事業單位人事檔案管理的現狀及措施分析

楊青

摘 要：人事檔案作為單位內部人才資源的載體，做好人事檔案管理工作對于一個單位的發展尤為重要。通過人事檔案可以證實員工的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況，具有原始性、真實性和完整性，是第一手的參考材料。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度，是歷史地、全面地了解識別人才和正確選用人才的基礎，是單位人力資源部門選人、用人最好的參謀和依據。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;信息化

事業單位人事檔案管理在很長一段時間延續著傳統的手工管理模式，然而隨著計算機技術、網絡技術和通信技術的飛速發展及普遍應用，加之人事制度的不斷改革，這種手工管理模式在很大程度上已經不能滿足人們的需要，信息化建設已成為所有事業單位人事檔案管理發展的必然趨勢。

一、事業單位人事檔案管理的現狀分析

1.領導對檔案管理不夠重視。當前，還有不少單位經常把人事檔案的管理工作當作一種常規業務以外的輔助工作，忽視了事業單位作為社會服務機構的社會職責與義務。人事檔案管理工作不僅意義重大，其管理內容也相對復雜。通常而言，檔案管理工作應包含從收集到統計一系列的流程，但有的單位僅僅將工作重心維持在保存檔案這一個方面，只需做到領導審查時不出現檔案丟失或損毀就算完成了工作任務。加之管理人員工作積極性不高，領導部門重視不夠，沒有起到示范和帶頭作用，造成檔案管理缺乏主動性。檔案管理所必須的設備、資金和人才都比較缺乏，造成檔案管理的步伐不能加快，始終處于被動狀態。

2.檔案管理模式固步自封。目前，仍有不少單位還是沿用傳統的檔案管理模式，管理封閉，范圍狹小，查閱或查找人事檔案存在諸多不便。主要表現在：一是人事檔案調動或利用的程序過于繁瑣，人事檔案轉遞需要經過層層領導審批，審批程序繁瑣而復雜，導致調動效率低下;二是人事檔案利用率過低。除了職位變動、升遷或者政審外，很少會利用到人事檔案，導致人事檔案在優化單位人員配置、挖掘人才等方面未能發揮其應有的作用;三是傳統的人事檔案管理限制了人才的合理流動，若原單位扣住人事檔案不放，人才就無法合理流動，導致棄檔現象經常出現;四是各單位自行保管本單位的人事檔案，人才資源無法得到共享，阻礙了社會對人才的合理利用和有效配置。

3.檔案管理信息化水平不足。隨著時代的發展，如今的現代化檔案管理則是一門交叉學科，是不同學科的綜合利用，不僅涉及檔案學相關知識，也涉及到計算機技術、信息管理、人力資源等學科知識。但是目前，好多事業單位人事檔案管理人員整體年齡偏大，計算機使用水平偏低，信息化意識薄弱，在觀念上并未從傳統的管理模式中轉變過來，大部分的人事檔案管理手段還是采用傳統的手工操作，管理模式落后。

二、解決事業單位人事檔案管理工作措施分析

1.提高事業單位領導的重視程度。檔案管理工作是一項默默無聞的工作，提高各級領導對檔案工作的認知程度，是做好人事檔案工作的關鍵。要做好檔案管理工作，必須堅決克服各級領導對檔案工作的“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象。尤其作為分管領導，要定期向檔案管理人員了解員工檔案工作情況，并積極幫助檔案管理人員在工作過程中遇到的問題，形成 “主要領導重點抓，分管領導主要抓，管理人員具體抓”的良好工作環境。

2.開拓材料收集渠道，豐富檔案內容。人事檔案材料涉及面廣，收集渠道多，收集難度大。作為檔案管理部門要想系統、完整地收集一個員工的全部材料，用等、靠、要、送材料的方式已經行不通了，一定要變被動為主動，千方百計找材料，想方設法要材料。全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提和必備條件。可以從三方面著手：一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經常收集與定期收集相結合、重點收集與普遍收集相結合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止遺漏;二是做好職稱評定、年終表彰及員工審查、違紀處分等階段性材料的收集，確保檔案材料的全面性和完整性。同時，還要重點收集反映員工德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價值和利用率得到明顯的提高;三是收集能夠反映個人職業道德、政治素質、思想情操、工作作風等方面的材料，特別是能夠體現人才智力、能力、水平、專長、業績的材料。做好這三點，會使檔案內容更加全面完整，使檔案的價值得到體現，利用率得到充分發揮。

3.建立完善的認識檔案制度。要不斷健全和完善人事檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查閱制度、檔案轉遞制度、保密制度等，并且認真按照規定的制度和程序辦事。檔案管理人員要堅決做到“五不查，四不借，三不轉”。即無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經領導批準不查;四不借，即未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，親屬檔案不借;三不轉，即個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉。只有做到這些，才能有效提高檔案的準確性和工作效率。

4.全面提高事業單位檔案管理者的素質。做好事業單位干部人事檔案管理工作，就必須提升人事檔案工作的業務素質，加大對人事檔案工作者的培訓力度，有針對性和計劃性地舉辦培訓班，組織檔案工作人員學習《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規。通過學習切實提高檔案工作水平，培養出一支思想過硬、作風扎實，樂于奉獻的綜合型檔案管理人員。

總之，隨著我國信息化水平的提高，事業單位的人事檔案管理工作需要通過開放化、網絡化的管理方式與時俱進，提高自身的綜合素質，建立信息化的人事檔案管理方式，提高自身的工作效率和質量，更好地為社會服務，以此來提高事業單位的工作質量和效率。同時，作為檔案管理者，也應該抓住新時代新機遇，不斷創新發展，讓事業單位的人事檔案管理工作得到更好的提升，全力為單位的發展做好服務和保障。

參考文獻

[1]彭碧珍.新形勢下人事檔案管理工作的幾點思考[J].科學咨詢（科技·管理），2012.

[2]鄒平，張永吉.芻議新形勢下的干部人事檔案管理[J].企業導報，2012.

（作者單位：陜西省結核病醫院）