鄉鎮衛生院檔案信息化體系的構建及應用

韓紅艷

摘 要：衛生院是農村三級醫療網點的重點環節，是直接解決農村看病難、看病貴的重要一環，由于鄉鎮醫院擔負的責任越來越大，業務范圍越來越廣，構建鄉鎮衛生院檔案的信息化體系也就顯得尤為重要。但是鄉鎮醫院由于思想、基礎設施等固有問題，檔案信息化的推進面臨諸多難題，如信息化意識淡薄、管理設備落后、人才匱乏、機制不健全等，基于此對推進鄉鎮衛生院檔案信息化提出自己建議。

關鍵詞：鄉鎮衛生院;檔案信息化;構建及應用

引言

鄉鎮衛生院擔負著整個地區的醫療衛生工作，既有衛生行政工作外還有醫療預防。具體而言，領導群眾開展衛生運動、普及基本醫療知識、幫助病患解決病痛、群眾一般體檢等等。隨著信息時代的到來，醫院越來越多的重視信息化建設，尤其是對于鄉鎮衛生院來說，諸多的責任與工作的繁雜、瑣碎要求加快推進鄉鎮衛生院的檔案的信息化建設。

一、鄉鎮衛生院檔案信息化建設的重要性

鄉鎮衛生院的工作十分瑣碎，檔案是鄉鎮衛生院日常工作的依據，包括登記、運行、業務的開展、病人的就診記錄等等，它滲透在正常工作開展的方方面面。再加上鄉鎮衛生院人力不足，為減少不必要的資源浪費，通過構建檔案信息化，把日常檔案整理、歸檔、電子化尤為重要。它雖然不能產生直接的經濟效益，但是可以通過提高群眾對衛生院的信任，進而推動衛生院的經濟效益。

1.有利于檔案信息原件的保存

任何一個地方的建設、發展都離不開各種檔案，尤其是影像資料和文字資料，對于鄉鎮醫院來說更是如此，它是鄉鎮衛生院發展、群眾的就診、疾病攻關研究等等的客觀依據。由于需要經常翻閱、借閱，對于其完好無缺的保存造成一定困難。隨著計算機、影印等信息技術的發展，可以通過掃描把原件錄入電腦，這樣對于檔案使用次數便沒有了限制，也不怕對原件造成損毀，可以提高檔案信息的利用率，而且電腦也有助于大量檔案資料的儲存、分類及快速檢索查詢等。

2.有利于對檔案的查詢

鄉鎮衛生院的管理相對而言并不完善，各科室及各部門之間的界限并不明顯，導致大量的檔案資料沒有明確歸屬，需要查詢檔案時，需要調動整個衛生院。通過信息化體系的構建，就可以解決這一問題。管理人員對計算機的操作可以將檔案信息調出、分析、整合，同時還可以將檔案信息通過局域網滿足各科室、各部門的查閱需求。

3.有利于對檔案的管理

在沒有電子化以前的檔案管理都是把紙質資料收放，條件好的建有檔案室，條件查一下的就是一個柜子。要保護好這些紙質資料，對于檔案管理人員來說，需要做大量工作，比如在不同季節的防蟲、除濕等，尤其對于南方的衛生院。隨著時間的流逝，每天都有檔案資料需要收集，檔案只會越來越多，對其進行管理、儲放越來越成為問題。鄉鎮衛生院本身就人員緊張，再專門配備大量人力做此工作，直接影響到業務的開展。通過對檔案信息化，設置專門負責人管理就成了一種趨勢。

4.有利于提高鄉鎮衛生院的工作效率

一直以來，鄉鎮衛生院的檔案管理依靠工作人員把紙質版檔案收集、歸類、整理、收藏，使用時需要翻閱很多檔案，給工作人員帶來很大工作量，而且每天都是重復，工作效能感不強。應用檔案信息化體系后，將改變傳統檔案管理的收集方式和處理方式，大大提高了信息收集和處理的效率。它可以方便鄉鎮衛生院的辦公，節約了大量的人力和物力，緩解了醫務人員的工作負擔，使得衛生院諸多繁瑣的工作因為檔案的查詢方式、利用方式得以改變，工作人員可以把更多精力投入到對病人的救治中，解決病患問題，更好的服務病人。也就是說，通過信息體系化的構建可以提升鄉鎮醫院的管理水平，從而有利于衛生院的可持續發展。

二、鄉鎮衛生院檔案信息化面臨的主要問題

1.思想上不夠重視

先進的思想指導先進的行為，很大程度上，衛生院領導對檔案信息化的重視程度決定了檔案信息化體系的構建。有些領導者因為忙于行政工作、業務工作等種種日常工作，對于信息化的了解不夠，不愿意投入物力、精力，沒有足夠的重視。在領導者的領導下，衛生院的檔案信息管理員或者醫務工作者的觀念也比較落后，尤其是在一些偏遠、落后的鄉鎮，導致衛生院信息體系的構建受阻。

2.沒有專業的檔案管理人員

鄉鎮衛生院的檔案管理工作多是行政人員、護士或者臨近退休人員、臨時工等來做，他們的專業素養、理論水平、文化程度等各不相同，甚至有的是身兼數職，隨意性、流動性大。專業的檔案管理人員幾乎沒有，更不用說會用信息化系統的專業人員。再加上思想觀念、知識老化、業務不了解等問題，導致鄉鎮衛生院檔案管理的發展跟不上時代的進步，難以適應信息技術時代對檔案管理的要求。

