探討如何規(guī)范管理疾病預(yù)防控制中心的檔案

黃敏

摘要：隨著信息時代的快速發(fā)展，檔案管理越來越受到人們的重視。在疾病預(yù)防控制中心，檔案廣泛應(yīng)用于各地區(qū)的疾病病例，在分析案件細(xì)節(jié)、研究案件防控方法等方面發(fā)揮了重要影響。疾病預(yù)防控制中心的管理檔案是對疾病預(yù)防控制中心的相關(guān)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行整理，對疾病預(yù)防控制中心的疾病點進(jìn)行劃分。分析、疾病防治等工作提供了非常重要的數(shù)據(jù)信息，對疾病防治具有重要意義。本文分析了檔案管理在疾病預(yù)防控制中心的意義，著重論述了檔案管理在疾病預(yù)防控制中心的近現(xiàn)狀。為促進(jìn)疾病防治工作，提出了新時期強(qiáng)化疾病預(yù)防控制中心管理檔案的有效手段[1]。

關(guān)鍵詞：管理檔案;疾病預(yù)防控制中心

疾病預(yù)防控制中心的疾病預(yù)防控制、疾病分析等工作與檔案館提供的數(shù)據(jù)密不可分。目前，文件管理工作在疾病預(yù)防控制中心中有著存很多的問題狀況。因此，增強(qiáng)文件管理的研究工作具有關(guān)鍵的實際性意義。檔案管理對提高疾病預(yù)防控制中心職責(zé)的質(zhì)量和效率具有著重要的影響。在新的時代，疾病預(yù)防控制中心的各個機(jī)構(gòu)的文件管理者面臨著的是強(qiáng)化文件管理工作新課題。

一、檔案管理工作的意義

檔案管理的意義主要是三個方面：

（一）疾病預(yù)防控制中心檔案是疾病預(yù)防控制工作者的所用的參考資料。經(jīng)過對疾病預(yù)防控制中心文件檔案的深入分析與思考交流，可以發(fā)現(xiàn)疾病之間的聯(lián)系，提高疾病預(yù)防控制的質(zhì)量。

（二）疾病預(yù)防控制中心檔案管理是疾病防治體系的一個組成的部分。疾病預(yù)防控制中心記錄病例的詳細(xì)情況，可以指導(dǎo)公眾提高對傳染病的認(rèn)識，增強(qiáng)自我預(yù)防意識。

（三）疾病預(yù)防控制中心檔案可以促進(jìn)疾病預(yù)防和控制的發(fā)展。疾病預(yù)防控制中心檔案意味著疾病預(yù)防工作的進(jìn)展，是疾病預(yù)防控制的指明燈。

二、檔案管理工作的近現(xiàn)狀

隨著社會的發(fā)展，中國疾病預(yù)防控制中心的檔案工作得到了一定程度上的改革與發(fā)展，但在歷史的導(dǎo)致作用之下，現(xiàn)階段檔案管理仍存在以下情況問題：

（一）管理層對檔案工作重視不夠，相應(yīng)的專職人員不足。由于有關(guān)疾病預(yù)防控制中心的文件管理工作的資料比較多，因此文件管理者的專業(yè)性和工作能力有著相對高的要求，但是很多疾病控制中心有著對文件管理的不重視。文件的準(zhǔn)確性和真實性有很大的影響。此外，一些機(jī)構(gòu)還未配備國家標(biāo)準(zhǔn)的文件管理軟件硬件設(shè)施，還有一些檔案管理設(shè)備缺乏定期檢查，導(dǎo)致文件丟失和損壞。

（二）檔案管理模式過于落后。大多數(shù)疾病預(yù)防控制中心仍采用半封閉的傳統(tǒng)檔案管理模式。許多疾病資料沒有得到系統(tǒng)的整理和分類，無法準(zhǔn)確掌握檔案的具體情況，造成檔案利用效率低下，甚至出現(xiàn)檔案損毀、丟失的現(xiàn)象。疾病預(yù)防控制中心的檔案管理具有著很高的嚴(yán)密性。但現(xiàn)在社會下，中國的疾控中心還沒有建立完善的檔案管理體系。文件管理的工作制度和標(biāo)準(zhǔn)沒有明確規(guī)定，文件的整理和配置不充分，搜索文件需要很長時間，檔案資料的完善性和可靠性就不能保證疾病預(yù)防控制工作者，這有著很大的麻煩。而信息時代已融入了各行各業(yè)，起著至關(guān)重要的作用。目前我國的控制中心檔案管理的信息技術(shù)利用水平非常低，在實際工作中，幾乎所有的員工都使用紙質(zhì)文件使信息技術(shù)在檔案管理中的作用完全無法發(fā)揮，會影響著工作效率。

