夯實基礎 創(chuàng)新發(fā)展 實現水務檔案工作新跨越

朱玉娟

水是城市生活脈絡中不可或缺的“血液”，是影響城市發(fā)展和居民生活的重要因素，水務集團作為城市化進程的重要組成部分，是服務機關、企事業(yè)單位和民生用戶的重點企業(yè)。南京江寧水務集團有限公司是江寧區(qū)區(qū)屬供排水一體化集團企業(yè)。近幾年，隨著南京市區(qū)及江寧等周邊城區(qū)的城市化快速發(fā)展，江寧水務集團的供水區(qū)域不斷擴大，已覆蓋江寧全區(qū)以及溧水、句容周邊地區(qū)1500平方公里土地，供水人口超過180萬，供水能力達到90萬噸/日，水質合格率達100%。污水處理方面，集團公司先后投資數億元，新建和擴建了6個污水處理廠，目前總污水處理能力達38.5萬噸/日，所有污水廠都將執(zhí)行準IV類排放標準。這些項目的建成運行極大地改善了江寧的生態(tài)環(huán)境，為江寧國家生態(tài)區(qū)的創(chuàng)建和節(jié)能減排工作做出了重要貢獻。作為記錄和體現水務建設大發(fā)展、大跨越的見證，檔案起到的作用不言而喻。2006年，集團公司成立綜合檔案室，對各個門類檔案實現集中統(tǒng)一管理。2012年，成功創(chuàng)建省五星級檔案工作單位，目前也是江寧區(qū)唯一一家企業(yè)五星級檔案室。2015年集團成功創(chuàng)建4A級數字化檔案室，安裝了量子一體化檔案管理專用軟件，實現了全文數字化掃描，做到了公司的OA辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，實現了檔案的在線歸檔及在線查閱功能。

一、整合資源，夯實基礎，完善各項規(guī)章制度

1.夯實硬件基礎。公司通過對辦公樓的局部改造，做到了庫房、閱檔室、辦公室三分開，并根據省五星級要求優(yōu)先安排綜合檔案室用房100多平方米、陳列室60多平方米。先后投資100多萬元購置密集架、電腦、防磁柜、空調、干濕儀、攝像機、掃描儀、檔案管理軟件系統(tǒng)及滅火器等設備設施，庫房管理完全達到了“八防”要求。庫房采用鋼制密集架，空間可滿足今后10年的檔案存放需要，其他裝具全部按照標準統(tǒng)一購置。檔案庫房內設置了清晰準確的存放示意圖，堅持測記、調控庫房的溫濕度。2012年重新設計裝修了展廳，展廳以創(chuàng)新的手法和豐富的內容全面展示集團公司建設成就、規(guī)劃理念和發(fā)展藍圖，特別是利用實物檔案充分展示了公司發(fā)展過程及物質文明、精神文明建設的成果，成為對外宣傳和展示形象的新亮點。

2.建立健全制度。集團公司依據《江蘇省機關團體企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》，制定符合企業(yè)發(fā)展要求的規(guī)章制度，推動了檔案立卷歸檔、查閱利用、保管統(tǒng)計、鑒定銷毀以及人員管理等各項工作的有序開展。

3.完善管理機制。將檔案工作納入各部門的年初責任制考核，做到明確目標，責任到人，各負其責，各盡其職，推動檔案工作步入規(guī)范化、常態(tài)化的管理軌道。同時，根據自來水行業(yè)特點，建立以總公司檔案室為主體，以各相關下屬分公司為基礎的檔案管理網絡，形成一把手領導主管，綜合檔案室具體管，相關部門協(xié)助管，同時覆蓋企業(yè)內全部相關專兼職檔案人員的管理模式。

二、創(chuàng)新管理，突出重點，提升檔案工作規(guī)范化水平

1.重視檔案隊伍建設。集團公司綜合檔案室擁有4名專職檔案員，均通過了南京市檔案局組織的培訓考核，各科室及下屬單位明確1名同志為部門兼職檔案員，檔案專兼職人員均具有大專以上學歷，形成了完善的檔案管理網絡。每年定期召開檔案工作會議，落實崗位責任制，明確職責和分工。

2.加強檔案業(yè)務建設。公司全體人員檔案意識的不斷提高，推動和加快了供排水工程建設檔案規(guī)范化管理的進程。

重視檔案收集。公司先后多次在中層干部工作大會上，要求大家在抓好工程建設的同時做好各類文件材料的歸檔工作，檔案人員則積極主動介入集團公司各項重大活動，要求各工程部門兼職檔案員在建設初期就嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/0328-2014）整理工程檔案，做到資料整編有的放矢。開工前，監(jiān)理、建設、施工單位共同搞好工程項目劃分，對于文件的質量要字跡清楚、圖樣清晰、圖標整潔、竣工圖有竣工章、復印件有紅章、簽字手續(xù)完備、音像文件載體有效，切實保證檔案材料齊全完整。

