電力企業檔案管理中存在的問題及對策

藍素文

摘要：電力是人類社會最關鍵的能源形式之一，電力企業在深化改革的浪潮之下，需要提高自身管理水平才能維持強大的市場競爭力。檔案管理作為電力企業中一項基礎的管理工作，對企業的生產和技術革新起智庫參考作用。但目前的電力企業檔案管理中普遍存在著歸檔不及時或部分歸檔材料缺失、檔案從業人員專業水平低、信息化程度低、檔案利用率低等問題，大大削弱了檔案在電力企業生產中發揮的應有作用。因此，本文分析并研究了當前電力企業檔案管理中存在的問題，并據此提出了相應的對策與建議。

關鍵詞：檔案管理;電力企業;問題;對策

中圖分類號：G210.7 文獻標識碼：A 文章編號：1906868910

企業各部門企業各部門企業各部門企業各部門企業高層管理人員對該工作不夠重視，不懂得如何調動歸檔人員的工作積極性，沒有給予正確的指引與支持，也是造成企業員工歸檔意識薄弱的重要原因之一。

一、引言

隨著化石能源的枯竭，在未來的數十年內，新能源將會得到快速發展，而電力作為最關鍵的能源形式，將會對經濟的發展以及人們日常的生產和生活都帶來巨大的影響。伴隨著經濟和社會的高速發展，人們對電力數量和質量的要求也在不斷升高，市場競爭更為激烈。在我國深化改革的大趨勢之下，電力企業需要逐漸適應市場經濟的新模式。為此，電力企業需要不斷提高自身的管理水平，以獲得更為強大的市場競爭力。

檔案管理作為電力企業中的一項基礎管理工作，對電力企業的運營和發展有著不可或缺的智庫參考價值。該工作不僅記錄了電力系統運行歷史中的各項重要信息，還能為電力企業的日常管理和運營決策提供重要的參考依據。然而，在電力運營過程中涉及到的信息類型繁多，數據量大，如果不能有效地利用信息化技術以及各項措施來加強檔案管理的能力，就很難在市場經濟的沖擊下維持競爭力。因此，通過高效的檔案管理工作，可以為電力企業的發展提供強大的動力。而如何有效地提高檔案管理工作的質量和效率，成為了目前電力企業密切關注的重要課題之一。

二、檔案管理存在的問題

檔案管理作為一項綜合性工作，需要檔案人員運用專業的知識、技術、并與其他部門有機配合的情況下才能更好地完成。與其他的企業一樣，電力企業的檔案管理工作也面臨著檔案意識薄弱、信息化低、檔案利用率低、人員專業水平低等問題，因此本章通過以下幾個方面來闡述當前電力企業檔案管理中的問題并探討了出現的原因。

（一）歸檔意識薄弱

在歸檔資料收集的過程中存在著不重視、資料收集不齊全、拖延等現象，造成歸檔不及時或部分歸檔材料缺失，這對檔案管理工作的質量造成了嚴重的影響。出現這種情況的原因主要有兩個方面，一方面是企業各部門對該工作不夠重視、不配合，認為檔案管理是一件無足輕重的事情，缺乏使命感、責任感;而另一方面，企業各部門人員檔案意識薄弱，不知道哪些資料屬于歸檔范圍，加之資料收集工作量較大，重復性較高，這會使得部分管理人員感到枯燥煩瑣，產生厭惡情緒，因此在歸檔資料收集方面表現出懶散的一面。企業高層管理人員對該工作不夠重視，不懂得如何調動人員的工作積極性，沒有給予正確的指引與支持，也是造成人員歸檔意識薄弱的重要原因之一。另外檔案部門有關檔案知識的宣貫工作做得不夠到位，沒有做好檔案基礎知識的普及工作，明確歸檔資料的范圍也是次要原因。

（二）信息化程度低

傳統的檔案管理，是以紙質材料、照片和錄像光盤等方式作為檔案管理工作的主要載體。這些載體在多次的檔案交接過程中容易出現丟失、損毀等情況，而且檔案占用的存放空間大，在長時間的存放中還可能會發生檔案材料的變性，甚至達到無法辨識的程度。對于電力行業來說，在運營過程中涉及到的信息類型繁多，數據量龐大，因而傳統管理方式存在的弊端會變得格外突出，需要盡快加強信息化建設，解決信息化程度較低的問題。

