高校檔案的數字化管理體系建構和應用

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，檔案數字化管理體系的建構已經成為一種發展趨勢，高校數字化檔案管理是將信息技術和檔案管理工作有效融合起來，進而將各種數據資源信息進行記錄和整理，方便讀者進行借閱查找，從而提高管理服務效率。本文則對高校檔案的數字化管理體系建構策略分析，在提高檔案管理基礎上進一步提升高校檔案有效利用率。

關鍵詞：高校檔案;數字化管理;建構;應用

檔案數字化管理的建設和發展是一項復雜系統工程。數字化管理體系的構建涉及數字化檔案、技術人員和相關的機械設備，其最終的目的是構建高效的電子檔案數據，對各種檔案資料實施數字化的管理和控制，便于讀者查找和閱讀，有效節省了人們的時間。建構高校檔案數字化管理體系，管理人員要明確數字管理的范圍，制定出詳細的規劃，進而有效將各種紙質的檔案資料進行整理，做好分類、編頁、分級以及掃描和處理工作。構建數字化的管理體系，還要建立和完善數字化實施技術的途徑，科學進行質量管理和控制，根據其具體內容做好記錄和統計工作，進而有效完成檔案的數字化工作，讓各種數據和資料都能快速的被查找檢索，有效節約人們的時間。實施數字化管理，相關責任人員還要負責采購相關的掃描儀器和設備，科學進行分析各種檔案的特性，確定可行的實施技術和途徑，讓檔案管理工作更加規范標準，提高檔案管理工作的效率。

一、高校檔案數字化管理體系建構價值

高校檔案管理工作中，由于檔案資料數量巨大、類別復雜，再加上經常調閱、長期保存等一系列管理難題，給管理人員工作帶來一定難度。基于當前高校檔案管理現狀分析，通常情況下管理人員沒有足夠的管理知識，導致在管理過程中力不從心。而且數字化的管理人才比較少，這在一定程度上對于檔案管理工作效率也具有直接影響。自然在檔案管理中，人才是基礎條件，管理人才關系到檔案管理在結構設置上是否準確合理。除此之外，實現高校數字化檔案管理，人才是技術上的保障，但是基礎的硬件設施和先進的軟件是影響檔案管理工作的另一大因素。高校檔案管理工作的開展要注重引進新的設備，緊緊跟隨時代發展的步伐，促進檔案管理工作的有效開展。另外很多網絡設施的安全性能較低，也給數字化檔案管理工作帶來限制，無法有效建構完善的數字化檔案管理體系，直接影響檔案管理工作長期發展。高校數字化檔案管理工作，能夠對各種復雜的檔案資料實現電子化歸檔，為讀者對于檔案資料的查找和借閱提供便利。提升相關人員業務操作能力，不但要強化培養管理人員責任意識，更為重要的是要提高管理人員對于計算機網絡設備的操作能力，進而可以更好更快的投入到專業檔案整理和數字化指導和服務上面去。完善檔案管理工作體系，提高檔案管理效率，在建設中管理人員要緊密結合檔案信息化建設及安全管理等幾個方面，做好管理工作，只有完善檔案管理工作體系，才能讓檔案管理的各項工作有序開展，給人們提供更大的便利。

二、高校檔案數字化管理體系的建構和應用策略

1.完善檔案管理工作體系

為促進高校檔案管理工作更加規范有序，實現標準化、現代化管理和建設，檔案管理相關負責人員要進一步重視檔案安全管理工作，完善檔案安全處置措施，徹底排除檔案安全隱患。還要進一步嚴格規范檔案管理各項規章制度，加強檔案規范化，提高檔案信息化水平。高校在檔案管理中要注重引進先進的管理技術，及時更新管理軟件，并積極學習先進檔案管理理論，以能夠逐漸提升自身綜合素養，不斷豐富和建構完善管理體系。在高校檔案管理工作中，建構完善的管理體系，實現相關流程的簡化，以此提升管理效率。完善檔案管理工作體系，管理人員可以通過定期化、常態化的推進方式，對管理工作中出現的問題進行分析和總結，對其中不足的部分進行更正，對于管理工作中涉及到的各種服務器、儲存介質和掃描儀器設備，使用者也應當按照涉密設備進行管理和使用。還要接受新的專業化的管理理論，學習先進的管理經驗，引進先進的技術設備，從而為數字化管理體系打下堅實的基礎。為檔案管理工作建構相應的責任追究機制，以能夠有效地將相關責任具體到人，實現高校檔案管理工作的開展。