強化規(guī)范管理。制定科學的分類方案及編號規(guī)則。根據集團公司目前的組織機構，嚴格按照國家檔案局10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》制定了科學合理的檔案分類方案和編號規(guī)則，堅持按年度歸檔，按組織機構分類。為了便于查閱管理，根據公司現狀，制定了文書、生產管理、經營管理、建設工程、財會、設備、聲像、實物、電子檔案等九大類，除文書檔案外，其他門類相應制定了二級目錄，檔案分類方案、編號規(guī)則、類目設置科學合理，涵蓋了公司各項業(yè)務。專職檔案人員認真按照國家和行業(yè)規(guī)范標準開展檔案整理工作，及時將各門類、載體檔案整理上架，規(guī)范擺放。集團公司還成立檔案鑒定銷毀工作小組，按期鑒定檔案。

3.推進檔案信息化建設。公司制定了信息化建設方案，投資建設了集團公司網站和對外服務網站，配備了符合國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》和全省統(tǒng)一的數據結構標準V7.2.9版PDE數字檔案管理系統(tǒng)，公司OA辦公自動化系統(tǒng)與之對接，較好地實現了檔案信息資源的傳輸網絡化、管理自動化、服務在線化，提升了檔案信息資源利用服務水平，內部員工足不出戶就可以通過電腦、手機QQ、微信等查到所需檔案資料。在實施信息化管理過程中，我們高度重視檔案系統(tǒng)和信息數據庫的安全，按照檔案信息化安全保密要求實施專網專用，配備硬件防火墻、網絡版殺毒軟件等防毒措施，使用了MT-7945 IBM專用服務器，每天自動備份服務器數據，網絡管理員定期檢查數據并保存，最大程度地保障了系統(tǒng)數據的安全。

三、強化服務，深入編研，充分發(fā)揮檔案參考憑證作用

開發(fā)利用檔案信息資源服務于社會發(fā)展、服務于經濟建設，是檔案工作的根本目的。為合理開發(fā)利用檔案信息資源，集團公司在日常檔案管理中不斷探索研究，努力發(fā)揮檔案資源的作用。

1.深化利用服務內涵。集團公司不斷拓寬檔案開發(fā)利用的渠道，簡化借閱程序，全力為利用者做好服務。要求專職檔案員熟悉室藏內容、檔案數量、保存現狀、儲存地點，并能提供必要的咨詢和服務，為利用者及時、準確、迅速地提供檔案資料。同時，還積極探索檔案檢索利用的新途徑，從紙質檔案查閱拓展到開放電子網絡搜索、網上查詢等，實現檔案、現行文件、資料的綜合利用，改變了坐等上門的單一服務方式。檔案數字化應用讓查檔者感到前所未有的便捷。

2.加大檔案編研力度。近年來，檔案室不僅編制了各種門類檔案的案卷目錄、歸檔文件目錄、檢索工具明細表等檢索工具，還先后編制了《全宗卷》《大事記》《組織機構沿革》《全宗指南》《江寧水務》《基礎數字匯編》《部門職責制度匯編》《提案辦理匯編》《水質分析報告匯編》《檔案利用效果典型事例匯編》《江寧水務集團發(fā)文匯編》等多種具有較高利用價值的編研資料。檔案工作在集團公司的發(fā)展建設中正發(fā)揮越來越重要的作用。

3.加大檔案展示力度。檔案室不僅注重收集獎杯、獎牌、錦旗、證書等常規(guī)的實物檔案，還擴展了對其他類別檔案的收集，包括領導題詞、書畫作品、紀念品等，進一步豐富了室藏檔案的種類。立足于室藏，公司專門設60多平方米的陳列室，陳列了大量文字材料、圖片，借助現代聲、光、電技術生動反映公司的光榮歷史、重要活動以及取得的主要成績和榮譽。檔案展陳不僅宣傳了集團公司的檔案工作，還激發(fā)了各方面的檔案利用需求，擴大了檔案利用的范圍，更為重要的是宣傳了企業(yè)，提升了企業(yè)的形象。

盡管我們在檔案工作中作出了一些努力，取得了一定成績，但與一些先進單位比還存在不小的差距，特別是在檔案信息化管理方面還有較長的路要走。我們將按照規(guī)范化、標準化、科學化的要求，對標先進、補齊短板，努力使江寧水務集團的檔案工作再上新臺階，更好地服務企業(yè)發(fā)展。