探討人事檔案材料的收集與整理

吳雨儒

摘 要：近年來，隨著國家對人才的重視，人事管理制度逐步得到了人們的重視。人事檔案材料的收集與整理是人事檔案管理的重要內(nèi)容，其直接影響著企事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整與優(yōu)化。人事檔案管理與企業(yè)人才的選聘息息相關(guān)，就當前人事檔案材料的收集與整理來看，很多單位檔案管理的規(guī)范性不足，嚴重制約了人事檔案管理的有效進行。本文從人事檔案材料收集與整理的重要性著手，分析了人事檔案材料收集與整理中存在的問題，提出了相關(guān)的策略，對人事檔案管理實踐具有參考與借鑒意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案材料;收集;整理

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，人事檔案管理逐步引起了有關(guān)部門的重視，與人們生活、工作等有著緊密的聯(lián)系。人事檔案材料的收集與整理是人事制度實施中的重點與難點，其實施的效果直接影響著人事檔案管理的整體水平。人事檔案材料中包含的內(nèi)容較多，加劇了人事檔案材料收集與整理的難度。有關(guān)的人事檔案管理人員需要充分發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢，保證人事檔案材料收集與整理的規(guī)范化，提升人事檔案管理的效率，發(fā)揮人事檔案的有效性，實現(xiàn)企業(yè)用人、選人的科學性。

一、人事檔案材料收集與整理重要性

人事檔案材料的收集與整理是人事檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，直接影響著人事檔案管理的整體水平。做好人事檔案材料的收集與整理工作在一定程度上可以為人事檔案的規(guī)范化管理提供良好的前提條件。因此，人事檔案材料的收集與整理具有重要的意義，主要體現(xiàn)在以下方面：

1.人事檔案材料的收集與整理可以大大提高檔案材料利用的效率，使得其使用更為便捷，提升了人事檔案管理的整體效率。

2.人事檔案材料的收集與整理提高了檔案的安全性，保護了員工的隱私，避免了信息泄露所造成的不利影響。

3.有利于提升人事檔案材料的使用價值，方便有關(guān)部門對員工信息的了解與掌握，有利于企業(yè)人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，人事檔案材料是企業(yè)人才選聘的重要參考。

二、人事檔案材料收集的要點

1.確保檔案材料有序、有計劃的收集

人事檔案材料的收集是基礎(chǔ)性工作，對于企業(yè)人力資源的評價、人才選聘等具有重要的意義。在人事檔案的管理中，檔案的收集極為重要，相關(guān)的工作人員要充分了解與掌握人事檔案中包含的所有資料類型，做好與其他部門的協(xié)調(diào)與溝通工作，實現(xiàn)檔案材料的有序歸檔與處理，避免資料的缺失。

2.注意收集重點檔案信息

人事檔案材料包含的內(nèi)容較多，比如，業(yè)績信息、行政信息等，有關(guān)人員在人事檔案材料的收集中要準許實事求是的原則，保證檔案材料的真實性，使得人事檔案材料可以充分反映員工的政治素養(yǎng)、專業(yè)才能等，人事檔案材料可以為企業(yè)的人才聘用提供重要的參考。

3.資料跟蹤

由于人事檔案存在動態(tài)變化的特征，其隨著個人經(jīng)歷的變化而變化，因此，有關(guān)的檔案管理人員要盡可能擴寬信息渠道，掌握更多的人員變化信息，實現(xiàn)人事檔案材料的跟蹤，及時完善資料信息，保證材料的完整性與真實性。

三、人事檔案材料的整理要點

1.資料審核

相關(guān)的人事檔案管理人員在材料收集結(jié)束以后，要開始檔案材料的管理，在檔案材料的管理中，要加強資料審核，保證檔案材料中的有關(guān)信息具有真實性，實現(xiàn)檔案材料的規(guī)范化管理。如果在人事檔案材料的審核中存在資料的缺失、失真等，無法準確反映員工的個人情況，就不可進行歸檔處理，需要將該材料補充完整以后再加以歸檔處理。

2.類別劃分、編制有序

對企業(yè)而言，由于企業(yè)內(nèi)部的人員較多，使得人事檔案材料的數(shù)量較大，加劇了人事檔案管理的難度。因此，有關(guān)的人事檔案管理人員需要在人事檔案材料的整理上，對材料加以科學的管理，嚴格根據(jù)材料的類型，加以分類歸檔，以方便后期的查閱與檢索，提高人事檔案材料整理的實際水平。

3.做好目錄，存入電腦

隨著技術(shù)的進步，在人事檔案材料的管理中，不僅要重視紙質(zhì)人事檔案材料的整體，還要重視將紙質(zhì)材料以電子化的方式加以存儲，建立電子檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

