試論戶DCA理論在醫院基建檔案管理中的應用

唐志華

摘要：隨著醫院管理工作改革腳步的加快，醫院基建檔案管理工作也愈發被重視起來了。對醫院基建檔案進行收集以及采用適當方法進行保存能夠為醫院日后涉及糾紛案件時提供幫助。PDCA理論是一種高質量管理理論，它是由美國質量管理學家戴明經過調查實踐分析所提出來的。正是由于這個原因，它被運用到醫院基建檔案管理中，使得該工作效率和質量都有了可靠保障。

關鍵詞：PDCA理論;醫院;基建檔案管理

PDCA理論是研究如何提高管理質量的一種理論，它從提出至今得到了許多人的肯定。PDCA理論包括四個環節，每個環節都必不可少，它們環環相扣，每個過程都推動著下一個環節的進行。醫院基建檔案管理工作在醫院管理中占據著比較重要的地位，因此，提高醫院基建檔案管理的效率和質量刻不容緩。而PDCA理論剛好起著這個作用，所以它逐漸被運用到醫院基建檔案管理工作中。

一、PD以理論內容

PDCA理論分別對應四個環節，每個字母都對應著一個環節，P表示的是計劃，D代表實施，C表示檢查，D表示行動。這四個環節統稱為質量環，該理論最早出現在大眾視野中是在1950年，美國質量管理專家戴明首先將它提出來。這個理論對質量管理提出了硬性要求，它從計劃管理、管理實施和管理監督等來提高管理質量。PDCA具有三個明顯的特點，它們分別是整體性、階梯式上升和重總結。PDCA理論環環相扣，按環節來進行推進，這些小環節相互聯系在一起就變成了一個大環。因此，從本質上講，它們就是歸屬于一個整體。以醫院基建檔案工作為例，如果把它看成是一個整體，那么醫院的基建部門、檔案管理部門還有其中的工作的人員就屬于PDCA大環中的一個小環。PDCA理論的第二個特征就是呈現階梯式上升的趨勢。PDCA理論被稱作質量環是有原因的，PDCA理論每進行一次循環都能解決一些問題，這些問題一定程度上阻礙了質量管理的提升。因此，解決這些問題的過程其實就是不斷提高管理質量的過程。與此同時，在解決問題時我們必定會有所收獲，得到一些成功經驗，那么在進行下一次循環時便能吸取教訓，這樣就能將醫院基建檔案工作往正確且高效地方向推動。另一個特點自然是重總結。無論哪種管理理論，其核心步驟都是行動。只有通過行動，才能使理論的優勢發揮出來，PDCA理論自然也不例外。計劃的各個步驟都是理論，理論的正確性必定要通過行動來檢驗。我們從行動中不斷進行反思總結，然后吸取成功的經驗并加以運用到以后的管理中，使更多的問題能夠更快地被解決。

二、基于PDCA理論的醫院基建檔案運用

（一）P階段（Plan）——計劃

計劃階段主要是要將醫院基建檔案部門建立和完善。首先就是要確定基建檔案管理小組，選擇一些高素質專業人才對檔案進行收集和整理。另外，根據醫院的實際狀況做出一個大概的基建檔案管理工作計劃。將修改完善后的基建檔案管理工作計劃分發到基建部門，使基建部門的相關的人員都可以學習和了解該段時期的大概工作，并就基建檔案的收集和歸類方法進行分析，明確收集檔案的范圍。

（二）D階段（Do）——實施

實施階段顧名思義就是將醫院基建檔案管理工作融入實踐當中。在實施過程中，醫院基建檔案管理人員尤其要注意不能與基建辦和檔案管理部門出臺的規定相沖突。在這個原則下，再將人員組織起來開展工作。實施過程中人為因素比較重要，因此要格外重視基建檔案部門人員的素質問題。醫院必須要挑選專業技能和素質都過硬的人員來擔任此項工作。如果有必要，醫院還可以定期開展與基建檔案工作有關的培訓，提高基建檔案管理人員的技能以及培養他們的責任感。另外，基建檔案管理工作在很多方面并非一成不變，而是要時刻保持與時代享福。目前外界環境復雜多變，因此需要時刻關注基建檔案工作的進展情況，對檔案收集范圍和檔案處理方法等都必須定期審核，以便進行改變更新，使檔案數據的可靠性得到保障。

（三）C階段（Check）——檢查

檢查階段比較階段，它是醫院基建檔案管理工作順利實施的必要保障。醫院基建檔案管理工作在開始時就設立了一些目標，而檢查的作用就在于查看這些目標在整個基建檔案管理中是否能夠達到。如果在開展過程中發現了問題，基建檔案管理人員必須上報，使其對后續工作開展的影響降到最低。如果既定目標可以達成，則可以對工作的整個過程進行總結，將工作中所運用到的較為實用的方法和經驗加以整理，使它們能夠被運用到以后的工作中，提高未來工作的效率。

（四）A階段（Action）——行動

行動使PDCA理論的最后一個環節，這個環節對于醫院基建檔案管理工作具有特殊意義。該環節完成的好壞程度直接關系的不僅僅是本循環，還關系到后續工作的開展。行動環節的工作主要是圍饒整個醫院基建檔案管理工作時刻進行經驗性總結，使這些優秀經驗可以被運用到更廣的范圍上去。除此之外，行動環節還包括對醫院基建檔案管理過程中的各個環節所出現的問題進行歸納，并逐條列出，整理出整改時間表。這樣一來，日后PDCA理論循環就避免類似問題的出現，使醫院基建檔案管理工作的效率和質量都得到進一步提升。醫院基建檔案指的是當醫院開展基本建筑工程時，整個工程建造過程中具有參考意義的數據資料，包括圖紙和相關文件等。對這些檔案進行收集保存的目的在于在日后處理糾紛時能夠有充足的證據被拿出來。PDCA理論的運用與醫院管理改革工作的發展理念相契合。

三、結語

PDCA高質量管理理論是使得醫院基建管理工作能夠較為順利地循環開展下去。一直以來，醫院基建檔案管理工作對醫院都非常有意義。它在醫院牽扯到糾紛時為醫院提供充足的證據。因此，對醫院基建檔案的收集和管理工作的重視度必須被提高。而將PDCA理論運用到醫院基建檔案管理工作中能夠使該工作的開展效率和質量都得到明顯提高，同時還能為日后持續進行工作積累經驗

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