（三）檔案工作人員素質(zhì)偏低。目前，檔案管理人員大多缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，檔案管理難以提高工作效率。

三、強(qiáng)化疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的手段

（一）明確文件管理制度

要提升疾病預(yù)防控制的文件管理水準(zhǔn)，首先要建立更完善的文件管理職位，明確文件記錄信息的基準(zhǔn)基線、信息分類整理的基準(zhǔn)基線。這樣的話在文件管理者的工作中能夠具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的文檔管理基準(zhǔn)。此外，要定期進(jìn)行檔案審查，建立負(fù)責(zé)制度，明確工作職責(zé)，追究個人檔案丟失、錯誤等的具體失誤，可以對文件管理者的工作內(nèi)容起著約束的作用。

（二）專業(yè)人才的招聘與培養(yǎng)

對于文件管理者缺乏專業(yè)素質(zhì)的問題，必須從人才培養(yǎng)和選拔制度兩方面入手。首先，要充分重視檔案管理工作，提高工資待遇，吸引更高素質(zhì)的人才，同時建立起更加嚴(yán)格的選任制度。次之，定期的訓(xùn)練是必要的，是對管理者應(yīng)進(jìn)行的，不僅要保證文件管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，還要保證一定程度的職業(yè)道德基本素養(yǎng)。

譬如，定期性地和其他的地區(qū)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行文件管理者的討論會將邀請相關(guān)行業(yè)的優(yōu)秀人才，對病毒控制文件的管理方法、管理點等系統(tǒng)進(jìn)行解說，給文件管理者提供一個平臺。

（三）加大相關(guān)部門資金投入

文件管理的工作已運(yùn)用信息技術(shù)和其他輔助設(shè)備，不過，因為工作人員的水平不高，應(yīng)用與實際工作不見效。為此，加大資金投入，爭取資金扶持，引入先進(jìn)的文件管理設(shè)備，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。此外，建立數(shù)字化文件信息管理系統(tǒng)，保證文件關(guān)聯(lián)信息正確記錄及顯示。另外，建立數(shù)字化的文件信息管理系統(tǒng)，正確地記錄并顯示文件的關(guān)聯(lián)信息。并且通過各種功能，提高文件信息的利用率與文件管理的工作的效率。電子信息與文件管理的工作相結(jié)合，將紙質(zhì)傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換成電子存檔在網(wǎng)絡(luò)信息的平臺之上。還要對互聯(lián)網(wǎng)平臺文件信息網(wǎng)絡(luò)搭建起保護(hù)系統(tǒng)和備份工作的重視，防御有電子文件丟失的意外狀況[2]。

譬如，建構(gòu)完整性質(zhì)的病控文件網(wǎng)絡(luò)信息平臺的，病控框架搭建，上傳到互聯(lián)網(wǎng)平臺，提供文件網(wǎng)絡(luò)搜索服務(wù)，能迅速查詢有關(guān)人員和民眾，在進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)之后查詢疾病的具體情況，進(jìn)行資源的共享，加大病控文件的應(yīng)用效率。

（四）兩級管理制度的實行

文件二級管理指的是中心部和科級之間的管理，兩者有不同的工作任務(wù)，在工作中各司其任，工作任務(wù)的不同，服務(wù)對象文件的分類與管理可以有所不同。負(fù)責(zé)分析病情、調(diào)查病情等中心管理工作。不但能有效提高工作效率，還能大大提高文件管理水平。

四、總結(jié)

根據(jù)目前中國疾病預(yù)防控制中心文件管理的現(xiàn)狀，疾病預(yù)防控制中心文件管理工作有改革的傾向。不管怎么說，我國目前研究中心的文件管理職位有很多弊病，但根據(jù)實際問題將仍存在的許多弊端，有效的采取管理措施，就可以解決現(xiàn)狀問題，提供基礎(chǔ)的保障。

本文深入研究了新時期環(huán)境下的疾病預(yù)防控制中心的文件管理業(yè)務(wù)，并且，從管理制度，管理方式，管理者的三個方面，對新時期文件管理的工作，提出了意見與建議以及具體實施方案。在探詢檔案管理工對于疾病預(yù)防控制中心的應(yīng)用效率，獻(xiàn)出對此事業(yè)的一份著綿力。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱曉曼.石家莊市疾病預(yù)防控制中心檔案管理的現(xiàn)狀與對策研究[D].河北大學(xué)，2017.

[2]李捷，項文新.“大檔案”理念下的開發(fā)區(qū)檔案管理模式研究——以蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心為例[J].辦公自動化，2014（23）：41-44+40.