新時期地方普通高校特殊載體檔案管理的現狀及策略

摘 要：隨著高校檔案工作地不斷深化，大數據、信息化地廣泛應用，新時期的特殊載體檔案管理可謂機遇與挑戰并存。如何實現特殊載體檔案管理現代化，筆者對地方普通高校目前面臨的狀況做了深入分析進而提出相應的改進策略。

關鍵詞：高校檔案管理;特殊載體檔案管理;優化管理模式

大數據、云計算應用的深入，信息化、網絡化程度的提高，推動著高校檔案的飛躍發展，尤其是隨著計算機新技術的發展催生了許多新型的記錄載體，形成檔案管理數據化，使得舊的思維模式、工作方法不得不改變。那么在信息技術快速發展的背景下，如何改變傳統檔案管理的固化模式，實現特殊載體檔案管理現代化，是擺在地方普通高校檔案部門和檔案管理者面前需要認真研究的一個重要課題。

一、特殊載體檔案的概念、特點及作用

1.特殊載體檔案的概念。 特殊載體檔案，也叫新型載體檔案。特殊載體是相對于紙介質而言，是光信號、磁信號及其他合成材料等介質記錄檔案信息的。包括光盤、磁帶、磁盤、膠片、硬盤等載體。高校常見的特殊載體檔案有：影音檔案、照片檔案、字、畫檔案、印章檔案、獎牌檔案、口述檔案、電子檔案等。根據特殊載體檔案的載體性質和記錄方式，實際工作中將其分為聲像檔案、實物檔案和電子檔案。

2.特殊載體檔案的特點及其管理的特殊性。特殊載體檔案信息表現形式多樣、內容存儲豐富、利用價值高。同時也具有存儲難度大、成本較高等問題。

（1）記錄方式的特殊性。特殊載體檔案是通過專門設備記錄的，如膠片、光盤、硬盤等。因此容易復制且難以區別檔案的原件與復制件。

（2）載體性質的特殊性。檔案是在數字設備及環境中生成，以代碼形式存貯在磁盤、閃存盤以及光盤上，保管條件如不達標就容易損壞、變質。 檔案的編排格式也可能會隨著新技術不斷發展而改變。因而早期形成的檔案邏輯格式必須進行保存或及時更新，保證在未來數據還原的時候能進行準確讀取。

（3）儲存方式的特殊性。紙質檔案通過計算機掃描轉換成電子格式，儲存方式有單一的原始檔案資料，通過網絡轉換成虛擬檔案，形成物理與虛擬雙重空間。

（4）讀取方式的特殊性。特殊載體檔案數字化的形態決定了檔案的讀取和傳輸必須依靠電子設備和軟件。隨著新技術的發展，新型的記錄載體將不斷產生，因而要注意原載體檔案信息向新型載體上遷移，保證信息的完整、準確、安全和可被人工識讀。

（5）保管方式成本高。因載體性質的特殊性，相對于紙張檔案而言，特殊載體檔案的保存年限較短。因此，對特殊載體檔案的保管要求一般比紙質檔案要求高，需要分庫、分架、分柜;保證特殊載體庫房的溫度、濕度相宜。

（6）保密性差，安全保管有難度。特殊載體檔案的保存主要是指對硬件載體的安全保管。由于其記錄方式和儲存方式的特殊性，具有很方便的共享性，也因此給電子檔案的安全保管帶來了很大的難度。為防止檔案泄露、丟失，必須采取科學的保密措施，及時做好備份，提高特殊載體檔案管理的保密性、安全性。

3.特殊載體檔案的作用。特殊載體檔案記錄信息相比紙質檔案更客觀、形象，能生動、具體地再現學校教學、科研等方面的工作成果，真實記錄學校各個時期的發展面貌;在校園文化傳播、校史校志展陳、國內外交流、學生德育教育、學校信息資源產品開發中發揮其重要作用;在利用上更便捷，通過計算機、網絡，根據設置的保密級別就能查詢。

二、目前地方普通高校特殊載體檔案管理面臨的問題

因為載體會隨著現代化技術的發展不斷更新，檔案對新技術的要求更加迫切。而地方普通高校因受地域環境、資金條件等因素影響對檔案人力、財力投入少， 檔案管理者又不能自覺改變固有的管理模式，因而暴露出以下所述幾方面問題。

1.科學管理意識缺乏。一直以來， 檔案工作大多是師傅帶徒弟的方式，這種傳統做法導致了檔案管理者普遍缺少求異求新思維，僅重視紙質檔案的管理工作，沒有意識到新型載體對檔案工作的推動作用。因而不能及時、完整地收集特殊載體檔案，進行科學、規范地管理。像一些紀念品、印章、獎杯、字、畫等實物檔案長期留在各部門或個人手中，沒有及時歸檔;照片檔案收交后信息錄入不完整，老照片的管理和補救更無從談起。

2.基礎設施落后。由于地方部分普通高校經費不足，掃描儀、打印機、計算機及庫房等硬件設備數量有限或者老化，導致實物檔案沒有分類保管，也無法轉換成電子格式;電子檔案缺少存放光盤、磁盤等存儲工具的消磁柜，安全沒有保障;檔案數字化工作推進緩慢。足以可見落后的設施嚴重阻礙了特殊載體檔案管理科學規范地發展。

