論實現辦公室行政管理精細化的優化策略

白利忠

摘 要：隨著時代發展社會進步，各個領域的發展均已達到一定高度，粗略的看似乎已經沒有了優化空間，但是從細微的來看，還是存在很大問題，其中針對辦公室相關工作的行政管理在制度、組成、分配等方面的優化尤為重要，也是諸多不同行業管理層方面較為看重的問題。文章通過分析辦公室行政管理細節優化的存在意義進行探索，針對某些問題提出建設性意見，為管理優化貢獻一份思路。

關鍵詞：行政管理發展優化管理方案

1 辦公室行政管理精細化工作存在的問題

1.1 精細化管理目標缺乏

在辦公室行政管理中，想要對精細化管理實施，首先精細化管理目標要完善、明確。在辦公室行政管理中，沒有明確的精細化管理目標，沒有績效考核體系等，在遇到管理上的問題后，就會有相互的推諉等問題出現。在行政管理精細化實施中，如果管理目的不夠明確，那么就會影響和制約精細化管理的實施。在辦公室行政管理中，明確的考核制度、管理目標等沒有形成，就會對管理職能的發揮造成影響，同時也會影響到員工工作、歸屬感、責任感等。當前在辦公室的行政管理中，精細化管理目標的缺乏，將影響著精細化管理工作的正常順利開展。

1.2 有效的量化管理手段缺乏

在辦公室行政管理的精細化實施中，缺乏有效的量化管理手段是影響管理效率的主要因素。在辦公室的日常行政管理中，沒有具體化、量化等，沒有有效的分配行政管理中的各項工作，進而對管理造成影響。其次員工的工作考核內容與其工作的內容在日常的行政管理中有一定的出入，為此會造成工作脫節。因為沒有量化和細化行政管理中的各項工作，在一些指標的制定中，也沒有從實際的操作性上入手進行制定，為此使一些指標在工作中的實施受到影響。因為在管理中缺乏科學有效的量化管理手段，為此造成精細化管理工作效率不高，無法有效的提高辦公室行政管理效率。

2 辦公室行政管理精細化內容與要求

第一，定崗、定責，保證權責制衡。實踐中要嚴格按照定崗、定責原則之間要求，對辦公室責任體系進一步健全。其中，定崗主要是依據辦公室職能及具體工作流程，對工作崗位進行科學的設置;定責主要是對崗位職責進行明確界定，并確定工作銜接的程序與界定，從而明確分工、各司其職;定標準則主要是按照局部或整體功能的最大化要求，將管理標準分解到具體的工作崗位上，從而形成一個科學合理的工作規范。

第二，流程優化與運作有序保障。科學而簡約的工作流程，對于推動辦公室管理的科學化與精細化具有非常重要的作用。基于現代管理理論，對辦公室工作流程進行優化與完善。根據其職能，進行信息調研，從而使辦公室工作能夠依流程而進行。對于該流程而言，其設計過程中應當保障目標明確，并實現各環節之間的無縫銜接與有機配合。

第三，考核評議與績效提高。首先要確定考核標準與要求，對程序性和易量化的辦公室工作，應當盡可能地保障量化指標設計的科學性;非程序性或主觀性較強的工作，應當對其進行定性評價指標設計。通過科學合理和方法，結合現代行政管理信息系統，生成科學的工作指標。對實踐難以量化的指標，可以輔以人工方式來提高其考核之效率。

第四，制度完善，夯實基礎。健全政務服務到事務管理，由外部協調至內部運轉的辦公室工作管理機制，盡可能地避免存在管理空白。同時還要注意健全重大事項的集體決策與專家咨詢、聽證以及決策評估民主決策機制，并以此來提高輔助決策的質量。對當前的機制進行清理，合理的就保留下來，并對其進行必要的補充，過時的就予以及時的廢止，從而形成一個科學、完善、有效的管理體系。

第五，強化保障，不斷改進其管理手段。實踐中應當依托當前先進的科學信術，實現其科學的流程運轉和工作評價，并保證其標準化、自動化和信息化，這也是全面推進企業辦公室行政工作科學化與精細化管理的必然選擇。

