高校基建檔案管理中的問題與對策

鞠艷麗

摘要：文章從高校基建檔案的內容、作用兩方面論述了基建檔案對高校可持續發展的重要性，根據基建檔案的特點與實際工作經驗總結了高校基建檔案工作中存在的問題，并提出了解決問題的對策。

關鍵詞：高校基建檔案工作;規范化;數字化

近年來，隨著我國教育事業的快速發展，中國的高等教育已經從精英化步入了大眾化階段。2017年我國各類高等教育毛入學率是45.7%，2018年毛入學率已達到48.1%。在今年兩會上，政府工作報告更是提出了高職要進行“百萬擴招”的計劃。高職教育擴招100萬，成為高等教育普及化的“臨門一腳”，將推動我國高等教育從大眾化邁向普及化。高等教育的大眾化與普及化對各高校基礎設施的建設提出了新要求。許多學校原有的教學樓、學生公寓等都面臨著改建、擴建的現實。高校基建檔案自然就成了改建、擴建工程的參考依據。

一、高校基建管理檔案的現狀

（一）重視程度不高

高校基建管理存在著“重建設，輕檔案”的弊病，即只重視項目主體的建設，確忽略了項目施工前、建設過程中以及竣工后各種關于工程項目信息的檔案管理。例如：材料收集困難，圖紙折疊不規范，資料隨意亂放，缺頁少頁，污損嚴重，平時管理用圖與竣工圖混裝，不按行業標準分類等等。由于材料收集不齊全，歸檔質量低劣，檔案管理者在日后的檔案管理中，很難對工程項目形成正確的認識，在面對工程項目的突發狀況時也就難以做出有效的應急處理辦法。

（二）基建檔案管理機制不健全

任何一個基建項目，都要經歷立項、研究、設計、施工、竣工以及結算這幾個階段。由于工程周期長，并且涉及的專業領域多，必然會產生大量復雜的檔案。但是很多高校存在一個問題，即為了平時利用方便，每個階段的基建材料都散落在各個分項目的負責人手中。在項目規劃之初，就沒有配備專職基建檔案管理人員，更沒有完善的基建檔案規章制度。隨著項目的逐漸結束，材料難免不會丟失，工程竣工后基建檔案更是凌亂無序、損壞、丟失嚴重。

（三）缺乏穩定、專業、高素質的檔案管理人才

基建檔案內容復雜，涉及領域廣泛，要求基建檔案管理人員既要有一定的檔案管理專業知識，也要具備一定的建筑工程專業知識以及較強的學習、觀察、分析等綜合能力。但是很多高校檔案管理人員都是非專業的，沒有接受過系統規范的專業培訓，對基建檔案知識更是匱乏，學習等綜合能力較之一線教師相對較低。再加上檔案管理人員的流動性大，對項目跟進不及時，很難保證歸檔材料的系統性和連續性。

（四）管理手段與觀念落后

目前很多高校的基建檔案管理還只局限于如何收集、整理、和保管文件的程序中，依然是傳統的“紙質保存，手工翻閱”的管理狀態。這種管理狀態不僅要占用大量的存儲空間，并且工作效率低下，嚴重影響了基建檔案的利用率。

二、解決高校基建檔案管理中問題的對策

（一）轉變思想，加強對基建檔案工作的領導與認識

首先，基建管理部門作為基建檔案的產生與利用者，應該自覺地提高對各種材料的妥善保管與及時歸檔的意識。其次，學校領導必須依照“建筑管理與檔案管理同步走”的要求，對基建檔案在思想上高度重視，在管理上給與廣泛的支持和強有力的保障。要把基建檔案工作納入基建工作計劃、項目規劃與管理制度中。在基建工程目標中，提出對檔案材料的要求，并將其納入基建人員的職責范圍與考核標準中，實行集中統一管理，專人負責。最后，在項目進行中檔案管理部門要主動參與，在項目立項決策的開始階段就聯合基建管理部門編制前期專項資料。在立卷過程中，要對材料按照行業標準分類。

（二）建立健全基建檔案管理機制

首先，高校要根據檔案管理的要求和基建工程的特點，設立基建檔案收集室并配備專業的專職基建檔案管理人員，制定基建檔案的工作規范和收集范圍。其次，要建立符合學校與項目工程特點的基建檔案工作網絡體系，形成由分管領導主抓，檔案部門與基建管理部門的負責人督辦，各專職檔案員和基建資料管理員為成員的基建檔案管理網。明確管理網內各成員的工作職責。最后，加強基建管理部門、檔案管理部門與施工方的交流，使檔案管理人員盡可能地深入到基建項目基層，這樣既能對工程開展過程中產生的資料、圖紙等有一個準確、系統地把握，又有利于形成分工明確，協同工作的長效機制。

（三）提高檔案管理者的綜合素質

檔案管理人員的職業素養和業務能力與學校的檔案工作管理水平息息相關。所以加強對檔案人員的業務培訓，提高其綜合素質是十分必要的。提升基建檔案管理水平也是如此。首先，要加強對基建檔案管理人員的職業態度的培養，使其對基建檔案工作有一個正確的認知，激發其愛崗敬業的工作熱情。其次要對基建檔案管理人員進行專業知識的培訓，專業知識既包括本體性知識一一檔案專業知識，也包括條件性知識一一建筑工程專業知識。只有樹立了正確的工作態度，具備了相關的專業知識，才能成功地完成基建檔案的收集、整理、歸檔與保管等工作。最后，在工資待遇、職務、職稱晉升以及個人發展等方面，高校要給與基建檔案管理人員和一線教師以及其他重要工作崗位上的人員以同樣的尊重與重視，使其對自己的工作有一個認同感和歸屬感。

（四）改善管理手段，實現信息化管理

基建檔案內容繁雜、數量龐大、利用率高。如果每次查閱都用傳統的管理手段去翻紙質版的檔案，既不利于材料的保護也浪費時間。這就要求高校必須對基建檔案采取數字化和信息化的管理手段。首先，要加大對基建檔案管理的硬件投入，如配置電子檔案管理軟件、工程復印機和能將紙質檔案變成電子檔案的掃描儀或者相機，建立數字化平臺，對利用率高且不涉密的基建檔案進行掃描，并錄入信息庫，形成縮微化和數字化的檔案，再通過數字化查詢平臺，共享基建檔案。最終實現基建檔案的網絡化查詢和現代化管理。

三、結語

高校基建檔案工作關系到學校的基礎建設，是推動學校穩定與可持續發展的重要組成部分。高校只有正確對待基建檔案工作中存在的問題，并從轉變思想觀念、加強對基建檔案工作的領導，建立健全基建檔案管理機制，提高檔案管理者的綜合素質，采用先進的管理手段，實現基建檔案工作的數字化與現代化管理，才能使基建檔案的價值與作用得到充分發揮，更好地為學校的發展而服務。