信息化視角下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

吉克輛亮

摘 要：我們現(xiàn)處于一個信息爆炸的時代，每個人都有諸多的信息需要存儲和管理，但隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，現(xiàn)代文書檔案管理工作也應(yīng)該符合時代潮流進行一定程度的創(chuàng)新。作為文書檔案的管理人員不僅需要從各個角度全面認(rèn)識文書檔案管理工作的性質(zhì)和特點，還需要應(yīng)用新時代所提供的新技術(shù)和方法進行管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，盡可能利用更少的資源和人力提升管理水平。本篇文章就針對信息化視角下的文書檔案管理工作創(chuàng)新內(nèi)容進行簡單探究。

關(guān)鍵詞：信息化視角;文書檔案管理工作;創(chuàng)新

當(dāng)代社會靠著信息化技術(shù)不斷推進經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，有效的對于所有信息資源進行了開發(fā)和存儲。而檔案儲存作為所有信息資源當(dāng)中比較重要的一個部分，在信息時代也更應(yīng)該利用信息化技術(shù)來進行合理創(chuàng)新。文書檔案主要是記錄了從過去到現(xiàn)在所有企事業(yè)的發(fā)展歷程。我們雖然處于信息爆炸且科技迅速發(fā)展的時代當(dāng)中，文書檔案的管理工作仍然受到了一定的限制和約束，所以急需我們對于文書檔案管理工作進行創(chuàng)新，從現(xiàn)代化的視角下不斷推動文書檔案的管理工作，使其檔案的價值能夠得到更大程度的體現(xiàn)[1]。

一、文書檔案管理工作的意義

如果我們在信息爆炸的時代下，能夠巧妙的應(yīng)用電子和信息的技術(shù)手段對于所有文書檔案進行收集、管理和分類，逐步向文書檔案管理的信息化邁入，那么對于當(dāng)今企事業(yè)的意義是非常重大的，能夠極大提高文書檔案管理的現(xiàn)實利用價值。

首先，信息化管理文書檔案能夠減輕檔案管理的難度。由于信息內(nèi)容繁雜且量較多，所以在進行文書檔案管理工作時是比較繁瑣的，如果能夠使用信息化的檔案管理系統(tǒng)，那么就能夠更加有效的對于各個種類的檔案進行整體的把控和細(xì)節(jié)的分類，極大的減輕管理工作人員在對于檔案進行管理時的操作難度。

其次，信息化管理文書檔案也能夠使文書檔案管理工作更加科學(xué)。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于文書檔案進行管理，可以在高效水平下實現(xiàn)各類檔案之間的數(shù)據(jù)銜接和轉(zhuǎn)換，也可對于不同形式的文檔進行識別、查詢和儲存。在實際應(yīng)用過程當(dāng)中，極大發(fā)揮了其科學(xué)性[2]。

最后，信息化管理文書檔案也能夠充分發(fā)揮檔案管理的價值，大幅度提高文檔管理信息的利用率。通過信息化的技術(shù)手段對于文書檔案內(nèi)容進行管理，可以在較高識別率的基礎(chǔ)上提升文書檔案內(nèi)容檢索效果，并且支持多樣化的查詢和搜索任務(wù)，還能夠?qū)崿F(xiàn)不同類別文書檔案之間信息的關(guān)聯(lián)查找。這些靈活的利用方式對于企事業(yè)今后利用文書檔案都是能夠起到很大幫助作用的。

如果能夠有效的提高文書檔案管理工作的能力，也能夠更好的在實際工作當(dāng)中促進文書與檔案工作進行銜接，建立起周全且高效的管理制度也能夠為后續(xù)利用文書檔案提供便捷性。在單位需要為某些決策提供依據(jù)時，優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理就發(fā)揮了巨大的作用。

二、信息化管理文書檔案的創(chuàng)新方法

（1）建立一套完整周全的檔案信息化管理系統(tǒng)

由于當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常的廣泛，所以我們想要對于文書檔案進行信息化管理，應(yīng)該要全面利用自動化的辦公方式，例如打印機、復(fù)印機、電腦等等。讓這些設(shè)備提高我們對于文書檔案的管理效率，同樣在使用這些信息化設(shè)備的同時，也可以學(xué)習(xí)利用其對于文書檔案進行信息化加工的能力。借助信息技術(shù)構(gòu)建周全的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔管理的實時性、完整性和可操作性[3]。并在實際工作過程當(dāng)中鼓勵管理員工盡快學(xué)習(xí)和掌握信息化管理系統(tǒng)的操作。

（2）建立較為專業(yè)的文檔管理工作團隊

在建立好信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，還需要一支專業(yè)的隊伍來對于信息進行歸納和整理。由較為專業(yè)的人士進行針對性工作，能夠盡可能提高文檔管理工作的效率和質(zhì)量。一定要確保擁有計算機操作能力的專業(yè)人士進行檔案的信息化管理。所以在檔案管理的過程當(dāng)中，應(yīng)該要對管理人員進行一系列知識內(nèi)容的培訓(xùn)，例如信息技術(shù)知識和信息技術(shù)操作方法及規(guī)程等等，盡可能的提高管理人員的專業(yè)度和檔案管理工作能力，并提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。將文書檔案管理交由專業(yè)團隊進行操作才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化文書檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展。

（3）加強涉及文書檔案管理工作當(dāng)中各部門之間的溝通與協(xié)作

文書檔案管理過程當(dāng)中所涉及的部門是比較廣的，只有各部門之間擁有較流暢的協(xié)作度和高效的協(xié)作效率，才能夠確保文書檔案管理過程的高效性[4]。可以建立起專門的監(jiān)督管理團隊，對于文檔管理工作進行監(jiān)測，將管理過程當(dāng)中出現(xiàn)的意外情況和問題進行分析并提交給團隊，以便于后續(xù)對于問題進行解決和管理工作的完善。一定要在不斷的交流和溝通過程當(dāng)中，優(yōu)化文書檔案管理的工作模式和管理制度，以確保文書檔案管理工作環(huán)境的安全性和數(shù)據(jù)的完整性。

結(jié)束語

在當(dāng)今信息技術(shù)不斷高速發(fā)展的社會環(huán)境之下，繁雜的文書檔案管理工作更應(yīng)該要適應(yīng)社會的發(fā)展而做出創(chuàng)新的改變，這同樣也是數(shù)據(jù)化時代和信息數(shù)據(jù)化趨勢對于文書檔案管理工作所提出的要求。首先建立起全面的管理制度，然后再操作過程當(dāng)中不斷完善和優(yōu)化，使文檔管理工作信息化順利的開展。

參考文獻

[1]李巍巍. 淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[C]// 決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會. 2016.

[2]王洋. 基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)， 2019（19）：60-60.

[3]劉曉艷. 淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（12）：158-158.

[4]崔揚. 淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[C]// 決策論壇——決策理論與方法研究學(xué)術(shù)研討會. 2016.