3 辦公室工作中管理細節優化方案

3.1 重視企業文化

在諸多不同領域的行業中，很多企業在發展到一定高度后都紛紛開始注重企業文化的培養。企業是由員工組成的，因此企業的發展空間盡管受制于發展策略，但是在很大程度上也取決于組成員工的個人素養，而企業文化的培養有利于提高員工的個人素養，無論是個人的品德修養還是對企業的責任感、重視程度等等，都有不小的影響。在具體的管理細節優化中，以企業文化為角度出發，可以在針對具體工作的同時提高工作質量和效率，在企業文化的影響下，員工對待工作從個人角度來說將更加認真、嚴謹，有利于提高工作質量效率以及企業的發展空間。同時不同員工的不同能力體現也能達到最大效用，針對某些特殊工作員工遵從于責任心會更加用心的去處理，對待企業的事物也將更加細心，從而實現對工作和企業發展的雙向促進。

3.2 個人素養

企業是由員工組成的，企業工作也是由員工進行的，企業發展空間也有一部分是受員工影響的，因此企業員工對企業的影響是至關重要的。企業員工個人素養不僅僅體現在個人工作質量和效率上，處事態度、工作能力、協調能力等等都是個人素養的體現，這些東西都會對整體工作過程產生或多或少的影響，累積到總體就是對工作的致命影響。企業員工的工作態度、工作能力、工作目標等等都是需要人為的去培養去引導，不能光靠員工自己發展，這樣不僅員工個人能力得不到發展，企業在激烈競爭中反而會遭到淘汰，管理細節優化的一大重點就是在于培養員工的個人素養，讓員工個人素養的方方面面在精確的細節管理之中有計劃有目的性的得到培養和提高，從而使其在企業工作過程中能夠有相應的能力來處理，在企業發展上貢獻力量。

3.3 嚴格制度執行

管理細節優化在辦公室工作中不能僅憑自身開展，不僅沒有確切的可依據內容，也無法令人信服，因此管理細節優化相對應的制度來支撐，而管理細節優化本身就是在執行制度。制定相關的制度來確保管理細節優化能夠順利開展，首先制度要針對辦公室工作的具體內容來制定，要對辦公室工作中涉及到的一切盡可能的涵蓋其中，確保管理工作不出現漏洞，在工作流程上保證完整，在工作細節上保證得當。

3.4 細節優化概念加強

辦公室工作開展管理細節優化不能只是單純的針對管理或者細節開展工作，在工作進行過程中要盡可能的去推廣管理細節優化的概念，讓企業員工在受管理細節優化的同時理解管理細節優化的存在意義，辦公室的組成人員都應該對管理細節優化有著一定高度的充分認識，讓他們都理解管理細節優化的優勢與內容，從而在工作當中也開始開展管理細節優化，不僅能夠幫助辦公室管理細節優化工作的進行，更有利于其個人素養的培養，在一定程度上讓其個人工作質量和效率有所提高，推動了企業的發展。

3.5 經濟優化

辦公室管理細節優化最直觀的體現就是減少了工作過程中不必要的人力物力開支，從效益上來講節省了成本增加了盈利空間，從聲譽上來講這是企業工作優秀的一個體現，無論哪點都表現了企業工作的成功，因此經濟優化的優勢不能只存在于管理工作中，也要充分體現和實踐到企業工作中的方方面面。

4 總結

現代化管理的重要組成就是精細化管理，對精細化管理實施，可以促進各項工作的順利進行，提升工作效率，并創作更多的經濟效益，所有在辦公室的行政管理中，非常必要實施精細化管理，可以將精細化管理策略在實際的管理中進行實施，促進精細化的實施。

參考文獻

[1]徐平.淺談如何做好國有企業辦公室行政管理工作[J].現代國企研究，2018，（02）：228.

[2]宋季.電網企業辦公室行政管理的應用策略研究[J].經濟研究導刊，2017，（03）：169-172.

[3]肖彤，熊蘭，王維子.淺談辦公室行政管理精細化的有效途徑[J].辦公室業務，2016，（01）：154.