現代企業檔案管理體制與模式研究

摘 要：檔案管理企業必要的管理內容。隨著科技的進步和市場經濟體制的成熟，檔案管理工作既面臨著機遇，同時也面臨著巨大的挑戰。本文對我國檔案管理的現狀、特點，目前企業檔案管理體制與模式進行分析，并提出了相應的改革策略。

關鍵詞：現代企業;檔案管理

一、企業檔案的含義及其特點

檔案是指直接記錄人們社會實踐活動的具有保存價值的記錄構成的信息集合。企業檔案主要存在形式為紙張文件、影像資料、音像文件、電子文檔或者是具體實物等，其內容包含了企業的榮譽、會議記錄、重要合同、審計記錄等。

1.數據型檔案。數據型檔案是對事物實際事實的記錄，具有以下特點：都是紙質憑證;各憑證即使按類別分開，各數據項也很難規范統計;檔案量很大，檔案轉化成信息和知識的難度很大。

2.信息型檔案。信息型檔案就是對事物實際過程的記錄，呈現很多特征：都是紙質文檔;有些文檔可以轉化成電子版，有些只能掃描成圖片型;檔案量很大，有些可以作知識資源上升其管理，有些則只能做為“歷史”存檔。

3.知識型檔案。知識型檔案就是對事物及其運行規律認識（或下結論）的文檔資料，具有以下特點：大多是紙質文件;有些文件可轉換成電子文字型，有些也只能掃描成數字圖片型;檔案量也很大，但都是知識資源管理的主要內容。

二、企業檔案工作的重要工作

1.企業檔案的審核。企業檔案主要是對平常運行中的工作模式的記錄，為了保障企業的管理的運行，在日常工作中，應當按照固定的運行流程去完成企業的管理，需要相關責任人簽字認定，只有這樣才能保障企業檔案管理的便捷。

2.有效進行檔案分檔。針對之前出現的檔案，存在不必要的內容應當及時予以分類管理，必要時進行銷毀。通過進行企業檔案分類管理，可有效實現檔案的有序整合，保障企業的管理更加明確。

3.有效保存和使用企業檔案。如果企業檔案進行有效的分類，這樣當工作人員進行檔案查詢時，就可以有效快捷的查詢到檔案內容，同時，也可以使得檔案內容得到真實有效的保障，為企業員工的工作創造福利。

三、企業檔案管理的體制與模式

1.企業檔案管理體制。企業檔案管理體系主要指當前企業檔案管理的組織制度以及相關形勢，當前我們國家所采取的檔案管理體制，主要是企業檔案工作在檔案行政管理部門的監督下，按照當前的相關管理部門，通過檔案行政部門和企業部門之間的有效配合去對其進行分級管理的一種體系。

伴隨著當前企業制度的設置和完善，當前企業檔案管理也不得不面臨一些新的問題，首先是外部環境上的變化對于當前企業檔案管理造成的沖擊;第二是企業內部環境變化，要求當前企業管理體系進行變革;第三是企業產權變動，令企業檔案管理體制產生變化。

2.日常歸檔的運行方法。如何將日常檔案進行有效分類是企業管理的主要形式，為了使檔案管理在日常工作中發揮重要的作用，應該對檔案管理進行系統的管理，企業檔案管理的特征主要有：（1）企業檔案管理模式的綜合性。企業檔案管理并不是一種單一的思維形式，其涉及到了很多不同的系統和部門以及管理形式，企業目前的檔案管理模式和運行方法直接影響著企業的管理。（2）動態特征影響著企業的檔案管理。日常檔案運行形式并不是恒久不變的機會，在不同的時期和階段產生一定的變化，當前我們國家很多企業在變化的前后都會選擇使用不同的管理形式。

四、文案歸檔工作體制改革策略

1.設置專門的檔案管理部門。在檔案管理工作上，通過設置專門的檔案管理部門來進行對檔案的優化管理。可以通過設置單獨的檔案室，選擇專門的檔案管理人員來進行檔案管理工作。如果使用人事部門或者其他的人員來進行檔案管理工作就使得權責交叉，容易出現更多的問題。因此，二者按照各自的分工完成自己的職責工作，更加有助于檔案管理工作的順利進行。

2.善于新方法的推廣。為了提升工作效率，在工作中必須強化信息知識的現場應用。同時大力培養高素質信息化人才，促進檔案管理信息化建設。

綜上所述，在生產單位中，日常檔案管理必可不少，一個企業如何重視檔案工作是企業對員工重視程度的體現。企業應嚴肅對待檔案管理，將檔案管理的價值發揮出來。

參考文獻：

[1]齊春英，李玉順.淺析企業檔案資源的特點及作用[J].黑龍江史志，2008，15：92-93.

[2]江 麗.現代企業制度下企業檔案管理體制的思考[J].黑龍江檔案，2010，02：82.

作者簡介：劉妍（1986-），女，黑龍江肇源人，畢業院校：遼寧師范大學，職稱：館員，目前從事工作：檔案管理。