淺談高校學生檔案管理主要問題及對策

李瑋 莫麗彬 陳玉峰 周揚慧

摘 要：高校學生檔案不僅是記錄學生在校期間學習過程、綜合表現的重要手段，更是用人單位選擇以及任用人才不可或缺的憑證和依據。但是，由于當前我國的高校大學生檔案管理普遍存在著規范性較差的問題，學生的檔案并不能真實的反映出學生在校期間的實際情況，所以其對于用人單位起到的參考價值并不是很大。本文主要是就高校學生檔案管理工作中存在的問題與對策進行了分析與探討。

關鍵詞：高校學生檔案;問題;對策

引言

高校學生檔案作為國家人事檔案的重要組成部分之一，切實做好高校學生檔案的建設與管理工作，對于我國人事檔案管理工作的開展有著極為重要的意義。就目前來說，很多高校的學生檔案管理工作都因為受到基層條件差、管理人員不足、檔案意識薄弱、學生檔案材料內容簡單且質量低等因素的影響，制約了我國高校學生檔案管理工作成效的有效提高。所以，加強高校學生檔案管理問題分析研究的力度，并以此為基礎制定切實可行的解決方案，是確保我國高校檔案管理工作有序開展的關鍵。

一、加強高校學生檔案管理的重要性

社會經濟的迅速發展，素質教育體制改革的深入實施，進入高校就讀的學生數量也不斷的增加。作為高校來說，應該根據時代發展的要求，切實做好高校學生規范管理的工作，將學生檔案管理工作至于高校管理工作的重要位置，只有真正的做好了學生檔案管理的工作，才能實現系統化、規范化管理學生的目標。由于高校學生檔案是詳細記錄學生成長經歷以及求學經歷的重要材料，其對于學生職業生涯的規劃與發展有著極為重要的意義。假如高校充分發揮信息化技術的優勢，建立了完整的學生電子檔案管理系統的話，不僅可以及時準確的了解每一位學生的詳細信息，而且對于學生學習的調動以及良好競爭習慣的養成，都有著積極的作用。

二、當前高校學生檔案管理存在的問題

1.學生檔案管理方面的法律法規不健全

改革開放政策實施的同時，國家也相繼頒布并實施了很多有關檔案管理的方法與措施。然而，由于國家并未制定專門的高校學生檔案管理法律法規，所以導致高校學生檔案管理工作開展的過程中出現了各種各樣的問題。這些問題不僅為學生后期的發展埋下了隱患，而且將高校置于非常被動的地位，嚴重影響了高校教育事業的發展。

2.學校對學生檔案管理不重視

經過深入的調查研究發現，很多高校都存在著只注重教學管理與教學質量，而忽略學生檔案管理工作的現象。甚至有很多高校管理者與教師一直認為，學生檔案管理工作是一項可有可無的工作。這種對檔案管理工作重要性理解不到位的現象，不僅導致高校學生檔案填寫出現了不細致、整理不規范的現象，而且嚴重影響了高校學生檔案信息材料的質量，對學生后期走上工作崗位造成了很多不必要的麻煩。

3.管理人員專業素養不高，硬件設施不完善

由于受到法律法規不完善以及很多高校不重視學生檔案管理工作等因素的影響，致使高校學生檔案管理工作人員出現了專業知識素養較低的問題，嚴重制約了高校學生檔案管理工作的開展。再加上很多高校并沒有設置固定的學生檔案室，統一地進行學生檔案管理的工作，而是由各個院系安排各自院系的分管就業輔導教師負責學生檔案的管理工作，畢竟就業輔導教師不是專業的檔案管理人員，所以導致高校學生檔案出現了不科學、不合理的現象。

4.缺少相應的監察機制

學生檔案不管是對于學生本人還是學校來說都發揮著至關重要的作用。所以，高校也必須加強學生檔案管理工作的監督與管理工作力度。如果因為學校的疏忽導致學生檔案出現丟失問題的話，那么必然會對學生造成無法挽回的影響。這就要求，各個高校必須在日常學生檔案管理工作過程中，嚴格的按照公平公正的原則，對待所有學生的檔案，避免因為檔案管理工作出現疏漏而給學生造成不必要的損失。所以，各個高校必須盡快的建立完整的高校學生檔案監察制度，才能確保學生檔案管理工作的公平、公正以及合理。

