電子文件歸檔及移交體系的建立

張幸

摘要：傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式在科學(xué)技術(shù)的支持下，得以向電子文件形式轉(zhuǎn)化，為更好的提升工作質(zhì)量與效率，就必須要做好電子文件歸檔及移交體系建立工作，以保證電子文件歸檔的真實(shí)性、完整性與保密性。本文就電子文件歸檔及移交體系建立的原則及要求出發(fā)，明確體系建立過(guò)程中的注意事項(xiàng)，并探討如何對(duì)體系進(jìn)行健全，旨在規(guī)范開(kāi)展電子文件歸檔與移交工作，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔;移交體系;建立

在單位日常工作中，電子文件歸檔及移交是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，但其也是不容忽視的，電子文檔歸檔的真實(shí)性、保密性以及完整性都直接關(guān)系著電子文檔實(shí)際使用價(jià)值的發(fā)揮，關(guān)系著單位整體工作效率。在此種情況下，對(duì)電子文件歸檔及移交體系的建立進(jìn)行探究，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子文件歸檔及移交體系建立的原則及要求

（一）電子文件的歸檔要求

在紙質(zhì)保存形式下，工作量巨大，且信息后期查詢(xún)難度較大。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)條件下文件保存形式發(fā)生變化，電子文件得以形成，令紙質(zhì)文件地位受到挑戰(zhàn)。但從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，電子文件歸檔仍依照紙質(zhì)版歸檔要求出發(fā)，以安全性、真實(shí)性和保密性等作為基本原則。電子文件歸檔要保證真實(shí)性，以脫機(jī)載體為支持，必須確保安全并病毒，以便為問(wèn)價(jià)價(jià)值提供保障。在差異化單位要求下，電子文件歸檔要求也有所不同，但其共同之處在于，要求電子文件歸檔具備可利用性，就是要為后期查閱和使用提供便利，為其他工作提供良性服務(wù)。

（二）電子文件的移交要求

就電子文件移交來(lái)看，其主要通過(guò)直接移交和網(wǎng)絡(luò)移交兩種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，實(shí)際移交工作的開(kāi)展以電子文件歸檔為基礎(chǔ)，以降低移交過(guò)程中差錯(cuò)出現(xiàn)幾率。電子文件處于虛擬世界中，若不歸檔而直接進(jìn)行移交，所造成的后果是無(wú)法想象的。直接將電子文件移交給檔案保管部門(mén)過(guò)程中，需要依照相關(guān)規(guī)定對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確認(rèn)合格后方可進(jìn)行移交。采取網(wǎng)絡(luò)移交方式時(shí)，需要依照相關(guān)要求出發(fā)，并創(chuàng)建安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，依照規(guī)范手續(xù)來(lái)辦理移交與接收。

二、電子文件歸檔及移交體系建立過(guò)程中的注意事項(xiàng)

（一）進(jìn)行鑒定與校驗(yàn)

鑒定是電子文件歸檔之前的重要環(huán)節(jié)，是不可或缺的，其直接關(guān)系著電子文件的實(shí)際價(jià)值，進(jìn)而明確歸檔的必要性。鑒定環(huán)節(jié)就是以電子文件為對(duì)象，對(duì)其真實(shí)性、完整性等加以確定，從而對(duì)電子文件價(jià)值進(jìn)行明確，并降低后續(xù)問(wèn)題的出現(xiàn)幾率。電子文件歸檔的實(shí)現(xiàn)，能夠保證電子文件的可利用性。在電子文件移交過(guò)程中，要及時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)，以歸檔電子文件為對(duì)象，對(duì)其合格性與完整度進(jìn)行檢驗(yàn)，確保在歸檔后與移交前并未出現(xiàn)任何問(wèn)題，并且處于安全狀態(tài)。電子文件保存于虛擬網(wǎng)絡(luò)中，需通過(guò)檢驗(yàn)來(lái)確定其是否攜帶病毒，以免對(duì)脫機(jī)載體造成破壞，若并未通過(guò)檢驗(yàn)來(lái)及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子文件移交中存在病毒，則極易對(duì)載體其他電子文件造成安全威脅，其后果無(wú)法想象。

（二）歸檔與移交手續(xù)

