論“零庫存”檔案館

韓峰 管東成

[摘要]隨著“大數據”時代的到來，檔案工作者的職責也向著兩個不同的方向演化推進，即存儲職責和社會服務職責。引入“零庫存”檔案館的概念是為了解決二者之間的分歧，將二者成功剝離，對于兩者執行的物理空間用“檔案中心”和“檔案館”分別加以定義，從而論證“零庫存”檔案館在實際操作中的可行性，并嘗試設計“零庫存”檔案館的運行模式。一方面，檔案中心作為檔案的保存基地，開展檔案保管與搶救工作。另一方面，檔案館作為檔案利用服務與展覽休閑基地，行使檔案館的社會服務職能。

[關鍵詞]零庫存檔案館運行模式

[分類號]G270；G273

Research on the Zero Storage Archives

Han Feng，Guan Dongcheng

（Heilongjiang Archives，Harbin，Heilongjiang，423001）

Abstract： With the advent of the era of big data，the duties of archivists are also evolving in two different directions，namely，storage duties and social service duties. The author introduces the concept of zero storage archives to separate the two，defines the physical space of the two with archives center and archives respectively，demonstrates the feasibility of zero storage archives in practical operation，and tries to design the operation mode of zero storage archives. On the one hand，the archives center serves as a base for archives preservation，carrying out archives preservation and rescue research； on the other hand，the archives serves as a base for archives utilization service and exhibition leisure，exercising the social service function of archives.

Keywords： Zero Storage； Archives； Operation Model

隨著“大數據”時代的到來，檔案工作發生了巨大的變化，檔案館本身也發生了轉型，從等待被發現的、沒有任何挑戰的儲存場所，轉變為建構身份和記憶的有爭議的場所。檔案工作者的職責也向著兩個不同的方向演化推進，即存儲職責和社會服務職責，這兩種工作屬性越來越難以找尋寄托靈魂的共同寓所。因此，筆者通過對這兩項工作變化的探討，將檔案館的存儲職責與社會服務職責相剝離，對于兩者落實所需的物理空間用“檔案中心”和“檔案館”分別加以定義，嘗試設計“零庫存”檔案館的運行模式。

1“零庫存”檔案館的可行性

“零庫存”檔案館在實際操作中具有可行性，本文從檔案保管和社會服務兩個方面加以論證。

1.1檔案保管對象的增加

檔案載體形式的變化拓寬了檔案保管對象的范圍，工作內容不斷細化。

（1）紙質檔案的重要性不容忽視

無論是從人們工作和利用的習慣來講，還是立足于對歷史檔案的研究，抑或是考慮載體的耐久性和文本的法律效力，紙質檔案均具有重要的保存價值。一方面，我們需要尋求保管所需的溫度、濕度、光照，以及其它防止氧化和霉變的條件。另一方面，我們需要積極研究各種紙張、字跡的修復方法及修復手段。

（2）電子檔案的保存

電子檔案不同于紙質檔案，其在保存與維護方面更為復雜。首先，電子檔案載體的更新換代要求其保存環境必須適合不同載體的物理特性。其次，可讀性的承載者——文件的格式管理伴隨著電子檔案管理過程的始終。再次，在同時保存檔案內容信息和描述信息時，封裝技術依然存在風險，需要和其他技術結合使用。最后，電子檔案的不可靠性決定了再生性保護技術的廣泛應用。但是，無論是膠片還是紙張均存在著技術性問題。

（3）數據庫電子文件的長期保存

進入大數據時代后，電子文件的組成方式、關聯結構發生了變化，它們圍繞數據庫而生，具有整體性、內部關聯性、對DBMS的高度依賴性，以及內容具有長期動態變化的特性。我們需要尋找更加可行的操作方法來應對數據庫電子文件增多而帶來的挑戰。

1.2檔案館面臨多元職責的社會需求

面對多元職責的社會需求，單單從轉型的角度出發，未必能夠滿足全部需要。特里·庫克在“后保管模式”中引入了新來源觀、宏觀鑒定和知識服務三個元素，而這三個元素更加強調對檔案意義的解讀，希望檔案工作者更多地研究檔案材料，從而為利用者提供更多的參考意見，這是對檔案工作新增的工作要求。但是這些新增的需求雖從保管談起，卻完全背離了保管工作本身，徑直向另一方向發展。可以說，“后保管模式”實際上是突破了保管工作的桎梏，向著檔案利用新方向探尋的里程碑式跨越。