三、高校學生檔案管理的改進對策

1.完善高校學生檔案管理的法規與制度

各個高校應該嚴格的按照國家建立的完整的高校學生檔案管理法律法規的要求，建立符合高校自身發展要求的學生檔案管理制度，確保學生檔案管理工作的有序開展。也就是說，只有在完善的法律法規制度的引導下，才能更好的解決高校學生檔案管理工作中出現的問題。另外，為了促進高校學生檔案管理工作水平和質量的穩步提高。高校管理者不僅要做好學生檔案管理制度的落實工作，同時還應為學生檔案管理提供充足的人員、財力以及場地支持，將學生檔案管理工作的細節落實到具體的責任人，才能發揮出高校學生檔案管理工作的重要作用。

2.加強教育力度，加強檔案管理意識

由于檔案管理人員自身檔案管理意識以及對檔案管理理解程度的高低，是影響高校學生檔案管理水平高低的關鍵因素。所以，各個高校應該加強學生檔案管理宣傳的力度，要求廣大師生全面的了解和認識檔案管理的知識，同時采取積極有效的措施，鼓勵其參與到學生檔案管理工作中。使其真正的認識到學生檔案管理與學生的學業、未來就業以及發展前途之間存在的密切聯系。

3.提高管理人員的專業素養，加強硬件設施的建設

高校必須加強檔案管理人員綜合素質培養的力度，作為高校學生檔案管理工作人員來說，不僅要了解自己所從事工作的重要性和特點，而且還要掌握學生檔案管理的專業知識以及計算機操作的方法。隨著信息化時代的迅速來臨，高校學生檔案管理工作人員還應掌握信息化檔案管理操作的技能，才能適應信息化社會下高校學生檔案管理工作的要求。另外，為了提高高校學生檔案管理工作的水平和質量，各個高校應該加強學生檔案管理資金投入的力度，招聘專業的檔案管理人才與網絡信息維護人才，同時加強檔案管理人員專業知識培訓的力度，推動高校檔案學生檔案信息化系統建設的順利完成。

4.對高校學生檔案進行網絡化管理

網絡是信息化社會不可或缺的重要組成部分之一，完善的檔案信息化管理系統的建設，不僅是高校發展的內在需求，同時也是社會發展的必然趨勢。作為高校來說，應該嚴格的按照現代化大學建設和發展理念的要求，摒棄傳統的思維方式與粗放型的管理模式，切實做好學生檔案信息化管理系統的建設工作。隨著越來越多的高校已經逐步的完成了信息化學生檔案管理系統的建設，其自身的教育教學水平也得到了顯著的提高。所以，各個高校應該充分發揮信息化學生管理系統的優勢，為學生檔案管理工作以及高校的建設與發展提供助力，才能在徹底解決學生檔案管理問題的基礎上，為學生的就業與職業生涯提供強有力的支持。

5.拓寬歸檔范圍

大學生檔案作為記錄大學生在校期間的學習與成長經歷的重要依據，不僅是最基礎的干部人事檔案，而且是用人單位選人、用人的參考。所以，各個高校應該根據社會發展的需求，拓寬大學生檔案管理的范圍，將大學生在校期間參加的競賽、技能、等級資格考試以及社會實踐活動等統統納入到學生檔案管理的范圍中，才能在提高學生檔案材料準確性的同時，反映出學生的個性化特點，為用人單位準確選拔人才創造有利的條件。

6.增強師生的檔案意識

高校領導以及學生檔案管理部門必須進一步增強自身的檔案管理意識。首先，思想上充分重視學生檔案管理工作。在日常工作的過程中，加強學生檔案管理工作監督檢查的工作力度，一旦發現問題的話，必須立即予以處理和解決。其次，在高校新生入學教育階段，必須向學生普及檔案管理的基本常識，要求學生明確檔案管理的意義和目的。

四、結束語

總之，高校學生檔案管理工作，作為貫穿高校人才培養全過程，且作為詳細記錄每一位大學生學習、生活、就業、發展等的原始憑證。其不僅是高校人才培養能力與水平的真實表現，而且是用人單位選拔人才不可或缺的重要依據。所以，各個高校應該緊跟社會發展的步伐，積極地更新自身的學生檔案管理理念，改革和創新傳統的學生檔案管理方法，加大高校學生信息化檔案管理系統建設投入的力度，同時做好與招生部門、各地中學等相關部門之間相互協調與配合的工作，真正的做到高校學生檔案管理工作的科學化、制度化、規范化以及信息化，為學生后期走上社會，步入工作崗位做好充分的準備。

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基金項目：智慧校園環境下高校檔案管理與高校教學改革的功能互動研究

作者簡介：李瑋（1974-），女，漢族，湖南長沙人，館員，本科，湖南農業大學檔案館，研究方向：學生檔案管理。