事業(yè)單位檔案信息化管理問題探討

◎王 玲

（湖北省襄陽宜城市公共資源交易中心 湖北 襄陽 441400）

在新形勢(shì)下的事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)中，如何對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理，提高檔案利用率，增強(qiáng)事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力，成為發(fā)展中應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式比較落后，檔案的歸納與應(yīng)用更多依靠人力，檔案利用效率較低[1]。信息時(shí)代下，檔案信息化管理方式出現(xiàn)，提高了檔案管理工作的效率，但在實(shí)際檔案管理中仍然有新的問題出現(xiàn)，我們應(yīng)認(rèn)真探討和研究。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

科學(xué)技術(shù)在不斷進(jìn)步，推動(dòng)了信息化技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸進(jìn)入人們生活，改變了人們的生活與工作方式。人事檔案的信息化管理，主要是指依托于信息化技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位中的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，以增強(qiáng)檔案服務(wù)能力，為事業(yè)單位的人力資源、戰(zhàn)略發(fā)展等提供準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)支撐。在事業(yè)單位的檔案管理中，信息化管理方式具有如下優(yōu)勢(shì)：其一，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，人事檔案無論是生成、采集，還是歸檔、入庫，都可以直接通過信息平臺(tái)完成，管理效率明顯提升。檔案管理員也從檔案整理、檔案室打掃、檔案室保護(hù)等繁瑣的工作中解脫，簡(jiǎn)化了人工成本，提高了檔案管理工作的質(zhì)量[2]。其二，檔案的信息化管理，讓事業(yè)單位在開展薪酬管理、職稱測(cè)評(píng)、戰(zhàn)略目標(biāo)制定等工作時(shí)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)檢索，得到可用的檔案信息，為各項(xiàng)工作提供信息支撐，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作的公正性。其三，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，單位領(lǐng)導(dǎo)可以利用計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案信息迅速分類與保存，提高檔案管理效率。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的問題

事業(yè)單位作為我國重要公益性單位，經(jīng)過多年發(fā)展，積攢了大量的檔案。這些檔案多是單位歷年發(fā)展情況，是一個(gè)單位發(fā)展的重要?dú)v史，具有重要意義。在信息化時(shí)代，檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，管理效率顯著提高。然而在實(shí)際管理中，仍存在諸多問題。

（一）缺乏完善的信息化管理制度

許多事業(yè)單位的檔案管理方式已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全面信息化，然而，信息化制度的不完善，也會(huì)阻礙信息化管理的發(fā)展步伐。而導(dǎo)致信息化制度不完善的原因主要有以下幾點(diǎn)：其一，對(duì)檔案信息化管理工作的重視不足。過去，事業(yè)單位的檔案利用率極低，檔案大多用來應(yīng)付檢查，很少為事業(yè)單位的發(fā)展提供幫助，管理者對(duì)檔案本身并不重視，或者直接忽視了檔案信息化管理工作。其二，事業(yè)單位檔案管理中缺乏有效的監(jiān)督制度，監(jiān)督措施落實(shí)不到位，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)不足，難以提高員工積極性，檔案管理的信息化水平也會(huì)受到影響。

（二）檔案管理人員專業(yè)水平較低

新形勢(shì)下，諸多事業(yè)單位即使已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，但仍存在對(duì)檔案不重視的現(xiàn)象。在招聘檔案管理員時(shí)，單位對(duì)其專業(yè)水平要求并不高，并且缺乏專業(yè)性培訓(xùn)，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，部分檔案管理者甚至對(duì)檔案的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)都不熟悉，直接影響了檔案信息化管理的水平。

（三）信息管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在事業(yè)單位的檔案信息化管理中，統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，有助于提高檔案管理的質(zhì)量。然而，多數(shù)事業(yè)單位中各個(gè)部門的聯(lián)系并不緊密，不同事業(yè)單位之間更是欠缺溝通，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)與共享，很難制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)[3]。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)上存在各種各樣的安全問題，檔案信息極易泄露，這也是影響信息管理標(biāo)準(zhǔn)一致性的關(guān)鍵點(diǎn)。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理措施

檔案能夠?yàn)閼?zhàn)略發(fā)展提供依據(jù)，為文化形成奠定基礎(chǔ)，為單位可持續(xù)建設(shè)提供支持。面對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的種種問題，應(yīng)針對(duì)性地提出解決措施，以發(fā)揮檔案管理工作效用，為事業(yè)單位的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。

（一）完善檔案信息管理制度

無論事業(yè)單位實(shí)施哪種管理方式，都必須有一個(gè)完善且適當(dāng)?shù)墓芾碇贫葋碇С?，事業(yè)單位的檔案信息化管理依然如此。為提高檔案的信息化管理水平，要制定科學(xué)的管理制度，規(guī)范員工職責(zé)，增強(qiáng)檔案管理者的責(zé)任感，全面發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)。并且，依照單位實(shí)際情況，制定針對(duì)性的信息管理制度，強(qiáng)化檔案信息管理，為檔案管理的信息化發(fā)展打下基礎(chǔ)。另外，應(yīng)制定監(jiān)督制度，保障檔案效用發(fā)揮，提高檔案信息管理水平。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員的職業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案信息化管理的質(zhì)量。為此，應(yīng)重視有關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)，全面提升管理人員的專業(yè)技能，為檔案信息化管理提供人才支持。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，加強(qiáng)績(jī)效考核，有效避免檔案泄露問題，以提升檔案信息化管理工作的質(zhì)量[4]。最后，以提高檔案管理人員的待遇，提高檔案管理人員的工作積極性，吸引更多專業(yè)的檔案管理者，為檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）統(tǒng)一信息管理標(biāo)準(zhǔn)

為保證事業(yè)單位檔案信息化管理水平、發(fā)揮檔案效用，首先要了解單位檔案信息化的實(shí)際情況，嚴(yán)格審查單位所有檔案，保證紙質(zhì)檔案全部錄入，且缺失檔案已經(jīng)補(bǔ)齊。若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容錯(cuò)誤、資料不足等問題，應(yīng)及時(shí)提醒員工修補(bǔ)，為后續(xù)工作提供準(zhǔn)確、全面的檔案信息。同時(shí)，為保障信息化檔案的安全性，要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加強(qiáng)安全防護(hù)，制定訪問限制，消除檔案隱患，提高檔案的信息化管理質(zhì)量。同時(shí)，要加強(qiáng)各單位的溝通，政府部門從中調(diào)度，統(tǒng)一信息管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息管理提供依據(jù)，從而全面提高檔案管理水平。

四、總結(jié)

總之，我國事業(yè)單位檔案管理中仍存在諸多問題，檔案管理工作缺乏完善的信息化制度，檔案管理人員專業(yè)水平較低，信息管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響了檔案信息化管理的發(fā)展，檔案功能難以發(fā)揮，事業(yè)單位發(fā)展缺乏信息支持。對(duì)此，完善檔案信息管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，統(tǒng)一信息管理標(biāo)準(zhǔn)，全面提高信息化管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案功能，提高事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力。