職業院校信息化檔案管理工作的創新

李紅霞

摘要：職業院校的檔案管理工作受信息技術發展的影響，逐漸向深入信息化的方向發展。在當前信息化社會下，高職院校檔案管理要加快信息化建設，適應信息化社會發展需要運用信息技術管理職業院校的檔案，有助于檔案管理準確性的提高。職業院校檔案信息化工作的推進要努力爭取院校領導的支持，增加資源投入，完善檔案信息管理規章制度，加強檔案管理隊伍建設。

關鍵詞：職業院校;信息化;檔案管理;創新

引言 檔案工作是學院管理工作的重要環節，它真實記錄了學院教學成果、辦學歷史，以及社會價值，反映了辦學以來生源信息、就業趨勢，為學院的重大決策、方向選擇做導向。因此，學院檔案管理信息化程度的高低，對未來發展意義深遠。近些年，隨著高職院校在教育事業中迅猛提升，檔案工作作為高職院校的一項基礎性管理工作，檔案工作的管理水平隨之得到重視和顯著提升.然而，在高校檔案信息化水平較弱的情況下，檔案管理工作也面臨許多新問題.在高校檔案評估工作中，就如何提升電子檔案信息化的管理水平進行綜合分析和研究，通過有效措施不斷改進現有的檔案工作思路，為高職院校的檔案工作更好發展起到積極作用.

一.目前學院檔案管理信息化的現狀

1.管理設備陳舊

受資金投入不足的影響，致使缺少一套科學的檔案管理軟件和先進設備配置，束縛了檔案信息化工作的有效開展，阻礙了學院數字化校園發展的步伐。

2.檔案信息化認識尚淺

檔案信息化是一個由傳統的人工操作處理改變為計算機系統自動處理的轉變過程，而實際操作中檔案管理仍舊以紙質檔案手工管理的模式在進行，不僅造成了檔案管理工作上的混亂，而且還影響檔案數據庫建設環節。

3.從業人員的綜合素質亟待提高

學院雖然為檔案部門不同程度地配備了計算機、連接了校園網。但數字化、網絡化應用到實際工作中程度并不高。檔案工作人員只是對檔案的標題、目錄等基本信息完成了數字化工作，真正的檔案無紙化、數字化沒有有效體現出來，針對檔案的具體內容無法快速、準確查找。

4.檔案信息安全狀況令人擔憂

在當今互聯網信息化快速發展時期，電子檔案信息多出現不同程度上的泄露，因此如何維護電子檔案信息的安全始終是我們需要關注的重點。

二.實現檔案管理信息化的措施

1.加大設備投入

加強學校檔案管理部門的基礎建設，真正實現學院檔案管理信息化，擺脫傳統的公文處理方式。改變這一現狀的必要措施：一是學院可以和專業公司合作開發一套適用于學院本身的檔案資料處理軟件，軟件要能夠滿足檔案資料的數據處理、整理編目、檢索查閱、幫助實體辦理、安全維護等基本管理。從文件資料的形成開始就應用計算機處理系統進行辦理，完成文件的撰寫、簽發、登記、發放、歸檔、編制目錄、查閱、歸還等處理全過程。使文件材料從形成到檔案管理有機結合起來，實現檔案管理規范化、一體化。二是為了使檔案信息化更加完善，檔案管理部門應把紙質檔案和電子檔案同步保存，便于今后通過計算機讀取，減少原件的使用頻率，有效地延長檔案原件的完整性和壽命。三是通過校園網、辦公軟件連接，改變檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，提高檢索利用效率，更好地服務于教學工作。

2.更新觀念，緊跟時代步伐

檔案管理信息化是一項持久、繁雜的工作，信息化的構建不是單靠檔案管理一個部門就可以完成的，檔案資料形成部門一定要積極支持配合，嚴格遵照檔案管理部門明確規定的電子文件歸檔時間、范圍、以及版本格式歸檔。檔案管理人員在接收檔案資料時應進行全面、認真的檢查，處理電子文件時要注意避免轉換過程當中的信息失真，實時做好備份，并按期進行信息更新。

