檔案數(shù)字化工作帶來的優(yōu)勢與劣勢

祁瑞峰

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人民對檔案質(zhì)量的要求也在不斷提高。長期以來，檔案一直被視作重要的信息資源載體，具有極大的利用價值。隨著社會的不斷發(fā)展，在新形勢下檔案管理部門對靜態(tài)存放的檔案加以動態(tài)利用，為社會公眾提供服務的同時，最大限度地提升了檔案的社會效益與經(jīng)濟效益。檔案數(shù)字化在檔案利用中有十分重要地位。本文就檔案數(shù)字化工作帶來的優(yōu)勢與劣勢展開探討。

關鍵詞：檔案數(shù)字化;優(yōu)勢;劣勢

引言

當前為了適應新時代的變化，提升工作效率，逐步使用數(shù)字化管理的方式，但這種數(shù)字化管理模式在為檔案工作帶來便利的同時，一些負面影響也隨之顯現(xiàn)出來。

1 檔案實施數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 實現(xiàn)信息資源共享

檔案數(shù)字化管理使檔案管理從傳統(tǒng)的重實體向重內(nèi)容轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型向電子型資料管理轉(zhuǎn)變，從到檔案室查詢利用向借助互聯(lián)網(wǎng)平臺檢索轉(zhuǎn)變。在此大背景或模式下，檔案數(shù)字化管理成為實現(xiàn)信息資源共享的必然舉措和現(xiàn)實要求。

1.2 提高工作效率和檔案管理質(zhì)量

檔案數(shù)字化管理能夠有效減少人工勞動，確保數(shù)字化檔案管理更加精確。傳統(tǒng)檔案管理必須要通過人工對歷史資料進行編撰，才能整理成冊，而通過利用計算機系統(tǒng)，能夠快速地對檔案信息進行查找和翻閱，能夠?qū)⒏鞣N文獻資料分門別類地存儲，提高了資料檢索的效率。將檔案資料數(shù)字化之后，能夠上傳到互聯(lián)網(wǎng)，方便用戶對數(shù)據(jù)資料進行查找，不僅省時省力，而且不受時間和空間的限制，能夠提高數(shù)據(jù)資料的利用價值，提高檔案管理的服務水平。

1.3 利于檔案自身保護

實體檔案的保護對外在環(huán)境有著嚴格要求，每一次的查詢、復印都會對檔案原件產(chǎn)生不可逆的影響。檔案數(shù)字化管理后，利用查詢的檔案不受查閱次數(shù)影響，有利于檔案自身的安全。此外，檔案數(shù)字化管理也是適應辦公自動化和電子政務建設的需要，能夠滿足用戶的個性化需求。

2 檔案實施數(shù)字化管理的劣勢

（1）檔案載體的存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發(fā)展，網(wǎng)絡安全問題也是非常擔心的一個重要因素，由于計算機病毒和黑客入侵對計算機系統(tǒng)的危害較大，當檔案存儲設備出現(xiàn)安全問題后，其存儲的檔案信息也會受到較大的影響，給數(shù)字化檔案的真實性和完整性產(chǎn)生了極大的威脅和安全隱患。此外，計算機軟件、硬件頻繁升級換代，為保證電子檔案繼續(xù)兼容和使用，就必須對電子檔案轉(zhuǎn)換，這個轉(zhuǎn)換過程中可能會造成檔案信息的丟失。（2）沒有發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢。多數(shù)單位的檔案管理人員為兼職人員，檔案人員專業(yè)知識水平低下，對數(shù)字化和電子化檔案管理認識不透徹，在檔案數(shù)字化管理時，把它作為了一種存儲工具，并沒有發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢。在后期的檔案利用時，還是采用原有傳統(tǒng)的方式去手工檢索，沒有真正體會到數(shù)字化檔案帶來的便捷，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有部分單位，將重點放在檔案管理上，對于檔案的利用價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

3 對檔案數(shù)字化劣勢的管理策略

3.1 加強基層檔案室數(shù)字化管理，確保基層檔案室信息共享

基層檔案室建設，必須要積極加強數(shù)字化管理的宣傳與推廣，讓廣大基層檔案室管理人員能夠正確認識數(shù)字化建設的必要性;同時，還要提高基層檔案室數(shù)字化建設的標準，確保實現(xiàn)基層檔案室的共享機制，提高基層檔案室數(shù)字化利用的整體效率。

