試論高校數字檔案安全管理體系建設

胡文杰 郭建軍

摘 要：高校檔案數字化是近些年才逐步發展起來的，因此，與之相關的法律、法規并不完善，在檔案數字化進程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應該有嚴格規范的程序管理、科學統一的標準體系和業務管理制度，而現實卻并非如此，此外，因為檔案管理系統是多用戶、多管理的系統，如果管理不善或者管理熱源的操作失誤，很可能導致數字檔案載體的損害級誤刪除、誤覆蓋及惡意篡改、越權訪問等安全事故的發生。因此，本文從檔案的安全體系建設任務、存在的問題分析、優化措施等方便展開論述，

關鍵詞：數字化;檔案管理;重要性 應用

高校檔案是學校在各個歷史時期建設、發展過程的歷史記錄，是學校歷史的體現和寶貴的精神財富，學校的繼續發展很多也需要歷史檔案的借鑒作為基礎。隨著高等院校的發展，檔案越來越受到大家的關注，檔案工作也得到了日新月異的發展，在現階段信息化以及大數據的背景下，新的檔案管理手段應用也給檔案管理工作帶來了革命性的變化，數字化、網絡化、檔案信息載體多樣化等，為管理工作和檔案服務工作創造了發展的新機遇。即便如此，目前高校檔案工作仍存在諸多問題，其中檔案安全問題是現階段高校檔案不容忽視的一項工作，檔案具有歷史性，真實性和唯一性，一旦損毀，勢必給學校和社會造成難以挽回的重大損失，影響高校檔案工作的發展。

一、檔案管理安全體系建設內涵及主要任務

檔案管理安全體系就是指通過落實檔案安全管理制度以及信息安全技術，對檔案工作進行的系統化的管理，重點確保檔案系統的完整、可用、真實以及可控，是基于檔案文獻信息安全的整體防護體系。檔案管理安全體系建設的主要任務有以下幾點：一是強化檔案安全管理基礎設施的建設，為檔案資料的安全管理提供必要的物質條件;二是完善檔案安全管理工作規章制度的建設，為檔案管理安全體系建設提供必要的制度保障;三是加強檔案管理工作人員隊伍專業技能的培訓，確保檔案安全管理有必要的人才支撐;四是強化檔案管理信息化安全的建設，做好重要檔案資料的安全備份，確保檔案資料數據庫平臺的可靠。

二、當前高校檔案安全管理存在的問題分析

1.高校檔案安全意識淡薄

在高校的目前發展情況下，檔案工作本身具有的工作特點和性質等的影響造成很多高校檔案管理人員以及相關部門沒有充分認識到安全性對檔案管理的重要性，主要表現在以下幾個方面：雖然重點關注機關文書檔案，但是對于基建檔案、業務檔案以及照片檔案、電子文件等重視不夠;對于紅頭文件較為重視，但是對于會議材料、領導批示、工作總結、計劃、介紹信等材料重視不夠;只重視檔案收集查閱利用，不重視檢查關注。

2.檔案安全管理制度不夠完善

當前高校檔案安全管理工作方面的制度體系建設相對較為薄弱，造成了整個檔案安全管理工作的前提基礎不牢靠。特別是針對檔案資料的收集整理以及安全應急管理制度不夠健全，導致在檔案管理工作中經常出現檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發生。

3.檔案管理安全保障技術水平不高

當前信息化時代檔案管理工作早已經步入了以數字檔案為主體、數字紙質檔案并存的時代，對檔案安全管理工作的要求也越來越高。然而一些高校的檔案安全管理保障技術水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些涉密的核心檔案資料甚至出現泄露問題。

4.檔案安全管理專業技術人才較少

檔案管理工作是一項系統復雜的工作，目前我國高校的檔案管理工作人員隊伍力量不足、素質不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識，再加上沒有必要的教育培訓，制約了檔案安全管理工作的有效開展。

三、優化檔案管理安全體系建設的措施

1.加強思想建設

在高校檔案的安全體系建設中，首要任務就是安全意識的提高，安全意識的提高需要加強對相關人員的安全思想建設工作，牢固樹立“檔案安全事關黨和國家的根本利益”的思想;要不斷豐富高校檔案宣傳的內涵，擴大對系統外的宣傳工作，增強大家對檔案安全的重視和支持，將檔案宣傳作為一個對于社會有重大影響的工作來關注，推動高校檔案宣傳的效果和影響力。

2.完善檔案安全管理保障制度建設

在檔案安全管理規章制度建設上，首先，應該建立科學的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強檔案部門與業務部門之間的溝通，其次，檔案管理部門應該強化檔案安全保管制度的建設，為所有檔案建立全宗、檔號，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料;同時，對所有的檔案資料進行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對于電子檔案載體，必須設置相應的防磁化、防復制保護技術。第三，建立有效的檔案管理安全應急制度，重點是針對檔案管理工作建立相應的安全預警機制以及損壞檔案資料的恢復工作，以確保檔案資料的安全可靠。

3.提高檔案安全管理技術保障水平

對于檔案安全管理技術保障水平的提升，重點應該針對當前信息化、數字化的特點，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎設施建設上，應該嚴格按照國家檔案館建設標準的要求，對檔案館的庫房、機房等進行標準化的建設，避免檔案資料受到各種物理、化學或者是生物災害的影響。

其次，重點加強對電子檔案的安全保障管理，對于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴散加密技術進行處理。

第三，應該加強對檔案安全修復技術的研究應用，對于一些有損壞的檔案資料及時制定檔案修復技術，或者是與外部修復服務商合作，提高企業的整體檔案安全管理水平。

4.加強檔案安全管理人才隊伍的建設

在檔案安全管理工作的實施上，一支合格的檔案管理工作隊伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進選拔上，應該盡可能的引進高層次、創新能力強的人才充實到檔案安全管理工作中。其次，應該重點加強對檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓，除了必要的檔案管理知識以外，還應該加強檔案安全管理理念以及計算機技術的教育培訓，使其既可以準確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時也可以有效運用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。

5.提高檔案資料的保密管理水平

在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先應該根據檔案資料的不同性質，準確的確定檔案資料的保密等級以及使用權限，嚴格進行權限的控制管理。其次，在這些涉密檔案資料的管理過程中，應該嚴格控制檔案資料的傳輸和復制，尤其是加強對各種照相機、錄像機、智能手機使用的控制，以免涉密資料泄露造成檔案管理安全事故。

四、結語

高校檔案工作的重要性已經在逐漸被認識，高校檔案的安全體系建設也是檔案管理工作中重要的一環，相信只要高校領導，檔案管理部門和學校各部門秉承著對高校的發展歷程，對自己工作負責的態度，在健全完善管理制度、提高安全管理技術水平、加強人員能力提升上采取措施，高校檔案工作就會更上一層樓，不斷完善檔案安全體系建設水平，是在保護學校的寶貴財富，是學校傳承歷史和文明的重任。

參考文獻：

[1]馮博程，玉香.從“27號令”看新時期高校檔案規范化管理[J].蘭臺世界， 2010（10）;

[2]蔡學美等.關于檔案信息化建設一些問題的認識[J].中國檔案， 2010（10）;

作者簡介：胡文杰（1977-），男，安徽廣德人，本科，館員（中級），研究方向為檔案基礎理論和信息化;郭建軍（1972-），男，山東濟寧人，碩士，講師（中級），研究方向為明清詩文。