同時數字化檔案管理方式的建立與傳統檔案管理的重要區別之一，就是能夠實現檔案資源信息共享。數字化檔案管理方式在具有基本的檔案目錄檢索之外，對檔案管理工作具有更高的效率，管理誤差更小。在密碼指令輸入之后能夠提供檢索查找與打印輸出服務，在對檔案信息資源的管理上突破時間與空間的限制，同時降低信息管理成本，為高校檔案管理提供相關的信息共享服務。且在管理過程中也能夠為檔案信息提供配套的安全過濾系統，用戶在網絡檔案管理系統與管理平臺上能夠獲得相應的信息資源。

2.提高檔案管理人員的業務能力

高校檔案數字化管理體系的建構，對于檔案管理人員來說，要進一步加強學習，提高檔案工作人員業務能力，增強檔案服務功能，才能全面提升檔案工作管理水平。高校檔案管理人員一定要提高對檔案管理工作的重視，提升管理規范性，基于此提升檔案管理人員的工作能力和水平是非常重要的，管理者要定期組織參加檔案業務培訓，扎實做好檔案服務的相關工作，以能夠保障檔案管理工作高效、規范性開展。定期開展培訓工作，不僅能提高管理人員自身的服務理念，強化業務能力，還能增強檔案管理人員責任意識培養，以此提升管理工作質量。構建高校數字化的檔案管理體系，提高基層管理人員的工作積極性，才能深入落實好檔案管理具體細節。檔案管理部門提高管理人員的業務能力，要從專業知識、專業素養方面，不斷提高他們的業務質量，不斷擴展培訓內容，有效組織和開展各種實踐工作，以此促進檔案管理工作的數字化發展。

高校檔案數字化建設發展中，要求結合高校的實際需求，按照內容、形式等多方面情況進行科學分類與整理，與高校自身的實際發展情況相結合，可以將高校檔案管理工作具體分為教學類、黨群類、行政類、科學研究類、產品生產類、儀器設備類、基本建設類、出版類、財會類、外事類、聲像載體類、實物類等。與高校自身的實際情況相符合，建立科學化的分類方式。將檔案管理材料分為電子、紙質、影像等保存形式。同時將電子檔案與紙質檔案進行同步管理，以能夠提升高校檔案管理質量，同時積極開發檔案資源，以能夠有效提高相關資源的有效利用率。

3.提升檔案管理的信息化水平

一個地方的高校對當地經濟發展具有重要的服務功能。因此，要求高校加強檔案管理數字化建設工作，通過有效的檔案管理為經濟發展與社會建設提供良好的服務功能。隨著目前高校外部環境的變化，檔案管理工作應當積極建立數字化的管理優化方式。在高校檔案中能夠體現教學業務記錄活動以及科研成果狀況等。加強對高校外在形式的宣傳、介紹與交流等，提升高校檔案資源利用率。通過外部宣傳、介紹與交流等形式加強高校宣傳，增強高校影響力。

4.加強網絡安全管理，推動檔案管理工作有效開展

網絡安全問題是影響高校檔案數字化管理體系構建的重要因素，在一定程度上制約了檔案數字化管理的構建效果。管理人員應重視網絡安全管理工作，規范數據收集渠道，科學構建檔案數據庫資源。在數據庫資源的分析整合中，管理人員要注重優化各種軟硬件設施，對于重要的信息資源應當進行加密處理。因此，管理人員要注重網絡安全管理工作，除了完善各種安全措施之外，檔案管理工作人員還應該提高防范意識，優化各種硬件設施，積極引進專業的殺毒軟件，在安全防范上面加強資金投入和精力投入，從而有效避免出現檔案數據資源的丟失和泄露，有序穩定地促進檔案管理工作的開展。構建數字化的檔案管理工作，管理人員應加強數據整合資源的規范化，有效保證數據信息的真實性和有效性，完善數據庫的各項建設任務，按照信息安全管理相關要求，以對其實施有效監督管理，在提升檔案管理工作質量基礎上，也能夠促進檔案管理工作的數字化發展和應用。

三、結束語

高校檔案管理工作中需要保存的檔案資料數目較多，涉及的種類也比較豐富，相應的檔案管理人員的工作量就比較大。高校檔案數字化管理體系應運而生，做好相關檔案的數字化加工處理和管理系統入庫、掛接、備份等工作，有效規范管理體系。實行檔案數字化管理，還能夠有效實現瀏覽查看的權限細分、靈活方便的界面自定義設計、方式多樣的錄入手段和檔案資料的全文檢索功能。想要進一步提升高校檔案管理工作效率，也就需要建構完善的檔案管理工作體系，管理人員要提高自身的專業水平和服務意識，做好網絡安全防范工作，從而為人們提供更加良好的服務。

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作者簡介：胡彬（1965-），女，漢族，寧夏大學檔案館，本科，副研究館員，從事高校檔案管理工作。