中學檔案管理工作存在的問題與思考

趙金華

摘 要：中學檔案管理是一項非常重要的工作內容，檔案對于學校教育教學工作也是至關重要的，對于學生今后的發展也有著及其重要的作用，所以，必須清楚的記錄并保存起來。但近幾年以來，伴隨著學校規模的擴大入學量的增大，多數的學校出現了忽視檔案管理工作以及檔案信息缺失等問題。在以下文章中針對中學出現的檔案管理問題，做出了詳細的講解以及探討，有效提高中學檔案管理的效率。

關鍵詞：管理效率;檔案管理

一、中學檔案管理現狀

1.檔案管理工作內容

當前中學檔案主要分為黨群、行政類文書檔案、教學類檔案、基建檔案、財會檔案、聲像檔案等，檔案管理的主要工作內容就是對各項活動所產生的文件材料進行收集、分類、整理、編目上架等，以保證檔案材料完整的保存。檔案管理人員日常需要對檔案進行維護與清潔，定期對檔案庫房進行檢查登記，保證檔案的完整性。另外還需要對各項檔案根據日期建立檔案冊，并及時在電腦中做好登記。所有的檔案管理與收集都需要檔案管理員自主進行，嚴格遵守檔案管理規章制度，做好檔案的保密工作，避免檔案信息泄露?？偟膩碚f，檔案在學校教育教學中有著非常重要的作用，不但記錄了學生的成長過程，還記錄了老師的教學成果，但由于檔案在正常教學過程中與教師的教學成果中并沒有起到太大的作用，所以并沒有得到太多的重視。

2.檔案管理工作狀態

國家在檔案管理方面也出臺了明相關法律法規，《檔案法》也實施多年，但這似乎并沒有引起學校對檔案的重視，正因為對檔案的疏忽，檔案利用率也過于偏低，還可能導致了部分檔案的遺失。有些學校至今還沒有建立檔案室，檔案管理崗位也處于空缺狀態。此外還有一部分原因是由于管理員缺少經驗，從而影響了檔案工作的進展，再加上大家并沒有嚴重意識到檔案的存檔管理與重要性，因此在他們平時工作中并沒有太多的實質性工作。

3.檔案管理人員水平

由于學校對檔案工作的忽視，檔案員往往是身兼多職，檔案業務管理水平并不高，對工作內容認知度也不是十分清晰，導致工作不上心，另外有一部分檔案管理人員沒有從事過相關工作經驗，甚至有些學校只是找臨時工或者兼職的老師來擔任此項工作，除此以外，學校也疏忽了對檔案管理員的培訓與指導，從而導致現如今大多數的檔案管理并沒有做到條條清晰，檔案員對于檔案管理流程也并不了解，部分相關人員的工作經驗并不豐富，加上崗位缺人，工作意識淺薄，因此導致了部分檔案的缺失。

4.檔案管理意識

檔案管理在學校各項工作中是不可缺少的重要一部分。如今，大多數學校的檔案管理并不是十分完善，檔案管理員的檔案保管意識不強，思想重視不到位，不能準確的對檔案的重要性進行掌握，從而導致了很大程度的工作紕漏，對于現在檔案管理出現的問題主要存在三方面，學生、家長、以及學校的認知度，他們并沒有意識到檔案的重要意義，也沒有認知到檔案對于教師及中學生今后的發展及學習的重要性。

5.硬件設備

檔案保存不完整的因素，首先可能是硬件設備不夠完善。由于學校對檔案的重視程度不足，在檔案經費的投入較低，導致學校檔案室設備不完善。我們經常發現很多學校對于檔案硬件管理設備并不達標，沒有完全發揮出存檔的真正用途。還有很多學校的檔案庫房環境不理想，沒有做到“三鐵”、“八防”等功能，檔案在這樣的條件下保存非常容易破損，這樣的檔案存儲環境無法保證檔案的完整性，另外存檔設備也沒有及時更換，同時也就無法滿足現代多樣化的存檔方式，無法進行歸檔與分類，所以導致出現隨意亂放、錯誤歸類、檔案不完整的問題，這樣也增加了檔案管理的難度。

二、改善檔案管理對策

1.加強檔案管理制度

首先，學校的領導要高度重視加強學校檔案管理工作制度。有關校領導還要帶頭整理《檔案規章制度》《檔案管理工作規定》《檔案管理工作職責》等等相關的一切管理規章制度，打造出一個共同參與的檔案管理氣氛，更加完善校內的管理工作制度。其次，大力宣傳檔案法律法規，讓檔案意識深入人心。將學校的宣傳設備都利用起來，例如：板報、校園廣播、校園論壇等各種宣傳方法，給師生普及相關的規章制度以及法律法規，加強校領導和學生的檔案存儲意識。以組為單位建立檔案收集小組，讓所有人積極主動參加到檔案管理活動中，培養出保存檔案的高度意識和維護檔案的完整理念。

