文書檔案管理中存在的問題及優化策略

朱妍

摘要：文書檔案管理是一項比較基礎的工作，然而，其重要性同樣不容忽視。文書檔案管理水平與檔案管理質量息息相關，為保證檔案發揮出有效的作用，就要積極提高文書檔案管理水平，對其中存在的問題進行深入淺出的探討后，再采取有效的解決對策，對文書檔案管理進行優化。

關鍵詞：文書檔案管理;問題;優化

一、文書檔案管理中存在的問題

1、文書檔案管理手段比較落后

現階段，我國文書檔案管理手段比較落后，管理方式不夠科學合理，這樣就會降低管理效率。管理人員缺乏先進的管理理念，不具備專業的管理知識，不能充分開展多方面的文件管理，這樣就會破壞內部管理系統，無法提高文書檔案管理質量。傳統的文書檔案管理工作基本是依靠工作人員進行操作。工作人員要按照要求對文書檔案進行分類，歸納;工作人員要抄寫文件材料目錄和標題，展示出文檔的關鍵信息，并保證記錄準確，無誤，否則就會影響到后續文書檔案的管理。由于文書檔案管理工作環環相扣，加之人工操作極有可能存在失誤，這樣必然會影響到下一環節的工作。由于傳統人工操作方式浪費時間，效率低，因此迫切需要改進。隨著技術的不斷發展，文書檔案管理的工作范圍越來越廣泛，工作人員所面臨的文件類型也不再僅限于紙質材料，還有電子文件。融入信息技術的文書檔案管理水平得以進一步改善，但還是會存在管理不當之處，導致檔案在查找時十分困難。為了避免文檔丟失，遺漏，實現對文檔的有效保管，就要積極引進先進的信息技術和網絡技術改進文檔管理現狀。

2、文書檔案工作銜接不到位

在進行文書檔案管理時，由于文書工作和檔案工作銜接不到位，就會影響文書檔案管理質量。文書檔案工作雖然彼此聯系，但也存在一定的區別。經過科學歸檔后的文件通常會在合理篩選的情況下才會誕生，如果工作人員不重視這項工作，缺乏專業的知識，操作不規范，就會導致文書與檔案工作的銜接不自然，甚至彼此脫離。現階段，我國的文書檔案管理缺乏明確的制度，這樣就會導致文書和檔案工作銜接不暢。我國文書檔案管理工作并不規范，這就需要文書檔案管理人員了解文書與檔案工作之間的關系，這樣才能實現文書檔案工作順利進行。

3、不重視文書檔案管理

隨著時代的不斷發展，文書檔案管理的地位越來越高。不過，管理層并不重視文書檔案管理，對該工作缺乏必要的指導，這樣就會導致相關人員的操作行為不規范，缺乏科學的流程與計劃，既浪費人力，又浪費物力。許多領導、工作人員沒有充分意識到文書檔案管理的意義，對這一工作缺乏明確要求，在工作中投入較少，也沒有指定完善的規章制度。長此以往，相關工作人員對文書檔案管理工作缺乏責任感，影響文書檔案管理工作質量。

4、文書檔案人員能力不足

文書檔案管理人員的素質還有待進一步提升，這樣就會影響管理質量。許多員工的技能單一，對文書檔案管理工作的認識有限，認為工作僅僅搜集資料、對資料進行歸檔即可。還有的文書檔案管理人員身兼數職，不能夠充分意識到檔案管理的重要性，這樣就會影響檔案的時效性和真實性。一些文書檔案管理人員的專業知識有限，對工作缺乏責任感，在進行編碼整理時十分不規范，這樣必然會影響到工作的嚴謹程度。由于現階段文書檔案管理人員的素質參差不齊，因此，要加強對工作人員的培訓，這樣才能提高其專業技能，便于提高文書檔案管理質量。許多單位、愜意對于文書檔案管理人員的培訓工作并不到位，而且培訓制度不夠完善，這樣就會影響工作人員能力的提升。