3.2 信息安全

認真做好檔案安全意識，充分認識檔案安全工作的重要性，不斷增強憂患意識和戒懼之心，落實檔案安全主體責任，加強隱患排查，做到工作日每天例行檢查無缺漏，節(jié)假日安全檢查無隱患，確保檔案信息安全與實體安全萬無一失。在做好檔案實體安全工作的同時，更重視檔案信息安全工作。檔案數(shù)字化工作特別是外包工作，嚴格按照有關安全管理規(guī)范的要求，嚴審資質(zhì)、全程掌握、在外包服務前，做好涉密和內(nèi)容敏感檔案的鑒定工作，絕不能使數(shù)據(jù)掌握在外包者手中，造成數(shù)據(jù)流失。強化紅線意識，樹立底線思維，確保檔案安全萬無一失。

3.3? 統(tǒng)一管理軟件，加強軟件的維護與管理

為了盡可能減少軟件包容性不足問題的出現(xiàn)，基層檔案室數(shù)字化建設必須要建立統(tǒng)一的管理軟件，確保資料能夠?qū)崿F(xiàn)共享;在軟件維護和數(shù)據(jù)備份的過程中，也要對軟件進行定期維護，確保管理軟件安全穩(wěn)定運行。

3.4 檔案人員加快專業(yè)知識更新

我們正處于信息爆炸的信息時代，一定要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作方式，將數(shù)字化管理與網(wǎng)絡化建設作為檔案管理工作重心，進而使檔案管理工作有利于信息技術的快速發(fā)展。因此，對檔案管理人員學習理論技術產(chǎn)生十分積極的作用，為提高檔案數(shù)字化工作水平創(chuàng)造有利條件，隨著信息化管理的深入實施，檔案管理人員應進一步提高整體工作水平，通過深入學習并領會有關知識使視野不斷拓展，知識結構更加豐富和進一步優(yōu)化，對于提高專業(yè)能力也具有重要促進作用，使自己逐漸成為對檔案管理業(yè)務和信息技術比較熟悉的高水平技術人才。有關部門應在資金方面進一步加大支持力度，為高層次人才的培養(yǎng)創(chuàng)造有利環(huán)境，并對教育培訓活動定期組織開展，建設一支專業(yè)化的檔案管理隊伍。

3.5 技術上，積極應用檔案數(shù)字化技術

一方面，要結合部門工作職能，加快檔案數(shù)字化管理的總體設計、軟件開發(fā)、掃描錄入、光盤備份、設備選型和查詢管理等系統(tǒng)工程建設，為檔案數(shù)字化提供先進的平臺支持。另一方面，要完善信息技術支撐系統(tǒng)搭建。利用光纖、磁盤陣列等，確保系統(tǒng)具有良好的可擴展性，確保檔案存儲容量需求。此外，要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶需要，從陣列控制、鏈路控制、雙口光纖硬盤等方面，保障系統(tǒng)的可靠性。總之，要從硬件、軟件和系統(tǒng)等方面為檔案數(shù)字化管理提供技術支持和保障。

3.6 加強檔案信息資源的服務整合和利用

為了更好地提升檔案信息資源的利用效能，可以構建主題檔案數(shù)據(jù)庫。要基于公共服務的視角進行主題檔案的采集、分類、整理和存儲，并構建聯(lián)機檢索數(shù)據(jù)庫，完成檔案信息資源的聯(lián)機檢索，成立主題檔案數(shù)據(jù)庫，并通過檔案信息資源整合共享平臺進行檔案信息資源的在線訪問。

結語

隨著信息網(wǎng)絡化的發(fā)展，我國已經(jīng)進入了一個電子化、信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的新時代。在數(shù)字化背景下，檔案管理工作也要順應潮流發(fā)生巨大改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應新時代檔案發(fā)展的要求，對存在的弊端，要揚長避短、克服弊端，確保檔案數(shù)字化管理工作做好做實。

參考文獻

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