淺談關(guān)于高校基建檔案的管理

摘 要：本文按照基建檔案管理模式隨時(shí)代的演化、利用者的需求等方面的因素分析，從紙質(zhì)基建檔案管理、一般基建檔案管理系統(tǒng)、高級(jí)基建檔案管理系統(tǒng)模式探討等，層層遞進(jìn)地闡述了方便、快捷、安全的基建檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：基建檔案管理;基建檔案利用者;基建檔案數(shù)字化

一、高校基建檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)地發(fā)展，人民生活水平地提高，高校基建檔案的利用率也越來(lái)越高。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，近幾年來(lái)，高校基建檔案利用卷次都在幾百卷上下，參看下表。

在基建檔案利用率逐年提高的前提下，如果按照傳統(tǒng)查閱基建檔案的管理模式，既不方便利用者，檔案人員的工作效率也很低。傳統(tǒng)查閱基建檔案的模式，是建立在查閱紙質(zhì)基建檔案之上的。一項(xiàng)基本建設(shè)工程結(jié)束后，高校基建等相關(guān)部門會(huì)以卷為單位，將此項(xiàng)工程的全部基建檔案，從文件到各類圖紙都移交進(jìn)高校檔案部門。檔案人員根據(jù)他們的要求，去庫(kù)房取出案卷提供給利用者。因?yàn)榛n案中有大量的圖紙，利用者在利用這些圖紙時(shí)，大多數(shù)情況需要局部或全圖復(fù)印。高校檔案部門一般都配備了普通復(fù)印機(jī)，可以輸出A3和A4的圖紙，但很少能配備專業(yè)工程復(fù)印機(jī)。我們的做法是，如果局部復(fù)印圖紙就能滿足利用者需求的，就用普通復(fù)印機(jī)最大幅面的A3紙型，復(fù)印圖紙的局部。如果局部復(fù)印不能滿足，就得進(jìn)行圖紙局部復(fù)印后拼接成原圖。拼接后的圖紙，不好卷曲，攜帶不方便。在利用中，利用者提出上報(bào)需要等，必須按原圖大小來(lái)復(fù)印時(shí)，只能將圖紙拿到館外去復(fù)印。外借過(guò)程會(huì)產(chǎn)生兩個(gè)成本：第一，原圖紙的損耗成本。工程圖紙復(fù)印機(jī)，一般需要把原圖紙卷入工程復(fù)印機(jī)中，這樣增加了原圖紙的損耗。第二，外借時(shí)間成本。因?yàn)橛械母咝３霈F(xiàn)過(guò)圖紙外借丟失的情況，所以當(dāng)圖紙外借時(shí)，檔案部門會(huì)有檔案人員跟隨復(fù)印圖紙的全程。這樣確實(shí)保證了圖紙的安全，但一來(lái)一回的外借、歸還圖紙的時(shí)間，跟隨的檔案人員至少半天都要搭在其中，工作效率大大降低。

有些利用者提出，可以不用圖紙局部或者原圖外借復(fù)印，但需要用手機(jī)拍攝原圖。現(xiàn)在手機(jī)拍攝這么普遍，利用者來(lái)館查閱基建檔案時(shí)，非常喜歡用手機(jī)拍攝局部或整體基建圖紙。手機(jī)拍攝后，他們導(dǎo)出電子版，拿到有工程復(fù)印機(jī)的地方原尺寸輸出。現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)時(shí)，看電子版比看紙質(zhì)復(fù)印件要方便得多。這樣做，確實(shí)方便了利用者，也減少了圖紙外借產(chǎn)生的損耗和時(shí)間成本，但又增加了基建檔案電子版流失的風(fēng)險(xiǎn)。一個(gè)高校的建筑物圖紙電子版廣泛流散，這會(huì)對(duì)高校產(chǎn)生安全隱患。在沒(méi)有對(duì)基建檔案數(shù)字化之前，紙質(zhì)檔案利用模式中這種弊端很難解決。

