交通運輸單位檔案管理存在的問題及對策分析

文/湖北省襄陽市宜城市道路運輸管理所　吳東霞

交通運輸單位檔案管理存在的問題及對策分析

文/湖北省襄陽市宜城市道路運輸管理所吳東霞

【摘要】交通運輸單位的主要職責是對某一地區的城市道路、水路、鐵路等運輸市場進行行政監管。有別于其他事業單位和企業單位，交通運輸單位的檔案涉及單位更廣、專業化程度也更高，其檔案管理是一項專業性與事業性并存的工作。新形勢、新背景對交通運輸單位的檔案管理工作也提出了新要求、新任務。本文分析了交通運輸單位檔案管理存在的問題，并立足實際，提出了解決問題的相關對策。

【關鍵詞】交通運輸；檔案管理；問題與對策

交通檔案的主要內容是交通系統行政、交通運輸單位、社團組織以及個人在交通運輸相關工作中直接形成的、對本單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。相較于其他事業單位，交通檔案的內容更復雜、涉及面更廣。充分利用交通運輸檔案對國民經濟和社會發展具有重要的作用。如何對交通運輸業的檔案進行分類管理、有效管理和科學利用，需要大量的實踐經驗。

一、交通運輸單位檔案管理的重要性

交通檔案不僅服務于本單位，是本單位業務的真實記錄。它還對國民經濟和社會發展起著重要的影響。真實、完整、詳細的交通檔案是交通經濟發展的縮影，也是下一步規劃的依據。

（一）交通運輸檔案事關國民經濟建設。道路建設是國民經濟發展的基礎，交通運輸是國民經濟發展的前提。做好交通運輸檔案對國民經濟的發展有相輔相成、密不可分的關系。

（二）交通運輸檔案事關社會發展。交通檔案是我國交通運輸事業發展的縮影。做好交通檔案管理，有助于更加真實地反映我國社會發展的宏觀脈絡，也是未來經濟發展的歷史依據。

二、交通運輸單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理非科學化。交通運輸單位檔案管理非科學化主要體現在管理意識不科學。部分交通運輸單位存在重業務而輕檔案的思想。認為檔案管理無足輕重，不如干好業務工作來得重要。這種錯誤意識直接導致其檔案管理投入小、力量弱、地位被動，進而影響到交通運輸單位檔案管理質量。

（二）檔案管理非制度化。檔案管理的制度化要求要求檔案的收集、整理、入檔、保存都在明確的制度規范下進行。目前，在交通運輸單位檔案管理中，檔案管理制度化仍有待于提高，操作存在一定隨意性，尚未形成完整流程。在部分交通運輸單位中還存在檔案管理混亂，甚至缺乏專門工作人員審核，尤其是年代較為久遠的檔案，更是長時間無人問津，更沒有及時補充資料去更新。

（三）檔案管理非專業化。檔案非專業化是制約交通運輸單位檔案水平的之主要的因素。非專業化主要表現在兩個方面。一是交通運輸單位檔案管理內容不夠專業。檔案材料收集不全面，出現檔案材料遺漏、丟失等問題；或是填寫方式不規范，格式要求不統一等；二是檔案管理人員不夠專業。檔案管理人員大部分由其他管理崗位轉崗而來。檔案管理人員數量少且存在兼職現象，崗位不夠穩定。一旦出現交通建設項目多、檔案整理量大的情況，交通運輸單位則很容易出現收集不及時、分類有偏差、重復整理等問題。

（四）檔案管理非信息化。目前，交通運輸單位已經基本普及了辦公信息化，檔案管理也被囊括進單位的信息系統。但大部分單位的檔案管理信息系統軟件程序過于繁瑣，實用性不強，加之檔案管理人員也不夠專業，這大大影響了工作質量和效率。另外，還有部分交通運輸單位仍處在傳統的手工工作模式下，現代化水平不高，不僅影響了交通運輸單位檔案的管理，也影響了交通運輸單位檔案的利用。

三、提升交通運輸單位檔案管理水平的對策

（一）完善檔案管理制度。交通運輸單位應該完善自身的檔案管理制度。首先，建立完善檔案管理工作制度、檔案工作保密制度、檔案匯總、整理、歸檔、借閱等制度；其次，建立檔案考評制度，每年年初確定工作目標，年終參加工作考核，組織人員對檔案管理工作進行科學考核，獎先罰后。

（二）改善檔案管理條件。檔案管理已邁入現代化，亟需優化升級檔案管理條件。隨著交通運輸事業的發展，CAD/CAM等交通建設信息系統逐漸普及，交通檔案的實體管理也逐漸轉變為對信息資源的管理，計算機、縮微設備、多媒體設備等，成為現代化檔案的必備。

（三）提升檔案管理人員的工作能力。首先，專業人才“引進來”。交通運輸單位招聘時，注意引進有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。其次，現有人才“送出去”。加強現有人員的繼續教育和崗位培訓，拓寬檔案人員的視野，了解檔案管理的現狀及發展動態，提高自身素質。

（四）加快檔案信息化建設。計算機和互聯網技術是新形勢下，交通運輸單位檔案管理人員的必備技能。傳統的紙質化檔案管理模式以逐漸被無紙化現代管理模式替代。交通運輸單位應樹立先進的觀念，利用計算機網絡技術使交通檔案便捷化、數字化、共享化。

四、結語

提高交通檔案管理水平，能夠更好地發揮交通檔案服務于經濟的作用，推動我國交通運輸事業的發展。作為交通運輸單位的檔案管理者，需要充分認識新形勢、新趨勢對交通運輸單位檔案管理提出的新要求，充實檔案管理方面的專業理論知識，提高自身的科學文化素質，擺正檔案管理工作態度，發揮本職工作對于企業發展的積極作用，進一步提高檔案管理工作的水平，為交通運輸業的長足發展做出積極的貢獻。

參考文獻：

[1]尹寶君,范法.如何規范檔案信息化管理[J].科技創新導報,2011(20).

[2]楊彩云.淺議加強企業檔案的管理[J].北京檔案,2011.

[3]楊虹.對交通運輸單位檔案管理的創新思路的探討[J].科技資訊,2010(34).