（三）檔案利用率低

由于傳統的檔案管理方式上的缺陷，導致檔案的實際使用效果較差，使用難度較高，進而導致了檔案的利用率低，沒有對資料充分地進行合理運用。某些重要的檔案資源沒有得到有效的整合，因此未發揮出其最大的價值與效用。而在某些企業里，還會出現案卷缺少目錄、標題不規范、組卷混亂等管理不規范的問題，這也導致檔案檢索效率的低下?？傮w而言，目前電力企業的檔案在利用率上較低，檔案資源整合能力較弱，尚未總結出一套高效的開發利用方法。因此，目前電力企業迫切地需要一套更加科學的分類和管理方法，使檔案的效用得到最大的發揮。

（四）檔案人員專業水平偏低

目前來說，檔案管理工作在電力企業以及其他領域里都已經普遍存在，但是檔案管理的專業人員仍然欠缺，甚至很多僅僅是實習生或者兼職人員，從業人員也普遍存在專業技術水平偏低的現象。與此同時，檔案人員對工作也缺乏鉆研精神，沒有敢于創新、主動提升自己專業技能，而企業內部也沒有提供相應的專業培訓。這些問題都對檔案管理工作的開展帶來了較大的困難。隨著電力企業改革的深入，檔案管理工作的信息化和現代化水平在逐步提升，同時也對檔案人員的職業素養、工作效率和專業水平提出了更加嚴格的要求。因此，目前電力企業檔案管理中存在的缺員、人員專業水平不足、普遍素質較低的問題需要得到盡快的解決。

（五）領導不夠重視，資源投入不足

購置檔案管理所需的硬件設備，開發一套檔案管理的軟件，將現有的檔案通過信息化技術轉化為數字資料，并且建設起一支檔案管理的專業型人才團隊，這些目標的實現都少不了大量的人力物力。因此檔案管理的現代化和信息化建設需要企業領導提供充足的人力資源和資金才能順利地完成。但目前某些電力企業的領導自身對檔案管理工作就不夠重視，不愿意大力投入資源來進行建設。有的電力企業內仍未設有專門的檔案庫房，僅以其他不具條件的倉庫代替使用，也缺少相應的硬件來完成具體的檔案管理工作。而另一方面，領導對檔案管理工作的不重視也表現在檔案收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。因此，提高檔案管理意識，加強檔案管理的現代化和信息化建設，需要從領導干部做起。

三、加強檔案管理的措施與建議

（一）充分認識電力檔案管理工作的重要性，加大資源的投入

加強電力企業檔案管理水平，最根本的是要讓領導干部和企業各部門充分認識到電力檔案管理工作的重要性。對于電力企業來說，該工作不僅記錄了各項歷史信息，還能為企業的日常運營和決策提供重要的參考依據，對企業的發展有著智庫決策的意義。而檔案管理工作不僅僅是將材料收集起來裝訂成冊即可，還需要用科學的方式對檔案進行收集、匯總、整合，并且制定高效的檢索方式，才能充分地發揮檔案的效用。

為了提高電力企業的檔案管理意識，首先領導干部要以身作則，加深自身對檔案管理的認識，形成良好的示范效應，帶動其他檔案人員意識的提高;構建健全的檔案管理組織機構，由主管領導作為第一責任人，檔案室負責開展具體工作，其他部門積極協調配合，形成層層抓落實的管理體系，把檔案工作納入崗位責任制，按照“誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則，各部門負責對本部門形成的各種載體材料進行收集、整理，移交，并對移交文件的完整性、準確性和系統性負責：多進行檔案知識、法律、法規的宣傳，展現檔案利用的效益和成果，向職工展示出檔案管理的價值和地位，以此提高企業整體的檔案意識。這樣一來，能夠使企業員工加深對檔案管理工作的認識，提高興趣，進而調動起工作的積極性，促進歸檔資料收集工作的順利展開。而另一方面，充足的資源投入也是必不可少的。高效的企業檔案管理，首先需要一個安全而又專業的保管環境，為此需要建立滿足“八防”要求的檔案庫房及檔案工作室和閱覽室，配備必要的檔案設備，以更好地提高檔案管理的質量。