二、一般基建檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

鑒于上述基建檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式的弊端，有的高校檔案部門開(kāi)發(fā)了基建檔案管理系統(tǒng)。先要對(duì)全部基建檔案進(jìn)行數(shù)字化。因?yàn)榛n案中絕大多數(shù)都是圖紙，為了今后清晰準(zhǔn)確地查看，掃描的格式建議是tif圖片格式，一份基建文件或是圖紙，形成一個(gè)電子文件。現(xiàn)在存檔的基建圖紙，都為藍(lán)圖。在查看紙質(zhì)版藍(lán)圖時(shí)，無(wú)論直接查閱藍(lán)圖，或是將藍(lán)圖復(fù)印后查閱，查閱效果還是可以的。但是將藍(lán)圖數(shù)字化后，在計(jì)算機(jī)上查看時(shí)，就要取決于藍(lán)圖本身的清晰度。年代久遠(yuǎn)的藍(lán)圖，在計(jì)算機(jī)上查看時(shí)，會(huì)受到一些影響，再打印出來(lái)，查看效果更差一些。所以條件允許時(shí)，建議每一份圖紙掃描后，留存藍(lán)圖和消藍(lán)后的白圖兩個(gè)版本。藍(lán)圖用于存檔，白圖用于查閱。

基建檔案掃描工作完成后，需要對(duì)每一份基建檔案進(jìn)行著錄。著錄的字段中，最好每一份文件都有該基建工程的名稱。例如，某某號(hào)住宅樓的建筑施工許可證、一層平面圖等。這樣在導(dǎo)入系統(tǒng)后，文件級(jí)查詢時(shí)，能夠準(zhǔn)確地調(diào)出這份文件。檔案部門可以在電子檔案查閱大廳設(shè)置計(jì)算機(jī)，專門供查閱基建檔案的利用者使用。因?yàn)榛n案的掃描格式都是tif圖片格式，每張圖片至少幾百M(fèi)大小，所以計(jì)算機(jī)的配置要高，網(wǎng)速要快，否則查看時(shí)，打開(kāi)一張圖的速度會(huì)很慢。計(jì)算機(jī)最好直接連接一臺(tái)普通打印機(jī)，如果利用者需要打印基建檔案，就不用通過(guò)網(wǎng)絡(luò)打印，這樣查閱速度也會(huì)提高。打印機(jī)支持將一張基建圖紙，縮放成1張或多張A3或A4紙輸出。這樣就省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)基建檔案查詢中，局部復(fù)印或復(fù)印后拼接的程序。

高校基建檔案管理系統(tǒng)建立后，各單位利用時(shí)需要分配賬號(hào)和權(quán)限。一般情況下，檔案部門會(huì)給利用率高、人員相對(duì)固定的部門設(shè)置基建檔案開(kāi)放權(quán)限。比如基建、后勤、保衛(wèi)、資產(chǎn)、審計(jì)、公共資源等部門。檔案部門可以給這些部門，相對(duì)利用頻繁且固定的人員注冊(cè)賬號(hào)，作為這個(gè)部門利用基建檔案的賬號(hào)，利用權(quán)限是開(kāi)放級(jí)，即可以查看基建檔案管理系統(tǒng)中的全部基建檔案。對(duì)于校內(nèi)其他機(jī)關(guān)部處或是院系偶爾來(lái)查閱基建檔案的，可以讓利用者臨時(shí)注冊(cè)一個(gè)賬號(hào)，查閱權(quán)限是限制級(jí)別，就是只能查看某一個(gè)工程的某份基建檔案。

在上述模式下建立的基建檔案管理系統(tǒng)，大大方便了利用者，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)基建檔案利用中的一些問(wèn)題。但是在這個(gè)系統(tǒng)的利用中，利用者也隨時(shí)給我們提出了更高要求。

