大型水利樞紐工程檔案分類方法探究

王穎 付鵬 劉鳳桐 謝鑫 胡志堅

摘要：檔案分類是檔案管理工作的基礎，合理科學地分類是做好檔案管理工作的關鍵。通過分析已有的工程檔案主要分類方法，結(jié)合江西峽江水利樞紐工程特征，采用工程實施順序分類法和工程專業(yè)分類相結(jié)合的檔案分類方式，構(gòu)建了峽江水利樞紐工程檔案3級分類體系，既實現(xiàn)了重要檔案重點管理，又保證了施工階段檔案的分類清晰。可為類似大型水利樞紐工程檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：檔案分類;水利工程檔案管理;峽江水利樞紐

中圖法分類號：G272.5

文獻標志碼：A

DOI： 10.15974/j.cnki.slsdkb.2019.07.叭3

在我國水利工程建設全面深化改革時期，水利工程檔案管理工作面臨著與工程建設同步發(fā)展、與時俱進等挑戰(zhàn)。本文以江西峽江水利樞紐工程檔案分類為例，探討了大型水利樞紐工程檔案分類方法。

1 工程檔案分類現(xiàn)狀

水利工程檔案管理工作需要以規(guī)范的檔案管理體系及相關制度作為保障。近年來，水利部針對重大水利工程檔案管理工作舉辦多次培訓，雖然各單位也已逐步重視水利工程檔案工作，但是在大型水利樞紐工程建設中，仍存在檔案管理重要性意識缺乏、檔案管理人員不到位、檔案管理制度不健全等問題[1]，導致工程檔案往往未與工程建設實現(xiàn)同步管理。

大型水利樞紐工程建設涉及專業(yè)眾多，項目集水利、機電、房建、公路、市政、航運于一體，因此相關檔案資料不僅數(shù)量多，且類型也多。面對數(shù)量及類型繁多的水利工程檔案，選擇科學合理的檔案分類方法顯得尤為重要。做好檔案分類是保障后續(xù)檔案整理有序進行的基礎，也是保障檔案查找高效快捷的關鍵，探討大型水利樞紐工程檔案分類方法十分必要。

2 工程檔案主要分類方法

工程檔案屬于科技檔案，組卷時應遵循文件內(nèi)部的形成規(guī)律、有機聯(lián)系、成套性和系統(tǒng)性[2]。研究檔案分類方法必須發(fā)現(xiàn)檔案文件之間的聯(lián)系與規(guī)律。根據(jù)水利工程檔案特性及水利工程檔案管理經(jīng)驗，歸納總結(jié)出以下幾種主要的分類方法。

（1）合同分類法。該分類方法將檔案文件按照不同的合同分為不同類別，同一合同內(nèi)的應歸檔文件按照實施階段歸為同一類別。項目分為招標、投標階段，項目實施（如施工、安裝等）階段，項目驗收階段，將每階段內(nèi)所有應歸檔文件按照順序收集歸檔。每份合同有唯一的分類檔號，以確保合同內(nèi)的應歸檔文件收集到位。該分類方法簡單明了，但由于大型水利工程合同數(shù)量眾多，有的甚至可達上百個，若按照該方法分類會導致檔案類別太多，不便于檔號管理，且合同之間內(nèi)容交叉的文件也較多，無法做到分類清晰明確。故合同分類方法適用于小型水利工程，如堤防、水庫、農(nóng)田水利等合同標段較少的水利工程。

（2）工程專業(yè)類型分類法。大型水利樞紐工程通常包括水工建筑物、機電安裝、金屬結(jié)構(gòu)、船閘、房建、公路等不同工程類型。該分類方法按照不同的工程類型對檔案進行分類，且通常結(jié)合單位工程劃分進行分類。通過總結(jié)檔案后期利用狀況，大部分需要查找檔案的情況在工程完工及發(fā)生工程事件后，故采用該方法可直接且迅速定位到某一工程類別。同時，該方法也存在一些問題，在文件資料整理過程中，例如同一工程類型可能由幾個施工單位依據(jù)不同的合同來實施，在編寫案卷流水號時需要保障各立卷單位的連續(xù)性，若其中一份合同中的文件需要添加案卷，需在各立卷單位間進行協(xié)調(diào)，工作量較大，且案卷流水號連續(xù)性差;由于涉及水利專業(yè)知識較多，該分類法還要求檔案管理人員具有一定水平的水利專業(yè)基礎知識。

