關(guān)于提高基層城建檔案管理水平的探索

顏世軍　郭泳位

摘 要：城建檔案管理是現(xiàn)代城市發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，人們也逐漸意識到了其的重要性。但是，從實(shí)際情況來看，該項(xiàng)工作在具體開展過程中，因?yàn)榇嬖诟冻龆啵貓?bào)少，經(jīng)常得不到重視。而基層單位對忽視城建檔案管理工作現(xiàn)象更是屢見不鮮，這將會對城市的發(fā)展造成不良影響，因此，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的分析工作，從而促進(jìn)我國城市的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城建檔案;管理水平;基層單位

近幾年，我國城市進(jìn)入了快速發(fā)展階段，城建檔案管理工作在具體開展過程中也面臨著更高的要求。但是，從實(shí)際情況來看，我國基層城建檔案管理工作始終存在一定問題，難以跟上城市的發(fā)展腳步，因此需要相關(guān)工作人員在充分意識檔案管理問題存在的基礎(chǔ)上，提出提升基層城建檔案管理水平的有效措施。

1 城建檔案特征

1.1 內(nèi)容豐富，綜合性強(qiáng)

從軌道角度對城建檔案進(jìn)行分析，檔案的形成涵蓋了形成于前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)過程中涉及到的各項(xiàng)資料內(nèi)容，其中主要包括的內(nèi)容有可行性研究報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告等各項(xiàng)內(nèi)容。形成于基本建設(shè)環(huán)節(jié)的各項(xiàng)資料內(nèi)容包括施工技術(shù)、監(jiān)理工作的各項(xiàng)資料內(nèi)容[1]。而工程竣工后，則包括各種工程的驗(yàn)收資料，主要包括圖片、錄像等。

1.2 周期長，連貫性

城市建設(shè)工程從立項(xiàng)到規(guī)劃再到?jīng)Q策等準(zhǔn)備工作，施工后，直接到工程竣工，這是一個(gè)相對比較漫長的過程，通常會經(jīng)歷數(shù)年，在具體工程建設(shè)過程中，每一階段的歸檔資料都具有明確的類別，并且各個(gè)環(huán)節(jié)都有著緊密聯(lián)系。

1.3 資料廣，部門多

城建檔案管理設(shè)計(jì)到的內(nèi)容角度，這要造成資料的來源相對比廣泛，而不同的資料可能來自不同的管理系統(tǒng)，在具體管理工作進(jìn)行過程中，需要不同的部門相互協(xié)作，這在一定程度上也增加了城建檔案管理工作的難度。

2 提升基層城建檔案管理水平的有效措施

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)，主動服務(wù)

加強(qiáng)對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，這是強(qiáng)化基建檔案管理工作正常開展人力了資源保障的一項(xiàng)重要措施，同時(shí)也對最大程度對檔案進(jìn)行合理應(yīng)用的基礎(chǔ)所在。對檔案人員業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，可以從以下三方面入手：

（1）培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)精神，要使工作人員能夠在平凡的工作崗位上，樂于奉獻(xiàn)，并且在實(shí)際工作中不斷提升自身的道德素質(zhì)，使其能夠良好的品質(zhì)。

（2）使工作人員能夠不斷的建檔案管理的業(yè)務(wù)技能和知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，并且接受系統(tǒng)檔案整理、收集、編目等各項(xiàng)理論知識培訓(xùn)，從實(shí)際入手，不斷提高工作人員在具體工作過程中的動手能力[2]。

（3）主動服務(wù)，通過為相關(guān)工作單位提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，加快基層城建檔案的發(fā)展速度。明確城建檔案的人員就是在實(shí)際工作中的主要服務(wù)對象，同時(shí)可以通過查詢、復(fù)制等方式不斷對基層城建檔案信息進(jìn)行推廣，從而使相應(yīng)的利用者，能夠獲取更加高效、便捷的服務(wù)。主動服務(wù)是一新型理念，是強(qiáng)化基層城建檔案管理的一條必經(jīng)之路[3]。近幾年，基層城建檔案管理工作在具體進(jìn)行過程中，要對服務(wù)理念進(jìn)行更新，提升檔案工作人員在具體工作中的主動服務(wù)意識，在工作中，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息系統(tǒng)管理，從而提高檔案服務(wù)水平，使基層城建檔案的利用率能夠得到進(jìn)一步提升。