三、高級(jí)基建檔案管理系統(tǒng)模式構(gòu)想

同一基建工程建筑物的名稱往往不只一個(gè)。比如，申請(qǐng)這個(gè)建筑項(xiàng)目時(shí)，名稱是教學(xué)樓。但建成后，基建檔案移交時(shí)，把它稱為“新主樓”。根據(jù)位置，大家又習(xí)慣稱其為“前主樓”。這種近十年的建筑查閱起來(lái)還好，利用者無(wú)論用什么名稱查閱，大家基本都知道指的是哪個(gè)建筑。比較難共識(shí)的是上世紀(jì)七八十年代，甚至五六十年代的建筑。例如，當(dāng)年的老樓號(hào)將這些建筑依次命名為工1、工2等，后來(lái)更改了樓號(hào)，有樂(lè)育、勵(lì)耘等等。遇到查閱老建筑物時(shí)，檔案人員先要在新舊樓號(hào)對(duì)比表中查找一下。盡管把這些曾用名都輸入到基建檔案管理系統(tǒng)中，但查閱起來(lái)還是不方便。

有的基建檔案被調(diào)出后，查閱者發(fā)現(xiàn)并不是現(xiàn)在樓體的圖紙，但是名稱確實(shí)一致。于是還要再去現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際查看，回來(lái)再比對(duì)圖紙。這種情況年代久遠(yuǎn)的基建圖紙中比較多見(jiàn)。有可能是當(dāng)時(shí)報(bào)審時(shí)是一種建筑設(shè)計(jì)方案，實(shí)際建造時(shí)做了調(diào)整，建造后的圖紙沒(méi)有完整保留下來(lái)。也有可能當(dāng)年移交基建檔案時(shí)，就有不同建筑物檔案混雜一起的情況……

基建檔案管理系統(tǒng)的建立，仍沒(méi)解決原尺寸圖紙輸出和電子版利用的問(wèn)題。近兩年，消防審批上報(bào)時(shí)，上級(jí)主管部門要求提供基建原圖紙大小復(fù)印件的情況特別多。因?yàn)橐呀?jīng)進(jìn)行了數(shù)字化掃描，所以就直接將掃描后的電子版，以pdf格式由學(xué)校相關(guān)部門拷貝走，自行去打印上報(bào)。雖然會(huì)簽署一定的保密協(xié)議，但畢竟是在校外打印，還是有一定風(fēng)險(xiǎn)。

大多數(shù)利用者查閱基建圖之后，是需要在現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)的，走來(lái)走去，登高爬低，拿著圖紙復(fù)印件很不方便，所以他們?cè)敢庥檬謾C(jī)拍攝原圖，這樣攜帶、利用都很便捷。但是手機(jī)拍攝基建檔案的方式，容易造成高校基建檔案電子版的流失，對(duì)高校安全帶來(lái)隱患。

對(duì)于上述基建檔案利用中的難點(diǎn)問(wèn)題，我們想通過(guò)改進(jìn)、升級(jí)基建檔案管理系統(tǒng)和資源整合的方式來(lái)解決，下面是模式構(gòu)想。

