城建檔案利用工作的創新與發展研究

史林峰　宋光鑫

摘 要：城建檔案利用工作是城建檔案工作的中心環節，是為城市經濟建設和城市建設服務的直接手段，通過各種有效的方式和方法，提供和開發城建檔案信息資源，充分發揮城建檔案的依據和參考作用，把它的效用發揮出來，并轉化為社會效益和經濟效益。本文從城建檔案利用的意義、城建檔案利用工作中存在的問題及城建檔案利用工作的創新三個方面展開研討。

關鍵詞：城建檔案;利用服務;創新與發展

隨著我國城市建設的不斷發展，在城市的規劃、建設和管理過程中產生了大量的城建檔案，這些檔案是城市的沿革、人類文明發展過程的記錄。建國后，我國就開始城建檔案的收集整理工作，在城市經濟、社會文化和城市建設中發揮了一定的作用，成為美麗城市不可缺少的一部分。城建檔案利用工作則是整個城建檔案工作的最終目的，也是城建檔案諸多環節中最后一個環節，而利用工作的目的則在于充分發揮城建檔案的依據和參考作用，把它的效用發揮出來，并轉化為社會效益和經濟效益，使其在社會主義現代化建設中發揮重要作用，為我們的城市建設服務。為了實現這一目的，必須完成一系列的工作，其中直接傳遞信息為各項工作服務的工作稱“城建檔案利用工作”。城建檔案利用工作是按一定的原則和要求，通過各種有效的方式和方法，提供和開發城建檔案信息資源;充分發揮城建檔案效益和社會效益，實現城建檔案價值的一項工作。

一、城建檔案利用工作的意義

城建檔案利用工作是城建檔案工作的中心環節，是為城市經濟建設和城市建設服務的直接手段，整個城建檔案工作中占有極為重要的地位。

（一）加強城建檔案利用工作

我們知道，黨和國家之所以重視城建檔案工作，就是因為城建檔案工作對城市建設的各項工作有用。因此，城建檔案必須把便于各項工作對檔案的利用，作為自己的出發點和歸宿點，這是城建檔案工作的目的。在城建檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等各項工作中，都必須牢記這個目的。城建檔案的作用，只有通過利用工作，才能夠很好地發揮出來。所以，能不能有效地發揮城建檔案的作用，是為城市經濟建設和城市建設服務的關鍵。

（二）充分發揮城建檔案利用工作

城建檔案利用工作在整個城建檔案工作中占主導地位。城建檔案收集的是否齊全、完整，整理、編目、保管是否科學、系統，往往在開展城建檔案利用工作中才能檢驗出來。城建檔案利用工作常常成為判斷城建檔案業務工作好壞的尺度，成為推動各項業務工作建設的動力。

（三）推進城建檔案利用工作

城建檔案利用工作是服務性的，變被動為主動，只有積極主動地服務，才能把“死檔案”變成“活檔案”。同時，積極開展城建檔案利用工作，利用者越多，發揮的作用就越大，它的社會效益和經濟效益越高，影響面就越廣，城建檔案館的地位和全社會的城建檔案意識就會在利用工作中逐步地豎立起來。所以積極開展城建檔案利用工作，是為城市建設服務，提高城建檔案工作信譽，引起領導和各方面對城建檔案工作重視與支持的最好途徑。

二、城建檔案利用工作中存在的問題

（一）強化城建檔案工作者的超前和跟蹤服務意識

進一步明確城建檔案工作是為城市建設服務的服務方向，強化服務功能，樹立參與意識。利用工作不應滿足于利用者憑借目錄查找城建檔案，而應不斷地提高業務工作水平和專業知識水平，研究掌握城建檔案內容，研究總結城建檔案利用工作的特點和規律，強化服務功能，樹立參與意識，直接參與城市建設活動，了解各方面需求，多層次、全方位，主動、超前地為城市建設各項工作提供優質、高效的信息服務。

（二）熟悉城建檔案的“家底”

要求城建檔案工作者了解用戶需要，熟悉館藏，做到“知己知彼”，能及時、準確地提供檔案。城建檔案利用工作涉及到提供與利用兩方面，這就要求檔案工作人員必須熟悉檔案的數量、分類及內容，了解檔案的完整性和準確度。這樣才能滿足利用者的需要，使利用者高興而來，滿意而歸。

（三）處理好城建檔案利用與保密的關系

在開展利用工作時，在不泄密的前提下，搞好利用工作，既要充分發揮城建檔案的作用，又要以對國家和人民高度負責的態度，堅持保密制度，確保保密城建檔案的安全。

三、城建檔案利用工作的創新

（一）作為城建檔案工作人員，要不斷改進自身的服務理念

一方面轉變自己的服務意識，積極主動服務。在實際的檔案服務工作中，要充分關注社會的服務意識，不單單只是對自己所聯系的部門進行服務，更要善于對社會各方面的服務。另一方面，檔案工作者要對所擁有的檔案資料進行開放式服務，不單單只是等待利用者的查詢，而應是將其資料以不同形式的開放傳遞給社會各層，從而成為人民群眾的信息咨詢庫。

（二）城建檔案利用工作模式的創新

以傳統的檔案管理模式進行現有的檔案管理，往往只是單一的通過利用者的借閱和查詢來完成，限制了檔案利用的創新發展

1.城建檔案工作者要利用自身的特點進行對信息的宣傳，可以通過舉辦重大展覽等開放式的活動把信息傳遞給社會各界人員。利用各種形式幫助人們對檔案服務工作內容的了解，方便大家在以后的運用中能夠有效地進行對信息的收集。也可以通過電視、網絡、書刊等載體進行宣傳，經過精心的策劃，將編輯的信息有效地報道出去，滿足社會各界對信息的考察和利用。

2.檔案的材料大多屬于原件，提供給利用者利用，長時間會使材料破損，為了有效地保證材料的完整儲存，可以運用科技手段，把文字信息轉變為數字信息，利用網絡傳達給利用者，并且要做到重要文件信息的保密。

3.增進不同部門的交流。各級檔案部門要避免各自為政，孤立存在，而應積極與其他部門進行交流，在交流工作中改善和促進自身管理和服務的發展，使整個檔案利用服務工作得到全面開展。

4.創建信息的社會服務體系。檔案服務要逐步社會化，以社會化服務進行對檔案的利用。在實際服務中，拓展自己的服務內容和服務對象，充分發揮自身的社會價值。此外，要提高檔案服務的效力，在不損害國家利益的前提下，簡化以往繁瑣的手續，為社會各界提供更加快捷的服務，充分發揮檔案的社會作用。如今城建檔案館都在向數字化城建檔案館靠攏，成為一個動態的信息中心，把“死檔案”變成“活檔案”。城建檔案工作者更要加強城建檔案專業的學習和培訓，盡可能地熟悉城市建設工作的業務知識，使自己的能力水平不斷適應城建檔案利用工作發展的需求。

四、結語

總之，在保障國家利益的前提下，充分發揮檔案管理的社會作用，以服務社會、服務人民為主要內容，不斷地改進城建檔案工作，使我們的城建檔案利用工作得到創新和發展。

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