大數據與電子檔案管理的關系

章詩清

摘要：我國科技信息化不斷發展的過程中，許多技術也隨之不斷完善，如RFID物聯網技術、云計算、大數據可視化等，因此我國當前正處于大數據時代。這一改變同時對檔案信息資源帶來了不可磨滅的影響，整體呈快速增長的趨勢，機關單位也逐漸認識到檔案信息資源的重要性，對其利用的需求也日漸增長。因而，開展電子檔案信息管理已是大勢所趨。

關鍵詞：大數據;電子;檔案管理

現在我國全部的檔案事業均指出信息化建設的需求，根據社會經濟發展趨勢以及人們的要求為主體，來帶動檔案事業信息化發展，結合現代科技不斷完善該事業，使其具備持續性和創新性。關于檔案的原始記錄性的重要性，是保證檔案價值的重要一項。機關單位所存儲的檔案可以全面反映出企業的發展進程，從公司成立，公司的發展，公司的不斷創新等方面去反映，這些數據信息可以直觀的看清單位的知識資源。因此機關單.位對于這方面的工作需要不斷增強，以便于單位更好的解決未來存在的難題，隨著時代不斷的發展，檔案管理技術也需要不斷完善。我國目前已經全面進入了互聯網時代，因此大多數的信息文件均采用電子文件的方式，便于部門之間的信息傳遞，與此同時，加大了對檔案管理人員的工作難度，加上我國檔案管理是近年才發展起來的，相關技術還不是很完善，存在著一定的隱患，這就需要工作人員不斷提升專業技能，來對數據信息進行更好的管理。在不斷發展的過程中，信息檔案的總量在不斷的增長，因此這非常考驗對檔案管理的能力以及相關工具的使用能力，如何對檔案進行合理有序的管理，是檔案管理人員的工作重點，保證檔案的信息化以及規范性，是日常工作的重中之重。如何將大數據有效地應用到信息檔案管理工作中，提高檔案管理工作效率，是目前檔案管理基礎層面上的一個新課題。

一、大數據的概念和特點

（一）大數據的概念

數據指的是人們通過統計、計算以及科學實驗等方式計算獲取的數值，主要的作用是對信息進行整理分析并存儲，同時需要根據數據的特點進行分類排列。理解大數據的字面含義不難發現，是表示包含多種多樣的數據信息于一體。起初，采用大數據進行數據分析的時候，因為需要進行處理分析的數據信息總量較大，普通的電腦是無法完成該任務的，這是工程師們需要解決的難題，因此需要簡化分析數據的過程，提高處理數據信息的技能。對于大數據來說，它不僅僅是指涵蓋的信息數據容量大，還包括了對數據分析需要的技術以及幕后團隊的專業技術，只有具備了這些前提，才能充分發揮數據的價值。

（二）大數據的特點

1.體量性

分析大數據的字面含義不難發現，大數據是集多種多樣的數據于一體，擁有的資源數量非常龐大。簡單來拿U盤的容量來說，u盤的容量隨著時代的發展也在不斷擴增，起初的容量為M，到現在的U盤容量高達TO，容量有質的飛躍。其中百度公司每天平均會使用100TB的數據信息，日常生活中除了企業會使用以外，人們日常生活中對于數據的使用也是極為頻繁，因此大數據的數據信息是非常龐大的數值。

2.多樣性

以往的信息數據的品種缺少多樣性，往往只有一項或者幾項，但是現代科技技術在不斷的進步，之前的采用文本為主要存儲方式的結構已經漸漸淘汰，現在存儲的方式種類繁多，有以圖片、視頻、錄音、日志、網站等非結構化數據存儲方式，并且在不斷增長。如今，這種非結構化數據存儲方式的百分比已經高達85%，所以，提高非結構化數據的種類還是需要許多的前提，仍需不斷完善。

3.價值性

數據本身含有一定價值，但其中蘊含的價值成分比較少，差不多有將近80%到90%的數據是無效數據。例如，一般來說警察在查案的過程中為了尋找出嫌疑人的具體位置，一般會通過監控視頻來檢索，但是在整段視頻中絕大部分的信息都是無效的，只有一小段是能夠提供有效信息的。所以，數據數量的多少和價值密度的深度一般是呈現出反比例，那么怎樣在大量的數據中快速找出有效數據是現如今大數據時代所面對的巨大挑戰。

4.速度性

數據的傳播和變化一般來說是千變萬化和隨機的，比如說蘋果手機商店每天乃至每分鐘的下載量都在不斷變化，每分鐘通常有4.7萬次左右的下載量，臉書每個用戶平均每天都在更新照片，所以將近20分鐘左右就會有271.6萬的圖片更新，但是大數據技術就要做到在這些細微的時間內從大量的數據中找到需要的有效的信息。相同的，數據是千變萬化的，它在變化的同時也在不斷的增長和發展，新數據的產生一般會影響其它數據的變化和發展，所以，我們需要做到增強數據處理的速度。

二、大數據與檔案的關系

（一）電子檔案管理的概念

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。現如今電子文檔使用的介質一般是磁帶、光盤和磁盤。電子檔案歸檔一般采用磁帶和光盤這兩種方式。在數據處理云計算時代，電子檔案一般都是使用云存儲方式，如此一來，電子檔案文件不僅能夠保存在磁盤、光盤這類介質中去，還能夠保存在終端的儲存范圍內。電子檔案管理的優點有：

