信息時(shí)代的檔案管理研究

劉兆博

摘要：在信息化的時(shí)代下，檔案管理工作必須要由傳統(tǒng)的管理方式向有以計(jì)算機(jī)設(shè)備有主的信息化管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。現(xiàn)階段檔案管理中存在很多問(wèn)題，檔案管理人員需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決，將信息化融入其中，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理

一、當(dāng)前檔案管理工作所面臨的主要問(wèn)題

（一）相關(guān)法律法規(guī)亟待完善

我國(guó)雖然已經(jīng)針對(duì)檔案管理工作制定了部分的法律法規(guī)，但是尚未建立起較為完善的檔案法律法規(guī)體系，很多的工作流程以及制度并沒(méi)有被規(guī)范以及完善。良好的法律法規(guī)以及政策制度是檔案管理工作開展的依據(jù)以及保障。

（二）專業(yè)人才匱乏

從事檔案管理工作的人員不僅僅需要具備相關(guān)的檔案管理知識(shí)，而且需要對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)比較熟悉，還包括一些溝通表達(dá)能力等方面的素養(yǎng)，專業(yè)人才的綜合能力也直接影響著信息化時(shí)代下檔案管理工作的有效落實(shí)與實(shí)施。在專業(yè)人才培養(yǎng)方面，還需在實(shí)踐工作過(guò)程之中進(jìn)一步的提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。

（三）檔案管理的服務(wù)觀念和方式落后

在信息化檔案管理工作的開展過(guò)程之中，尚且存在著一系列的障礙，其中主要的問(wèn)題就是信息化背景下檔案管理的服務(wù)理念和方式相對(duì)仍舊比較落后。很多檔案管理部門以及具體的檔案管理工作人員的管理服務(wù)觀念還停留在過(guò)去的傳統(tǒng)層面，管理方式仍舊是老式的管理方式，并沒(méi)有結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，沒(méi)有采用當(dāng)下先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐與保障。

（四）管理機(jī)制不健全

完善的管理機(jī)制，是開展任何工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作也是如此，必須要首先明確管理框架，才能確保后續(xù)工作的有序推進(jìn)。首先為確保管理工作的方向更明確，必須要根據(jù)不同的部門、崗位去合理制定每周、每月的檔案管理工作計(jì)劃，根據(jù)工作計(jì)劃去明確每天的工作任務(wù)，確保管理人員及時(shí)上交工作記錄，才能盡可能避免工作秩序混亂的問(wèn)題出現(xiàn)，這是最基礎(chǔ)的要求，但是許多單位顯然忽略了這一點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)劃與實(shí)施過(guò)于隨意，不利于工作效率的提升。

二、信息時(shí)代下高效創(chuàng)新檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善相關(guān)的法律法規(guī)以及政策制度

健全的法律法規(guī)體系是一項(xiàng)工作開展的強(qiáng)有力支撐，良好的政策制度是一項(xiàng)工作展開的基本保障。需要不斷健全信息化時(shí)代背景之下的檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)制度，在本身已有的規(guī)章制度的基礎(chǔ)之上更新與完善。

（二）構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在檔案的信息化管理工作中，構(gòu)建一套完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)是重要的基礎(chǔ)及根本，也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，涵蓋了所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以反復(fù)使用，顯著提升數(shù)據(jù)利用率，此外也可以將一些重復(fù)數(shù)據(jù)消除，降低信息冗余，具有完善的功能，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，為其他部門的業(yè)務(wù)開展及管理提供了便利快捷的信息服務(wù)，顯著提升了工作效率。同時(shí)，也需要注重開展數(shù)據(jù)庫(kù)的定期更新及信息搜集工作，確保信息的動(dòng)態(tài)性和實(shí)時(shí)性，構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的信息搜集網(wǎng)絡(luò)，對(duì)搜集的動(dòng)態(tài)化信息進(jìn)行過(guò)濾和篩選。過(guò)濾及篩選后的信息及時(shí)傳輸至數(shù)據(jù)庫(kù)之中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和動(dòng)態(tài)化采集。