2.2 收集重要檔案，保證檔案完整性

城建檔案中的很多數(shù)據(jù)和資料都是在工程建設(shè)、施工、監(jiān)理等各個(gè)單位中形成的，涉及到的內(nèi)容多，涵蓋范圍廣泛，并且這些數(shù)據(jù)和資料都十分重要，對這些內(nèi)容進(jìn)行歸檔時(shí)，必須要確保內(nèi)容的清晰性和完整性。由此可見，要加強(qiáng)提高城建檔案管理水平，要確保對重要數(shù)據(jù)和信息的收集，確保歸檔資料的完整，具體做法如下：

（1）強(qiáng)化落實(shí)防洪工程、地下管線等重要資料的收集，并且要確保各項(xiàng)資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

（2）加強(qiáng)與政府公共安全以及應(yīng)對突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的交流，對重要檔案內(nèi)容給進(jìn)行備份，并且要做好相應(yīng)的安全管理工作，針對出現(xiàn)的突發(fā)情況，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)檔案利用機(jī)制，一旦檔案受到損壞，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的恢復(fù)機(jī)制，恢復(fù)檔案信息，以免問題出現(xiàn)時(shí)，無法解決。

（3）加強(qiáng)對檔案袋分析與研究，并且要做好相應(yīng)的記錄工作，要制定應(yīng)預(yù)案，或者相應(yīng)搶救方案，做好相應(yīng)的查詢工作。

2.3 不斷更新服務(wù)手段

（1）拓寬服務(wù)領(lǐng)域

基層城建檔案部門要面向社會，通過不同的方式，開展豐富多彩、形式多樣的宣傳活動，盡可能的向社會服務(wù)的角度提供基層城建檔案信息，用檔案信息刺激社會對基層城建檔案的具體需求，從而向社會提供更加優(yōu)質(zhì)的供基層城建檔案服務(wù)[4]。

（2）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高服務(wù)手段

過去一段時(shí)間，基層城建檔案利用是通過手工直接查詢?yōu)橹鳎趯ν獠樵兎街饕獮樯祥T利用者對需要查詢檔案進(jìn)行利用，對原件進(jìn)行合理查詢、復(fù)制，主要以提供原始信息為主。

第一，加強(qiáng)對各項(xiàng)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，將其與基層城建檔案利用的具體特點(diǎn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合，從而通過系統(tǒng)方式，開發(fā)出一套完整的，與實(shí)際情況相符的基層城建檔案管理信息系統(tǒng)，同時(shí)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建基層建設(shè)檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)。

第二，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)和自身技術(shù)設(shè)施建設(shè)，通過科學(xué)的技術(shù)手段，不斷縮小數(shù)據(jù)庫建設(shè)與實(shí)際信息需求的實(shí)際差距，克服檔案資源共享觀念淡薄，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理。

第三，基層城建檔案館需要盡量走出“封閉狀態(tài)”，并且要將檔案資源開發(fā)納入議事日程，信息化水平盡量與城市發(fā)展保持平衡，從而為基層檔案更加快捷、方便的為城市的具體規(guī)劃、建設(shè)、管理服務(wù)創(chuàng)造有利的條件，從而適應(yīng)社會發(fā)展和城市化建設(shè)過程中，對基層城建檔案的利用要求，為管理提供更加高質(zhì)量的服務(wù)。

3 結(jié)束語

基層城建檔案管理對于與城市的建設(shè)與發(fā)展會造成重要影響，其不僅是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，而且是信息化發(fā)展需求。在實(shí)際工作中，相應(yīng)的工作人員和部門需要意識到基層城建檔案特點(diǎn)以及管理工作的重要性，同時(shí)結(jié)合城市的實(shí)際發(fā)展情況，提高基層城建檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]楊一，張燕.新形勢下城建檔案工作如何彎道超越——以湖北省當(dāng)陽市城建檔案館五年發(fā)展歷程為例[J].城建檔案，2016（01）：69-72.

[2]安紅.談基層單位城建檔案的管理和利用[J].檔案天地，2014（07）：55-56.

[3]刁仁麗.新時(shí)期城建檔案管理工作者的綜合素質(zhì)[J].赤子（上中旬），2014（11）：256.

[4]朱玉琳.關(guān)于基層城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2013（01）：125.