關于學校檔案管理工作的探討

黃淑春

摘要：檔案管理作為學校管理工作內容中的重要組成部分，不僅能促使學校的管理工作更加井然有序，而且也能對學校的工作進行全面的了解，因此，加強對學校檔案管理工作的重視在一定程度上也能反映出一個學校的管理水平以及重視程度。加上檔案管理工作本身就是個較為復雜的過程，對此必須加強對學校檔案的規范化管理。本文基于加強學校檔案管理工作的重要性，提出了推動學校檔案管理工作發展的相應措施，以促進學校工作的有序開展。

關鍵詞：學校檔案;管理工作;措施

學校的檔案管理工作不僅是教育工作者開展教育活動的基礎，而且也能為教學活動的展開提供可參考資料，為此，必須加強對學校檔案管理工作的重視，從而推動學校檔案管理工作的發展。

一、加強學校檔案管理工作的重要性

（一）有利于了解學校的發展情況

學校檔案不僅包括文字以及圖標形式的文件材料，而且還包括音像等方面的內容，它能夠真實地反映出當前學校教師的教學工作的發展情況，而且也能有效反映出學校管理工作的開展，從而更加直觀地反映出學校的歷史發展狀況，從而對全校的師生情況進行真實記錄。另外，值得注意的是，學校的檔案主要是記錄學校的發展概況，這其中除了包括學校的歷史發展進程外，還囊括了教學中的先進經驗以及教學成果，這在一定程度上也能反映出學校真實的教學水平，對學校未來的發展也有著重要的意義。

（二）有利于促進學校的迅速發展

在學校的檔案中，學校的每個環節都能找到相應的記錄，因此，其能更直觀地反映出學校地教學環節以及管理中的發展情況，而且其作為學校發展歷程中的重要資源也能充分反映出學校的歷史及發展過程，從而加深他人對學校的全面了解。另外，在進行學校檔案分析過程中，由于對其的教育歷史有了更深層次的理解，更能在第一時間發現學校發展中存在的各種問題及不足，從而通過制定相應的科學方案來推動學校的穩步發展，為此，必須重視學校的檔案管理工作，推動學校各方面工作的有序開展。

二、推動學校檔案管理工作發展的措施

（一）建立完善的檔案管理制度

對于學校的檔案管理工作而言，只要通過完善的檔案管理制度才能有序推動學校檔案工作的有序開展，真正做到有據可依，各司其職。為此，必須完善學校的檔案管理制度，通過制定統一的管理標準，才能促使檔案管理工作者更加規范的展開檔案管理工作。而且隨著時代的發展，學校的進步以及人員資料的增多，學校各項活動的展開也需進行相應的記錄，這也使得檔案信息也隨之增加，這也使得整理所消耗的時間及精力也隨之增多，如果在缺乏完善的檔案管理制度的指導下，很難做到檔案信息的有序分類，在沒有統一標準的情況下也會導致信息整理工作更加混亂。因此，為了促進學校檔案管理工作的發展，必須建立與之相適應的完善的檔案管理制度。

（二）提高學校對檔案管理的重視程度

學校領導的重視程度在很大程度上會直接決定學校的發展方向，因此，為了提高學校的檔案管理水平就必須加大學校領導對學校檔案管理工作的重視，意識到學校檔案管理工作的必要性，才能進一步提高學校檔案管理工作的地位，只有這樣，才能促使學校在發展中加大對學校檔案管理人才的重視及引進工作，建立相應的具有專業水平的檔案管理部門，推動學校檔案管理工作的發展。因此，學校需要在國家政策的引導下做好自身的管理工作，并能基于自身發展的狀況來制定出適宜發展的檔案管理制度。另外，學校檔案管理人員是不可以讓教職工作為兼職的，必須在專業人員的管理下，才能進一步展開檔案管理工作，而且還必須加大對檔案管理人員的定期培訓，不僅要立足于管理理念，更重要的是還需要在理念的指導下促進實踐的發展，只有這樣才能促進學校檔案管理工作朝著規范化的方向發展。

（三）加大對檔案管理人員的專業素養的重視

由于學校檔案管理人員大多是學校教職工兼職管理的，所以使得學校檔案的管理人員的素質普遍不高，這在一定程度上也影響了學校檔案管理水平的提高，因此，為了促進學校檔案管理工作的有序開展，不斷提高學校管理水平，就必須加大對檔案管理人員的專業素養的重視，這就需要加大對專業檔案管理人員的引進力度以及提供定期培訓的機會，不斷提高學校檔案管理人員的專業素養以及專業能力的提高。另外，學校在日常管理中還需要鼓勵檔案管理人員多參與一些實踐活動，這也能直接提高其專業技能。專業技能除了要學習先進的管理手段之外，還需要進一步了解和掌握先進的計算機知識，從而能夠運用一些先進的技術來處理學校檔案管理中的數據信息，這不僅能減少不必要的人力和物力支出，而且也能夠提高學校檔案管理的效率，不斷提高學校的管理水平。

（四）提高學校檔案信息化水平

學校檔案的信息化建設工作的開展不僅能在一定程度上減少學校的運營成本，而且也能降低人為因素造成的損失。隨著現代化技術的發展，也促使信息技術在各行各業中得到了迅速發展，尤其是學校的檔案管理工作，提高了學校的檔案信息化水平。通過信息化的手段來處理檔案信息，使得傳統的管理技術已不能滿足學校管理的需要，所以為了更好地促進學校的發展，就必須采取高效的信息化技術來處理學校檔案的各項事務，這不僅提高了管理的硬件設施，而且在很大程度上也規范了學校的檔案管理工作，推動了學校的信息化水平的發展。

（五）加大對電子文檔的安全保護力度

在學校的檔案管理工作中，還存有大部分的電子文檔信息，因此也應當加大對電子文檔的安全保護力度，具體要求可從三個方面入手：第一，根據已有的檔案管理標準來對學校的檔案信息進行歸檔和整理，有些重要文檔還需做好備份工作，以防止遺失;第二，通過制定完善的檔案管理制度來嚴格規范管理行為，對于違反制度的行為要加大懲罰力度，以提高管理水平;還需要做好責權分明的工作，落實好安全責任制度，做到有據可依。第三，對于可能發生的安全問題要做好防護工作，例如制定安全管理預案、做好物理隔離工作等等，從而保障電子文檔的安全性。

三、結語

綜上所述，學校檔案管理是學校管理工作中的重要內容，推動檔案管理的規范化發展不僅能在一定程度上直接提高學校的管理水平，而且也能了解到學校的發展狀況，為學校的未來發展指明了方向。因此，學校在發展中必須采取相應的有效措施來推動學校的進一步發展，例如加大對檔案管理人員的專業素養的重視、提高學校對檔案管理的重視程度以及提高學校的檔案信息化水平等，從而有效提高學校的檔案管理水平。

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（作者單位：浙江省機電技師學院）