（1）利用模式的升級

一方面，實體檔案的利用逐漸減少。由于數字檔案資料來源的多元化，它們的組合與再生降低了實體檔案資源提供利用的可能，實體檔案的保存價值首次超越了利用價值。我們亟待尋找一個更加有利于實體檔案保管的場所來完成這一重要任務。另一方面，“館際聯動”“館室聯動”“館社聯動”模式的生成。隨著政府職能的轉變，民生問題受到關注，對民生檔案的利用占據了檔案利用的半壁河山。由于民生檔案存儲的分散性和利用監督程序的復雜性，利用者在獲得所需材料的過程中費盡周折。近年來，許多省市積極探索民生檔案遠程服務，已形成了“館際聯動”“館室聯動”“館社聯動”三種主要服務模式。

（2）檔案館的文化休閑功能

近年來，國內外學者普遍認為，檔案館作為文化部門具有提供文化休閑服務的職責。隨著政府職能的轉變和公民對公共文化服務越發強烈的需求，檔案館文化休閑功能的增加已成為應有之意。一些國家已經將檔案館的這一全新功能付諸實踐。如：英國國家檔案館自2012年至今已舉辦612項檔案文化休閑活動，為公眾提供服務[1]。此外，檔案館作為公共服務部門，具有引領群眾實現文化身份認同的責任，這也需要在檔案館的文化休閑功能中充分體現。

檔案館的文化休閑服務具有不可替代性。如果說，檔案館的展覽和休閑功能與博物館發生了重合，那么我們完全可以把檔案館的這一部分功能隸屬于博物館。但事實上，從國際視野來看，檔案與文物既有聯系又有區別，著名的歷史檔案館與博物館都是分別設立的。首先，政治性和機密性是界定檔案與文物最重要的分界線，這就決定了對展品不同的處理方式。其次，社會職能有所區別。對于博物館，歐美流行的是“3E”功能，即“教育國民、提供娛樂、充實人生”（Educate，Entertain，Enrich），而檔案館的展覽與休閑功能僅僅處于輔助地位，更重要的職責是提供參考。這一切都說明，檔案館的展覽休閑功能具有不可替代性，是檔案館多元社會職責的一部分。

綜上所述，檔案的保管功能與社會服務功能都發生了改變，幾乎已經脫離了共屬關系。所謂“零庫存”即是將檔案中心與檔案館分開，使其各自行使自身的職能。一方面，檔案中心作為檔案的保存基地，開展檔案保管與搶救工作；另一方面，檔案館作為檔案利用服務與展覽休閑基地，行使檔案館的社會服務職能。檔案中心與檔案館之間的既有聯系被打破，唯一有所關聯的館藏定位功能也可依靠大數據鏈接中的智慧服務來實現。因此，筆者認為，“零庫存”檔案館具有可行性。

2“零庫存”檔案館的設計

基于以上可行性的探討，我們把檔案的保管和搶救工作與社會服務工作分開，分別對“檔案中心”和“檔案館”的運行模式加以設計。

2.1檔案中心的設計

檔案中心作為檔案的存儲機構，負責各類檔案的保管、搶救、征集工作。

檔案中心充分運用現有的智能管理手段，將檔案庫房管理系統與現有的物聯網技術（RFID）、人工智能技術（AI）和虛擬現實技術（VR）相結合，對檔案實體進行智能化管理，以實現檔案實體及工作人員的智能出入庫登記、檔案庫房的智能三維全景導航、檔案庫存的智能盤點等具體應用。此外，智能管理系統還兼具智能溫濕度控制、智能存址規劃、智能監控及追蹤、智能檔案保護等諸多實用功能，力爭通過現已較為成熟的信息化、智能化的技術手段來達到保護檔案實體、確保庫房安全、科學存儲布局、提高管理效率的目標。

由于機構的獨立性質，檔案中心可以根據工作的具體內容進行部門劃分，不再局限于原有檔案館的職能設置。筆者將檔案中心劃分為歷史檔案保管中心、紙質文件保管中心、電子文件保管中心、數據庫文件保管中心、檔案資源建設中心、檔案搶救中心、技術服務中心、外聯中心、檔案技術研究中心等幾個部門。