四、人事檔案材料收集與整理過程中存在的問題

1.不具備檔案意識

在各個企業(yè)的發(fā)展中，人事檔案材料的收集與整理多是交由有關(guān)的人事部門負責的，人事部門的有關(guān)人員需要在日常的工作中做好檔案材料的收集、整理、分析等。但是，在實際的應用中，有些人事部門的人員沒有充分認識到人事檔案管理的重要性，缺乏基本的檔案意識，在人事檔案材料的收集與整理中，沒有遵守基本的檔案管理要求，嚴重影響了人事檔案管理的高效進行。在人事檔案材料的收集與整理中，存在檔案材料的不完整等情況，使得人事檔案材料無法真實、客觀地反映個人的基本信息，無法為企業(yè)的人才選聘等提供參考，降低了企業(yè)人事檔案管理的整體水平。

2.檔案管理缺乏規(guī)范性

對企業(yè)的人事檔案材料的收集與整體來說，其本身具有較大的復雜性，因此，對于相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)等有著較為嚴格的要求。人事檔案材料的收集與整理中，涉及的專業(yè)知識較多，管理人員應該具備材料加工、裝訂的能力。但是，很多單位的人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足，無法滿足人事檔案材料管理人員基本的從業(yè)要求，使得在人事檔案材料的收集與整理中存在諸多的不規(guī)范現(xiàn)象，嚴重影響了人事檔案管理工作的有序開展。

3.材料缺損問題普遍存在

在企業(yè)的運行中，有些人事檔案管理人員沒有充分意識到檔案材料管理對企業(yè)發(fā)展的重要作用，在檔案材料的收集與整理中存在工作態(tài)度不積極的行為，很多重要的檔案材料無法在第一時間內(nèi)獲得與處理，長期下去會造成人事檔案材料的不完整。就目前人事檔案材料的收集與整理來看，檔案材料的管理人員多是人事干部兼任的，其缺乏專業(yè)的檔案管理知識，需要做好人事管理與人事檔案的管理，工作強度較大，使得檔案材料收集與整理中存在嚴重的材料缺損現(xiàn)象，對企業(yè)的長期發(fā)展極為不利。

五、提高人事檔案材料收集與整理水平的措施

1.注重檔案材料管理團隊的建設(shè)

企業(yè)要保證人事檔案材料收集與整理的規(guī)范性，就必須在日常的工作中建立一支專業(yè)的檔案管理團隊，處理人事檔案管理中的各項工作。具體來說，主要從以下方面來進行：（1）企業(yè)要加強對人事檔案管理人員的考核，根據(jù)考核結(jié)果掌握工作人員的專業(yè)素質(zhì)，從而為培訓計劃的制定提供重要的參考。（2）人事檔案管理部門要加強對檔案管理團隊的培訓，以提升團隊人員的專業(yè)能力，使團隊人員不僅具備豐富的人事檔案管理專業(yè)知識，還能夠具備職業(yè)道德素質(zhì)，保證人事檔案材料收集與整理工作的順利開展。（3）人事檔案管理部門要嚴格落實獎懲制度，提高檔案管理人員工作的積極性與主動性。

2.注重檔案材料收集力度

人事檔案材料的收集是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，在日常的工作中，檔案管理部門要加大材料的收集，保證檔案材料收集的完整性與真實性，不斷完善人事檔案材料收集的有關(guān)制度，為材料收集工作的開展提供制度約束。比如，企業(yè)可以建立兼職檔案員制度，配備專人進行檔案的收集，在此過程中，嚴格落實責任制度。另外，人事檔案管理部門要加強對相關(guān)人員的培訓與教育，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，嚴格執(zhí)行考核制度與責任制度，保證培訓的有效性。

3.注重網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應用

隨著計算機技術(shù)、信息技術(shù)的進步，在人事檔案的管理中，有些單位逐步應用了先進的技術(shù)手段，建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，使得人事檔案管理的一切工作都可以在該系統(tǒng)中完成，這種人事檔案管理信息化的實現(xiàn)大大提高了檔案管理的實際水平，提升了檔案管理的有效性。因此，企業(yè)要重視信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用，使得信息技術(shù)可以在人事檔案材料的收集與整理中發(fā)揮其應有的作用。信息化技術(shù)在檔案管理中的應用提升了管理的整體效率，節(jié)約了時間，減少了相關(guān)人員的工作量，符合當代人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，在一定程度上推動了人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應用中，有關(guān)的工作人員需要注意對網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)應用原理與優(yōu)點的掌握，在實際的應用中，遵守有關(guān)的操作規(guī)范，保障網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的有效利用。

六、結(jié)束語

人事檔案材料的收集與整理作為人事檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，為后期的人事檔案管理等提供了良好的前提條件，使得檔案信息的查詢與檢索等更為便捷，保證了企業(yè)人才選聘的科學性與規(guī)范性。人事檔案材料的收集與整理中，需要保證檔案的真實性與完整性。未來的發(fā)展中，人事檔案材料的收集與整理要注重信息化技術(shù)的應用，推動我國人事檔案管理的高效進行。

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