2.管理人員

首先，學校應聘請檔案專業的人員或有相關經驗的管理人員任專職檔案員，專門負責檔案管理項目，提高檔案管理人員各項待遇，這樣管理人員也會盡職盡責認真對待工作，同時工作成果也就得到了更大的保障。其次，學校也要經常對相關管理人員進行專業培訓與講解，讓管理人員從意識上堅守好自己的崗位，校領導要做到隨時監管檔案管理者的積極態度及相關知識的考核，提高檔案管理人員的自身素質與修養。只有管理人員自身加強了管理意識，才能百分百投入工作中，才能大大減少工作中出現的失誤，不會把個人情緒帶入到工作中，能避免出現檔案遺漏或丟失保證檔案的完整性。此外，檔案的相關管理人員要加強自身的管理意識、對于檔案做到及時收納、裝訂和整理，從而讓檔案管理更加井井有條。

3.參加培訓加強管理能力

課程在不斷的更新改革，對于管理方法和教學理念也發生了很大的變化，隨著時代變化的同時也要提高自己的能力，對于檔案管理者也要跟著時代的進步而進步。首先要從意識中認知到時代的變化與創新，管理者也要隨著時代而一同學習成長，提升自我能力，管理人員應該積極主動學習現代信息化管理技能，盡快掌握計算機的相關知識與技術，應熟練使用現代辦公設備，以及常見攝影設備的使用與操作，跟上時代發展的腳步。此外在生活中也要多多學習，多研究計算機的要領。并且主動參加學校的各種培訓，結合學到的知識對檔案管理實施創新實踐。還可以多參加社會中相關的活動，學習更多相關管理知識，及時了解檔案管理新方法，走在現代科技化的前端。

4.檔案管理創新與發展

隨著社會不斷的發展與進步，檔案管理工作也在不停的進步，最原始的檔案記載僅限于紙質方法的存檔記載，現如今已經有了很大的發展變化，因為目前已經實現了電子版存檔、視頻存檔、以及圖片存檔等，所以，在將來檔案管理辦法中會有更加先進快捷的管理方法。首先我們在理念上要有創新，要隨著科技的發展而不斷的學習進步，作為檔案的管理人員也要以積極向上的心態去面對，主動學習新的理念提前做好準備，避免因為時代的變化科技的發展給工作帶來跟大的壓力和阻礙，并且要將學習到的信息科技充分利用起來。例如，使用計算機進行檔案數據分析，第一時間提供給學校更多的相關信息，隨時做好迎接新的時代變化與潮流。

5.信息化管理

信息化管理檔案信息，搭建系統式檔案管理，首先最基本的需要是建立一個校園檔案網站，將檔案備份存儲到網站中保存。一、更加方便各部門查找，二、還可以避免電腦出現故障文檔同時遭到損壞，其次，老師可以自己注冊賬戶，注冊完畢登錄后方可自己查找相關資料，但不能給予自行修改的權限。如果在查閱時發現檔案中有任何問題，可以進行留言處理。網站會對每一位登錄者進行時間和姓名記錄，對于有機密性質的文件給予授權方可查看。最后，對于檔案管理項目，包括檔案設計到的每一項內容。實現系統管理統一體化，利用網站第一時間完成整理、數據分析、存檔等所有工作內容、

除此以外，還可以利用各種軟件完成數字管理。并且使用軟件分析數據查詢更加方便快捷，能以最快的速度提供相關信息。為了更加方便管理目前多數的單位或學校都采用了這種管理辦法。

6.增加檔案經費投入，及時更新硬件設備

檔案管理中，硬件設備也是非常重要的，硬件設備在存檔中是必不可少的，學校應該根據時代發展，及時根據需要更換更現在化的設備，這主要是在每年的檔案經費預算中，加大對檔案工作經費的投入。這就要看學校對檔案管理的要求與條件了，不過對于不合格的設備也要及時進行更換。如果能夠實現檔案自動管理一體化，不但保證了檔案的安全方便快捷性，同時還能更有效的開展檔案管理智能化，給工作進展帶來更大的效益。

三、結束語

中學檔案不但記錄著學校一路的發展經歷，也記錄著學生在中學時期的成長史，會涉及到學生與學校生活中密切的聯系，也是學校內基礎日常工作之一，對于學校一定要將檔案管理重視起來，因為這也是學生和老師共同創造出的最大財富，也是各位教師努力創造出來的財富，有著珍貴的保存價值，同時還有著不可再生的特殊性質，因此要有著嚴格的管理理念。雖然我們已經實現了現代信息化管理，但我們還需要不斷的加強學習，還需要學校與教師投入更多的經歷在工作上，在未來的發展道路上找出更新的技術方案，在管理道路上不斷的學習與創新。

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