機關事業單位辦公室行政事務管理工作思考

蔡金剛

摘 要：目前，伴隨著國內各項管理制度的不斷完善，現代機關事業單位之中的行政事務管理作為我國非常關鍵的行政組成，其建設的效果也就變得更加具備挑戰力，在科技發展的影響下現代機關事業單位之中的行政事務管理發生了重大改革。因此，本篇文章主要以現代機關事業單位之中的辦公室行政事務管理為探究對象，結合當前機關事業單位當中具體的實現作用展開一系列的討論。

關鍵詞：機關事業單位；辦公室行政事務；管理

引言

機關運行過程中，辦公室行政事務管理已經成為不可缺少的部門，執行各種行政事務管理工作，因其有工作量大、種類多等特點，在實際工作中存在一些問題，嚴重影響行政事務管理的效率和質量，因此需要管理人員加強學習，采取有效手段，促進機關高效運轉。

1機關事業單位辦公室行政事務管理特點分析

1.1工作內容種類繁多

機關運行牽涉很多部門，其中大部分事務工作是由行政辦公室進行，其中涉及到的內容種類繁多，需要工作人員思考每個環節中的管理。大事小事不斷，都需要行政部門管理，面對種類繁多的工作，稍有不慎，就會阻礙相關部門正常運行，產生不良的問題。所以在行政事務管理工作中，做好辦公室行政事務管理工作很重要。

1.2以服務為主

行政部門的所有工作，都是為機關和基層服務的，行政事務管理工作的服務性質很強，無論是基層部門還是機關自身，都需要行政事務管理的參與。而辦公室行政事務管理工作，主要是協調各個部門之間的關系，對其做好服務，提升工作效率，促進機關高效運轉。

2行政事務管理工作現存問題

2.1觀念意識問題

從我國機關事業單位辦公室行政事務管理工作現狀出發，工作人員未能正確認知行政事務管理工作的重要性與意義。正是由于這一問題的影響，導致機關事業單位辦公室無法正確認知行政事務管理工作，阻礙著機關事業單位辦公室的發展與進步。若辦公室缺乏整體發展意識，將會影響行政事務管理效率與行政事務管理質量。若使用了錯誤的工作方式，未能形成正確認知，將會阻礙行政事務管理工作的持續開展。

2.2管理機制問題

一般情況下，行政事務管理實際工作開展階段，需要工作人員的積極配合，制度與機制的支持，才可保障行政事務管理效率與質量。結合當前機關事業單位辦公室發展現狀，大部分機關事業單位辦公室未能健全行政事務管理機制，忽視了行政事務管理工作，且未能明確分工，難以保障工作職責的明確性，進而無法保障工作效率。

3機關事業單位辦公室行政事務管理工作方法

3.1明確定位

要確定一個良好的發展戰略地位，認真地看待行政管理工作的作用以及職能。提高行政事務管理工作的效率及質量，行政管理可以通過大力的宣傳以及培訓的方式進行重新定位，并加大力度宣傳其重要作用。各級單位要在進行本職工作的同時，能夠聽從機關及其他部門的領導要求，實現機關事業單位的長期發展戰略。

3.2建立健全機制

機關事業單位辦公室必須要建設規范的內部工作流程，順應時代發展需求，建立健全行政事務管理機制，筆者認為可從以下幾點入手：首先，機關事業單位辦公室需要結合自身實際情況，重點分析機關事業單位辦公室內部存在的問題，并研究問題產生的原因，需要注意的是不可一味模仿其他單位制定的管理機制，必須要結合實際，積極開展管理內容創新。其次，辦公室還需要關注工作人員的主體地位，在制度創建階段，積極收集工作人員的意見，定期整理工作人員的建議。最后，完善獎懲制度，保障行政事務管理工作的持續開展，促使每位工作人員能夠明確自身的職責，不斷規范工作人員的言行舉止，切實提升行政事務管理工作效率。與此同時，辦公室行政事務管理制度的制定還需要基于辦公室發展戰略基礎上，切實解決工作人員內在需求。

3.3掌握事務處理技巧，匯報分析

重要決策事業單位的行政事務人員在處理日常工作時，應當積極掌握事務處理的技巧，在事務處理上加強技術創新，及時、準確的將完成的事務進行整合，并形成報表向領導進行匯報與分析結果。具體的事務處理技巧如下，把握時間線性技巧，將事業單位中專門負責的工作、領導授予的工作、實時生成的工作等，按照時間原則將各項工作任務羅列出來，進行明確的工作任務分化管理，使得行政事務人員能夠快速掌握當下具體要做的事務，并積極、有效的開展相關工作。把握事務的重要性原則技巧，在事務排序上，可按照事務處理時間的緊急性、事務的重要性、事務的復雜性等將待處理的事務進行等級分配，如領導分配下的當下組織單位內部開會事宜，應在當下迅速通知到需要開會的各個領導與相關人員，將該項事務設置為一級任務，即最為緊急與重要的任務。把握計算機技術下的事務處理技巧，計算機技術的發展為事業單位各項工作的處理帶來一定的便利性，要求行政事務人員能夠熟練操作計算技術設備中的Excel、Word、PPT等軟件系統，熟練運用該類軟件工具記錄具體的工作完成進度與工作總結，并形成報表上交給上級領導，對報表進行分析，充分展現自身的工作成果，為領導提供可參考的數據。匯報分析工作是事業單位各項工作開展必須掌握的一項技能，要求行政事務人員能夠及時把握工作匯報的精確性、全面性與科學性，并提出自身對工作的看法與具體分析，為各項工作的完善提供合理的建議。

3.4建立信息化管理系統

信息化時代，信息技術在各個領域中都有所運用，提升工作效率，在辦公室行政管理工作中的積極應用，為新時代機關的發展提供良好的基礎和支撐。辦公室中信息技術的運用，對電子化辦公提出了更高的要求。因此管理人員要積極建立和自身發展相適應的電子信息技術，優化技術的運用，進而提升行政事務處理的速度和質量。顯示出自動化辦公信息化事務管理的優勢，并在實踐中改革行政事務管理形式，機關在資金和技術上給與全面的支持，充分利用網絡和計算機技術，保證各項工作的有序進行。除此之外，建設信息化管理系統的過程中，聘請專門的網絡運維人員，保證網絡運行的安全性，避免重要信息泄露，對機關單位發展帶來巨大損失。

3.5重視行政管理人員的選用與培養

首先，針對人才的教育評價，需要結合管理工作的具體效果以及工作人員的主觀意識來決定，要鼓勵和獎勵優秀的管理人才，使其為企業做出更大的貢獻。其次，在人員篩選和選用方面，除了要考慮到基本能力之外，還應該具有一定的創新意識。要讓行政管理工作吸納更多的年輕人，無論是能力的掌握還是學習方面，都能較為快速地適應現代化和信息化的發展需求，并為企業的不斷前進提供新的動力。

結束語

事業單位在我國一直處于一個關鍵位置，是國家進行工作的一種手段與方法，就目前辦公室行政管理工作特點分析，在機關中進行相關工作很重要，但是實際工作中可能出現很多不足，影響管理效率，需要管理人員增強意識，完善管理制度、精準定位、提升工作人員綜合素質和使用信息技術，真正發揮辦公室中行政事務管理工作的作用，創建文明高效的機關。

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