（1）跨地區檔案中心的合并

檔案中心存在的重要意義在于減少服務項目以利于集中保管檔案。既往的國家綜合檔案館的設置以行政區劃為標準，疊床架屋，保管分散，不利于所存檔案的集中化管理，對資源整合也造成阻礙。其原因在于既往信息技術的不完善以及為避免群眾遠程奔波。在大數據時代，群眾查檔的途徑越來越便捷，可以通過互聯網進行網上查詢，已不需要長途輾轉。加之檔案中心與檔案館分離，社會服務職能已完全由檔案館承擔，檔案中心完全具備了跨地區合并的可能。合并后的檔案中心以省級行政區劃為單位，整合全省檔案資源，避免重復建設。集中的檔案中心也有利于檔案資源建設，避免重復征集和資源分散。

跨地區檔案中心的合并需要理順行政隸屬關系，對檔案資源進行深度整合。將存在隸屬關系的機構劃分到一個全宗內，因此需要對原有全宗進行拆分，為避免查找困難，需要對原有全宗目錄進行妥善保管。全宗范圍的擴大會造成館藏檔案資料的冗余，在同一全宗中會產生一些上下級往來、抄送的重復文件，因此，對于建國后檔案的鑒定與銷毀工作需要提上議程，確保館藏檔案的質量和利用的高效性。

跨地區檔案中心的合并也會為檔案利用造成一定程度的阻礙，主要表現在檔案原件查詢上。為彌補這部分的不足，我們可以根據需要建立檔案中心和檔案館之間的聯系，這種聯系較之原來的合二為一具有更多的外部合作性質。檔案中心與各級檔案館之間可采取定時免費班車接送服務；檔案中心可以通過專門渠道向檔案館郵寄檔案仿真件或復印件，待利用者利用完畢再經過專門渠道將仿真件或復印件寄回。

（2）跨部門檔案中心的合并

在我國，檔案的保管部門除了國家綜合檔案館以外，還有檔案室、專門檔案館、部門檔案館、企事業單位檔案館、人力資源中心、房屋檔案館、市民大廈等，保管內容交叉重合，群眾在利用時往往要咨詢多個部門，才能確定所需檔案的確切保管地點。建立檔案中心以后，我們需要將不同部門的檔案資源進行鑒定整合，對于具有保密性質必須留于原保管單位的檔案可以采取檔案不動、數據先行的方式。

在跨部門檔案中心合并的過程中必須杜絕檔案保管方式一刀切情況的出現。不同機構所擁有檔案的性質、利用人群、利用率以及歸檔規則是千差萬別的，一刀切式的保管方式會降低檔案的使用效率，掩蓋部分機構檔案的特殊性，所以我們需要有針對性地對保管方式進行深入研究。此外，由于有些檔案具有涉密性，如果把這部分檔案單獨留于原保管機構，其它檔案正常移交的話，可能會造成全宗的割裂和對檔案的誤解。筆者認為可建立三維立體模擬檔案庫房，將該檔案的形態在線上模型中予以呈現。利用者可以在利用中參考模擬庫房，通過真實展現檔案的具體位置，發現檔案資源之間的關系。

在跨部門合并中，全宗的設置會引起疑問，一些具有交叉關系的機構檔案會產生某些重合，還有一些毫無關系的機構檔案，在確立全宗時也需要理順關系，這些都需要從更高的層面進行考察。一種方法是，根據行政區劃，從省級、市級到區級進行同級并列；另一種方法是根據利用的頻率采取同頻率存儲位置相近的方式。

（3）紙質檔案中心與電子檔案中心、數據庫檔案中心分開

紙質檔案、電子文件、數據庫電子文件的載體性質有著較大區別，各自面對著不同的保管問題和搶救難題，因此需要分別設立不同的存儲空間對其進行保存。

紙質檔案更加側重于傳統的保管和搶救模式，檔案存儲空間的溫濕度調節需要以紙張的理化性質為依據。但是，如果單純以紙張理化性質為劃分標準，將不同紙張載體的檔案分處不同的庫房，勢必會破壞全宗的完整性；但如果以全宗為標準，不同紙張載體的檔案放在同一存儲空間內，則無法選擇與各種紙張載體相一致的保存條件。在這里，筆者引入一種二級空間概念，即在同一庫房內圈定出更小的空間，可以采取玻璃、彩鋼板、隔斷、磚墻等空間封閉方式，生成下一層級的獨立保存空間從而實現紙質檔案的搶救與保管模式的結合。

