(jié)合企業(yè)的實(shí)況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學(xué)化水平和工作效率，以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，例如運(yùn)用人事檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實(shí)性、時效性。此外應(yīng)積極利用現(xiàn)代化的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設(shè)，使事業(yè)單位人力資源得到合理、靈活的開發(fā)與利用，從而促進(jìn)事業(yè)單位更好的生產(chǎn)經(jīng)營以及服務(wù)社會。

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)完善管理制度以及規(guī)范管理程序，加強(qiáng)管理的信息化建設(shè)，切實(shí)提高檔案管理水平，保障人事管理工作的效率和質(zhì)量。

（作者單位：山東省單縣民政局）