3.管理隊伍水平低。地方普通高校檔案管理者大多數是從學校其他管理或者教輔崗位調整的，年齡偏大、學歷偏低，缺乏系統的檔案管理知識和特殊載體檔案管理中所必須具備的計算機知識、網絡知識、信息技術處理能力，導致部分特殊載體檔案僅歸檔了內容本身，而沒有對相關信息的元數據進行整合，歸檔時可讀性、完整性、病毒等方面無法專業地完成檢測;不能結合學校發展開展編研工作等問題，因此難以適應信息化背景下檔案工作的需要。

4.規范、科學、高效的管理模式沒有形成。特殊載體檔案自身發展的特點及檔案數字化的普及，對檔案管理的精細化要求越來越高，雖然出臺了相關的標準規范，如《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894—2002） 、《磁性載體檔案管理與保護規范》 （DA/T 15-95） 、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》 （GB/T 17678.1-1999）等。但是部分地方普通高校檔案管理者沒有認真研究，沒能制定出適合學校情況的行之有效的管理辦法。對管理者沒有明確的責任劃分、缺少技能培訓。在歸檔、管理 、利用上缺少監管。加之在崗管理者對特殊載體檔案管理認識不深也不愿多探究，存在“不想管”、“不會管”、“不敢管”的消極思想，造成許多電子文件、歸檔光盤等管理失控等問題。

三、優化地方普通高校特殊載體檔案管理工作的對策

特殊載體檔案的發展， 是以現代化技術和設備為依托，以專業人才為保障。據筆者調研分析，目前地方普通高校檔案管理水平與重點院校的差距也主要反映在這幾方面。因此要提高特殊載體檔案的管理工作必須結合學校情況因地制宜、穩扎穩打，形成長效機制。

1.轉變思想觀念，樹立現代檔案管理意識。要改變傳統的思維模式，建立科學的發展觀，首先要認識到隨著信息與計算機科學的快速發展，檔案載體多元化、更新快的特點，已經使特殊載體檔案成為檔案工作發展的主流，成為檔案工作的主要對象。因而只有學習新理論、掌握新技能，才能適應特殊載體檔案管理工作;其次檔案管理者要摒棄手工作坊式的單一思維，建立檔案信息管理和綜合思維的意識。第三不斷學習新技術，樹立終身學習的意識。

2.改善基礎設施，加強硬件建設

加快特殊載體檔案基礎設施建設，及時更新打印機、掃描儀、數碼攝錄機、錄音筆、計算機等硬件設備，增加不同載體的專用保管柜，完善檔案載體需求。加大信息化建設投入力度，積極引進先進的電子信息技術和開發先進的檔案信息化管理軟件，為特殊載體檔案數字化管理提供必要的硬件支撐和軟件保障。

3.優化知識結構，提高專業水平。人才缺失扼制了地方普通高校檔案的發展。要提高地方普通高校檔案管理者的專業水平。首先，把檔案人才的引進納入到學校人才建設的計劃中。引進一批既懂檔案學又懂計算機信息技術的復合型人才;其次，以“請進來，走出去”的方式培訓現有的檔案管理者。如以專題學習、外出調研、經驗分享等形式激發工作主動性和創新意識;請專家進行信息收集和數字化處理、管理軟件操作、互聯網技術等專業技能培訓，提高檔案管理者業務能力。第三，提高檔案管理者的合理待遇。檔案部門在高校屬于非主流單位，改變檔案管理者長期被邊沿化，職稱晉升緩慢等現象、激發其潛在的工作熱情及創新意識。總之根據檔案隊伍的實際情況，采取方法不拘一格，切實提高檔案隊伍的整體水平。

4.建立完善的管理機制，形成科學的管理模式。傳統的管理模式，嚴重地限制了特殊載體檔案的管理，要建立完善的管理機制，做到科學的管理。首先制定科學、規范的管理辦法。根據特殊載體檔案的特點結合地方普通高校的實際情況，分別從檔案“歸檔、保管、統計、利用、保密” 五個方面，制定出《特殊載體檔案管理辦法》等管理制度，保障特殊載體檔案工作規范開展。其次要落實管理責任制。根據每人的業務特長從實物檔案、聲像檔案、電子檔案等方面做到專人專項、責任劃分明確;第三，完善考評機制。將每個人的工作業績與績效工資掛鉤，年度量化考核，評優獎先、有錯必究;第四、強化法制培訓。將法制教育與日常工作相結合，做到規范操作，并能保護檔案信息主體的合法權益;第五、建立學習機制。只有常學才能常新。通過開啟定期培訓、外出調研、同行交流等學習模式，了解檔案發展的新動態、學習新的技能。激發檔案管理者不斷求索的創新精神。

四、結論

綜上所述，地方普通高校各級領導只有從思想上深刻認識到特殊載體檔案管理工作的重要性，才能設法加大投資力度，加強隊伍建設，確保特殊載體檔案工作的高效開展;檔案管理工作者只有解放思想、提高專業水平，才能在檔案工作中做到精細化管理;檔案管理工作只有形成規范化、科學化的管理模式，組成有創新能力、有敬業精神的專業團隊，才能實現特殊載體檔案的現代化管理。滿足時代發展的需求，更好地為檔案的開發利用服務。

參考文獻：

[1]叢艷茹.特殊載體檔案特點及分類探討[J].黑龍江史志，2014（15）

[2]盧曉峰.特殊載體檔案概述[J].黑龍江科技信息，2012（18）

作者簡介：繆文桂（1969-），女，漢族，陜西理工大學檔案館，館員。