（三）重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)

在檔案管理的電子化信息化過(guò)程中，復(fù)合型人才是重要的基礎(chǔ)條件之一。在當(dāng)前信息化時(shí)代，即便是多年從事檔案管理工作、擁有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員也難以充分確保能夠依據(jù)相關(guān)規(guī)定按時(shí)定期地完成工作任務(wù)。在很多單位中，依然采取“口口相傳”的傳統(tǒng)工作模式，極大地阻礙了檔案管理的信息化進(jìn)程。在這種情況下，就需要加大培訓(xùn)力度，針對(duì)一些具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)且具備特長(zhǎng)的人員，展開專項(xiàng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，確保其可以把握全面的信息管理知識(shí)技能。在今后的工作中需要加大信息人才的培養(yǎng)力度，建設(shè)一支復(fù)合型的信息化檔案管理人才隊(duì)伍。同時(shí)也需要對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，確保檔案管理人員能夠保持較高的工作熱情，積極摸索新的管理方式和管理模式，更好地將信息技術(shù)應(yīng)用至檔案管理中來(lái)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（四）采取必要的檔案安全保密措施

檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，且具備較強(qiáng)的機(jī)密性，每一個(gè)檔案中都記錄著詳細(xì)的信息，必須要加以妥善保存。但就目前檔案管理的整體狀況來(lái)看，在計(jì)算機(jī)安全信息保密知識(shí)上還有所欠缺，同時(shí)在檔案的信息化管理過(guò)程中，也沒(méi)有相應(yīng)的安全保密系統(tǒng)作為必要保障。今后在加強(qiáng)檔案信息化管理工作的同時(shí)，也需要加大檔案管理的有效監(jiān)管，針對(duì)檔案管理工作人員定期開展相關(guān)的安全知識(shí)技能培訓(xùn)。依照檔案信息的保密級(jí)別，分類進(jìn)行加密，并設(shè)置不同的權(quán)限，分別管理公開信息及非公開信息，從而確保電子檔案的絕對(duì)安全及完備性。

（五）提升網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)安全性

檔案是企業(yè)的重要依據(jù)，檔案的真實(shí)性、全面性及安全性，決定著單位的切身利益，這也是檔案管理工作的意義所在。為了保證檔案不會(huì)被竊取或是篡改，對(duì)于檔案管理技術(shù)的革新，對(duì)于管理環(huán)境的維護(hù)，是不可忽略的。信息化檔案管理平臺(tái)功能是否足夠健全，用網(wǎng)環(huán)境是否安全，管理人員是否養(yǎng)成了正確的用網(wǎng)習(xí)慣，這些都關(guān)系到檔案管理的安全性。檔案管理部門必須要從正規(guī)的渠道引入正版的殺毒防護(hù)程序，及時(shí)更新防護(hù)程序的版本，除此以外，還要針對(duì)管理人員的用網(wǎng)提出相應(yīng)的要求，登錄檔案管理賬號(hào)完成管理工作后，應(yīng)當(dāng)消除賬號(hào)相關(guān)信息，此外在傳遞檔案信息之前，應(yīng)當(dāng)事先檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性，盡可能避免風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，才能讓檔案管理工作更加順利且迅速的完成。

三、結(jié)論

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用帶動(dòng)了檔案管理工作創(chuàng)新，其中因?yàn)樯婕暗膬?nèi)容比較多，檔案管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜性，要想真正提高檔案管理的效率與質(zhì)量，則需要將信息管理技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]許揚(yáng).以信息技術(shù)為基石的檔案管理研究[J].信息記錄材料，2018，19（12）：183-184.

[2]秦彩霞.淺析信息化時(shí)代科技檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].才智，2018（33）：217.

[3]王曉.加強(qiáng)與改進(jìn)高校檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：139.