信息時代的檔案管理研究

劉兆博

摘要：在信息化的時代下，檔案管理工作必須要由傳統的管理方式向有以計算機設備有主的信息化管理方式進行轉變。現階段檔案管理中存在很多問題，檔案管理人員需要及時發現與解決，將信息化融入其中，推動檔案管理實現可持續發展。

關鍵詞：信息時代;檔案管理

一、當前檔案管理工作所面臨的主要問題

（一）相關法律法規亟待完善

我國雖然已經針對檔案管理工作制定了部分的法律法規，但是尚未建立起較為完善的檔案法律法規體系，很多的工作流程以及制度并沒有被規范以及完善。良好的法律法規以及政策制度是檔案管理工作開展的依據以及保障。

（二）專業人才匱乏

從事檔案管理工作的人員不僅僅需要具備相關的檔案管理知識，而且需要對現代化的技術比較熟悉，還包括一些溝通表達能力等方面的素養，專業人才的綜合能力也直接影響著信息化時代下檔案管理工作的有效落實與實施。在專業人才培養方面，還需在實踐工作過程之中進一步的提升檔案管理工作人員的綜合素養。

（三）檔案管理的服務觀念和方式落后

在信息化檔案管理工作的開展過程之中，尚且存在著一系列的障礙，其中主要的問題就是信息化背景下檔案管理的服務理念和方式相對仍舊比較落后。很多檔案管理部門以及具體的檔案管理工作人員的管理服務觀念還停留在過去的傳統層面，管理方式仍舊是老式的管理方式，并沒有結合現代化的信息技術手段，沒有采用當下先進的計算機技術作為支撐與保障。

（四）管理機制不健全

完善的管理機制，是開展任何工作的基礎，檔案管理工作也是如此，必須要首先明確管理框架，才能確保后續工作的有序推進。首先為確保管理工作的方向更明確，必須要根據不同的部門、崗位去合理制定每周、每月的檔案管理工作計劃，根據工作計劃去明確每天的工作任務，確保管理人員及時上交工作記錄，才能盡可能避免工作秩序混亂的問題出現，這是最基礎的要求，但是許多單位顯然忽略了這一點，導致檔案管理工作的規劃與實施過于隨意，不利于工作效率的提升。

二、信息時代下高效創新檔案管理工作的對策

（一）完善相關的法律法規以及政策制度

健全的法律法規體系是一項工作開展的強有力支撐，良好的政策制度是一項工作展開的基本保障。需要不斷健全信息化時代背景之下的檔案管理相關的法律法規制度，在本身已有的規章制度的基礎之上更新與完善。

（二）構建完善的檔案信息數據庫

在檔案的信息化管理工作中，構建一套完善的信息數據庫是重要的基礎及根本，也是檔案管理工作實現信息化的關鍵環節。在整個數據庫當中，涵蓋了所有的基礎數據，可以反復使用，顯著提升數據利用率，此外也可以將一些重復數據消除，降低信息冗余，具有完善的功能，實現了信息資源的共享，為其他部門的業務開展及管理提供了便利快捷的信息服務，顯著提升了工作效率。同時，也需要注重開展數據庫的定期更新及信息搜集工作，確保信息的動態性和實時性，構建動態化的信息搜集網絡，對搜集的動態化信息進行過濾和篩選。過濾及篩選后的信息及時傳輸至數據庫之中，實現數據的實時更新和動態化采集。

（三）重視復合型人才的培養

在檔案管理的電子化信息化過程中，復合型人才是重要的基礎條件之一。在當前信息化時代，即便是多年從事檔案管理工作、擁有豐富檔案管理經驗的人員也難以充分確保能夠依據相關規定按時定期地完成工作任務。在很多單位中，依然采取“口口相傳”的傳統工作模式，極大地阻礙了檔案管理的信息化進程。在這種情況下，就需要加大培訓力度，針對一些具有豐富工作經驗且具備特長的人員，展開專項的信息技術培訓，確保其可以把握全面的信息管理知識技能。在今后的工作中需要加大信息人才的培養力度，建設一支復合型的信息化檔案管理人才隊伍。同時也需要對工作環境進行優化，確保檔案管理人員能夠保持較高的工作熱情，積極摸索新的管理方式和管理模式，更好地將信息技術應用至檔案管理中來，提升檔案管理的現代化水平。

（四）采取必要的檔案安全保密措施

檔案管理專業性較強，且具備較強的機密性，每一個檔案中都記錄著詳細的信息，必須要加以妥善保存。但就目前檔案管理的整體狀況來看，在計算機安全信息保密知識上還有所欠缺，同時在檔案的信息化管理過程中，也沒有相應的安全保密系統作為必要保障。今后在加強檔案信息化管理工作的同時，也需要加大檔案管理的有效監管，針對檔案管理工作人員定期開展相關的安全知識技能培訓。依照檔案信息的保密級別，分類進行加密，并設置不同的權限，分別管理公開信息及非公開信息，從而確保電子檔案的絕對安全及完備性。

（五）提升網絡管理平臺安全性

檔案是企業的重要依據，檔案的真實性、全面性及安全性，決定著單位的切身利益，這也是檔案管理工作的意義所在。為了保證檔案不會被竊取或是篡改，對于檔案管理技術的革新，對于管理環境的維護，是不可忽略的。信息化檔案管理平臺功能是否足夠健全，用網環境是否安全，管理人員是否養成了正確的用網習慣，這些都關系到檔案管理的安全性。檔案管理部門必須要從正規的渠道引入正版的殺毒防護程序，及時更新防護程序的版本，除此以外，還要針對管理人員的用網提出相應的要求，登錄檔案管理賬號完成管理工作后，應當消除賬號相關信息，此外在傳遞檔案信息之前，應當事先檢測網絡環境安全性，盡可能避免風險的產生，才能讓檔案管理工作更加順利且迅速的完成。

三、結論

隨著社會經濟與科學技術的不斷發展，互聯網技術的應用帶動了檔案管理工作創新，其中因為涉及的內容比較多，檔案管理工作呈現出復雜性，要想真正提高檔案管理的效率與質量，則需要將信息管理技術應用在檔案管理中，實現創新發展。

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