歷史檔案的保存價值和稀有數量決定了其保管和搶救方式與其它紙質檔案的不同。縮微膠片和影印副本可以在一定程度上起到對歷史檔案的保護作用。因此，我們需要加緊對歷史檔案的保管、搶救工作進行進一步的研究。

電子檔案的保管和搶救不同于紙質檔案，歷來將其放到防磁庫中進行保管。由于載體材料生成年代的不同，保存的具體空間條件也會與全宗的統一性發生矛盾，因此電子檔案也需要建立二級空間。電子檔案的搶救也有別于紙質檔案，對保存格式的管理和對管理軟件的定期升級伴隨著保管工作的始終。

數據庫電子文件的保管和搶救與電子文件檔案具有相似性，但其整體性和相互關聯的特點要求在檔案搶救方面更加強調對數據本身的維護，對數據庫電子文件的反復鑒定部分替代了維護本身，而考慮的重心仍然是文件的可讀性和通過鑒定篩選加強對文件意義的理解。

（4）參與檔案生成

根據特里·庫克的思想，檔案工作人員應參與檔案生成，從前端來保證電子文件的完整性，成為電子文件和信息的監督者和審計者。因為大數據時代檔案來源的概念需要重新考量，它不僅指文件的形成機關，更包括其形成的過程及背景。檔案工作人員在參與的過程中會進一步發現更深層次的意義和價值。事實上，檔案并非最終產品，其不同的價值與作用體現在持續的歸檔過程中[2]。

檔案的情感價值要求工作人員參與檔案的生成。檔案引發記憶，而記憶除了是一種認識活動外，更是一種情感體驗行為。這種體驗不僅僅圍繞檔案的內容而產生，檔案的載體同樣可以促發利用者情感的發生。此外，檔案的情感價值并非一成不變，每個利用者根據自身的生活經驗，在面對同一份檔案的時候也會產生不同的情感共鳴。檔案工作人員只有參與檔案的生成，才能將這種伴隨意義而生的情感傳遞。

檔案多元論強調檔案來源主體的多元化，主張將社會各方主體形成的檔案納入檔案部門館藏資源建設范疇，鼓勵檔案館吸納多門類、多主題檔案資源[4]。檔案來源主體的多元化打開了既往征集工作的狹隘視野，使檔案來源不再局限于社會主流群體——政府組織、官方機構、主流民族或種族，檔案來源的范圍開始向社會上更廣闊的領域拓展，如非官方組織、少數民族、特殊群體等。而這種多元視角下的檔案征集工作從一種新的視角出發，與以往的工作有著截然不同的內容，需要強調工作人員對于檔案來源的把握。

2.2檔案館的設計

在實現了“零庫存”以后，檔案館成為面向社會大眾提供服務的核心。檔案館的社會服務性質決定了其根據行政區劃而設的合理性，只有近距離的、便捷的場所才能為公民提供方便的服務。檔案館可以開設定時免費班車，方便公民到檔案館進行查詢利用和參觀；檔案館可以在公共媒體中定期發布海報對展覽內容進行宣傳，而展覽也應分為“固定展”和“臨時展”兩種，定期更新，以便更多地展示近期研究內容，提高群眾的文化修養，宣傳愛國主義精神，增強民族認同感；檔案館的建筑設計應參考博物館的休閑理念，讓公民在享受服務的同時感受到視聽的愉悅，并且建筑風格可以根據本地區域特色進行設計，具有文化性、地域性、美觀性的特點，內部需充分考慮殘障人士、母嬰需求等，可以設置餐飲服務，一站式休息等場所。

（1）智慧檔案館聯動利用模式

智慧檔案館建立在數字檔案館的基礎上，是智能檔案館的進一步升華。智慧檔案館具有溝通感知、資源多元的特點，為聯動利用模式的實現提供了可能。所謂聯動利用即是以就近受理的便民理念為核心，通過資源的整合、感知的溝通，實現“館際聯動”“館室聯動”和“館社聯動”的效果。其以實現公民的“查檔不出村”“查檔不出區”“查檔不出市”“查檔不出省”為目標[4]。