伴隨著信息化技術的發展，需要及時投入資源來完成檔案管理系統軟件的開發與應用，配備相應的硬件設備如服務器等，進而完成檔案管理的信息化建設。

（二）加快電力檔案管理的信息化發展

隨著信息化技術的發展，以電子形式存儲的檔案相比于傳統的檔案載體有著明顯的優勢，如方便保管、安全性高、節約資源、檢索效率更高等。因此，對于電力企業來說，檔案管理的信息化發展是必然的趨勢，應該盡可能地加快檔案管理的信息化建設進程。

為了完成這個任務，首先需要投入充足的資金，保證硬件和軟件基礎的建設，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、復印機、打印機、傳真機、服務器等。在具備了信息化管理的基礎條件后，需要安排專業的檔案管理人員將需要整理的資料進行整理和錄入，包括將一部分傳統檔案由紙質材料等載體轉換為電子檔案載體的過程。與此同時，為了更方便地對檔案進行整合和檢索，需要依賴更為先進的智能化信息管理技術，建立起更為科學化的數據庫，以進一步提高檔案管理的效率。

在檔案管理信息化建設的過程中，還需要注意到以下的幾個問題：對電子檔案進行管理的時候，需要采用有效的管理理念，保證資料錄入時的標準化、規范化;電子檔案信息在錄入的時候可能會出現人為的失誤，因此要進行及時的審核和檢查校對，確保錄入信息的準確性和真實性;在使用信息化的檔案管理系統時，不可避免地會面臨來自外部網絡的安全性威脅，因此需要特別重視網絡安全，及時設置防火墻和安全掃描監控系統，防止檔案信息被竊取、蓄意篡改。對于重要的、機密的、敏感的檔案信息，建議與互聯網隔離儲存，以更好地保障其安全性。

（三）提高檔案利用率

傳統的檔案管理工作主要在于檔案的封存、保密、管理等，但由于傳統的載體不適合頻繁的交接和分享，因此在進行了分類和歸檔之后，會盡可能地不對檔案進行大幅的調檔或變更。這樣的方式不利于檔案管理工作的科學發展，也無法真正體現出檔案資源的時效性、綜合性價值。

因此，檔案管理人員應該優化檔案管理方式，讓檔案資源能夠合理地共享，采用動態化管理的方式，定期對檔案進行分析和總結，及時更新檔案資料的內容以及分類，不斷地去探索新方法和新途徑，對檔案進行更優的整合和管理，這樣才能更好地實現對檔案的合理運用;注意收集檔案利用信息的反饋，學會對檔案利用的效果進行分析和總結，善于發現檔案利用的規律，這樣能夠有效地提高檔案利用率;采用良好的加密措施，在有效防止泄密和防止網絡攻擊的前提下，完善查詢和下載服務的體系，簡化電子檔案的借閱流程，讓借閱人員能快速、便捷地對庫存的檔案進行查閱，進而提高電子利用率。

（四）通過專業培訓提高檔案人員的專業水平

作為檔案管理的直接參與者和檔案信息處理的具體執行者，檔案人員的專業水平以及職業素養是決定檔案管理工作質量和效率的關鍵因素之一。為了適應檔案管理工作現代化、科學化和信息化的建設，也需要通過專業培訓來提高檔案人員的專業水平。為此，主管部門應該投入充分的資源，通過講座研討、外出學習參觀等多種培訓形式的結合，來提高檔案人員的專業水平。

為了更好地提高檔案管理工作的效率，檔案人員不僅需要具備豐富的知識，對檔案管理有著深入的認識，還需要掌握現代化和信息化的操作技術和管理技術，才能讓上述的各項措施落到實處。除了專業知識和技能以外，檔案人員的職業素養也同樣重要，需要培養起良好的敬業精神、鉆研精神、創新思維以及優良的學風，才能真正地建設起高水平的復合型人才團隊，為檔案管理工作的穩定發展提供良好的技術和人才保障。

四、結語

總而言之，目前電力企業檔案管理中仍然存在著許多問題，阻礙了管理工作質量和效率的提高，包括人員歸檔意識薄弱、信息化程度低，檔案利用率低、人員專業水平低等問題。為了有效地加強電力企業檔案管理工作的效果，各級管理人員都應深入地了解該工作的重要性和潛在價值，采用現代化、科學化、信息化的手段來完善現有的檔案管理體系，提高檔案人員的專業水平和職業素養，才能真正有效地提高檔案管理工作的質量和效率，使檔案真正在電力生產及技術革新中更好地發揮智庫決策作用。

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