探討如何規范管理疾病預防控制中心的檔案

黃敏

摘要：隨著信息時代的快速發展，檔案管理越來越受到人們的重視。在疾病預防控制中心，檔案廣泛應用于各地區的疾病病例，在分析案件細節、研究案件防控方法等方面發揮了重要影響。疾病預防控制中心的管理檔案是對疾病預防控制中心的相關數據文件進行整理，對疾病預防控制中心的疾病點進行劃分。分析、疾病防治等工作提供了非常重要的數據信息，對疾病防治具有重要意義。本文分析了檔案管理在疾病預防控制中心的意義，著重論述了檔案管理在疾病預防控制中心的近現狀。為促進疾病防治工作，提出了新時期強化疾病預防控制中心管理檔案的有效手段[1]。

關鍵詞：管理檔案;疾病預防控制中心

疾病預防控制中心的疾病預防控制、疾病分析等工作與檔案館提供的數據密不可分。目前，文件管理工作在疾病預防控制中心中有著存很多的問題狀況。因此，增強文件管理的研究工作具有關鍵的實際性意義。檔案管理對提高疾病預防控制中心職責的質量和效率具有著重要的影響。在新的時代，疾病預防控制中心的各個機構的文件管理者面臨著的是強化文件管理工作新課題。

一、檔案管理工作的意義

檔案管理的意義主要是三個方面：

（一）疾病預防控制中心檔案是疾病預防控制工作者的所用的參考資料。經過對疾病預防控制中心文件檔案的深入分析與思考交流，可以發現疾病之間的聯系，提高疾病預防控制的質量。

（二）疾病預防控制中心檔案管理是疾病防治體系的一個組成的部分。疾病預防控制中心記錄病例的詳細情況，可以指導公眾提高對傳染病的認識，增強自我預防意識。

（三）疾病預防控制中心檔案可以促進疾病預防和控制的發展。疾病預防控制中心檔案意味著疾病預防工作的進展，是疾病預防控制的指明燈。

二、檔案管理工作的近現狀

隨著社會的發展，中國疾病預防控制中心的檔案工作得到了一定程度上的改革與發展，但在歷史的導致作用之下，現階段檔案管理仍存在以下情況問題：

（一）管理層對檔案工作重視不夠，相應的專職人員不足。由于有關疾病預防控制中心的文件管理工作的資料比較多，因此文件管理者的專業性和工作能力有著相對高的要求，但是很多疾病控制中心有著對文件管理的不重視。文件的準確性和真實性有很大的影響。此外，一些機構還未配備國家標準的文件管理軟件硬件設施，還有一些檔案管理設備缺乏定期檢查，導致文件丟失和損壞。

（二）檔案管理模式過于落后。大多數疾病預防控制中心仍采用半封閉的傳統檔案管理模式。許多疾病資料沒有得到系統的整理和分類，無法準確掌握檔案的具體情況，造成檔案利用效率低下，甚至出現檔案損毀、丟失的現象。疾病預防控制中心的檔案管理具有著很高的嚴密性。但現在社會下，中國的疾控中心還沒有建立完善的檔案管理體系。文件管理的工作制度和標準沒有明確規定，文件的整理和配置不充分，搜索文件需要很長時間，檔案資料的完善性和可靠性就不能保證疾病預防控制工作者，這有著很大的麻煩。而信息時代已融入了各行各業，起著至關重要的作用。目前我國的控制中心檔案管理的信息技術利用水平非常低，在實際工作中，幾乎所有的員工都使用紙質文件使信息技術在檔案管理中的作用完全無法發揮，會影響著工作效率。

（三）檔案工作人員素質偏低。目前，檔案管理人員大多缺乏系統的培訓，缺乏相應的專業知識，檔案管理難以提高工作效率。

三、強化疾病預防控制中心檔案管理工作的手段

（一）明確文件管理制度

要提升疾病預防控制的文件管理水準，首先要建立更完善的文件管理職位，明確文件記錄信息的基準基線、信息分類整理的基準基線。這樣的話在文件管理者的工作中能夠具有統一標準的文檔管理基準。此外，要定期進行檔案審查，建立負責制度，明確工作職責，追究個人檔案丟失、錯誤等的具體失誤，可以對文件管理者的工作內容起著約束的作用。

（二）專業人才的招聘與培養

對于文件管理者缺乏專業素質的問題，必須從人才培養和選拔制度兩方面入手。首先，要充分重視檔案管理工作，提高工資待遇，吸引更高素質的人才，同時建立起更加嚴格的選任制度。次之，定期的訓練是必要的，是對管理者應進行的，不僅要保證文件管理人員的業務水準，還要保證一定程度的職業道德基本素養。

譬如，定期性地和其他的地區的機構進行文件管理者的討論會將邀請相關行業的優秀人才，對病毒控制文件的管理方法、管理點等系統進行解說，給文件管理者提供一個平臺。

（三）加大相關部門資金投入

文件管理的工作已運用信息技術和其他輔助設備，不過，因為工作人員的水平不高，應用與實際工作不見效。為此，加大資金投入，爭取資金扶持，引入先進的文件管理設備，進一步加強基礎設施建設。此外，建立數字化文件信息管理系統，保證文件關聯信息正確記錄及顯示。另外，建立數字化的文件信息管理系統，正確地記錄并顯示文件的關聯信息。并且通過各種功能，提高文件信息的利用率與文件管理的工作的效率。電子信息與文件管理的工作相結合，將紙質傳統文件轉換成電子存檔在網絡信息的平臺之上。還要對互聯網平臺文件信息網絡搭建起保護系統和備份工作的重視，防御有電子文件丟失的意外狀況[2]。

譬如，建構完整性質的病控文件網絡信息平臺的，病控框架搭建，上傳到互聯網平臺，提供文件網絡搜索服務，能迅速查詢有關人員和民眾，在進入互聯網之后查詢疾病的具體情況，進行資源的共享，加大病控文件的應用效率。

（四）兩級管理制度的實行

文件二級管理指的是中心部和科級之間的管理，兩者有不同的工作任務，在工作中各司其任，工作任務的不同，服務對象文件的分類與管理可以有所不同。負責分析病情、調查病情等中心管理工作。不但能有效提高工作效率，還能大大提高文件管理水平。

四、總結

根據目前中國疾病預防控制中心文件管理的現狀，疾病預防控制中心文件管理工作有改革的傾向。不管怎么說，我國目前研究中心的文件管理職位有很多弊病，但根據實際問題將仍存在的許多弊端，有效的采取管理措施，就可以解決現狀問題，提供基礎的保障。

本文深入研究了新時期環境下的疾病預防控制中心的文件管理業務，并且，從管理制度，管理方式，管理者的三個方面，對新時期文件管理的工作，提出了意見與建議以及具體實施方案。在探詢檔案管理工對于疾病預防控制中心的應用效率，獻出對此事業的一份著綿力。

參考文獻：

[1]朱曉曼.石家莊市疾病預防控制中心檔案管理的現狀與對策研究[D].河北大學，2017.

[2]李捷，項文新.“大檔案”理念下的開發區檔案管理模式研究——以蘇州工業園區檔案管理中心為例[J].辦公自動化，2014（23）：41-44+40.