1.提升效率

使用電子形式檔案能夠較好的提高相關人員的工作效率。使用計算機相關管理系統可以降低相關檔案管理方面工作者的業務量，在一定程度上能夠增加工作效率，是目前檔案管理工作達到現代化發展的必經途徑。

2.存檔嚴謹

使用電子形式檔案能夠較好的幫助存檔不出現錯誤，如果想要對檔案文件進行瀏覽時，不用給予整卷形式的檔案，僅僅只需要智能檢索工具尋找出自己想要文件就行了，這樣一來即可以做到瀏覽更加簡便，還能夠避免其他檔案資料在瀏覽過程時對內容進行修改，增強了檔案管理的嚴謹性。

3.查漏補缺

使用電子形式檔案能夠較好的幫助檔案文件進行查缺補漏。針對檔案文件進行檢查時，傳統形式檔案管理需要通過人工的方式來拆卷、裝卷，但是電子形式檔案管理僅僅只要在相關管理系統中對需要修改的內容進行修改就行了，做到了簡便快捷，有效提升了工作效率。

4.標準化管理

使用電子形式檔案，采用計算機來制作準線，針對檔案采用智能化管理，使得它們的工作中能夠做到合理、規范，如此一來不僅能夠提高工作質量，一定程度上降低了工作人員的工作負擔。

所以，大數據技術的應用和發展對發展信息化檔案的管理方面已經成為社會發展的必然。特別是在大數據占據主要地位的時期，改革發展檔案工作已經迫在眉睫，而且大數據下的檔案信息管理工作將會更加便捷，符合社會發展的需要，一定程度上促進了社會進步。把檔案資源管理和大數據技術相結合起來，一方面可以促進大數據技術的應用和發展，另一方面還可以發展社會經濟。

（二）電子檔案與大數據的關系

當前，檔案信息化還處在一個半自動化朝著自動化過渡的發展時期，半自動化指的是檔案信息的處理需要人工同機器共同完成。很多機關單位一直以來都比較關注檔案信息管理工作，將這項工作作為一項重點工作來開展，而且還慢慢建立了能夠同企業的未來發展相符合、擁有單位特色的檔案管理制度。以原本的計算機輔助立卷、單調的目錄搜索到當前檔案數據的搜集加工以及機讀檔案信息等工作的轉化。關于案卷的處理方面體現了計算機管理的相關特點，有效提升了單位的工作成效。使得原本的人工管理質量較低以及容易出錯等不好的情況得到了一定的控制。不斷朝著“文檔一體化”的方向進步，力圖能夠實現區域網檔案的全文存儲以及檢索相關工作目標。

從2007年開始，就基本運用了檔案單機版的檔案管理系統。隨后，信息系統的整體規劃納入了電子檔案系統，實施單位信息系統的統一構建，有效提升了檔案管理的信息化水平。當前，系統管理在優化了之后，擁有了比較集中的管理體系。這一體系在管理檔案的過程中擁有著比較一般化的檔案類型，包括：文書檔案、合同檔案、會計檔案、科技檔案、實物檔案和聲像檔案等六個類別。其中文書檔案還分為：文書按卷、文書按件兩個類別。另外，單位合同檔案、人事檔案各自有自己的庫房和單機版檔案管理系統。

信息化程度的不斷深化，不斷出現豐富的大數據技術產物，促進了現代信息技術發展和進步。檔案數據和大數據技術的相互結合，不僅可以促進檔案工作更好的進行，還可以促進大數據信息的完善，保障正常進行大數據信息記錄等工作。檔案和大數據都是信息的種類，二者相互滲透包含，檔案對于數據信息也有重要作用，它可以保證數據信息的完善和記錄具有連貫性，一些社會實踐活動中慢慢形成了檔案，所以對數據原始記錄的明確也有重要作用。

大數據和檔案從根本上來說，有許多共同之處，比如，雙方主體都是人，而且都產生于具體的實踐活動行為，大數據和檔案的類型也是非常豐富的，同時存在文字、圖像、等各種形式的展示。二者的價值是不一樣的，但是都是非常高的，大數據的價值在于可以預測未來發展趨勢，而傳統檔案的價值主要體現在憑證和參考兩種性質中。如果把兩者結合起來，將會在發展自身價值的同時還可以延伸到其他的價值中，比如，檔案價值可以拓展到信息化的利用，而不是局限在憑證之中。檔案也包括在大數據以內。檔案對于大數據信息的保存具有長久的作用，可以更加全面記錄和保存一些大數據的信息。大數據時代的到來和發展是社會發展的必然趨勢，是不可被替代的，隨著大數據技術的進步，促進了更多新領域的開發和發展。大數據技術的發展一定程度上促進，信息技術產業模式的進步，提高了檔案管理水平，對國家信息化能力也有促進作用。而且大數據技術符合當今時代發展的要求，發展信息技術領域的集成化和檔案信息的管理工作等和大數據技術發展都緊密相關，我國信息集成化的需求在不斷擴大，檔案信息的發展滿足不了信息集成化的需求。

三、結語

時代不斷發展和進步的今天，電子檔案的管理占據了重大地位，成為了新型的檔案管理形式。科學的開發和利用檔案的電子化，滿足了現代檔案管理工作的需求。總而言之，電子檔案管理工作的開展符合大數據時代的要求，可以促進我國的檔案事業的進步，從而更快的適應新的技術環境，實現更大的突破。

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