電子文件歸檔與移交的過(guò)程中，必須要保證手續(xù)的完整化與規(guī)范化，這是一項(xiàng)重要條件，便于在出現(xiàn)問(wèn)題的第一時(shí)間來(lái)查找問(wèn)題根源，進(jìn)而有效解決問(wèn)題，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況。一旦在電子文件歸檔及移交過(guò)程中，并未規(guī)范歸檔與移交手續(xù)，極易影響電子文件歸檔與移交工作質(zhì)量，甚至不利于電子文件實(shí)際使用價(jià)值的發(fā)揮。待電子文件歸檔與移交鑒定檢測(cè)完成后，需辦理歸檔和移交手續(xù)，規(guī)范填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容并蓋章確認(rèn)，保證管理的有效性，從而為電子文件管理成效的改善打下良好基礎(chǔ)。

（三）劃定保存期限

對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，其價(jià)值往往存在一定期限限制，因此在電子文件歸檔及移交過(guò)程中，要在規(guī)定期限內(nèi)來(lái)整理電子文件，及時(shí)刪除不存在利用價(jià)值的文件。因此在電子文件歸檔及移交體系建立過(guò)程中，要結(jié)合電子文件具體情況科學(xué)設(shè)置保存期限，保證電子文件保存的真實(shí)性、完整性與嚴(yán)密性。針對(duì)超出期限的電子文件，在不存在特殊要求的情況下可以將其刪除或者粉碎，這是保證電子文件得以安全和保密歸檔移交的關(guān)鍵條件。

三、電子文件的歸檔及移交體系的健全

（一）建立專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

電子文件與紙質(zhì)文件相比，其特殊之處在于，以虛擬網(wǎng)絡(luò)為存在環(huán)境，這就導(dǎo)致電子文件時(shí)刻受到網(wǎng)絡(luò)病毒及其他網(wǎng)絡(luò)危害的威脅，若想要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，并順利完成電子文件歸檔與移交，就必須要建立專(zhuān)用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此來(lái)為電子文件歸檔和移交提供優(yōu)良環(huán)境，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，為電子文件的篩選和存儲(chǔ)提供便利。

（二）脫機(jī)進(jìn)行電子文件保存

電子文件的保護(hù)可通過(guò)脫機(jī)保存處理來(lái)實(shí)現(xiàn)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，硬盤(pán)和磁盤(pán)都可能被盜取，而通過(guò)脫機(jī)保存的方式，能夠切實(shí)保障電子文件安全，為其真實(shí)性與完整性提供保證，促進(jìn)電子文件可利用價(jià)值的展現(xiàn)。

（三）建立質(zhì)量體系

為保證電子文件的價(jià)值性，要規(guī)范開(kāi)展電子文件歸檔與移交工作，在這一過(guò)程中，質(zhì)量體系的建立，能夠滿(mǎn)足電子文件歸檔與移交需求，為其真實(shí)性、安全性與完整性提供可靠保證。在電子文件歸檔與移交過(guò)程中，需要規(guī)范鑒定并檢驗(yàn)，這是保證電子文件真實(shí)性的關(guān)鍵條件。電子文件歸檔與移交安全主要通過(guò)脫機(jī)儲(chǔ)存來(lái)實(shí)現(xiàn)。在電子文件歸檔過(guò)程中，要明確其價(jià)值性，滿(mǎn)足后續(xù)查閱需求，并確保在保存期限內(nèi)不會(huì)出現(xiàn)其他問(wèn)題，從而提升電子文件的保密性。可以說(shuō)，質(zhì)量體系的建立，能夠?yàn)殡娮游募w檔和移交的實(shí)現(xiàn)提供可靠支持，促進(jìn)整個(gè)體系的順利構(gòu)建，保證電子文件的真實(shí)性與有效性，避免保存期限內(nèi)出現(xiàn)其他問(wèn)題，從而更好的為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在電子文件管理過(guò)程中，建立電子文件歸檔及移交體系，能夠?yàn)殡娮游募踩峁┍Ｕ希⑶矣兄诟纳乒ぷ餍省Ｒ虼嗽陔娮游募w檔及移交體系建立過(guò)程中，要明確相關(guān)注意事項(xiàng)，通過(guò)質(zhì)量體系和專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)體系的建立，來(lái)為電子文件歸檔及移交提供支持，切實(shí)改善電子文件歸檔與移交工作成效。

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