檔案數字化工作帶來的優勢與劣勢

祁瑞峰

摘 要：隨著我國社會經濟的快速發展，人民對檔案質量的要求也在不斷提高。長期以來，檔案一直被視作重要的信息資源載體，具有極大的利用價值。隨著社會的不斷發展，在新形勢下檔案管理部門對靜態存放的檔案加以動態利用，為社會公眾提供服務的同時，最大限度地提升了檔案的社會效益與經濟效益。檔案數字化在檔案利用中有十分重要地位。本文就檔案數字化工作帶來的優勢與劣勢展開探討。

關鍵詞：檔案數字化;優勢;劣勢

引言

當前為了適應新時代的變化，提升工作效率，逐步使用數字化管理的方式，但這種數字化管理模式在為檔案工作帶來便利的同時，一些負面影響也隨之顯現出來。

1 檔案實施數字化管理的優勢

1.1 實現信息資源共享

檔案數字化管理使檔案管理從傳統的重實體向重內容轉變，由紙質型向電子型資料管理轉變，從到檔案室查詢利用向借助互聯網平臺檢索轉變。在此大背景或模式下，檔案數字化管理成為實現信息資源共享的必然舉措和現實要求。

1.2 提高工作效率和檔案管理質量

檔案數字化管理能夠有效減少人工勞動，確保數字化檔案管理更加精確。傳統檔案管理必須要通過人工對歷史資料進行編撰，才能整理成冊，而通過利用計算機系統，能夠快速地對檔案信息進行查找和翻閱，能夠將各種文獻資料分門別類地存儲，提高了資料檢索的效率。將檔案資料數字化之后，能夠上傳到互聯網，方便用戶對數據資料進行查找，不僅省時省力，而且不受時間和空間的限制，能夠提高數據資料的利用價值，提高檔案管理的服務水平。

1.3 利于檔案自身保護

實體檔案的保護對外在環境有著嚴格要求，每一次的查詢、復印都會對檔案原件產生不可逆的影響。檔案數字化管理后，利用查詢的檔案不受查閱次數影響，有利于檔案自身的安全。此外，檔案數字化管理也是適應辦公自動化和電子政務建設的需要，能夠滿足用戶的個性化需求。

2 檔案實施數字化管理的劣勢

（1）檔案載體的存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發展，網絡安全問題也是非常擔心的一個重要因素，由于計算機病毒和黑客入侵對計算機系統的危害較大，當檔案存儲設備出現安全問題后，其存儲的檔案信息也會受到較大的影響，給數字化檔案的真實性和完整性產生了極大的威脅和安全隱患。此外，計算機軟件、硬件頻繁升級換代，為保證電子檔案繼續兼容和使用，就必須對電子檔案轉換，這個轉換過程中可能會造成檔案信息的丟失。（2）沒有發揮出檔案數字化管理的優勢。多數單位的檔案管理人員為兼職人員，檔案人員專業知識水平低下，對數字化和電子化檔案管理認識不透徹，在檔案數字化管理時，把它作為了一種存儲工具，并沒有發揮出檔案數字化管理的優勢。在后期的檔案利用時，還是采用原有傳統的方式去手工檢索，沒有真正體會到數字化檔案帶來的便捷，這使得檔案數字化管理受到較大的影響。此外，還有部分單位，將重點放在檔案管理上，對于檔案的利用價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

3 對檔案數字化劣勢的管理策略

3.1 加強基層檔案室數字化管理，確保基層檔案室信息共享

基層檔案室建設，必須要積極加強數字化管理的宣傳與推廣，讓廣大基層檔案室管理人員能夠正確認識數字化建設的必要性;同時，還要提高基層檔案室數字化建設的標準，確保實現基層檔案室的共享機制，提高基層檔案室數字化利用的整體效率。

3.2 信息安全

認真做好檔案安全意識，充分認識檔案安全工作的重要性，不斷增強憂患意識和戒懼之心，落實檔案安全主體責任，加強隱患排查，做到工作日每天例行檢查無缺漏，節假日安全檢查無隱患，確保檔案信息安全與實體安全萬無一失。在做好檔案實體安全工作的同時，更重視檔案信息安全工作。檔案數字化工作特別是外包工作，嚴格按照有關安全管理規范的要求，嚴審資質、全程掌握、在外包服務前，做好涉密和內容敏感檔案的鑒定工作，絕不能使數據掌握在外包者手中，造成數據流失。強化紅線意識，樹立底線思維，確保檔案安全萬無一失。

3.3? 統一管理軟件，加強軟件的維護與管理

為了盡可能減少軟件包容性不足問題的出現，基層檔案室數字化建設必須要建立統一的管理軟件，確保資料能夠實現共享;在軟件維護和數據備份的過程中，也要對軟件進行定期維護，確保管理軟件安全穩定運行。

3.4 檔案人員加快專業知識更新

我們正處于信息爆炸的信息時代，一定要徹底轉變傳統檔案管理工作方式，將數字化管理與網絡化建設作為檔案管理工作重心，進而使檔案管理工作有利于信息技術的快速發展。因此，對檔案管理人員學習理論技術產生十分積極的作用，為提高檔案數字化工作水平創造有利條件，隨著信息化管理的深入實施，檔案管理人員應進一步提高整體工作水平，通過深入學習并領會有關知識使視野不斷拓展，知識結構更加豐富和進一步優化，對于提高專業能力也具有重要促進作用，使自己逐漸成為對檔案管理業務和信息技術比較熟悉的高水平技術人才。有關部門應在資金方面進一步加大支持力度，為高層次人才的培養創造有利環境，并對教育培訓活動定期組織開展，建設一支專業化的檔案管理隊伍。

3.5 技術上，積極應用檔案數字化技術

一方面，要結合部門工作職能，加快檔案數字化管理的總體設計、軟件開發、掃描錄入、光盤備份、設備選型和查詢管理等系統工程建設，為檔案數字化提供先進的平臺支持。另一方面，要完善信息技術支撐系統搭建。利用光纖、磁盤陣列等，確保系統具有良好的可擴展性，確保檔案存儲容量需求。此外，要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶需要，從陣列控制、鏈路控制、雙口光纖硬盤等方面，保障系統的可靠性。總之，要從硬件、軟件和系統等方面為檔案數字化管理提供技術支持和保障。

3.6 加強檔案信息資源的服務整合和利用

為了更好地提升檔案信息資源的利用效能，可以構建主題檔案數據庫。要基于公共服務的視角進行主題檔案的采集、分類、整理和存儲，并構建聯機檢索數據庫，完成檔案信息資源的聯機檢索，成立主題檔案數據庫，并通過檔案信息資源整合共享平臺進行檔案信息資源的在線訪問。

結語

隨著信息網絡化的發展，我國已經進入了一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代。在數字化背景下，檔案管理工作也要順應潮流發生巨大改變，傳統的檔案管理模式已經不再適應新時代檔案發展的要求，對存在的弊端，要揚長避短、克服弊端，確保檔案數字化管理工作做好做實。

參考文獻

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