3.檔案管理制度不健全，信息收集率不高

目前，鄉鎮衛生院的管理制度是鄉鎮衛生院文化的呈現方式，衛生院都建有較為完善的管理制度和各類人員崗位責任制，這些與工作人員的待遇水平相掛鉤，但是沒有完備的檔案管理制度。不成制度則無依據遵循，很多有價值的資料未能及時歸檔，使得檔案收集率不高，造成信息流失，為日后工作造成困擾。再加上互聯網時代的到來，沒有信息化的檔案變成了孤軍奮戰，不利于衛生院跟上時代的步伐。

4.基礎實施不完善，現代化管理水平不高

鄉鎮衛生院一般都很小，基本的科室劃分都不健全，對于診治、醫療的用地都捉襟見肘，更別說專門的檔案室，導致資料的隨處堆放，完全不符合檔案保管的標準。檔案管理設備基本上就是帶鎖的柜子，談不上管理技術。隨著計算機及網絡的普及，雖然也在鄉鎮衛生院使用，但多數用來結賬，除此之外，作用甚少。對于檔案的收集和整理依然停留在手工記錄、收集、檢索上，信息量小，人員流動帶來的信息流失等問題，不利于檔案收集更不便于對信息的開發。

三、推進鄉鎮衛生院檔案信息化的對策

1.加強衛生院領導者檔案信息化的管理意識

理論是先導，只有接受了檔案信息化管理的意識，進而更新衛生院領導的管理觀念。要從思想上加以重視，可以通過對其進行宣傳，讓他們看到信息化體系帶來的種種便利，從而重視檔案信息化的建設，同時在建設過程中投入相應的人力、物力、精力。把構建檔案信息化體系的構建提上議事日程，認真踐行此項工作。

2.對檔案管理人員進行培訓，提升檔案管理水平

既可以通過招聘專業檔案管理人員，也可以通過提升現有管理人員的水平將此項工作開展。由于鄉鎮衛生院的條件比較艱苦、基礎設施查，很多專業人員認為在鄉鎮衛生院還沒有開展檔案信息化管理的基礎條件，會導致招聘工作很難。但是還可以通過把現有人員到先進的上級單位進行培訓、學習，加大對信息管理人員的培訓，更新工作人員的檔案管理觀念，通過學習先進的知識、技術充實他們的頭腦，進而激發創新意識，并通過與日常實踐工作相結合，探索出適合自己的檔案管理新思路、新方式?；ヂ摼W+的新時代，檔案管理工作需要新面貌，只有培養出一支高素質、高水平、高技術的檔案管理工作人員，才能充分發揮出檔案信息化的最大作用。

3.健全檔案管理制度，規范檔案管理行為

健全的制度是規范工作的重要保障，對于檔案管理工作來說更是如此，本身工作性質的特殊性，需要嚴謹、嚴肅的工作態度。只有建立完善的規章制度，才能顯現檔案管理工作的重要性。鄉鎮衛生院可根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法規，結合自己檔案工作實際，形成具有自身特色的檔案管理的各項規章制度，使檔案工作每個環節的運行都有章可循，有明確的要求和制度的約束。將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

4.加強基礎設施，推進檔案信息化進程

鄉鎮衛生院的檔案管理工作是為整個醫院、全部病患提供便利的，如果充分利用好，它將發揮出重大作用。一直以來，鄉鎮衛生院的檔案工作復雜、繁重、瑣碎再加上人為操作，在工作中出現失誤不可避免。通過現代化的計算機互聯網技術，提高衛生院檔案管理的信息化程度，進而提高相應檔案資料的有效性和安全性，可以通過簡潔的人機互動界面，實現數據傳輸、儲存、查詢、調用。還可以幫助傳統的紙質檔案管理提升效率。最為重要的是對于檔案管理要有一個全方位、各角度全面的考慮，結合自己的實際情況，制定可行性方案，再根據方案對信息化體系進行構建，充分發揮信息化管理的優勢作用，有效地提高檔案管理的水平，進而提升整個衛生院的工作效率。除此之外，在檔案管理工作當中，需要科學地按照其完整性、準確性、安全性對檔案內容進行創造、完善和再提煉，以保障檔案資料的全面完整。

5.健全以及完善鄉鎮衛生院檔案信息化管理系統

幫助鄉鎮衛生院建立起一整套完整的檔案信息管理系統是完善鄉鎮衛生院日常工作的重要內容。這需要從具體問題著手，保證基礎設施的完善，進行合理規劃，明確的規章制度，安排專業工作人員管理，將工作落于實處，結合各鄉鎮衛生院自己工作實際，創新工作方式，營造信息化管理的環境，以此提升醫院檔案管理工作能力。

四、結語

鄉鎮衛生院檔案的信息化已經成為制約其發展的短板，在醫療改革的大環境，更需要加快推進鄉鎮衛生院檔案管理的信息化建設。首先，要對鄉鎮衛生院的信息化建設有全面、清醒的認識，高瞻遠矚，看到其價值所在和建設的必要性以及迫切性。其次，構建系統的過程中，嚴格遵循系統化以及規范化的基本原則。然后，設立專門的檔案管理室，在對其進行設置的時候，要合理應用信息化技術，禁止發生不重視紙質檔案的情況。最后，要想達到現代化管理目的，需要有效地因地制宜，從實際出發，結合自身情況，通過不斷改進和優化，將檔案信息化的價值凸顯出來。

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