利用基建檔案管理系統(tǒng)查閱基建圖紙時(shí)，用關(guān)鍵詞搜索，不如用方位搜索更直接。無(wú)論是基建、后勤等經(jīng)常來(lái)查閱基建圖紙的人員，還是機(jī)關(guān)部處、院系偶爾來(lái)查閱的人員;無(wú)論老職工還是年輕職工，他們可以對(duì)建筑物的名稱叫法不一，但是對(duì)于這個(gè)建筑物位置的確定大家是一致的。所以在對(duì)基建檔案管理系統(tǒng)改進(jìn)、升級(jí)時(shí)，要先升級(jí)這個(gè)管理系統(tǒng)的入口。可以在系統(tǒng)界面放置一個(gè)全校的位置地圖，每個(gè)建筑，包括教學(xué)樓、學(xué)生宿舍、食堂、校醫(yī)院、家屬住宅等等，都要在這個(gè)位置地圖中顯示出來(lái)。利用者賬號(hào)登陸基建檔案管理系統(tǒng)后，首先看到的是這張位置地圖。點(diǎn)開(kāi)位置地圖中的某一個(gè)建筑物后，可以看到它的全景圖片（如果是三維圖就更好了）、建筑物名稱（包括曾用名）。進(jìn)入下一級(jí)，顯示出這個(gè)建筑物的所有基建檔案。根據(jù)對(duì)利用者的調(diào)研，他們希望這一級(jí)能夠顯示出這個(gè)樓體所有的基建檔案，包括項(xiàng)目建設(shè)時(shí)期的，以及歷次裝修改造后的。根據(jù)部門立卷原則，哪個(gè)部門形成的檔案，由哪個(gè)部門立卷歸檔。基建工程建設(shè)檔案，由基建部門移交;后期裝修改造檔案，由后勤管理部門移交。檔案部門要將不同部門移交的同一建筑物的基建類檔案，整合到一起，導(dǎo)入基建檔案管理系統(tǒng)中。檢索時(shí)，可以是案卷級(jí)檢索，也可以有文件級(jí)高級(jí)檢索框。要實(shí)現(xiàn)位置檢索這個(gè)功能，首先要把建筑物實(shí)體位置和檔案部門中保存的基建檔案一一對(duì)應(yīng)起來(lái)。這項(xiàng)工作單靠檔案部門完成不了，必須有基建、后勤等部門的協(xié)作，共同完成。一一對(duì)應(yīng)后，就要為每個(gè)建筑樓體進(jìn)行全景拍攝，圖片可以是一張，也可以是多張。如果能三維效果圖就更好了，樓體當(dāng)前的樓號(hào)要顯示出來(lái)。這樣利用者查閱時(shí)就非常直觀了。

為了避免手機(jī)拍攝基建圖紙，造成電子檔案流失的問(wèn)題，可以開(kāi)發(fā)基建檔案管理系統(tǒng)的客戶端。只要有網(wǎng)絡(luò)，利用者不用到檔案部門，就可以在自己的手機(jī)或電腦上，隨時(shí)查看基建圖紙，這樣就可以在施工作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)查圖了。對(duì)于需要原尺寸紙質(zhì)版基建圖紙，可以和校內(nèi)有工程復(fù)印機(jī)的部門進(jìn)行資源整合。高校有的部門，因?yàn)楣ぷ餍枰呀?jīng)購(gòu)置了專業(yè)工程復(fù)印機(jī)。因?yàn)槭歉咝Ｗ约旱牟块T，所以安全性比校外復(fù)印圖紙的機(jī)構(gòu)有了很大的保障。檔案部門可以和配備專業(yè)工程復(fù)印機(jī)的部門簽署一項(xiàng)保密協(xié)議。當(dāng)利用者提出原尺寸紙質(zhì)版圖紙的需求時(shí)，檔案部門將圖紙電子版發(fā)送給有專業(yè)工程復(fù)印機(jī)部門，由他們給打印出原圖尺寸圖紙，利用者去那里取走圖紙。

以上提出的這些設(shè)想，初步解決了利用者利用基建檔案時(shí)的一些問(wèn)題。多年檔案管理的經(jīng)驗(yàn)讓我們認(rèn)識(shí)到，在推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程中，要引導(dǎo)利用者，適應(yīng)查閱電子檔案的方式。在基建檔案管理系統(tǒng)剛剛開(kāi)發(fā)之際，由于系統(tǒng)不完善，有些時(shí)候確實(shí)不如手工查閱便捷。但是隨著管理系統(tǒng)的不斷改進(jìn)、升級(jí)，基建檔案管理系統(tǒng)方便、快捷、安全的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯，它終將取代紙質(zhì)檔案查詢。

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作者簡(jiǎn)介：陳新（1972-），女，滿族，碩士學(xué)位，副研究館員，檔案信息管理。