聯動利用模式不應僅僅停留在對技術的追求上，其核心任務始終是對資源的理解和信息的挖掘。此外，在聯動過程中，電子檔案和檔案數據的安全會受到威脅。我們可以通過增加水印、嚴密授權、簽訂保密承諾書來確保電子檔案信息的安全、合法和有效傳遞，通過水浸檢測、煙霧監測等手段，組成嚴密的安防系統。建立多重數據備份機制，定期對檔案數據進行在線、離線和脫機備份也是優秀的防范風險手段[5]。

（2）打造全功能休閑服務

在智慧檔案館的理念下，休閑服務更加傾向于對公民的感知處理，用更加貼心的休閑服務讓公民在舒適愜意的氛圍內領略文化意境。而檔案館的休閑功能集中體現在觀賞、展覽、活動、文化創意等幾個方面。在進行檔案館的建筑設計時，其觀賞職能已經被充分挖掘，檔案館建筑設計應當體現文化性、地域性和特色性。檔案館的展覽功能已為國內諸多檔案館所重視，可以設計大場域展覽，運用智慧機器人引領觀眾，通過選擇不同的觀賞順序和不同的檔案材料，多樣化敘述不同的文化故事，用故事的完整性、情感性和可選擇性來打動觀眾，引起情感共鳴。根據此理念設計網上展覽，讓群眾更便捷地獲得文化體驗。檔案館還可以根據館藏資源，聯合媒體及其它社會組織，定期開展各種文化休閑活動。活動針對不同對象可設計不同形式，如對學生和研究人員多采取研討會形式，對檔案同行多采取培訓形式，對兒童或家庭則多采取參觀體驗、角色扮演、手工、游戲等趣味形式。形式各異的活動或依據館藏特色開發，或契合時機推出，或以品牌系列打造[6]。這種定期開展的休閑娛樂活動，能夠拉近與群眾的距離，提升檔案館的親和力。此外，檔案館的文化休閑功能也包括文化創意產品的開發。文化創意產品不同于公共休閑服務，它的經濟作用能夠從更深的角度促進對檔案文化的研究和理解。被譽為“創意產業之父”的英國經濟學家約翰·霍金斯認為，英國創意產業之所以大獲成功，除文化積累外，注重開發創意也是一個重要的推動因素[7]。

（3）提高檔案館的科研能力

“零庫存”檔案館作為一個新生事物，伴隨著智慧檔案館的開發建設而來，需要全方位地加以研究和實踐。因此，提升檔案工作者科研能力成為重中之重。

對于大數據技術的應用和不同來源數據的整合需要專業的技術人員進行處理和研究。對于數據庫電子文件的刪選、格式的可讀性操作、不同媒體資源的語義解析等問題，也需要專業的技術人員進行研究。由于檔案技術具有拿來主義的屬性，需要對這些專業的技術人員進行培訓，同時建立穩定的用人體制和上升渠道，從而留住專業技術人才，并提高他們的工作熱情。由于在歷史檔案、大數據的處理中涉及對外文的翻譯和古漢語的解讀，因此，有意識地培養此方面的科研人才也是檔案館的重要使命。對檔案尤其是歷史檔案的翻譯有別于其它材料，因此，創造最合理的用人機制是保存這部分軟實力的基礎。此外，對于檔案學本身的研究更是檔案館需要時刻面對的問題。因此，提高檔案館的科研能力是建設“零庫存”檔案館的保障。

參考文獻

[1]Eventbrite.Programme of events[EB/OL].[2019-04-01].http：//nationalarchives. eventbrite.com/.

[2]Mchemmsish S，Reed B，Upward F H. Records Continuum Model[A].Marcia J Bates.Encyclopedia of library and information sciences[M].Florida：CRC Press，2010： 4447-4459.

[3]王玉鈺，洪澤文，李子林，張馨藝.檔案文化創意產品開發的理論依據[J].檔案學研究，2018（4）：52-58.

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[6]繆學為.英國創意產業發展的經驗與啟示[J].人文天下，2015（21）：28-34.