3.加大力度對檔案管理信息化人才培養

檔案管理信息化以及檔案信息安全維護都是要靠人來完成，人才是實現檔案管理信息化的重要保證。由于電子檔案和紙質檔案管理方式截然不同，使得信息化的管理對從業人員的技術水平有了更高的要求。因此，加大檔案管理人員的專業培訓是惟一途徑。通過對現有檔案人員有針對性地進行檔案專業知識培訓，繼續教育培訓，和計算機網絡知識加深，把他們培養成為檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領檔案事業的現代化發展。或選調既掌握檔案管理又懂得信息處理方面的復合型人才充實到檔案管理崗位上來，以保證檔案管理工作專業化、規范化，保證檔案信息安全。

4.提升檔案管理人員的綜合素養

在檔案工作當中，檔案管理人員應積極主動地參與檔案信息化建設，建設起一支專業性較強、實踐經驗豐富的高素質人才團隊，是高校檔案信息化建設的工作重點之一，高校應建立起良好的人才培養機制，致力于打造一支專業性較強、實踐經驗豐富的檔案管理人才團隊。第一，檔案人員的職業道德建設。檔案工作由于涉及的機密文件和資料較多，所以從業人員必須具備較強的保密意識，應該持續提升自身的政治理論素養，嚴格執行相關的檔案保密的管理制度，對于機密檔案的內容必須嚴格保密。作為一種具有較強服務性的檔案工作，要求工作人員建立起良好的服務意識。提供給用戶優質與貼心的服務。同時檔案工作也是一種細致性工作，要求工作人員在實際工作當中，工作態度認真細致。檔案工作作為一種講求奉獻精神的工作，要求工作人員在實際工作當中做到愛崗奉獻。第二，檔案人員的業務知識培訓。當前的檔案管理已經遞進到了專業化的層次，要求工作人員既要掌握檔案理論專業知識，也應該掌握必要的文字應用能力、數字化應用能力等。

5.提升數字檔案信息的安全性

在檔案信息化過程當中所形成的數字信息，應注重其安全性。一為長期性保存。通常而言，檔案利用者僅只是注重于便捷使用檔案數字信息，卻忽視了長期性保存檔案信息。因此，檔案工作者的工作重點有以下三點：一為預防產生檔案數字信息的消失。應與時俱進地學習最新的信息技術，并對存儲方式適時進行研究，尋找運行良好的方式，備份存儲所有的數字信息資料。二為預防由網絡傳播的計算機病毒、預防網絡黑客入侵信息資源。置之于校園局域網以及社會公共大網絡當中，為了加強自身的網絡環境安全，應強化相關管理制度，檔案管理人員上網時應嚴格按照相關制度與規定操作，養成良好的計算機應用習慣。有效防范各種形式的計算機病毒感染以及黑客惡意攻擊。可充分應用多重設密的安全技術，并備份應用備用系統，即使主應用系統失效或產生故障，確保備用系統正常使用。三為設置限制訪問權限。在使用者進行登錄時應驗證使用者的身份，按照檔案的保密層級的不同，來劃分并確定不同用戶的訪問保密層級檔案的權限。

結束語：檔案信息化建設是一項長期而艱巨的工作，是一項系統工程，內容廣泛，涉及數據的整理、建設、開發利用，相關人才的培養，相關標準的制定等等。在高校檔案信息化建設過程中，須認清形勢，結合本校的實際情況，從多方面入手，改變傳統的檔案發展管理理念，樹立新的觀念，加強檔案工作隊伍的建設，加大資金投入，優化檔案整體系統的各個結構，這樣檔案信息化建設才能穩步、高效地推進。

參考文獻：

[1] 陳瑞珠.高職院校檔案管理信息化芻議[J];福建教育學院學報;2014年04期

[2] 段紅艷.簡論高職院校檔案管理信息化的建設要點[J];劍南文學（經典教苑）;2012年11期

（作者單位：菏澤職業學院 ?山東省菏澤市）