二、文書檔案管理的優化措施

1、提高信息化建設水平

要積極改進現有的文書檔案管理方式，就要應用先進的信息技術和互聯網技術，實現對文書檔案的有效保管。只有充分利用高科技所帶來的便利條件，積極完善檔案庫，改進檔案的保管方式，才能提高工作效率。在文書檔案的篩選、收發等環節上，均可擺脫傳統人工操作模式的束縛。實現信息化建設后，相關人員在查閱資料時就會提高速度，迅速找到所需資料。信息化建設可以實現資源共享，而這就需要加強信息的加密和保護。

為了實現信息化建設，要積極打造數字化辦公模式，保證文書檔案管理工作更上一層樓。首先，要構建完善的信息溝通渠道，保證每個部門可以隨時進行溝通，使信息暢通，避免出現信息孤島模式。建立信息發布平臺和資源共享平臺，使各部門人員能夠在平臺上進行溝通和交流，實現高效協作，減輕工作量。第二，要完善文書檔案管理工作，健全文書檔案管理平臺，保證信息資源得到高效下載，實現安全發送，便于及時查閱各方面的檔案資源信息，隨時、安全調用。第三，各種文書檔案可以以有效的方式存儲在網絡服務器之中，可利用計算機隨時對其進行檢索和調用。這樣就會減少大量的人力、物力與時間的浪費，提高工作效率。

2、實現文書與檔案的有效銜接

盡管文書與檔案工作區別較大，但還是要加強二者的聯系，實現文書與檔案工作的有效銜接，實現二者的高質量轉化。文書檔案管理人員需要認真了解文書與檔案工作之間的關系，仔細整理各項文書材料，明確材料的界限，對文書材料的價值進行合理判斷。要采取有效的方式，對有價值的材料進行保管，按照各項要求整理材料，使材料得到系統的整合、歸納和分類。要明確工作人員的各項職責，使其能夠對工作充滿責任感，保證文書工作和檔案工作協調一致，順利銜接，提高文書檔案管理水平。

3、重視文書檔案管理的作用

為了進一步提升文書檔案管理質量，領導要充分重視文書檔案管理的作用，認識這一工作的重要性，積極解決文書檔案管理中存在的問題，制定合理完善的管理制度，保證文書檔案管理工作順利進行。要加強對文書檔案管理的投入，除了要引進先進的檔案管理設備之外，還要積極采用先進的信息化技術，選擇高素質檔案管理人員，采取有效的方式開展文書檔案管理。要將檔案管理工作納入日常工作行程之中，提高文書檔案工作的技術含量，使人們能夠意識到文書檔案管理的價值，加強對這一工作的檢查和監督，提高工作人員的責任感。

4、提高文書檔案管理人員的專業素質

進行文書檔案管理時，要積極提高文書檔案管理人員的專業水平和綜合素質，使其能夠對工作充滿責任心，以高度敬業的態度做好各項工作。文書檔案管理人員要對待檔案高度負責，及時做好相應的收發和保管工作。要掌握專業的檔案管理知識，要按照一定要求對文件進行編號和分類，并根據規定的流程開展文書檔案管理。要提高文書檔案管理人員的學習能力，使其能夠善于利用先進的信息技術和計算機網絡技術，開展文書檔案管理工作，提高工作效率，及時解決在工作中存在的問題，保證檔案安全。

結束語

綜上所述，為了提高文書檔案管理質量，就要積極面對在這一過程中存在的各種問題，采取有效的解決對策，優化文書檔案管理。要充分意識到文書檔案管理工作的價值，改進落后的工作模式，做好各項銜接工作，加大投入力度，鼓勵文書檔案管理人員能夠應用先進的信息技術，開展各項工作，加強學習，為文書檔案管理工作保駕護航。

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（作者單位：中國電建集團山東電力建設有限公司）