（3）工程實施順序分類法。水利工程建設一般會經(jīng)歷以下階段：項目前期、設計、施工（產(chǎn)品安裝）及驗收等階段。該分類方法按照不同實施階段對檔案進行分類，文件時間特征明顯，應著重整理較為重要的文件類型，如項目前期批復文件、竣工驗收文件。但由于項目施工階段包含了大量檔案文件，如項目管理、施工、監(jiān)理、設備產(chǎn)品等文件[3]，僅按一個分類會使得項目施工階段文件較為混亂且粗略。

3 峽江水利工程檔案分類

峽江水利樞紐工程為大（一）型綜合水利樞紐工程，建設項目主要有樞紐工程及庫區(qū)工程。樞紐工程建設項目包括混凝土重力壩、泄水閘、電站廠房、船閘、魚道、左右岸灌溉進水口;庫區(qū)工程包括抬田工程、堤防防護工程。由于工程規(guī)模大、建設項目多，項目劃分施工標41個，設備采購標46個，工程服務標5個;涉及5縣（區(qū)）征地移民安置范圍大、人數(shù)多，庫區(qū)工程分布廣、戰(zhàn)線長，還有多個項目委托地方政府實施，工程檔案管理工作體系龐大、十分復雜，工作量非常大，因此找到科學的檔案分類方法尤為重要。

簡單套用單一的分類方法不利于工程檔案的統(tǒng)一管理，綜合考慮幾種較常用的檔案分類方法，峽江水利樞紐工程檔案分類在采用工程實施順序分類法的基礎上結(jié)合工程專業(yè)分類，既能保證重要檔案重點管理，又能保證施工階段的檔案分類清晰。該分類方法為3級分類體系[4]，具體如下。

（1）第一級。第一級按工程專業(yè)分類。樞紐工程大致分為樞紐土建類、機電安裝類、房建綠化類及尾工臨建類等，庫區(qū)工程大致分為抬田片類以及防護工程類。兩類工程特征相異甚遠，為保證所有建設項目均囊括在同一分類中，若文件涉及工程整體，則統(tǒng)一歸為峽江樞紐（SN）類別。

（2）第二級。第二級按工程實施順序分類，但在工程施工階段還要進一步細分。按工程實施順序可大致分為七大類，即工程建設前期、管理、施工、監(jiān)理、財務管理、驗收及設備材料等文件。在工程施工階段又可細分為建設管理、施工、監(jiān)理、設備文件。考慮到工程進入審計階段后需要大量用到財務管理文件，故單獨成類，重點管理。

（3）第三級。第三級將第二級中的七大類的每一類工程文件再進一步具體化。

表1為峽江水利樞紐工程檔案3級分類表。由表可知，施工文件數(shù)量最多、分類最復雜，對其分類基本按照施工工藝順序進行。第三級分類包含每個第二級分類里的具體歸檔文件內(nèi)容，相當于工程文件歸檔范圍，可同時解決需要歸檔文件類型、文件分類方式兩個問題。

在此分類基礎上，峽江工程檔案檔號由“工程項目代字·分項代字·大類代字·屬類代號一案卷流水號”組成，其中分項代字為第一級分類，代表工程專業(yè);大類代字為第二級分類，為工程實施階段的七大類;屬類代號為第三級分類，代表具體的文件內(nèi)容。以峽江水利樞紐工程檔案其中一卷的檔號為例，檔案檔號組成詳見圖1。

圖1所示檔號表示峽江水利樞紐工程項目建議書第一卷。

4 結(jié)語

通過應用峽江水利樞紐工程檔案3級分類體系，工程檔案歸屬一目了然。在立卷單位整理檔案初期，按此分類體系將有效解決各參建單位檔案管理人員面臨的兩大問題。同樣地，在檔案利用過程中，運用該分類體系可快捷高效查找到所需檔案。本研究所提出的工程檔案分類方法對類似大型水利樞紐工程的檔案管理工作具有參考價值。

參考文獻：

[1] 曹俊啟.丹江口大壩加高改擴建工程檔案管理淺析[J].人民長江，2015，46（6）：35-37.

[2] 代艷芳，牛欄江一滇池補水工程檔案分類及檔號編定[J].人民長江，2013，44（12）：109-111.

[3]蔡書.水利工程紙質(zhì)檔案分類與編號體系[C]//新形勢下檔案資源管理服務，北京：國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所，2014.

[4]水利部辦公廳，水利檔案工作指南[M].北京：國防工業(yè)出版社，2016.